Общие сведения о презентациях, схема работы, создание и редактирование презентаций.

Создание презентации включает две задачи - изложение содержания материала и его оформление в надлежащем виде. Компьютерные презентации являются одним из типов мультимедийных проектов. Они часто используются в рекламе, в докладах на конференциях с целью обеспечения наглядности при изложении материалов доклада. Компьютерная презентация похожа на обычную книгу, только содержащую мультимедийные объекты: числа, текст, графику, анимацию, видео и звук. Презентация - это демонстрационные материалы для практически любого более или менее публичного выступления, от доклада начальству до рекламной акции или лекции перед студенческой аудиторией. Подобно тому, как текстовый документ состоит из страниц, файл презентации состоит из последовательности кадров, или слайдов. Очевидны достоинства такой презентации по сравнению с привычными плакатами на ватмане:

- Последовательность изложения. При помощи слайдов, сменяющих друг друга на экране, удержать внимание аудитории гораздо легче, чем двигаясь с указкой между развешанных по всему залу плакатов. В отличие же от обычных слайдов, пропускаемых через диапроектор, экранные презентации позволяют быстро вернуться к любому из уже рассмотренных вопросов или вовсе изменить последовательность изложения.

- Возможность воспользоваться официальными шпаргалками. Презентация - это не только то, что видит и слышит аудитория, но и заметки для выступающего: о чем не забыть, как расставить акценты. На соответствующих платформах и при наличии двух мониторов появилась возможность отображать слайды на одном мониторе, а различную служебную информацию (например, заметки) или же следующий слайд — на другом. Эти заметки видны только докладчику: они выводятся на экран управляющего компьютера.

- Мультимедийные эффекты. Слайд презентации — не просто изображение. В нем, как и в любом компьютерном документе, могут быть элементы анимации, аудио- и видеофрагменты. Они способны не только существенно украсить презентацию, но и повысить ее информативность;

- Копируемость. Копии электронной презентации создаются мгновенно и ничем не отличаются от оригинала. При желании каждый слушатель может получить на руки все показанные материалы.

- Транспортабельность. Дискета с презентацией гораздо компактнее свертка плакатов и гораздо меньше пострадает от частых поездок по разным презентационным мероприятиям. Более того, файл презентации можно переслать по электронной почте, а при наличии доступа — опубликовать выступление в Интернете и не тратить время на разъезды.

Запуск программы производится также, как и запуск других офисных приложений – соответствующий пункт Главного меню Windows.

Power Point позволяет просматривать информацию на экране в различных режимах, основными из которых являются:

- режим сортировщика слайдов;

- обычный режим;

- режим показа слайдов;

- режим страницы заметок.

Выбор их осуществляется либо через соответствующую команду пункта Вид горизонтального меню, либо нажатием кнопки в правом нижнем углу окна приложения.

Рациональное использование пользовательского интерфейса присутствует именно в режиме Обычный. Он является основным рабочим режимом в процессе создания презентации. Удобство его в том, что он четыре панельный: одна из панелей (крайняя левая область) отображает список слайдов, возможность быстрого перемещения по ним и структурного редактирования; другая (центральная область) непосредственно редактирует текст слайдов; третья панель служит для показа макета слайда (справа); четвертая панель позволяет вводить комментарии к нему или заметки (внизу). Причем размер и расположение панелей таковы, что позволяют организовать работу по созданию презентации максимально эффективно, без перемещения границ панелей, хотя такая возможность тоже заложена в PowerPoint. Данный режим упрощает выполнение многих операций, в том числе добавление новых слайдов, редактирование текста, ввод примечаний, сортировку объектов и т.д.

В режиме Сортировщик слайдов отображаются миниатюры всех слайдов презентации с текстом и графикой. В этом режиме удобно определить способ перехода от слайда к слайду и установки длительности отображения каждого слайда в режиме демонстрации. Этот режим можно использовать для копирования слайдов и перетаскивания их с целью перестановки.

Режим Показ слайдов позволяет увидеть результаты работы над электронной презентацией, используется для репетиции готовой презентации или ее реального показа. В этом режиме слайды по очереди выводятся на экран, начиная с первого (при выборе этого режима в пункте Вид) или выделенного (при использовании кнопки в нижнем левом углу экрана).

В режиме Страницы заметок отображает только один выделенный слайд вместе с дополнительной частью – заметками, причем полностью отображаемой на экране. Не всегда всю необходимую информацию можно поместить на слайды. Некоторые важные мысли можно оформить в виде тезисов и создать собственные заметки. При просмотре чтобы увеличить или уменьшить изображение на экране, необходимо использовать команду Вид-Масштаб или соответствующую кнопку на панели инструментов.

Выбор способа показа презентации. Через команду Показ слайдов Настройка презентации можно проводить презентацию в трех режимах (управляемом докладчиком, управляемом пользователем, автоматическом), обеспечить непрерывность демонстрации слайдов, установить показ без анимации и только части объектов презентации.

Иногда презентацию, подготовленную на общую тематику, необходимо представить разным аудиториям, отличающимся степенью подготовленности слушателей, их разными специализациями. В таких случаях одни и те же вопросы приходится освещать по-разному и с точки зрения объема, и с точки зрения степени подробности изложения материала. Для этих целей в файле одной презентации можно сохранить несколько мини-презентаций и тем самым организовать несколько разных показов для разных аудиторий. Такие мини-презентации называются произвольными показами или произвольными демонстрациями. Для их создания необходимо:

- выбрать команду Показ слайдов Произвольный показ и нажать кнопку Создать;

- в диалоговом окне указать, какие слайды нужно выбрать и щелкнуть кнопку Добавить;

- с помощью кнопок со стрелками изменить порядок показа

слайдов;

- ввести имя произвольного показа и нажать кнопку Ok.

Для предварительного просмотра произвольного показа нужно выделить его имя в диалоговом окне команды Показ слайдов Произвольный показ и щелкнуть кнопку Показать. Произвольный показ слайдов можно редактировать - кнопки «Изменить», «Удалить» и «Копировать».

Показ презентации становится динамичным и презентация становится интерактивной, если запуск произвольного показа связан с управляющей кнопкой или с любым другим объектом на любом из слайдов презентации, т.е. щелчком мыши на объекте докладчик может запустить мини-презентацию в процессе показа. Это осуществляется следующим образом:

- выделить объект (кнопку, рисунок или текст) и активизировать команду Показ слайдов - Настройка действия;

- в списке Перейти по гиперссылке выбрать значение - Произвольный показ и в появившемся окне имя требуемого показа.

Общие параметры работы с презентацией можно задать, выбрав команду Сервис-Параметры. Здесь присутствуют возможности автосохранения документа, проверки орфографии и т.д.

Способы создания презентаций.

В Power Point новую презентацию можно создать несколькими способами:

1. Мастер Автосодержания. Выбираем Файл-Создать и в правой части окна приложения пункт Из мастера автосодержания. Удобен для пользователей впервые создающих презентацию. В зависимости от ответов на поставленные вопросы Мастер создаст презентацию, состоящую из 8-12 слайдов, которые при необходимости можно изменить. С другой стороны, он самостоятельно принимает ключевые решения, практически не оставляя возможности для свободного творчества. На первом этапе предлагается выбрать Вид презентации из стандартного набора имеющихся вариантов. На втором этапе - Стиль презентации - указывается вид последующей презентации: на экране, в Интернете, на слайдах и пленке разного формата. На последнем этапе дается название презентации, вводится текст для нижнего колонтитула, вывод номеров слайдов.

2. Применение шаблонов. Создание презентации на основе шаблона начинается с команды Файл-Создать и выбора в правой части окна приложения пункта Из шаблона оформления. В поле «Просмотр» отображаются имеющиеся образцы оформления, щелчок по которым позволяет применить их к текущему слайду.

3. Использование пустой презентации. Осуществляется посредством команды Файл-Создать и выбора в правой части окна приложения пункта Новая презентация. При работе с пустой презентацией можно выбрать два разных способа. Можно вводить текст с чистого листа, что, как правило, не очень удобно. Вторым методом является организация замысла в виде структуры, в том числе и использование структуры готового документа в Word, и затем превращение ее в слайды. Для такой трансформации применяется команда Вставка-Слайды из структуры..