Последовательность подписания документов

Для дипломных проектов установлена следующая очередность подписания документов по графам:

1) «Разраб.» – подписывает студент-дипломник;

2) «Провер.» – ставит подпись руководитель проекта или консультант по данному разделу;

3) «Н. контр.» – подписывает преподаватель, который осуществляет нормоконтроль по кафедре;

4) В графе «Утв.» ставит подпись заведующий кафедрой. Если заведующий кафедрой сам руководит проектом, то он расписывается один раз.

ОФОРМЛЕНИЕ ПОЯСНИТЕЛЬНОЙ ЗАПИСКИ

4.1 Общие требования

Расчетно-пояснительная записка является основным текстовым документом, в котором излагаются сведения о выполненной работе.

При оформлении пояснительной записки следует соблюдать стандарты с изложением требований к оформлению текстовых документов ГОСТ 2.105–95 [13], отчетов о научно-исследовательской работе ГОСТ 7.32–2001 [15] и стандарт университета СТО 0493582–003–2009 «Самостоятельная работа студентов БГАУ» [11].

Основными требованиями этих стандартов являются: четкость построения текста; логическая последовательность изложения материала; убедительность аргументации; краткость и четкость формулировок, исключающих возможность субъективного и неоднозначного толкования; конкретность изложения результатов работы; доказательность выводов и обоснованность рекомендаций.

Расчетно-пояснительную записку выполняют на листах писчей бумаги формата А4 (297x210, 290x220 или 290x205), располагая – текст вдоль короткой стороны. Текст набирается шрифтом Times New Roman 14 через полтора междустрочных интервалов в графическом редакторе типа Word. Абзацный отступ должен быть одинаковым по всему тексту в равен пяти знакам (1,25 – 1,27см), поля: левое – 3 см, правое – 1,5 см, верхнее – 1,5 см, нижнее 3 см.

Схемы, графики, таблицы, сопровождающие текст, выполняются с помощью графических редакторов (Paint, КОМПАС и др.), табличных процессоров (Excel). При необходимости допускается комплектовать записку листами кратно форматам A3, А4, А5.

На каждом листе пояснительной запуски делается рамка. Расстояние от рамки до границ текста соответственно слева и справа рекомендуется ос­тавлять: в начале строк - не менее 5 мм., в конце строк - не менее 3 мм., от верхней или нижней строки текста до верхней или нижней внутренней рамки должно быть не менее 10 мм.

В нижней части каждого листа вплотную к рамке выполняется основная надпись по форме 2а (приложение Г), а на листе, где размещен реферат, основная надпись по форме 2.

4.1.1Титульный лист (приложение А), заполняется на компьютере. При заполнении строк с фамилиями руководителя проекта и консультантов по отдельным разделам необходимо указывать их ученое звание. Фамилию руководителя не следует повторять в числе консультантов.

4.1.2Задание на проект оформляется по установленной форме, бланк которой выдается кафедрой. После заполнения всех пунктов задание подписывается исполнителем и руководителем проекта. В пункте «Основные разделы пояснительной записки» не следует указывать служебные части: введение, выводы, библиографический список и т.п.

4.1.3Реферат (приложение В), должен содержать краткие сведения о результатах проведенной работы, являющихся достаточными, чтобы любой читатель мог принять решение о целесообразности дальнейшего обращения к пояснительной записке.

Ниже слова «Реферат» приводятся сведения о количестве листов текстовой части пояснительной записки, рисунков, таблиц, библиографических источников, листов графической документации и объем приложений. Далее следует текст, раскрывающий сущность выполненной работы и ее конкретные результаты и предложения, их эффективность и область применения. Объем текста – 50…80 слов (3–5 фраз).

4.1.4Содержание включает все заголовки, имеющиеся в пояснительной записке, с указанием номеров страниц, на которых они помешаются.

4.1.5Текст расчетно–пояснительной записки делится на разделы и подразделы. Разделы, как и подразделы, могут состоять из одного или нескольких пунктов. Пункты могут быть разбиты на подпункты.

Разделы и подразделы должны иметь заголовки. Пункты, как, правило, заголовков не имеют. Заголовки должны четко и кратко отражать содержание разделов и подразделов. Переносы слов в заголовках не допускаются. Если заголовок состоит из двух предложений, их разделяют точкой. В конце заголовка точку не ставят.

Наименование каждого структурного раздела расчетно–пояснительной записки помещают на отдельной странице и записывают прописными буквами. На этой странице должен быть штамп с подписями студента, руководителя и, при необходимости, консультанта.

Заголовки подразделов пишут с прописной буквы. Расстояние между заголовком и текстом при выполнении расчетно–пояснительной записки машинописным текстом должно быть равно трем–четырем интервалам.

Нумерация страниц расчетно-пояснительной записки (с учетом приложений) сквозная, арабскими цифрами.

4.1.6 Рубрикация текста. Разделы обозначаются порядковыми номерами в пределах всей записки арабскими цифрами. Перед введением, заключением, списком использованной литературы и приложением номер не ставится.

Подразделы имеют нумерацию в пределах каждого раздела. Номер подраздела состоит из номеров раздела и подраздела, разделенных точкой. Нумерация пунктов выполняется аналогично нумерации подразделов, например: 3 – номер раздела;

3.1, 3.2 – нумерация подразделов третьего раздела;

3.2.1, 3.2.2 – нумерация пунктов второго подраздела третьего раздела.

Заголовок раздела пишется прописными буквами, подраздела – строчными, кроме первой прописной. Переносы слов в заголовке не допускаются, в конце точка не ставится. Если первый заголовок состоит из двух или более предложений, их разделяют точкой. В конце заголовка точку не ставят. Подчеркивать заголовки и переносить слова в заголовках не допускается.

4.1.7Изложение текста должно быть четким и кратким. Терминология и определения должны соответствовать стандартам или быть общепринятыми в научно-технической литературе. Произвольные сокращения слов в тексте и в подписях под иллюстрациями не допускается. Исключения составляют общепринятые сокращения слов по ГОСТ 2.316–68. Единицы измерения должны соответствовать государственным стандартам ГОСТ 8.417–2002, ГОСТ 7663–55. Размерность одной и той же величины в пределах пояснительной записки должна быть одинакова.

В тексте могут быть перечисления, состоящие из отдельных слов, небольших словосочетаний и фраз (без знаков препинания в середине), их пишут в подбор с текстом со строчных букв и отделяют одно от другого запятой. Если перечисления состоят из распространенных фраз или словосочетаний, имеющих свои знаки препинания, каждую фразу также пишут со строчной буквы, но отделяют последующую точкой с запятой.

Перед каждой позицией перечисления можно ставить дефис или, при необходимости ссылки в тексте расчетно–пояснительной записки на одно из перечислений, строчную букву, после которой ставится скобка. Для дальнейшей детализации перечислений следует использовать арабские цифры, после которых ставится скобка, а запись производится с абзацного отступа, как показано в примере. Пример:

а) ___________ _ ;

б) ____________ ;

1)__________ _;

2)__________ _;

в)_____________ .

Каждый пункт, подпункт и перечисление записывают с абзацного отступа.

4.1.8Ссылки в тексте оформляют следующим образом:

– на библиографический список: указывается порядковый номер по библиографическому списку литературы, который выделяется квадратными скобками, например [5], [20, 37] и т.д.

– на иллюстрацию: указывается порядковый номер иллюстрации, слово «рисунок» не сокращается, например, «на рисунке 1.2»;

– на формулы: указывается порядковый номер формулы в скобках, например, «по формуле (2.1)»;

– на таблицу: не сокращая слово «таблица», например, «в таблице 4.1»;

– на приложение: слово «приложение» в ссылках не сокращается, так же как и слово «формула». Например, «в приложении В»;

– на таблицу или страницу, указанную в библиографическом источнике, ссылку делают в круглых скобках (с обязательным после­дующим пояснением выбора) следующим образом: «принимаем Б=1000 Н/м (таблица 2.6 /10/) для крупнозернистого бетона».

Если используется или цитируется источник, не указанный в биб­лиографическом списке, или библиографический список не приводится, то в подстрочном примечании указываются его полные библиографические данные.

4.1.9Расчеты должны содержать эскиз или схему сил, приложенных к рассчитываемому элементу. В формулы обязательно подставляются значение показателей, а затем пишется конечный результат без промежуточных выкладок. Однообразные расчёты выполняются без повторения формул, их рекомендуется сводить в таблицы, а в случае громоздкости – размещать в приложении.

4.1.10Для написания формул, как правило, используются буквы греческого и латинского алфавитов в соответствии с обозначениями, принятыми в данной отрасли науки. Обозначения физических величин должны соответствовать стандартам государственной системы измерений – ГСИ или международной системой единиц – СИ (Приложение К).

Ссылки на источники, откуда взята формула, приводятся, только в предшествующем формуле тексте. Значения символов и числовых коэффициентов, входящих в формулу и не поясненных в предыдущем тексте, должны быть приведены непосредственно под формулой.

Формула включается в предложение как его равноправный элемент. Поэтому в конце формул и в тексте перед ними знаки препинания ставят в соответствии с правилами пунктуации. Формулы, следующие одна за другой и не разделенные текстом, отделяют запятой или точкой с запятой.

Нумеровать следует наиболее важные формулы, на которые имеются ссылки в последующем тексте, например: ...в формуле (2), из уравнения (3) определяют...

После формулы ставится запятая. Нумерация формулы приводится после нее в круглых скобках вблизи правой границы текста. Первая строка расшифровки символов должна начинаться со слова «где», а следом приводится первый символ, последующие пишутся друг под другом с отделением точкой с запятой. Значение символов дается в том порядке, в каком они приведены в формуле,

Пример записи формулы в тексте рукописи:

Усилие Р в кН находится по формуле Ньютона [6]

(2.1)

где m – масса груза, кг;

1 – перемещение, м;

t – время наблюдения, с.

Допускается нумерация формул в пределах раздела. В этом случае номер формулы состоит из номера раздела и порядкового номера формулы, отделенных точкой, например (3.1). Если в работе только одна формула или уравнение, то их не нумеруют.

Переносить формулу на следующую строку допускается только на знаках выполняемых операций, причем знак в начале следующей строки повторяют. При переносе формулы на знаке умножения применяют знак «х».

Наименование размерностей указывается обычным способом только после цифровых данных. Например, «8 кг», «12 с» и т. п. После буквенных обозначений их можно указать или в квадратных скобках, или через предлог «в», а после пояснений - через запятую.

Например, «определяется скорость [км/ч]», «находим перемещение в мм».

4.1.11 Стилистика и орфография. Текст расчетно-пояснительной записки должен быть кратким, четким и не должен допускать различных толкований.

В расчетно-пояснительной записке должны применяться научно-технические термины, обозначения и определения, установленные стандартами, а при их отсутствии - общепринятые в научно-технической литературе.

При изложении обязательных требований в тексте должны применяться слова: «должен», «следует», «необходимо», «требуется, чтобы», «разрешается только», «не допускается», «запрещается», «не следует». При изложении других положений следует применять слова – «могут быть», «как правило», «при необходимости», «может быть», «в случае» и т.д.

При этом допускается использовать повествовательную форму изложения текста, например: «применяют», «указывают» и т.п.

Следует избегать длинных, запутанных предложений, которые
затрудняют понимание текста, а также трафаретных выражений,
например: имеет место, на сегодняшний день, что касается, с точки
зрения, необходимо заметить и т.п. Вместо выражений «япредлагаю»,
«я разработал», будут уместны следующие: «рекомендуется»,
«разработано».

Нужно избегать тавтологии (повторений того же самого другими словами). Неприемлемы такие выражения, как «регулировка частоты вращения вала», «разборка насоса производится»; следует написать: «частота вращения вала регулируется», «насос разбирается».

Не следует писать «величина скорости», «величина силы тока», «величина давления», поскольку скорость, сила тока, давление физические величины.

В тексте расчетно-пояснительной записки не допускается:

– применять обороты разговорной речи;

– для одного и того же понятия использовать различные научно–тех­нические термины, близкие по смыслу (синонимы), а также иностранные слова и термины при наличии равнозначных слов и терминов в русском языке;

– применять произвольные словообразования;

– применять сокращения слов, кроме установленных правилами русской орфографии, соответствующими государственными стандартами, в частности ГОСТ 2.105 – 95 «Общие требования к текстовым документам».

При изложении материала необходимо правильно делить текст на абзацы. Это облегчает его усвоение. В абзацы следует объединять предложения, мысли, тесно связанные между собой.

В тексте пояснительной записки, за исключением формул, таблиц и рисунков, не допускается применять:

– математический знак «минус» (-) перед отрицательными значениями величин (следует писать слово «минус»);

– знак «ø» для обозначения диаметра (следует писать «диаметр»). При указании размера или предельных отклонений диаметра на чертежах, помещенных в тексте документа перед размерным числом, следует ставить знак «ø»;

– математические знаки без числовых значений, например: > (больше), < (меньше), = (равно), ≥ (больше или равно), ≤ (меньше или равно), ≠ (не равно), а также знаки № (номер), % (процент);

– индексы стандартов, технических условий и других документов без регистрационного номера.

В тексте перед обозначением параметра дают его пояснение, например: временное сопротивление разрыву s_в.

При необходимости применения условных обозначений, изображений и знаков, не установленных действующими стандартами, их следует пояснять в тексте или в перечне обозначений.

В пояснительной записке все слова, как правило, должны быть написаны полностью. Допускается отдельные слова и словосочетания заменять аббревиатурами и применять текстовые сокращения, если смысл их ясен из контекста и не вызывает различных толкований. Буквенные аббревиатуры всегда пишутся без точек после букв и этим отличаются от буквенных сокращений.

Если сокращенное до начальных букв словосочетание при чтении требуется развертывать до полной формы (например: л.с. – лошадиная сила; в.ц. – высота центров; н.м.т. – нижняя мертвая точка и т.п.), то после каждой начальной строчной буквы ставится точка. Если же словосочетание из начальных букв при чтении произносится сокращенно, то это буквенная аббревиатура и точки не ставятся (КПД - читается «капэдэ», ТВЧ - «тэвэче» и т. п.).

Строчными буквами пишутся буквенные аббревиатуры, которые обозначают нарицательные названия, читаются по слогам и склоняются (вуз, нэп и др.). Прописными буквами пишутся аббревиатуры, которые представляют собой сокращение собственного имени, например названия организаций (БГАУ, БНИИСХ); нарицательное название, читаемое по буквам (ОТК, РТК).

Аббревиатура, обозначающая нарицательное название и читаемая не по названиям букв, а по слогам, склоняется (ГОСТом, вуза), за исключением тех из них, в которых род ведущего слова не совпадает с родовой формой аббревиатуры. Например, СТОТ (станция технического обслуживания тракторов) – ведущее слово «станция» женского рода, а сама аббревиатура – мужского. Аббревиатура, читаемая по буквам, не склоняется (КБ, МТС, ТУ).

4.1.12Нумерация страниц пояснительной записки должна быть сквозной. Первой страницей является титульный лист, второй – задание на проект, третьей – реферат, четвертой – содержание и т.д. Номер страницы проставляется арабскими цифрами в правом нижнем углу основной надписи в графе «Лист». На первом и втором листах номер страницы не проставляют, хотя и подразумевают.

Рисунки и таблицы на отдельных листах включают в общую нумерацию страниц. Если рисунок или таблица расположена на листах формата более А4, их следует учитывать как одну страницу. Номер страницы в этих случаях допускается не проставлять, но учитывать. Страницы, содержащие приложения и библиографический список, необходимо включать в сквозную нумерацию.