Создать запрос, используемый для создания сложного отчета
- При выбранной вкладке Запрос выполнить щелчок по кнопке СОЗДАТЬ.
ü Открывается окно Новый запрос, в котором выбрать режим создания запроса Конструктор, затем - ОК;
ü Открывается окно Запрос3: запрос на выборку, а затем активизируется окно Добавление таблицы, в котором выбрать из списка таблиц таблицу Сотрудник щелчком мыши по имени таблицы, а затем выполнить щелчок по кнопке ДОБАВИТЬ, аналогично добавить таблицы Состав семьи и Штатное расписание, после чего закрыть окно Добавление таблицы;
ü Из первой таблицы выбрать поля Фамилия, Имя, Отчество, Должность. При помощи мыши переместить на бланк запроса.
ü Из второй таблицы выбрать поле Идент код, поместить его на бланк запроса.
ü Из третьей таблицы выбрать поля Назв Подр и Оклад и также поместить их на бланк.
ü Добавить в бланк раздел Групповая операция (Вид -> Групповые операции) или выполнив щелчок по соответствующей пиктограмме 
.
ü В столбце Идент код выполнить щелчок мышью в строке Групповая операция, появится кнопка раскрытия списка. Выполнить по ней щелчок мышью и выбрать из списка функцию Сount (количество записей с одинаковыми значениями для данного поля).
Окно запроса будет иметь вид, представленный на Рисунке 3.
 Рисунок 3 |
ü Закрыть запрос, выполнив его сохранение под именем Запрос для отчета.
ü Выполнить запрос.
Результат выполнения представлен на Рисунке 4.
 Рисунок 4 |
Лабораторная работа № 4
Работа с отчетами
Цель работы. Получение навыков работы по созданию отчетов.
Темы для предварительного изучения. Назначение отчетов. Порядок создания отчетов. Разделы бланка отчетов. Элементы управления. Форматирование элементов управления. Сортировка и группировка. Сохранение и печать отчета.
Задание. Создать простой отчет, отображающий результаты обработки информации для Прикладной области, выбранной в соответствии с вариантом задания. Создать сложный отчет на основе ранее созданного запроса.
1. Создать простой отчет, содержащий:
· список сотрудников предприятия с полями: Идент код, Фамилия, Имя, Отчество, Телефон;
- Сгруппировать данные по 1-ой букве фамилии;
- Вычислить количество фамилий в каждой группе.
Вид отчета представлен на Рисунке 1.
|
Для создания такого отчета выполнить:
1.Открыть базу данных, для которой создается отчет ;
2. Начать создание отчета в режиме Конструктор:
Выбрать вкладку Отчеты, нажать кнопку СОЗДАТЬ. Появляется окно Новый отчет, в котором выбрать Конструктор (для самостоятельного создания отчета), указать источник данных - таблицу Сотрудник (выбрать таблицу из раскрывающегося списка с перечнем таблиц и запросов). Нажать ОК.
На экран выводятся окна, представленные на Рисунке 2:
 Рисунок 2 |
a) Окно отчета в режиме конструктора с заголовком Отчет1: отчет и со следующими областями: Верхний колонтитул; Область данных; Нижний колонтитул.
b) Панель элементов, содержащая кнопки для создания элементов управления, которые можно включить в отчет. Панель элементов можно закрыть или вывести, выполнив щелчок по кнопке ПАНЕЛЬ ЭЛЕМЕНТОВ на панели инструментов или выполнив команду Вид -> Панель элементов;
c) Список полей базовой таблицы или запроса (список полей таблицы Сотрудник). Список полей можно вывести или закрыть, выполнив команду Вид -> Список полей или выполнив щелчок по кнопке СПИСОК ПОЛЕЙ на панели инструментов.
Перемещая окна (отбуксировав мышкой за заголовок) можно расположить их в удобном для работы порядке, например: Окно отчета - слева, Список полей в правой области экрана, ниже -Панель элементов.
Дополнительно можно вывести окно свойств создаваемого отчета (Вид -> Свойства) или выполнив щелчок по пиктограмме Свойства.
3. Установить размеры отчета
- Переместить правую границу окна создания отчета с помощью указателя мыши так, чтобы на верхней линейке было видно число 19 (размер отчета 18 см);
- Выполнить Файл -> Параметры страницы:
- При выбранной вкладке Страница установить книжную ориентацию листа и размер А4 (210х297);
- При выбранной вкладке Поля установить размеры левого и правого поля по 10 мм;
- При выбранной вкладке Столбцы установить: количество столбцов-1; ширина столбца-18 см; высота - 3 см; ОК;
- Переместить правую границу области данных отчета до значения 18 на верхней линейке;
4. Добавить в бланк отчета области Заголовок отчета и Примечание отчета:
- Для этого выполнить Вид -> Заголовок/Примечание отчета.
5. Переместить из таблицы в Область данных список нужных полей.
- В окне таблицы Сотрудник выделить в комбинации с клавишей Ctrl поля Идент код, Фамилия, Имя, Отчество, Телефон и отбуксировать их в Область данных. В Области данных появятся связанные элементы управления, т.е. элементы, связанные с полями таблицы Сотрудник (слева - подпись, справа - значение поля). Выполнить щелчок мышью на свободном пространстве в области данных, чтобы убрать выделение вставленных элементов управления;
- Можно просмотреть содержимое отчета на данном этапе, выбрав Файл -> Предварительный просмотр. В дальнейшем можно использовать эту команду для просмотра содержимого отчета после внесения каких-либо изменений;
- Переместить заголовки столбцов в область Верхний колонтитул для этого:
- Выделить подписи элементов управления (слева) в Области данных, для чего нажать клавишу Shift и выполнить щелчок на каждой подписи (или обвести их слева направо с нажатой левой кнопкой мыши). Выполнить команду Вырезать;
- Активизировать Верхний колонтитул щелчком мыши по заголовку и выполнить команду Вставить. Подписи будут вставлены в область Верхнего колонтитула;
- Расставить заголовки столбцов следующим образом: подпись Идент код переместить в левый верхний угол области. Остальные подписи расставить так, чтобы расстояние между левыми границами подписей было равно 3см;
- Выполнить редактирование и форматирование заголовков столбцов (в соответствии с Рисунком 1). Для этого выделить все подписи в строке (поместить курсор мыши слева от строки, чтобы курсор принял форму стрелки, направленной вправо и выполнить щелчок мышью), щелкнуть правой кнопкой мыши на выделении, в появившемся окне выбрать команду Свойства и установить во вкладке Макет следующие значения: Ширина 3см, Высота 1см, Тип границы Сплошная, Размер шрифта 12см. Для редактирования подписи выделить элемент, выполнить щелчок мышью на подписи и внести нужные изменения. Замечания: Форматировать можно и отдельный элемент, выделив только его. При форматировании можно использовать пиктограммы панели форматирования на панели инструментов, или команды меню Формат -> Выровнять, Формат -> Размер, или установить соответствующие свойства для данного элемента.
- Уменьшить размер области Верхний колонтитул по размеру высоты заголовков столбцов, добавив приблизительно 0,5 см, переместив границу следующей области Область данных вверх;
- Разместить поля в Области данных в ряд под заголовками соответствующих столбцов. Уменьшить размер Области данных мышкой переместив нижнюю границу области вверх. Отформатировать каждое поле в соответствии с Рисунком.1;
- Просмотреть содержимое отчета на данном этапе, выбрав Файл -> Предварительный просмотр. Внести изменения, если есть несоответствия Рисунку.1 или ошибки.
6.Определить поля, по которым будет производиться группировка и сортировка данных:
- Выполнить щелчок по пиктограмме Сортировка и группировка панели инструментов или выбрать Вид -> Сортировка и группировка. Открывается окно Сортировка и группировка;
- в столбце Поле/выражение (левый столбец) открыть список полей и выбрать поле Фамилия;
- в столбце Порядок сортировки установить порядок сортировки (по возрастанию)
- Выполнить установку свойств в области Свойства группы:
ü Для Заголовок группы и Примечание группы установить значение Да. При этом в окне отчета появляется дополнительная область Заголовок группы "Фамилия" перед Областью данных и Примечание группы после Области данных;
ü Для группировки по первому символу установить в строке Группировка значение По первым символам;
ü В строке Интервал установить число начальных символов, по которым хотим образовывать группы, для группировки по одному первому символу это значение равно 1;
ü В строке Не разрывать установить значение Полную группу;
ü Закрыть окно Сортировка и группировка.
7. Вставить в область Заголовок группы бланка отчета текст "Группа фамилий, начинающихся на букву ", а затем должна выводиться буква, по которой создавалась очередная группа:
- Выделить область Заголовок группы в бланке отчета (щелкнуть на заголовке области);
- Из окна Список полей перетащить поле Фамилия в бланк отчета в область Заголовок группы.. Поместить указатель с изображением руки с вытянутым указательным пальцем на маркер, расположенный в левом верхнем углу левого поля (подпись) и отбуксировать это поле в левый верхний угол области Заголовка группы, отступив 0,25см слева. Аналогично переместить правое поле вправо на 8см от левой границы области.
В левом поле набрать текст "Группа фамилий, начинающихся на букву" и нажать клавишу Enter. Установить параметры форматирования: курсив, размер 10. Затем выполнить действия: Формат -> Размер -> По размеру данных. Изменить размеры правого поля, перемещая маркер правой границы влево так, чтобы видна была одна буква Ф и немного следующая. - В окне Панель элементов щелкнуть по кнопке ЛИНИЯ, переместить курсор в область Заголовок группы под набранный текст и провести линию, подчеркнув оба поля;
- Просмотреть отчет, выбрав Файл -> Просмотр. Если видны 2 буквы фамилии, то уменьшить поле Фамилия, если где-либо не видно буквы, то поле Фамилия увеличить (как описано предыдущем пункте).
9. Вставить в область Примечание группы бланка отчета текст "Количество в группе ", а затем должно выводиться количество фамилий, относящихся к данной группе:
- Создать элемент управления. Для этого выполнить щелчок на Панели элементов по кнопке аб│, а затем в области Примечание группы в месте расположения элемента. Появляется элемент, состоящий из 2-х частей. Переместить правую часть элемента вправо. В левую часть поля (подпись) ввести текст "Количество в группе". В правую часть элемента ввести формулу =Count([Фамилия]). Произвести форматирование.
10. Вставить рисунок в заголовок отчета:
- Вставка -> Рисунок -> Из файла. В открывшемся окне выбрать подходящий графический файл, выполнить щелчок по кнопке ОК.
11. Вставить текст заголовка отчета и рядом дату создания отчета:
- На панели элементов выбрать кнопку аб│, переместить курсор в область Заголовок отчета справа от рисунка. Отодвинуть правое поле ближе к правой границе области. В левое поле ввести текст заголовка. В правом поле с надписью Свободный ввести формулу date(). Отформатировать поля. Вставить номер страницы в области Нижний колонтитул:
- Аналогично добавить элемент Номер страницы: в левое поле ввести текст "Страница", а в правое =Page. Сохранить отчет.
2. Создать сложный отчет, содержащий:
- список сотрудников по подразделениям, имеющих в составе семьи более 1 человека;
- суммарный оклад и средний по подразделениям;
- суммарный оклад по всему предприятию.
- Вид отчета представлен на Рисунке 3.
| ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Рисунок 3 |
- В связи с тем, что создаваемый отчет использует информацию из всех трех таблиц базы данных, будем строить отчет на базовом запросе Запрос для отчета, созданном в предыдущей лабораторной работе.
Действия аналогичны действиям, описанным в п. I данной лабораторной работы при создании простого отчета.
1. Начать создание отчета в режиме Конструктор:
Выбрать вкладку Отчеты, нажать кнопку СОЗДАТЬ. Появляется окно Новый отчет, в котором выбрать Конструктор (для самостоятельного создания отчета), указать источник данных -запрос Запрос для отчета. Нажать Оk.
Вид экрана - как и при создании отчета по п I.2.
2. Установить размеры отчета.
3. Добавить в бланк отчета области Заголовок отчета и Примечание отчета.
4. Определить поля, по которым будем группировать и сортировать данные:
- Установить группировку по полю Назв подр (название подразделения), порядок сортировки по возрастанию.
5. Добавить области Заголовок группы и Примечание группы;
6. Выбрать из окна запроса Запрос для отчета в Область данных список всех полей, кроме Назв подр и перенести заголовки колонок таблицы в Верхний колонтитул. Выполнить размещение и форматирование всех полей в областях Верхний колонтитул и Область данных в соответствии с Рисунком 3.
7. Заполнить область Заголовок группы:
8. Выбрать из окна запроса Запрос для отчета в Заголовок группы поле Назв подр и изменить содержимое поля подпись (левое поле) на Название подразделения. Выполнить форматирование полей в соответствии с Рисунком 3.
9. Заполнить область Примечание группы:
- Переместить из списка полей запроса Запрос для отчета в Примечание группы поле Назв подр 2 раза, расположив связанные поля друг под другом. Изменить название полей подпись (левое поле) на Суммарный оклад по подразделению для первой строки и Средний оклад по подразделению для второй строки;
- Рядом с 1-ой и 2-ой строками создать по одному не заполненному полю, щелкнув сначала на Панели элементов по кнопке аб│, а затем в области Примечание группы в соответствующей строке. Убрать левые поля (подписи), выделив их и затем, щелкнув на кнопке ВЫРЕЗАТЬ на панели элементов. В верхней строке в поле с надписью Свободный набрать формулу =Sum([Оклад]) (для вычисления суммарного оклада по подразделению) , в нижней - =Avg([Оклад]) (для вычисления среднего оклада по подразделению). Разместить поля с формулами под заголовками соответствующих столбцов;
- Аналогично создать строку для вывода в отчет Суммарного оклада по предприятию в разделе Примечание отчета, создав сначала связанное поле и введя соответствующую подпись и формулу. Для поля с формулой в качестве значения свойства Сумма с накоплением установить значение, отличное Отсутствует.
10. Вставить в раздел Заголовок отчета текст заголовка отчета, а рядом дату и время создания отчета, вставить номер страницы. Для вывода даты и времени использовать в формуле функцию =Now().
11. Выполнить форматирование полей в соответствии с Рисунком 3. Просмотреть отчет. Сохранить отчет.