Показатели для аудита структуры и динамики персонала

Проводится на основе анализа следующих показателей:

1. Структура рабочей силы по категориям занятых. Обычно рабочая сила подразделяется на три категории: производст­венный персонал (основные или производственные рабочие);

непроизводственный персонал и административный персонал (включая сотрудников отдела продаж).

Существенное разли­чие состоит в том, что издержки на производственный и не­производственный персонал относятся на себестоимость про­дукции (услуг), а затраты на административный персонал покрываются из валовой прибыли всей компании (до уплаты налогов).

При анализе отслеживают следующие соотношения, харак­теризующие структуру рабочей силы:

- число производственных работников на одного непроиз­водственного (рассчитывается как отношение числа про­изводственных работников к числу непроизводственных работников);

- число производственных работников на одного админис­тративного (рассчитывается как отношение числа произ­водственных работников к административным);

- доля административных работников в общей численности (рассчитывается как отношение административных ра­ботников общей численности работников).

2. Возрастная структура рабочей силы. Традиционным по­казателем статистики человеческих ресурсов является средний возраст сотрудников, организации, рассчитываемый как сумма возрастов всех сотрудников разделенная на число занятых в организации. Но такой метод расчета представляется недоста­точно информативным, т.к. средний возраст может получиться при наличии десяти 20-летних и десяти 60-летних работников. Многие организации отслеживают динамику возрастной структуры по категориям сотрудников, отдельным подразде­лениям специальностям. Знание этой динамики позволяет бо­лее эффективно управлять процессами планирования органи­зации в рабочей подготовки резерва, профессионального обучения, компенсации.

Возрастная структура персонала характеризуется долей лиц соответствующих возрастов в его общей численности. При изучении возрастного состава применяются следующие группировки: 16, 17, 18, 19, 20-24, 25-29, 30-34, 35-39, 40-44, 45-49, 50-54, 55-59, 60-64, 65 лет и старше.

3. Образовательная структура. Аналогично возрастной структуре организации анализируют состав рабочей силы по уровню полученного образования.

4. Стаж работы. Важным показателем стабильности рабо­чей силы и преданности сотрудников организации является показатель продолжительности работы в компании (стаж). Для стажа средний показатель имеет больший смысл, чем для возрастной структуры.

Структура персонала по уровню образования (общему и специальному) предполагает выделение лиц, имеющих выс­шее образование, незаконченное высшее (более половины срока обучения), среднее специальное, среднее общее, непол­ное среднее, начальное.

Целесообразно составлять таблицу сведений о расстановке специалистов с высшим и средним специальным образовани­ем (табл.)¹.

Структура персонала по стажу может рассматриваться дво­яко: в плане общего стажа и стажа работы в данной организа­ции. С общим стажем напрямую связан уровень производи­тельности труда. Общий стаж группируется по следующим периодам: до 16 лет, 16-20, 21-25, 26-30, 31, 32, 33, 34, 35, 36, 37, 38, 39,40 лет и более.

Стаж работы в данной организации характеризуется закрепляемость кадров. Статистика выделяется следующие пе­риоды для расчета этого показателя: до 1 года, 1-4, 5-9, 10-14, 15-19,20-24, 25-29, 30 лет и более.(табл.)¹

(название организации) на « » 201___ г.
Показатели	Должности	Рабочие места
требующие замещения специалистами	не требующие ни высшего, ни среднего специально­го образования	требующие за­мещения специалистами	не тре­бующие ни высшего, ни среднего специального образования	Всего
с выс­шим образованием	со сред ним специаль­ным образованием	с высшим образованием	со сред ним специаль­ным образованием
1. Количество должно­стей, рабочих мест
2. Численность работников (всего)
2.1. Численность специалистов (всего)
2.1.1. С высшим обра­зованием
2.1.2. Со средним спе­циальным образованием
2.2. Не имеют ни выс­шего, ни среднего спец.образования

5. Половая структура организации. Половая структура ор­ганизации — процентное соотношение мужчин и женщин — является еще одним традиционно отслеживаемым показателем статистики человеческих ресурсов. Однако практическая польза ограничена случаями, когда по законодательству жен­щины пользуются определенными льготами, такими как до­полнительная компенсация или укороченный рабочий день.

6. Текучесть кадров. Это важнейший показатель движения персонала организации. На него оказывают влияние различ­ные факторы, которые по степени управляемости могут быть разделены на три группы:

- факторы, возникающие на самом предприятии величина заработной платы, условия труда, уровень автоматиза­ции т.п.;

- факторы (возраст работников, уровень их образования, опыт работы и т.п.);

- факторы, внешние по отношению к предприятию эконо­мическая ситуация в регионе, семейные обстоятельства, появление новых предприятий и т.п.;

В свою очередь, в каждой из этих групп можно выделить факторы, отличающиеся по силе и характеру их влияния на движение персонала.

Текучесть связана с субъективными причинами (уход по собственному желанию, увольнение за нарушения трудовой дисциплины). Обычно она характерна для молодых сотрудни­ков и после трех лет работы существенно снижается. Считает­ся, что нормальная текучесть кадров составляет до 5% в год.

Существует несколько методов расчета текучести, наибо­лее распространенный — отношение числа работников, поки­нувших организацию по причинам, относимым и текучести (за исключением уволенных по сокращению штатов) к средне-списочному составу работников организации за определенный период:

Кт.к = Рв / Чср.сп.* 100,

где Кт.к — коэффициент текучести;

Рв — численность работников, уволенных по причинам текучести;

Чср.сп — среднесписочная численность работающих.

Коэффициент интенсивности текучести кадров — отноше­ние доли i-й группы работников в числе выбывших по причи­нам текучести к доле i-й группы в числе работающих:

К.и.т.= Увi / Уi

где К.и.т. — коэффициент интенсивности текучести;

Увi — доля i-й группы работников в числе выбывших по причинам текучести;

Уi — доля i-й группы работников в общем числе работа­ющих.

На основании сведений, полученных с помощью анкетиро­вания работников, можно определить потенциальный коэф­фициент текучести как отношение числа работников, желающих уйти согласно анкете, и числу опрошенных. Чем выше показатель текучести, тем ниже стабильность персонала орга­низации. Для руководства организации важен не только сам показатель текучести кадров, но и причины, по которым люди покидают организацию.

Организации могут снизить К.т.п. мощью следующих мер. улучшение организации труда и производства, сокращение монотонного, малоквалифицированного труда, оздоровление условий труда на рабочем месте квалификации и индивиду­альным способностям и интересам работников, организация профессионального продвижения кадров и развитой системы повышения квалификации и индивидуальным способностям и интересам работников, организация профессионального про­движения кадров и развитой системы повышения квалифика­ции улучшение жилищных и др. бытовых условий, совершен­ствование оплаты труда и стимулирование труда, специальные мероприятия адаптации молодых работников.

Для управления процессами текучести кадров огромное значение имеет сбор и анализ информации о них. Считается целесообразным в первую очередь собирать сведения об об­щем числе уволившихся; уволившихся женщинах; лицах в возрастных категориях до 18 лет, 19—30 лет, старше 50 лет; о работниках с низкой и высокой квалификацией; со стажем ра­боты менее 3 и более 10 лет; с профессиональным, высшим и средним специальным образованием.

Исследованиями, например, установлено, что стремление перейти из одной организации в другую обратно пропорцио­нально возрасту. Пик переходов заканчивается в 24—25 лет. Чаще меняют работу работники низшей квалификации, не имеющие перспектив, семьи, меньше зарабатывающие, далеко живущие.

7. Показатель абсентеизма — количества самовольных не­выходов работников на работу.Он рассчитывается как отно­шение рабочего времени, пропущенного сотрудниками в те­чение периода (года), к общему балансу рабочего времени организации за период. В этом показателе учитываются все пропуски рабочего времени — по болезни, отгулы за свой счет, прогулы и т.д. кроме отпусков и вынужденных по ини­циативе администрации.

Стандартные формулы для расчета П.(А) следующие:

где Dn — число рабочих дней, потерянных за определенный период из-за отсутствия на работе;

D — число рабочих дней,

N —среднее число работников,

Pn— общее число пропущенных часов,

Р — общее число рабочих часов по графику.

Коэффициент абсентеизма показывает, какой процент про­изводительного времени теряется в течение периода из-за от­сутствия сотрудников на рабочем месте.

Абсентеизм приводит к значительным издержкам, которые включают в себя:

(а) ряд выплат, обязательных вне зависимос­ти от фактического присутствия работника на рабочем месте;

(б) оплату сверхурочных работ работнику, заменяющему от­сутствующего;

(в) потери, связанные с простоями оборудова­ния, падением производительности труда и т.п.

Для снижения абсентеизма необходимо проводить деталь­ный анализ причин неявки сотрудников и подсчитать отдель­ные коэффициенты абсентеизма но основным причинам — болезням, прогулам и т.д.

8. Коэффициент внутренней мобильности персонала рас­считывается как отношение числа сотрудников, сменивших должности в течение анализируемого периода, к среднему числу сотрудников организации. За данный период. Коэффициент мобильности рассчитывается за 1 год; 3 года, 5 лет.

Км = (Рсм / Чср.сп) * 100,

где Рсм — число работников, сменивших должность за пери­од;

Чср.сп — среднесписочная численность работников.

Помимо коэффициента мобильности может быть произве­дена разбивка персонала в соответствии с продолжительнос­тью работы в данной должности — определяют, какой про­цент работает в настоящей должности менее 1 года, от 1 года до 3 лет и т.д.

Такой анализ позволяет лучше понять динамику внутриорганизационных перемещений и выявить узкие места, требующие вмешательства руководства.

Данный коэффициент тесно коррелирует с показателями сменяемости и оборота рабочей силы.

Сменяемость — это за­мещение принятыми рабочими уволившихся рабочих. Показа­тель сменяемости (коэффициент сменяемости) это наимень­шее число из поступивших или уволившихся, отнесенное к среднесписочному числу рабочих. При определении сменяе­мости в расчет не включаются работники, уволенные в связи с сокращением производства, а включаются лишь те работники, которые при данной неизменной производственной базе были замещены.

Оборот рабочей силы — наиболее общий показатель ее ди­намики. В отличие от сменяемости оборот рабочих кадров включает еще и тех рабочих, которые в плановом организо­ванном порядке переведены на другие предприятия. Эта кате­гория работников никак не может быть отнесена к подлежа­щей замене, так как перевод может быть использован как средство борьбы с изменениями рабочей силы в порядке со­кращения штата.

Оборот рабочей силы характеризуется числом вновь по­ступивших и выбывших работников за данный период, отне­сенным к среднесписочному числу. Таким образом, оборот и сменяемость рабочей силы есть показатели, самостоятельно характеризующие динамику рабочей силы. При этом с текуче­стью рабочей силы они могут быть и не связаны, в то время как текучесть может влиять и на сменяемость, и на оборот.

Коэффициента излишнего оборота рабочей силы определяется разницей между численностью рабочих, уволенных с данного промышленного предприятия, и численностью рабо­чих, вновь поступивших на это предприятие. Он характеризу­ет постоянство персонала организации за определенный срок.

При его расчете могут быть три случая: во-первых, когда чис­ло принятых рабочих отклоняется в меньшую сторону от чис­ла уволенных, во-вторых, когда число принятых и уволенных совпадает и, наконец, в-третьих, когда принятых больше, чем уволенных. Очевидно, что первый случай для данного пред­приятия будет наименее благоприятным.

Чтобы установить связь между числом уволенных и вновь поступивших, необходимо произвести анализ отчетных дан­ных предприятия за прошлые годы с учетом эффективности мероприятий, направленных на снижение текучести рабочих кадров в перспективном плановом периоде.

Для расчета коэффициента излишнего оборота рабочей си­лы можно использовать следующую формулу:

где ЧРув — численность рабочих, уволенных с предприятия за данный год;

ЧРпл — численность рабочих, уволенных с предприятия по причинам, учитываемым при определе­нии размера планируемой убыли (инвалидность, уход на пенсию, переход на учебу в высшие и средние учебные заведения с отрывом от производства, призыв в ряды Российской Армии, и т.д.)

Относительный оборот персонала можно охарактеризовать с помощью ряда показателей:

коэффициент стабильности (постоянства)