Почему важно правильно оформить листок

Кто-то скажет, зачем это бухгалтеру? Ведь очевидно, что новый реквизит ввели не для контроля расходов, а чтобы снизить аварийность на дорогах.

Все так. Но налоговики могут придраться. Согласно кодексу компания должна подтвердить расходы документами. А раз в документе нет обязательного реквизита, могут признать, что он неправильно оформлен, и снять расходы.

Ведь путевой лист – это первичный документ, который подтверждает обоснованность затрат на ГСМ, запчасти, ремонт автомобиля для учета в налоговых расходах.

Обязательные реквизиты. Строительная компания – не профессиональный перевозчик. Поэтому она вправе разработать форму путевого листа самостоятельно и утвердить ее в учетной политике.

Но кроме обязательных для первички реквизитов из статьи 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, в ней должны быть все обязательные реквизиты из приказа Минтранса № 152. Поскольку в законе есть специальные обязательные требования к путевым листам (ст. 6 Федерального закона от 8 ноября 2007 г. № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта…»).

Проверьте

Нетранспортные компании вправе оформлять путевой лист на срок до одного месяца

Срок действия путевого листа. А могут ли налоговики придраться, если листы заполнять не каждый день?

Здесь претензий быть не должно. Выписывать путевые листы ежедневно обязаны только транспортные компании. Всем остальным разрешено оформлять путевой лист на один день или срок, не превышающий одного месяца (п. 10 приказа Минтранса № 152). Значит, строительная компания вправе самостоятельно установить срок, на который выписывает этот документ. Но не больше месяца.

В письме Минфина от 30 ноября 2012 г. № 03-03-07/51 чиновники согласились, что первичные документы можно составлять с такой регулярностью, чтобы можно было судить об обоснованности расходов.

Памятка

Что обязательно заполнять в путевом листе с 26 февраля 2017 года

1. Название – путевой лист 2. Номер путевого листа 3. Срок действия 4. Сведения о собственнике автомобиля 5. Тип и модель машины 6. Государственный регистрационный знак машины 7. Показания одометра при выезде из гаража и при заезде в гараж 8. Дата и время выезда из гаража и заезда в гараж 9. Ф.И.О. водителя

10. Подпись и Ф.И.О. работника, который ставит в листе показания одометра, дату и время 11. Дата и время предрейсового и послерейсового медосмотра водителя 12. Штамп, подпись и Ф.И.О. медицинского работника, который проводит медосмотр 13. Отметка о предрейсовом осмотре технического состояния машины с датой и временем 14. Подпись и Ф.И.О. контролера технического состояния машины

Как разрешаются споры

Важно знать

Чаще всего налоговики проверяют в путевом листе маршрут, километраж и расход бензина

А может ли строительная копания не учитывать требования приказа № 152?

Это крайне опасно. Неправильно оформленные путевые листы вызовут претензии и у ГИБДД, и у налоговиков. Что приведет к штрафам и снятию расходов.

В плане учета расходов у судей единства нет. Одни поддерживают компании. Другие – налоговиков.

Из-за неправильного оформления путевых листов инспекторы нередко снимают расходы. Основные претензии:

– компания не указывает подробный маршрут;

– компания заполняет путевые листы не по правилам приказа Минтранса № 152 (например, в путевых листах нет отметки о медосмотре – налоговики расценивают это как один из признаков необоснованности расходов).

Доводы в поддержку компаний. Многие судьи считают, что:

– составлять путевые листы по правилам Минтранса обязаны только автотранспортные предприятия. Иная компания вправе подтвердить расходы на ГСМ другими документами (постановление ФАС Московского округа от 18 сентября 2013 г. по делу № А40-19421/13-99-60);

– путевой лист – лишь один из возможных документов, подтверждающих расходы. Информации о маршруте в числе обязательных реквизитов путевого листа нет. Использование авто в служебных целях можно подтвердить другими документами. В частности, отчетами сотрудников (постановления Арбитражного суда Поволжского округа от 24 апреля 2015 г. № Ф06-23360/2015 по делу № А55-20840/2014, ФАС Московского округа от 25 октября 2012 г. № А40-13623/12-75-66; определение ВАС РФ от 21 февраля 2013 г. № ВАС-1181/13).

В одном из писем финансисты признали, что нетранспортная организация может подтвердить расходы и другими документами. Например, обосновать пройденный путь данными приборов учета с использованием системы ГЛОНАС (письмо Минфина от 16 июня 2011 г. № 03-03-06/1/354).

Доводы в поддержку налоговиков. Однако некоторые судьи согласны, что для признания расходов на ГСМ при расчете налога на прибыль нужны не только кассовые чеки, но и правильно оформленные путевые листы, подтверждающие расход бензина.

В них должны быть:

– отметки о медосмотре и техническом состоянии автомобиля;

– подписи лиц, пользовавшихся транспортом, и т.д., которые доказывают фактическую работу автомобиля именно в производстве (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 17 мая 2011 г. по делу № А27-10300/2010).

На заметку