Оценка и мониторинг профессионального уровня и индивидуальных целей

Успешное управление подготовкой включает в себя оценивание и мониторинг профессионального уровня и индивидуальных целей сотрудников. Это подразумевает сопоставление имеющихся профессиональных навыков с их желаемым уровнем. Таким образом, при распределении ролей и назначении ответственности работники с нужными навыками оказываются на нужных местах. Измерение и учет информации, относящейся к профессиональным навыкам, способствует проведению проектными группами адекватного планирования своей подготовки. Во время планирования проектные группы отбирают сотрудников, имеющих как желание принять участие в этой работе, так и необходимые для нее навыки. Наиболее эффективен такой отбор при наличии базы данных о квалификации персонала, внесение и регулярное обновление информации в которой обязательно для всех сотрудников.

Относитесь к пробелам в подготовке как к рискам

После того как в процессе оценивания выявлены несоответствия (gaps) между текущим и желаемым профессиональным уровнем, необходимо рассматривать их в качестве рисков. Несоответствия в ключевых аспектах квалификации, требуемых для успешного завершения проекта, могут существенно повлиять на затраты временных, денежных и других ресурсов. В зависимости от типа проекта, связанные с уровнем подготовки риски могут либо задержать начало проекта, либо стать поводом для пополнения кадрового состава работниками соответствующей квалификации. Рассмотрение несоответствий в квалификации в качестве рисков является необходимым условием превентивного управления подготовкой и предотвращения этих рисков.

Обзор процесса управления подготовкой

Дисциплина управления подготовкой MSF включает в себя процесс управления подготовкой, помогающий достичь необходимого для создания и управления проектами и решениями уровня знаний, умений и способностей. Этот процесс состоит из четырех шагов: определение (define), оценивание (assess), корректировка (change) и осмысление (evaluate). Каждый шаг включает в себя серию задач, помогающих достичь следующей вехи.

Определение

1. Проектные сценарии (scenarios).

2. Квалификационные требования (competencies).

3. Профессиональные навыки (proficiencies).

Оценивание

1. Измерение знаний, умений, способностей (measure knowledge, skills, abilities).

2. Анализ несоответствий (analyze gaps).

3. Создание учебных планов (create learning plans).

Корректировка

1. Обучение (train).

2. Мониторинг прогресса (track progress).

Осмысление

1. Анализ результатов (review results).

2. Управление знаниями (manage knowledge).

Этот процесс должен быть непрерывным и итеративным. Такой подход к подготовке применим как в больших, так и в малых проектах и организациях. Следование ему помогает поднять на должный уровень знания, умения и способности проектных команд, организаций и отдельных сотрудников при работе над различными задачами.

Простейшим подходом к управлению подготовкой является оценка знаний и необходимое их корректирование посредством обучения и повторной оценки. Он обычно вполне удовлетворяет нужды малых и/или краткосрочных проектов. Однако, если организация желает получить максимальную отдачу от инвестиций в повышение профессионального уровня, необходимо реализовать процесс управления подготовкой в полной мере, что включает в себя определение требуемых профессиональных навыков, оценивание результатов корректирования и мониторинг всего существующего профессионального потенциала.

Рисунок 2. Шаги процесса управления подготовкой

Превентивное управление подготовкой

Обычно в начале проекта отсутствует полное понимание того, какие профессиональные навыки потребуются от работающих над проектом сотрудников. Как следствие, проектные группы зачастую лишь реагируют на сложившуюся ситуацию, а не подготавливают заранее своих членов к решению возникающих проблем. Другими словами, работа над соответствием профессионального уровня существующим требованиям начинает вестись лишь тогда, когда ситуация в проекте уже стала критической. При этом приходится либо пользоваться услугами других компаний, способных помочь справиться с возникшими проблемами, либо дополнительно нанимать специалистов с нужной квалификацией, либо вообще закрывать проект.

Целью дисциплины управления подготовкой является предоставление как отдельным сотрудникам, так и коллективам методов заблаговременных действий в условиях “игры в догонялки” с постоянно эволюционирующими технологиями. Эта дисциплина служит основой для структурированной превентивной работы над проблемами подготовки, возникновение которых вероятно при внедрении новых технологий или при выполнении текущих задач сопровождения решений. Определение квалификационных требований и необходимых профессиональных навыков помогает в планировании и бюджетировании обучения, обеспечивающего успех проекта.

Понимание того, как различные проектные сценарии и многообразие умений и навыков соответствуют рабочим ролям, помогает в описании квалификационных требований, предъявляемых к исполняющим эти роли сотрудникам. Заблаговременное проведение этой работы обеспечивает превентивный подход к анализу сильных и слабых сторон проектной группы и дает возможность заранее разработать стратегически эффективные учебные планы подготовки как отдельных сотрудников, так и всей проектной группы.

Превентивный подход к управлению подготовкой характеризуется также выявлением имеющихся у отдельных работников знаний, умений и способностей и коллективным взаимообогащением всем наилучшим из этого профессионального багажа. Обмен знаниями может происходить во время повседневного общения между коллегами, хотя зрелые предприятия часто полагаются на более полный и формальный подход, включающий создание баз знаний и автоматизацию управления знаниями. В любом случае, такой обмен существенно повышает отдачу от инвестиций в обучение.

Управление подготовкой: сравнение превентивного подхода с действиями постфактум
Превентивный подход	Реактивный подход
Позитивное отношение к планированию подготовки	Реакция на проявившуюся нехватку знаний, умений, способностей
Использование известного структурированного процесса	Использование ситуативно выработанных процессов или полное их отсутствие
Предугадывание и планирование нужд подготовки	Проведение обучения (исправление несоответствий) после проявления пробелов в подготовке
Разработка и использование системы управления знаниями	Неосведомленность об имеющемся потенциале знаний

Подготовка на протяжении жизненного цикла информационных технологий

В рамках общего процесса управления жизненным циклом информационных технологий (IT lifecycle) MSF и MOF предлагают рекомендации по выработке IT‑стратегий посредством использования модели архитектуры предприятия. Модель архитектуры предприятия (enterprise architecture - EA) обеспечивает планирование корпоративного развития с учетом четырех основных аспектов: бизнеса, приложений, информации и технологий[*]. Ряд вопросов, рассмотрение которых необходимо при работе с EA‑процессом, обсуждается ниже.

Всякий проект привносит изменение в имеющемся положении вещей. Важно, чтобы в рамках допустимых затрат времени и средств был создан необходимый для достижения нового желаемого состояния профессиональный потенциал. На фазе выработки концепции архитектуры предприятия соответствующие задачи должны быть сформулированы в качестве составляющих проекта корпоративного развития.

При планировании архитектуры предприятия (EA planning) учет текущего и желаемого состояния знаний, умений и способностей производится аналогично инвентаризации всех других ресурсов предприятия. В ходе этого процесса существующий профессиональный потенциал рассматривается во время приоритезации портфеля проектов (portfolio of projects). Навыки, приобретенные в ходе реализации одного проекта, могут лечь в основу разработки последующих. Поэтому важно должным образом упорядочить проекты и предусмотреть своевременное достижение необходимого профессионального уровня.

На фазе разработки (development phase) модели EA-процесса IT-служба должна обеспечить обусловленность всех проектных начинаний бизнес-нуждами предприятия. При этом проектные группы должны находиться на соответствующем профессиональном уровне и иметь возможность справиться с проектными задачами и принести ощутимую бизнес-отдачу.

Основная деятельность по управлению подготовкой на фазе стабилизации (stabilizing phase) EA-процесса – обеспечение обратной связи. Отдельные проекты дают возможность оценить правильность предположений, сделанных на этапе планирования архитектуры предприятия, и увидеть эффективность предпринятых мер. Выявление этой информации и ее использование в последующих циклах планирования архитектуры предприятия является основой установки на непрерывное совершенствование (“continuous improvement” mindset).

Необходимо всегда выделять должное время на развитие требуемых для работы над проектами профессиональных навыков и на извлечение уроков из полученного опыта. Обучение – итеративный процесс. Только постоянная приверженность цели самосовершенствования позволяет организации получить полную отдачу от внедрения процесса управления подготовкой.

Шаги процесса управления подготовкой

Определение

Во время планирования архитектуры предприятия организация производит соотнесение своих IT- и бизнес‑целей и формирует единое видение (shared vision) своего будущего. Естественно, частью этого процесса является приобретение знаний и навыков, которые нужны сотрудникам для осуществления проектов, реализующих сформированное видение организации. Это первый шаг процесса управления подготовкой MSF. Он называется “Определение” и состоит из выявления и описания проектных сценариев, квалификационных требований к членам проектных групп и ожидаемых от них профессиональных навыков, необходимых для успешного планирования, создания и сопровождения решений. В зависимости от должности, сотруднику могут потребоваться профессиональные навыки, удовлетворяющие квалификационным требованиям одной или нескольких групп.

Три составляющих, на которых фокусируется этап “Определение”:

1. Проектные сценарии.

2. Квалификационные требования.

3. Профессиональные навыки.

Результаты “Определения” включают в себя:

· Выявленные квалификационные требования и желаемые профессиональные навыки.

· Соответствие квалификационных требований и профессиональных навыков идентифицированным проектным сценариям.

Проектные сценарии

Термин “проектный сценарий” используется для описания типовых ситуаций, с которыми сталкиваются EA- или IT-подразделения, инициируя технологические проекты. Сценарии разделяются на четыре категории, описываемые ниже. В определенной степени они соотносятся с этапами развития, через которые организация проходит в процессе разработки и сопровождения продуктов и технологий.

· Перспективные проекты (High potential). К данной категории относятся ситуации, с которыми сталкивается IT-подразделение, планируя внедрение, модернизацию и/или разработку качественно нового продукта, технологии или услуги. Обычно это исследовательские проекты, базирующиеся на новейшей технологии, иногда доступной на момент начала проекта только в бета-версии.

· Стратегические проекты (Strategic). Возникновение сценариев этой категории наиболее вероятно при использовании новых технологий, продуктов или услуг, уже лидирующих на рынке и способных произвести стратегические изменения в бизнес-процессах предприятия, принципиально изменив его архитектуру.

· Критичные эксплуатационные сценарии (Key operational). Сценарии этой категории возникают при эксплуатации нового продукта, технологии или сервиса совместно с системами и программным обеспечением предыдущих поколений (legacy systems). Такие ситуации типичны сегодня для многих предприятий, частичная автоматизация жизненно важных (business-critical) бизнесс-процессов которых была осуществлена в прошлом веке.

· Сценарии сопровождения (Support). Сценарии этой категории возникают в ситуациях, когда необходимо расширить возможности уже существующего продукта для удовлетворения требований среды заказчика (customer’s environment). Обычно такое расширение хотя и представляет ценность, но не является критичным для бизнеса (not business-critical). Эти ситуации зачастую приводят к необходимости интеграции с решениями, основанными на устаревших технологиях.

Рисунок 3. Категории IT-сценариев, взаимосвязанные с типовыми фазами, типами обучения и управления знаниями при разработке и сопровождении продуктов и технологий[1]

Систематизация IT-проектов в рамках архитектуры предприятия по типу их сценариев дает возможность планировать подготовку в соответствии с уникальными особенностями каждого проекта. Различные сценарии требуют различных подходов к получению нужных для конкретного типа проекта ресурсов и навыков. Определяя вначале проектный сценарий, можно выявить соответствующие ему квалификационные требования и профессиональные навыки. Дифференциация типов сценариев помогает решить, следует ли в проекте в качестве носителей необходимых навыков использовать субподрядчиков или консультантов. Например, реализация проекта по развертыванию инфраструктуры для программного обеспечения, находящегося в стадии бета‑разработки, требует принципиально иного подхода к формированию в команде необходимой совокупности навыков, чем проект по интеграции зрелой высокотехнологичной системы с некоторым устаревшим (унаследованным из прошлого), но критичным для предприятия ПО. Кадровое обеспечение “перспективного проекта” может потребовать привлечения консультантов, специально обученных производителем новой технологии, в то время как для других проектов работа по подготовке включает в себя обучение и сертификацию постоянных сотрудников предприятия.

Ниже кратко суммируются существующие категории сценариев и подходы к приобретению необходимого в них уровня подготовки.

Перспективные проекты. Требуется высокий уровень “гибкости” (agility), способность исследовать и оценивать новые технологии и возможность привлечения на короткий срок специалистов высочайшей квалификации.

Стратегические проекты. Требуется наличие постоянного персонала с глубоким опытом в разработке архитектуры решений и пониманием путей эффективного использования широкого спектра технологий для нужд бизнеса.

Критичные эксплуатационные сценарии. Большое значение имеет качество технических знаний и процессов, равно как и наличие глубокого опыта в используемых технологиях. Обычно квалификационные нужды таких проектов покрываются за счет привлечения субподрядчиков или созданием мощного профессионального потенциала внутри организации.

Сценарии сопровождения. Затраты на получение результата становятся принципиальными, и в силу этого организация может решить использовать внешних специалистов (особенно для работы с устаревшими технологиями).

После того как проекты и их сценарии специфицированы, выявляются существующие квалификационные требования и необходимые профессиональные навыки.

Квалификационные требования

В контексте дисциплины управления подготовкой MSF, удовлетворение квалификационным требованиям означает наличие знаний и умений, необходимых для выполнения определенного IT-сценария. Эти требования обычно описывают набор задач, с которыми в рассматриваемом сценарии должен справиться специалист, а также цели, которых он должен быть способен достичь.

Квалификационные требования могут рассматриваться как совокупность ожидаемых знаний, умений и производительности труда.

Знания. Информация, которой должен обладать индивидуум для квалифицированного выполнения работы.

Умения. Набор освоенных действий и приемов, определяющих квалифицированность.

Производительность труда. Мера ожидаемой отдачи от применения профессиональных знаний и умений индивидуума в рамках его рабочей роли.

Профессиональные навыки

Профессиональные навыки – это мера способностей к выполнению определенной работы или к удовлетворению квалификационным требованиям рассматриваемого сценария. Профессиональные навыки соответствуют задачам, которые индивидуум способен выполнить на определенном уровне.

Профессиональные навыки определяются в процессе оценивания (иногда – самооценивания) индивидуума, что дает отправную точку для анализа несоответствия квалификационным требованиям рассматриваемого сценария.

Согласно дисциплине управления подготовкой MSF, до создания плана обучения должны быть определены текущий и желаемый уровни подготовки, которые описываются с точки зрения заданного проектного сценария и его квалификационных требований. При этом может быть использована как самооценка, так и аттестационное тестирование. Как только выявлены и документированы имеющаяся и желаемая ситуации, существующий пробел в подготовке может считаться определенным. После этого начинается разработка плана обучения, который должен помочь достичь желаемого профессионального уровня.

Следующая таблица показывает пример шкалы измерения профессиональных навыков, которая может использоваться при проведении оценивания.

Оценка навыков	Простое определение	Описание
	Квалификация отсутствует	–
	Знаком(а)	Знакомство: навыки в зачаточном состоянии, ограниченные знания. Отсутствует способность самостоятельной работы в данной области.
	Средний уровень	Рабочие знания: хорошее понимание требуемых в данной области навыков, умение применить их с определенной эффективностью. Способность функционировать в данной области достаточно самостоятельно, однако периодически может нуждаться в посторонней помощи.
	Опытный(ая)	Уверенные рабочие знания: широкое понимание требуемых в данной области навыков, способность их применения с большой эффективностью. Помощь других требуется редко.
	Эксперт	Эксперт: имеет очень детальное, глубокое понимание данной области, способность применять навыки с максимально возможной эффективностью. Зачастую другие сотрудники ищут у него (неё) совета, когда оказываются неспособными самостоятельно решить относящуюся к данной области проблему.

Несоответствием профессиональных навыков следует считать ситуацию, когда отдача от выполнения рабочей роли оказывается ниже ожидаемой.

Во время шага “Определение” процесса управления подготовкой MSF специфицируется ожидаемая отдача от каждой из рабочих ролей в заданных проектных сценариях. Уровни профессиональных навыков сопоставляются затем с квалификационными требованиями. Таким образом, после проведения оценивания могут быть измерены и проанализированы имеющиеся несоответствия профессионального уровня.

Оценивание

Шаг “Оценивание” процесса управления подготовкой служит для определения того, каким квалификационным требованиям удовлетворяют (или не удовлетворяют) в текущий момент сотрудники организации. На этом шаге начинается анализ квалификационных требований различных рабочих ролей, что позволяет определить необходимые профессиональные навыки сотрудников. Затем желаемая квалификация сотрудников сопоставляется с существующей на данный момент. Это указывает направления совершенствования профессионального уровня, что позволяет начать разработку планов обучения. В зависимости от числа рабочих ролей, требуемых для успешной эксплуатации технологии, с заданным проектным сценарием могут быть ассоциированы различные:

· группы квалификационных требований;

· обеспечивающие эти требования уровни профессиональных навыков;

· методики аттестации;

· учебные планы.

Задачи этого шага включают в себя:

· оценку знаний, умений, способностей;

· анализ несоответствий;

· создание планов обучения.

Результатами шага “Оценивание” являются:

· полученные оценки и выявленные несоответствия;

· планы обучения.