Система аттестации работников как инструмент мотивации

Аттестация в УП основывается на 3 основных мотивационных теориях:

1. Теория ожидания (Врум). Человек оценивает вероятность определенного результата и это мотивирует его к действию или демотивирует.

2. Теория справедливости (Адамс). Люди хотят, чтобы их профессиональные действия были оценены по достоинству, а также ожидают справедливого распределения нагрузок и поощрений.

3. Теория Герцберга (факторы удержания и факторы мотивирования). Изучить самостоятельно.

Аттестация – это правовая категория. Её процедура и правовые последствия определены правовыми нормами, призванными защитить интересы работников в процессе проверки их деловых и личностных качеств.

Основная роль аттестации в процессе УП заключается в определении уровня профессиональной подготовки работника и степени его соответствия квалификационным требованиям.

Основные задачи аттестации:

1. Всесторонняя комплексная оценка профессиональных качеств работников

2. Установление степени служебного соответствия

3. Обеспечение эффективного использования профессиональных качеств

4. Выявление перспектив применения потенциальных способностей и возможностей работника

5. Стимулирование роста профессиональной компетентности

6. Повышение производительности труда и стимулирование к труду

7. Исследование характера требований, предъявляемых к профессиональным качествам различных категорий работников

8. Установление перспектив развития карьеры и подготовка предложений руководителя по перемещению или продвижению по службе работников.

Таким образом аттестация способствует в УП:

1. Выявлению общего состояния кадрового потенциала предприятия;

2. Определению резерва кадров;

3. Оптимальному обеспечению функционального предназначения предприятия.

Аттестации подлежит весь штатный состав во всех структурных подразделениях предприятия.

К правовым основам аттестации относятся:

I. Порядок проведения (четко регламентируется ТК, положениями об аттестации)

II. Условия правомочности аттестационных комиссий

III. Сроки проведения аттестации

IV. Права аттестуемого в случае несогласия с аттестационными выводами

V. Финансовое обеспечение проведения аттестации

VI. Порядок определения результатов аттестации и их последствий для работников

Аттестация не может проводится чаще 1 раза в 2 года, но не реже 1 раза в 4 года.

Этапы аттестации:

1. подготовительный (подготовка документов, обозначение критериев, назначение комиссии)

2. проведение аттестации (результат подписание протокола)

3. заключительный (результат – приказ о дальнейшей трудовой жизни работника, анализируются результаты проведения аттестации, утверждаются мероприятия по улучшению работы с кадрами)

Трудовые споры по вопросам восстановления в должности, увольнения, несогласия с результатами аттестации рассматриваются в суде, либо в вышестоящей организации.

Порядок проведения аттестации:

Аттестация проводится в присутствии комиссии:

I. Зачитываются результаты деятельности аттестуемого за предыдущий аттестационный период, либо проводится доклад аттестуемого о результатах

II. Задаются вопросы и обсуждаются спорные аспекты производственной деятельности

III. Аттестуемого просят удалится из кабинета и обсуждают

Оценке подлежит:

Компетенция специалиста – это не только навыки и знания, но и мотивация на их использование.

Виды компетенции:

1) Общекорпоративные ценности, приверженность к которым обязательна для всех сотрудников

2) Специфические знания и навыки, обусловленные данным рабочим местом

3) Реальные результаты труда (выполненные задания, производственные результаты и т. д.)

Факты производственного поведения (аналитические способности, организаторские способности)

Поведенческие шкалы (психологическая оценка и навыки социального поведения)

Состав и компетенция аттестационной комиссии

Для проведения аттестации формируется комиссия от 3 до 10 человек, в состав которой входят:

- председатель;

- заместитель председателя;

- секретарь;

- и другие эксперты и члены комиссии.

В состав аттестационной комиссии могут быть включены заместитель руководителя учреждения, руководитель структурного подразделения, специалисты кадровых служб, юристы, представители психологических и социологических служб. Также в комиссию могут включаться независимые эксперты из другой организации. Право привлечения к работе сторонних экспертов принадлежит руководителю организации.

Предложения о коллективном составе комиссии, а также сроках и графике проведения аттестации принадлежит кадровой службе с учетом мнения руководителей структурных подразделений и численности работников. Все указанные предложения кадровой службы как то: состав, сроки, график проведения, утверждаются руководителем в виде приказа и доводятся до сведения аттестуемых не менее чем за 1 месяц до начала процедуры аттестации.

Кадровой службой проводится общее собрание коллектива, на котором озвучиваются:

1. Положение об аттестации

2. Приказ о проведении аттестации

3. Приказ о составе и количестве участников аттестационной комиссии

4. График проведения аттестации

Работники покидают собрание, оставляя свою роспись об ознакомлении.

Решение, оценка деятельности работника и рекомендации комиссии принимаются открытым голосованием в отсутствии аттестуемого.

Аттестация и голосование могут проводится при участии в заседании не менее 2/3 аттестационной комиссии. Результаты голосования определяются простым большинством, при равенстве голосов решение принимается в пользу аттестуемого. В случае аттестации члена аттестационной комиссии аттестуемый также покидает помещение и в голосовании и в обсуждении не участвует. Аттестация проводится сверху вниз. Аттестация руководителя проводится в вышестоящей организации.

По результатам аттестации комиссия выносит только РЕКОМЕНДАЦИЮ!!! о соответствии работника определенной должности и об отнесении его к тому или иному разряду оплаты труда.

Порядок подготовки к аттестации и сроки проведения.

Подготовка к проведению аттестации организуется администрацией предприятия при участии профсоюзов.

1. Подготовка необходимых документов:

Положение об аттестации

Приказ о начале проведения работ по аттестации персонала

2. Разработка графика проведения аттестации

Данный график может оформляться как приложение к вышеуказанному приказу, либо отдельным приказом.

3. Определение круга аттестуемых лиц и списка работников, подлежащих аттестации

4. Определение состава аттестационной комиссии или комиссий и приказа; организация финансового обеспечения работы аттестационных комиссий.

5. Организация разъяснительной работы среди персонала о целях и порядке проведения аттестации.

Всю эту работу организует руководитель (генеральный директор). Исполнение лежит на кадровых службах. Учитывая, что члены аттестационных комиссий не освобождаются от своих функциональных обязанностей, основная организационно-исполнительная работа лежит на кадровых службах.

Функции отдела кадров:

1. Организация разъяснительной работы

2. Ознакомление КАЖДОГО работника с Положением, Графиком, Приказами об аттестации

3. Подбор количественного и персонального состава аттестационной комиссии и оформление ее проектом приказа

4. Разработка и утверждение графика

5. Подготовка необходимых документов на работников, подлежащих аттестации (подготовка статистики по трудовым показателям, трудовому поведению; подготовка аттестационного листа)

6. Перед аттестацией соответствующие руководители совместно с кадровыми службами готовят следующие документы:

ü Представление (служебная характеристика)

ü Аттестационный лист с выводами по предыдущей аттестации

ü Различные отзывы, справки, сведения о состоянии трудового вклада и дисциплине, а также коллективные результаты подразделения и доля его вклада.

Представление готовится не позднее чем за 2 недели до проведения аттестации от имени непосредственного руководителя: ФИО, должность на момент проведения аттестации; дата назначения на эту должность; перечень основных работ или вопросов, в решении которых аттестуемый принимал участие; мотивированная оценка профессиональных и личностных качеств аттестуемого и результатов его служебной деятельности.

График аттестации. В нем указывается наименование служебного подразделения, ФИО аттестуемых сотрудников и даты заседаний аттестационных комиссий, должность и конечная дата предоставления документов об аттестации.

Аттестационный лист (протокол аттестации). Результаты аттестации заносятся в аттестационный лист, который составляется в одном экземпляре, его форма не регламентирована. Аттестационный лист подписывается председателем, секретарем и всеми членами аттестационной комиссии. Аттестационный лист и представление хранятся в личном деле сотрудника.

Если работник не явился на заседание аттестационной комиссии, аттестация может быть проведена в его отсутствие.

По результатам аттестации работнику может быть дано 3 оценки:

1. Соответствует занимаемой должности

2. Соответствует занимаемой должности при условии выполнения рекомендаций аттестационной комиссии по его служебной деятельности

3. Не соответствует занимаемой должности

По результатам аттестации комиссия имеет право вносить на рассмотрение руководителя рекомендации: о поощрении; об изменении окладов; о понижении или повышении работника в должности; об освобождении от занимаемой должности. При этом аттестационной комиссией обязательно указываются мотивы, по которым выдвигаются соответствующие рекомендации.

Методы оценки при аттестации.

Оценка персонала позволяет, с одной стороны, обеспечить нормальное функционирование организации и успешное решение производственных задач, а, с другой стороны, более эффективно использовать потенциал работников за счет того, что система оценки позволяет повышать уровень их мотивации, определяя направления их развития и стимулируя потребность в обучении и повышении квалификации.

Установление стандартов и нормативов при оценке.

До проведения оценки необходимо определить нижнюю и верхнюю границу допуска. В качестве рабочих стандартов должны устанавливаться показатели, которые могут быть достигнуты средним работником. Обязательно применение шкал оценок.

Если невозможно оценить работу человека шкально применяются методы ранжирования. Ранжирование бывает 3 видов:

- Прямое – по одному показателю;

- Чередующееся – 2 списка – ценные и малоценные работники;

- Парное – сравнение.

Категории работников.

По результатам аттестации весь персонал распределяется по 5 категориям сотрудников, в отношении которых проводится 5 типов управленческих решений:

1. Выдающееся поведение. Сотрудники этой категории обычно получают повышение оклада на 2 ступени в пределах вилки з/п и рассматриваются как кандидаты в кадровый резерв на руководящие должности. В отношении данных работников кадровым службам особенно важно осуществлять карьерное планирование.

2. Поведение выше ожидаемого. Эти сотрудники получают повышение оклада на одну ступень, составляется план профессионального развития, возможно горизонтальное перемещение.

3. Поведение соответствует ожидаемому. Оклад не повышается, акцент переносится на развитие потенциала сотрудника.

4. Поведение ниже ожидаемого. Составляется четкий план по обучению сотрудника, назначается дата повторной аттестации. Если после переаттестации недостатки в производственном поведении сохраняются, то он может быть переведен в следующую ниже категорию.

5. Поведение неудовлетворительно. Эти сотрудники должны быть уволены. Как правило, такая оценка ставится сотруднику, которого в указанные сроки невозможно исправить.

Все указанные решения не могут быть приняты позднее срока 2 месяцев со дня аттестации. По истечении указанного срока снижение размера должностного оклада, уменьшение или отмена надбавок к нему, увольнение по результатам данной аттестации не допускаются. Время болезни или отсутствие в 2 месячный срок не учитываются.

Типовые ошибки при проведении аттестации работников предприятия.

1) Работает как фактор предубеждения; разные стандарты для работников, выполняющих одинаковые обязанности.

2) Сходство убеждений и взглядов как фактор, влияющий на аттестацию

3) Предубеждение лиц, проводящих аттестацию

4) Оценка деятельности работника по одной характеристике. Чаще всего методы аттестации включают несколько критериев оценок, но если специалист ее проводящий недостаточно грамотен, он может выставить результирующую оценку только по одной из характеристик, причем недостаточно важной. Например, отмечается, что улыбчивые люди воспринимаются окружающими, как более искренние и честные.

5) Изменение стандартов в ходе аттестации

6) Придание большего значения поведению работника в период непосредственно предшествующий аттестации. Избежать данной ошибки можно при налаженной системе отчетности, как негативных, так и положительных записей о деятельности в статистике за весь период работы.

7) Использование узкого диапазона оценок. При сравнении аттестации подчиненных разными руководителями прослеживается явная тенденция к занижению оценок у «строгих» руководителей и завышению оценок «мягкими» руководителями. Завышение оценок присуще пугливым, малосамостоятельным или неопытным личностям.

8) Стремление завысить оценку. Незаслуженно завышенная оценка с целью втереться в доверие к сотрудникам или для мотивации. На аттестации на раздаются авансы, а анализируются реальные результаты; отметить сотрудника можно и в процессе работы.

9) Сравнение сотрудников друг с другом, а не с критериями оценки и не со стандартами деятельности. Сравнение самих подчиненных и их личностных характеристик.

Часто встречаются ошибки в характеристиках сотрудников. Многие руководители невольно с рабочих моментов переключаются на личности; нередко, в официальных бумагах встречаются такие эпитеты как обаятельный, очаровательный, жизнерадостный, которые также мало характеризуют работника, как и фраза: «Все делает в своей обычной, старомодной манере». Правильный выбор слов – это один из ключевых моментов конструктивного завершения аттестации. Некоторые организации издают внутренние методические пособия, где специально обращают внимание на список рекомендуемых комментариев.

Этапы аттестации:

I. Приказ решения об аттестации

II. Положение об аттестации

III. Приказ о составе комиссии

IV. График аттестации

V. Ознакомление сотрудников под роспись

VI. Аттестационный лист, представление от руководителя

VII. Проведение аттестации; заполнение аттестационного листа/протокола

VIII. Составление аналитической записки и проекта приказа для представления руководителю

IX. Издание приказа по результатам аттестации