Тема 12. Психотехнология эффективных презентаций

1. Организационно-психологические аспекты планирования и постановки презентации

2. Психотехнология устного выступления на презентации

3. Психология визуальных вспомогательных средств

4. Эффективные презентации: учет психологии аудитории

Ключевые понятия темы:

– психологические цели презентации;

– психотехнология поведения ведущего презентацию; –психотехнологии визуальных средств презентации; –психологические особенности аудитории презентации.

1. Организационно-психологические аспекты планирования и постановки презентации

Презентации, так же как и торговые ярмарки, выставки и показы дают возможность устанавливать контакты с людьми, мыслящими с точки зрения вероятной покупки, размышляющими об основной теме презентации. Способность дойти до людей с таким складом ума – огромное преимущество.

От уровня презентации товаров зависит результат сделки – положительный или отрицательный. Опытные бизнесмены знают, как серьезно нужно подходить к встрече с потенциальным покупателем. Они заранее готовятся-к презентации, контролируют беседу и постепенно подготавливают успешный финал – совершение сделки.

Есть общий закон, применимый к любым проектам, в том числе и в психологии общения: чем раньше произошла ошибка, тем сильнее она влияет на весь проект и тем труднее возместить вред от нее. Презентация не является исключением.

В данном разделе освещаются ключевые в презентации товара

или услуги проблемы, которые регулируются законами психологии.

Презентация опирается на вербальное, аудиальное и визуальное обеспечение или сопровождение и должна соответствовать сценарию. Перед написанием сценария необходимо тщательно проанализировать аудиторию, ожидаемую на презентации. Ведущий презентацию должен собрать аудиторию вместе, объединить людей одной идеей и не упускать их из виду.

Очень важно начать с определения приоритетов и первое, что необходимо сделать, – это точно сформулировать цель презентации.

Не будет преувеличением сказать, что самой главной целью презентации является убеждение человека или группы людей:

– принять или пересмотреть свою позицию;

– принять или изменить мнение;

– предпринять или воздержаться от какого-либо действия или решения.

Одна из определяющих подцелей презентации – оказать необходимое воздействие на аудиторию. Понятие «воздействие» включает в себя приемы и способы , призванные разбудить аудиторию, удивить ее и сделать более восприимчивой.

Дело только в том, относительно какого предмета требуется обеспечить убеждение и воздействие на аудиторию. Это значит, что самая общая цель, которую мы назвали главной, должна быть предельно конкретизирована.

Конкретизация цели предполагает нахождение ответа на вопрос: «Что мы стремимся сообщить аудитории?»

Цели – это то, что предполагается объяснить, предложить или продемонстрировать на презентации. Это должно быть обязательно связано с тем, какую выгоду или прибыль могут рассчитывать по-лучять гости презентации. Все должно быть адресовано непосредственно их интересам.

Далее очень важно грамотно определиться с аудиторией. Это нахождение ответа на вопрос: «Кому мы стремимся это сообщить?». Для этого необходимо правильно понять свою аудиторию, а именно постараться выяснить у них степень интереса, информированности, понимания, опыта, сопротивления и предрассудков, с которыми могут столкнуться устроители презентации.

Когда первые два этапа отработаны должным образом, необходимо решить, как это все построить, то есть определиться со структурой. Первое, чему необходимо уделить пристальное внимание, – это вступление. Оно имеет двоякое значение:

– расставляет важные акценты в целях презентации;

– помогает ведущему упростить отношения с аудиторией с помощью «нейтрального» материала, который каждый может принять и согласиться с ним.

Здесь чем больше ведущий побуждает присутствующих кивать головами, тем лучше, если только все кивают одобрительно.

Далее ведущий произносит приветственные любезности, то есть просто благодарит людей за то, что они нашли время прийти на презентацию, и выражает надежду на то, что они не пожалеют о том, как его провели.

Затем – представление ведущего и других выступающих.

Очень важно в конце каждого этапа презентации поддерживать обратную связь с аудиторией. Всякий раз, как поставлена точка в каком-то сообщении и ведущий дошел до паузы, полезно еще раз подумать о мышлении аудитории – какие вопросы возникли у нее в данный момент, как там у нее все отражается. Здесь полезны реплики типа: «Все хорошо, и все же нет ответа на мой вопрос...». Это - помогает уберечь презентацию от превращения ее в непрерывный поток фактов, которые спустя какое-то время становится очень сложно воспринимать.

Окончание презентации так же важно, как и ее открытие. В процессе работы над завершением презентации необходимо возвратиться к первоначальному предложению. Цель презентации обязательно диктует ее окончание, которое обычно включает в себя следующие моменты:

– краткое резюме важнейших фактов и аргументов и повтор ключевых видеофактов;

– рекомендации по стратегии поведения участников презентации;

– предложения относительно ближайших шагов, если рекомендации приняты, с конкретными сроками;

– описание вспомогательной литературы по данной проблеме, если таковая имеется;

– благодарность за внимание;

– предложение задавать вопросы.

Организаторы презентации должны продумать массу «мелочей» и иметь четкое представление о следующем:

– как долго продлится презентация;

– будет ли она разбита на части;

– будет ли полностью проходить в одном помещении или потребуются перемещения в другие места;

– будут ли перерывы на кофе;

– какие разделы необходимо включить в презентацию и каково назначение каждого раздела;

– размечены ли разделы презентации по степени важности, чтобы в случае необходимости можно было быстро отсеять ненужную информацию: А – обязательно включить, Б – включить, если есть возможность, В – стоит упомянуть, если на это останется время;

– размещены ли разделы в логическом порядке с учетом времени;

– сделаны ли разделы достаточно короткими, чтобы увеличить период повышенного внимания аудитории;

– заканчивается ли каждый раздел важным сообщением;

– составлен ли порядок работы, о котором в общих чертах лучше договориться с аудиторией заранее, сохраняя возможность проявлять гибкость и мобильность в ходе презентации;

– продумано ли вступление, которое сразу бы завоевало аудиторию;

– проработан ли весь проект презентации в поисках моментов, где интерес понижается;

– выявлены ли объяснения или аргументы, которые слишком длинны или сложны;

– определено ли, что присутствующие должны будут запомнить, и продумано ли, что будет конкретно сделано, чтобы они действительно это не забыли;

– отмечены ли в программе те моменты, когда аудитория должна быть вовлечена в процесс выступления;

– все ли ведущие сделали наброски выступлений;

– решено ли, кого необходимо приглашать на презентацию и в каком количестве;

– какие решения приняты о месте проведения презентации.

Устроителям презентации полезно иметь в виду, что кто-то должен все время обдумывать, улучшать и критиковать презентацию исключительно с позиции зрителя.

2. Психотехнология устного выступления на презентации

Психологи полагают, чтобы презентация прошла успешно, ее с самого начала необходимо рассматривать в некоторой степени как знак благосклонности, оказываемой теми, кто приходит, тем, кто ее организовывает, проводит.

Проблема презентации сходна с проблемой документального телевидения: как преподнести различным группам людей новые факты и идеи в привлекательной, интересной и убедительной форме. Если поискать параллель с другой профессией, то ведущий презентацию гораздо ближе к адвокату, чем к учителю или лектору. Презентация – это упражнение в убеждении.

Успех презентации напрямую связан со способностью выступающих поддерживать и удерживать внимание аудитории. Психологическими исследованиями установлено, что уровень внимания аудитории изменяется в течение 40-минутного периода. Сначала он (уровень) высокий, затем, в первые 10 минут, снижается очень медленно, затем быстрее, пока не достигнет самого низкого уровня примерно через 30 минут. Затем он вновь начинает подниматься, особенно в последние пять минут.

Из этого следует, что более короткий отрезок (минут 20–25) содержит наибольший процент внимания, хотя чрезмерное количество коротких разделов тоже снижает уровень внимания аудитории. Далее, те факты, которые по замыслу выступающего аудитория должна запомнить, должны быть в начале и в конце выступления. Особенно важны последняя иллюстрация и вывод в каждом выступлении. Их можно особо выделять паузой после каждого важного пункта. Так как кривая внимания после первых десяти минут падает, то как раз после этого момента наибольшее внимание должно уделяться разнообразию структуры выступления и всевозможным ухищрениям, призванным поднятию внимания аудитории. Следует иметь в виду, что внимание аудитории не возрастает к концу встречи, если слушатели и зрители не будут знать, что она уже приближается к завершению.

Исключительно важная роль на презентации принадлежит ведущему. Лучшими из них являются те люди, которые:

– ведут себя естественно;

– легки, изящны, дружелюбны и забавны;

– вовсе не производят впечатления, что они словно путами прикованы к маленьким клочкам бумаги с заранее написанным текстом;

– они говорят только для присутствующих и руководствуются их реакцией. Каждый гость презентации у таких ведущих убежден, что если для кого и говорит ведущий, так именно для него.

Пожалуй, первой задачей ведущего является объединение аудитории. Этой цели отвечает умение обрисовать экономико-конъюнктурную ситуацию с представляемым товаром или услугой. Каков бы ни был предмет презентации, очень важно, чтобы все получили предварительную информацию,, а ведущий продемонстрировал свое знание этой ситуации и ее коммерческой подоплеки.

Ведущему важно иметь нюх на скуку. Как только установлен скучный момент, его необходимо нейтрализовать. Может быть, полезно вернуться к интересной информации, от которой раньше пришлось отказаться ввиду ее недостаточной важности.

Если аудитория не имеет на руках отпечатанного экземпляра программы презентации, то, естественно, она не знает, что ее ждет впереди. Очень важно давать ей это понять. Обычно это делается с помощью словесных оборотов типа: «Буквально через минуту я продемонстрирую вам кое-какие интересные иллюстрации...», «Скоро мы посмотрим, добьюсь ли я такого эффекта, о котором вы уже слышали...», «Это было снято на пленку и чуть позднее вы это увидите».

Полезно ободрять аудиторию шуткой, сообщая о следующем пункте программы. Следовательно, некоторый набор таких шуток всегда полезно иметь наготове.

Было обнаружено, что просто наличие на столе каких-нибудь привлекательных коробочек, подставок с плакатами или любой маленький дешевый предмет, который имеет отношение к деятельности фирмы, удивительно резко повышает интерес аудитории.

Считается, что есть одна возможность усилить, обострить внимание аудитории, которая слишком часто отвергается, – это дать присутствующим что-нибудь подержать в руках и, если возможно, то и сохранить. Не обязательно вручать каждому, однако, делать это следует.

Психологи утверждают, что перед самой демонстрацией внимание обостряется, так что между словами: «Хорошо, давайте попробуем включить эту машину...» и действительным нажатием на выключатель ведущий получает отличный момент, чтобы сказать что-то важное.

К числу эффективных способов расположить к себе слушателей и зрителей следует отнести:

– любое выражение искренних положительных чувств ведущим;

– какое-нибудь откровение ведущего о себе;

– возражение ведущего собственным доводам во время презентации.

Каждый выступающий должен уметь любой раздел презентации завершать наилучшим материалом, хотя бы для того, чтобы слушатели могли сказать друг другу за кофе: «Совсем недурно, не правда ли?».

Необходимо уметь сформулировать ключевую фразу, которую должны запомнить слушатели, когда презентация закончится.

Ведущему необходимо иметь в виду то обстоятельство, что аудитория, присутствующая на презентации, различается уровнем знаний. Это действительно одна из значимых проблем. Ведь надо все хорошо объяснить менее опытным, не нагнать скуку на специалистов, не потакать наиболее сведущим в данном вопросе слушателям в ущерб всем остальным.

Приходится» искать самые разные пути, позволяющие мягко и ненавязчиво сообщать подоплеку вопроса. Этому помогает множество выражений, которые можно использовать без всякого вреда для выступления: «Честно говоря», «Главным образом», «В общем»,

«За некоторым исключением» и т.д. Это облегчает задачу избежать нагромождений многочисленных отступлений и пояснений, показав при этом специалистам, что ведущий знает материал.

Главное же правило здесь таково: «Никогда не переоценивать знания своих слушателей и никогда не недооценивать их интеллект».

Психологи рекомендуют обращать внимание при подготовке текстов выступлений на то, чтобы в них:

– проверить, не осталось ли каких-нибудь информационных пробелов, которые никто не заполнит;

– определить места в текстах, где есть наибольшая вероятность столкнуться с сопротивлением или недоверием аудитории;

– критически рассмотреть все выступления с точки зрения аудитории;

– тексты должны быть написаны исключительно в разговорной форме, грамотно. Словарь, грамматика и синтаксис разговорной речи воспринимаются слушателем сходу;

– в текстах должны присутствовать народные выражения, делающие речь яркой и выразительной;

– в разговорной речи допустимо использование сленга;

– использовать только первое и второе лицо, но не третье;

– использовать короткие слова и краткие предложения;

– употреблять активный залог вместо пассивного;

– помнить, устная речь воспринимается слушателем сходу, поэтому вся имеющая отношение к делу информация должна быть представлена в наилучшем порядке, обеспечивающем мгновенное усвоение;

– главные мысли всегда помещать ближе к началу предложения;

– все второстепенные детали предложения поместить после основного глагола;

– расставлять указатели (некий эквивалент глав или параграфов). Для этого требуется произнести подводящее итог предложение, а затем задать вопрос, позволяющий перейти к новому разделу;

– помнить, что факты гораздо проще усвоить, если их хочется узнать, чем когда просто представляют их. Неоценимым изобретением для этого оказываются риторические вопросы. Они хорошие помощники, когда надо подстегнуть интерес аудитории;

– использовать призеры и аналогии. Считается, что хорошо подобранная параллель, входящая в сферу опыта аудитории, часто экономит кучу денег, необходимых на визуальные средства или десять минут, требующиеся на объяснение.

Полезно избегать:

– противоречий, двусмысленностей, а также частичных и полных совпадений;

– материалов, которые могут вызвать раздражение;

– технических терминов, если нет уверенности, что аудитория знакома с ними;

– литературных фраз, каких люди никогда не употребляют в разговорной речи;

– длинных предложений: в две строчки уже длинное;

– упрощений до примитивного;

– высокопарного пустословия;

– жаргона;

– абстрактных существительных;

– бормотания;

– запинания и чрезмерных пауз;

– нечеткой речи;

– назойливого словесного и физического манерничанья;

– фраз-паразитов.

Цель ведущего – говорить почти также, как если бы он беседовал с парой друзей, сохраняя естественность и стиль своего поведения. Опытный, квалифицированный ведущий понимает, что хорошее выступление обращено к большой аудитории так, словно это один человек.

3. Психология визуальных вспомогательных средств

Есть старая английская пословица: «Я услышал и забыл, я увидел и запомнил, я сделал и понял». Аудитория на презентации вряд ли много сделает и поймет, очень многое будет услышано и забыто. И тем не менее она запомнит то, что увидит. Выступающие должны позаботиться о том, чтобы аудитория увидела все, что она должна будет запомнить.

Презентация разнообразится показом слайдов, видео-, другими визуальными средствами, прослушиванием звукозаписей, сменой выступающих, вопросами и, конечно, любыми другими методами коммуникации.

Чем хороши визуальные средства? Тем, что:

– могут быстро и доходчиво изобразить вещи, которые невозможно передать словами: рисунок стоит тысячи слов;

– экономят время;

– вызывают интерес;

– разнообразят презентацию;

– усиливают воздействие выступления на аудиторию;

– они дольше всего остаются в памяти из всего того, что происходило на презентации, в то время как слова забываются.

Все визуальные средства можно разделить на три категории:

– поясняющие;

– подтверждающие и

– оказывающие воздействие.

Наблюдения показывают, что воздействующие на аудиторию визуальные средства – это как раз то, о' чем чаще всего забывают. Они легко определяются ответом на вопрос: «Какие изображения выступающим хотелось бы запечатлеть в памяти слушателей?». Их следует хорошо продумать и разместить в ключевых позициях (это начало и конец встречи).

Наиболее распространенные средства визуализации на презентациях следующие:

– плакаты;

– схемы;

– слайды;

– белые доски;

– эпидиапроектор;

– проектор;

– сборные визуальные средства;

– видеоролики,

– отдельные предметы;

– действующие модели.

Плакаты. Часто основной недостаток – изображение слишком мелкое, чтобы аудитория могла рассмотреть детали. Очень хороши, но недостаточно используются эскизы и карикатуры, иллюстрирующие абстрактные понятия типа рассеянность.

Схемы. Если ведущий – правша, то схема должна находиться слева от него, когда он стоит лицом к аудитории. На схему лучше указывать левой рукой, стоя лицом к аудитории. Иногда ведущие забывают о том, что когда они одновременно говорят и рисуют или показывают на схеме что-то, аудитория слышит их гораздо хуже. Лучше избегать таких ситуаций – проще прерваться на одно-два предложения. Как-то не всегда догадываются, что добиться отличных ровных линий или окружностей можно нарисовав их предварительно по шаблонам перед презентацией, а потом всего лишь обвести эти карандашные линии фломастером. Очень важно убедиться, что схемы хорошо крепятся.

Слайды. Очень полезно помнить, что когда третий слайд подряд демонстрируется вверх ногами, даже самая сдержанная аудитория начинает смеяться. Это означает, что ошибки в применении слайдов бывают двух типов: в замысле и в исполнении.

Вообще-то первое требование к слайду: он не должен быть самообъясняющим. Часто он оказывается эффективным именно тогда, когда не может быть толком понят до тех пор, пока ведущий

его не прокомментирует. Таким образом, слайд должен быть поддержкой ведущему, а не заменителем его.

Второе, важно помнить, что слова – это не визуальное средство. Это означает, что слайды не должны без особой необходимости демонстрировать текст: слова – это работа ведущего.

Демонстрация слайдов с текстами на презентациях противопоказана по следующим важным соображениям:

– люди слышат с одинаковой скоростью (скоростью говорящего), а читают с разной скоростью. Поэтому аудитория немедленно разбивается на группы, которые мысленно находятся вне контакта с ведущим и друг с другом;

– возникает проблема, что делать в этот момент ведущему: молчать или говорить? Если говорить, то что? Если дублировать то, что на экране, тогда зачем нужен слайд? Что-то другое – тогда это грубейшая ошибка коммуникации. Если ведущий будет молчать, то некоторые закончат чтение и будут скучать, дожидаясь, пока другие дочитают.

И все же иногда приходится демонстрировать слайды со словами. В этом случае важно выполнять ряд требований, таких, как:

– слов должно быть мало;

– слова должны быть хорошо видны всем присутствующим;

– слова обязательно должны располагаться строго по горизонтали, а не под различными углами.

Полезно спрашивать ведущему себя, готовясь к презентации:

– не «Какие слайды нужны на презентации?», а «Нужны ли какие-то слайды на презентации?»

– не «О чем скажет этот слайд?», а «Что покажет этот слайд?» Проектор. При демонстрации слайдов очень важно, чтобы оператор помнил о следующем:

– он должен вручную отобрать слайды в соответствии со сценарием, а затем, зарядив их в кассету, еще раз свериться со сценарием;

– он не должен делать каких бы то ни было сокращений или изменений в порядке демонстрации после генеральной репетиции;

– он должен избегать перезарядки слайдов во время презентации: лучше использовать вторую кассету или второй проектор;

– если какой-нибудь слайд необходимо показать дважды, то лучше сделать с него копию, вместо того, чтобы его искать, вынимать и вставлять в другое место;

– иметь фонарик, чтобы находить упавшие слайды;

– следить за тем, чтобы, показав слайд, не убрать его без всяких комментариев, особенно когда он достаточно сложен и требует пояснений;

– не стоять между экраном и проектором, так как, во-первых, отбрасывается тень, а во-вторых, часть слайда проецируется на лицо

оператору и придает ему глупый вид, что совершенно отвлекает или, что еще хуже, смешит аудиторию,

– не оглядываться через плечо при смене слайда, чтобы убедиться, правильный ли кадр демонстрируется: ведущий должен быть в этом уверен, если проводились репетиции;

– как только тема, связанная со слайдом, исчерпана, его нужно сразу убрать;

– лучше не пользоваться лазерным фонариком: он отвлекает как говорящего, поскольку ему надо увидеть цель и попасть в нее, так и аудиторию, которая блуждает взглядом по экрану в поисках пятна, невольно по ассоциации припоминая известные сюжеты фильмов с такими же красными кружочками на лбу живой мишени.

Белые доски. Обычно на досках оставляют изображения после окончания пояснений. Это ошибка: рисунок отвлекает слушателей.

Эпидиапроектор (ЭДП). Внимание выступающего от аудитории очень легко отвлекается, если ведущий беспокоится, в нужном ли порядке идут рисунки, правильно ли он их кладет и снимает, и т п. Считается, что особыми преимуществами перед схемами эпидиап-роекторы не обладают, за исключением случаев, когда аудитория слишком велика: тогда схемы оказываются слишком малы, чтобы все смогли их рассмотреть. Однако, если ЭДП все-таки используется на презентации, то включать его не следует, пока не разместится рисунок, а при смене изображения его необходимо выключать. Если ведущий пользуется указкой, то ее кончик не должен бродить по экрану – надо указать на нужное место, ненадолго ее там задержать, а затем убрать. Не следует использовать указку как щегольскую тросточку, маршальский жезл, палочку для почесывания спины и т.п.

Сборные визуальные средства. Это обычно магнитные, прорезные или булавочные доски, на которых можно создавать изображения, добавляя по ходу действия различные детали. Ограничение этого вида визуального средства в том, что большую часть времени презентации придется вылавливать нужную деталь в куче других. В таких случаях лучше пользоваться «открывающейся» доской, которая вначале выглядит пустой, но по ходу объяснения заполняется путем снятия пустых карточек. Однако и здесь необходимо учитывать один психологический нюанс. Дело в том, что на ранних стадиях демонстрации открывание идет слишком медленно и аудитория быстро начинает скучать от созерцания большого количества неоткрытых карт. Полезно использовать такой прием: очень быстро снять первые карточки – тогда интерес возрастет и можно будет позволить себе действовать немного медленнее и продлить неизвестность.

Видеоролики. Хороший видеофильм – сам по себе уже надежный и полный вариант презентации. Это наиболее полная и сильная форма коммуникации. Видео привлекает внимание таким путем, который невозможен для печатного слова. Очень полезно при демонстрации видеороликов:

– избегать затягивания демонстрации: через какое-то время видео начинает становиться главной частью презентации, снижая важность и воздействие всего остального;

– сопротивляться искушению использовать хороший отрывок записи только потому, что он хороший, но его невозможно связать с предметом беседы;

– помнить, что видео – это движущееся изображение и оно должно показывать вещи, которые движутся. Там, где обычные фотографии выполняют свою задачу дешевле и лучше, лучше использовать их, а не видео;

– остерегаться оживленных комментариев к отрывкам без звука: возникает проблема ориентироваться в том, что показывается на экране, и успевать за всем этим.

Отдельные предметы. Очень полезны отдельные вещицы, способные быть интересными для аудитории, имеющие отношение к презентации и которые можно достать из кармана или из-под стола. Интерес к презентации существенно возрастает, если на ней демонстрируют какие-то предметы, поскольку это:

– превращает абстрактную идею в конкретный физический объект;

– не требует утомительной подготовки;

– облегчает запбминание материала аудиторией.

Действующие модели. Демонстрация действующей модели – кульминация презентации. Если же модель вдруг не работает – то это почти катастрофа. Поэтому, если возможно, то нелишне иметь для страховки второй экземпляр модели, также тщательно проверенный и подготовленный.

В целом при работе с визуальными средствами полезно:

– не загораживать их во время использования;

– не оставлять их на виду после того, как закончена работа с ними;

– не отворачиваться от аудитории чаще, чем это необходимо;

– не демонстрировать ничего без пояснения;

– освоиться с ними, чтобы не копаться во время сообщений;

– убедиться, что они используются в периоды пониженного внимания аудитории;

– убедиться, что все они достаточно хорошо видны для всей аудитории.

Недостатки визуальных средств:

– их разработка требует много времени и значительных усилий;

– могут запутать и отвлечь внимание от того, что, собственно, нужно разъяснить, на то, как это подано;

– снижают гибкость презентации;

– стоят больших денег;

– если их демонстрация не удается, то она может полностью провалить презентацию.

4. Эффективные презентации: учет психологии аудитории

Аудитория на презентациях почти во всех случаях приглашается самими ведущими или их организацией, при этом стремление ведущего сообщить информацию обычно превышает желание аудитории получить ее. Ведущий обращается к аудитории с уважением подчиненного к людям более высокого положения. Он не может потребовать их внимания, самое большее, что он может, – это заслужить его. Обычно презентация бывает успешной, если она разжигает любопытство и стимулирует желание получить как можно больше информации.

Первые несколько минут презентации крайне важны, хотя это не имеет никакого отношения к их содержанию. Выступающему необходимо, чтобы слушатели его приняли, и если он даст понять, что у него с аудиторией много общего, то его выслушают с гораздо большим интересом. Существует множество психологических приемов, предназначенных для того, чтобы расположить к себе слушателей. Таковыми являются, например, любое выражение искренних чувств выступающего, какое-нибудь откровение о самом себе, возражение собственным доводам во время презентации и многие другие.

По шутливому замечанию Энтона Джея, слушатели в начале презентации похожи на лошадей перед скачками,– рассеявшимися по помещению и глядящими в различных направлениях. Судья на старте должен выстроить их в одну линию, чтобы все они стартовали одновременно и помчались в нужном направлении. Аналогичная задача у ведущего – он должен сделать нечто подобное, ибо в противном случае он рискует рвануть галопом с самого начала и блестяще промчаться в одиночестве, даже не заметив, что остальные все еще у стартовых ворот.

Продолжительность презентации в каждом конкретном случае зависит от представляемого материала. Естественной особенностью всякой презентации является ограниченность ее продолжительности. Поэтому первый вопрос ведущего презентации такой: «Сколько времени может уделить этому аудитория?»

Впрочем, здесь уместен вопрос иного рода: а что наполняет содержанием понятие «аудитория»? Психологами установлено, что аудиторию определяют следующие факторы:

– собраны ли зрители плотно или они рассеяны по помещению;

– насколько хорошо они знают друг друга или не знают вовсе;

– видели ли они ведущего раньше и если да, то как часто;

– тип помещения: высокое или низкое, светлое или мрачное, уютное или некомфортное, большое или маленькое и т.п.;

– расстояние между ведущим и первым рядом и др.

Оказывается, что и характер внимания, с которым присутствующие воспринимают все, что происходит на презентации, существенным образом зависит от типааудитории. Какой же бывает аудитория?

Существует три различных типа аудитории, различаемые по количеству в ней физических лиц и с точки зрения того, как она реагирует на ведущего:

– большая аудитория. Это группа от 100 до 200 человек;

– средняя аудитория. Это группа от 15 до 100 человек;

– маленькая аудитория. Это группа до 15 человек. Считается, что главный парадокс аудиторий состоит в том, что

чем они огромнее, тем больше похожи на одного человека, тем больше однородность.

Есть проблема и для ведущего: чем больше аудитория, тем меньше она реагирует на то, что презентуется, и тем больше – на человека, который презентует, то есть на ведущего. Характерен ряд важных особенностей для людей, собранных в большую группу в одном месте:

– они объединяются и солидаризируются;

– они единодушно принимают и одобряют чье-то лидерство;

– здесь неуместны детальные и обстоятельные дискуссии;

– здесь труднее построить доводы так, чтобы аргументы были уместны и понятны любому, а не некоторым;

– здесь на идеи реагируют не личности, а группа;

– действуют групповые стандарты поведения;

– публично определяются угрозы для группы;

– провозглашается совместное решение идти вперед к ...;

– бурно приветствуются те, кто этих людей туда поведет. При проведении презентаций существенную роль играет одно

обстоятельство: аудитория меньше 50 человек или больше 200, поскольку в середине находится область неопределенности. Поэтому устроителям презентации приходится с самого начала решать вопрос: какого размера аудитория им нужна? Потому что то, что можно сказать обычным голосом группе в 30 человек, совершенно бессмысленно, хотя и возможно, прокричать в микрофон для 200 и более человек.

Психологи отмечают ряд подводных камней для хороших ведущих. К ним относятся:

– высокомерие, в том числе и неумышленное. Выступающие на презентациях в одиночку находятся на возвышении, в то время как люди, нередко превосходящие ведущих по статусу, сбились в группу, которая их слушает. Ведущий занимает такое положение благодаря своему авторитету в собственном предмете. Опасность возникает, если он начинает высказывать предположения, даже если и верные, по предмету, в котором аудитория, как она в этом изначально уверена, более компетентна;

– желание махать кулаками, когда можно применять приемы дзюдо. Презентация – малоподходящее место для убеждения присутствующих в том, что их представления ошибочны. Лучшее, что можно сделать в таких ситуациях, это принять их убеждения, но дать понять, что имеют место и неверные заключения;

– публично отвечать на вопросы, способные нанести вред презентации. Лучше это сделать индивидуально в неофициальной обстановке после презентации;

Ведущему полезно знать типы вопросов, способных нести опасность для презентации. Это:

– вопрос–скрытое возражение;

– оборонительный вопрос;

– испытующий вопрос;

– вопрос-демонстрация;

– вопрос-вызов.

Вопрос–скрытое возражение. Задается с неодобрением в ситуациях, существенно угрожающих интересам того, кто этот вопрос задает. Справиться с этим можно при помощи обычных приемов:

– не становиться в оборонительную позицию;

– переформулировать вопрос для себя;

– не вступать в спор;

– упомянуть о выгодной стороне дела.

Оборонительный вопрос. Обычно его задают в случаях, когда предложение ведущего может задеть интересы того, кто вопрос задал. Единственный способ успешно справиться – это переадресовать этот вопрос самому задающему, добиться, чтобы он разговорился, затем, если есть затруднение разрешить вопрос на фактическом уровне, передать его другим членам группы.

Испытующий вопрос. Предназначен для проверки знаний и опыта ведущего. Золотое правило – не блефовать и не оправдывать своего незнания. Полезно пообещать задавшему вопрос выяснить неизвестное и выполнить это обещание.

Вопрос-демонстрация. Обычно его задают с целью показать коллегам, как хорошо задающий вопрос информирован. Ничто не сделает этого человека счастливее, чем публичная похвала его знаний, подтверждения того, как он умен.

Вопрос-вызов. Возникает, когда ведущий высказывает некоторое суждение, неосторожно посягающее на область знаний одного из зрителей. Самое лучшее – мгновенно отступить, сохраняя достоинство, возвращая ему права в его владениях и по возможности спросить у него совета.

В целом трудные вопросы лучше всего переадресовывать коллеге-эксперту, другому члену аудитории, предложить для всеобщего обсуждения.

Можно отметить различия между большими и малыми группами, которые необходимо учитывать ведущему во время презентации.

Большая аудитория:

– максимум ораторского искусства;

– максимум четкости в работе с визуальными средствами;

– минимум вопросов. Маленькая аудитория:

– максимум вопросов и ответов;

– максимум неофициальности;

– максимум гибкости в последовательности и содержании;

– максимум знаний своего предмета;

– средние навыки оратора и навыки в обращении с визуальными средствами.

Несколько соображений о месте проведения презентации. Полезно придерживаться следующих рекомендаций:

– если есть возможность провести презентацию в своем помещении, сделать это;

– если приходится выбирать между залом, который чуть маловат, и тем, который слишком велик, то с учетом размеров аудитории, лучше выбрать меньший: много пустого пространства действует угнетающе;

– из различных способов рассаживания аудитории стоит воспользоваться:

квадратным расположением – самое лучшее; относительно узко и глубоко – хорошо для шоу; широко и неглубоко – является неофициальным и удобно для участия аудитории.

Требования к одежде ведущего-мужчины:

– высококачественная одежда;

– пиджак; если он двубортный, должен быть застегнут, когда ведущий стоит;

- 15 мм манжеты рубашки должны быть видны из-под рукава;

– носки должны быть того же цвета, что обувь или брюки;

– карманный платок должен гармонировать с галстуком или рубашкой по цвету, но ни в коем случае не быть точным по цвету;

– темные нейтральные тона, которые ведущему идут;

– галстук должен быть точно до пояса, не выше и не ниже;

– ремень хорошего качества;

– пояс брюк должен проходить через пуп;

– брюки – достаточной длины, внизу – закрывать щиколотки, но не «подметать» пол;

– хорошая ручка.

Требования к одежде ведущего-женщины:

– изящные серьги, однако не слишком длинные и не бренчащие;

– каблук обуви не слишком высокий; <

– цвет обуви не должен быть светлее платья или юбки;

– насыщенные и яркие тона в деталях поближе к лицу, чтобы привлечь взгляд именно туда.

Полезно избегать:

– старомодной одежды;

– крайностей моды;

– открытой одежды;

– тесной одежды, затрудняющей движения и жесты;

– сильного запаха духов или лосьона для бритья;

– новой одежды или обуви, впервые надетой;

– избытка крупных узоров и ярких цветов на большом пространстве.

В ходе самой презентации участники-устроители должны усвоить и обеспечивать непринужденный подход. Не должно звучать никакой критики, никаких обвинений. Господствует абсолютная уверенность в том, что все пройдет гладко, «как надо». Не должно быть никаких срочных переговоров шепотом, после которых кто-то срывается с места, даже не пытаясь скрыть поспешность. Особо обращать внимание на то, чтобы какую-то неполадку, промах превратить в шутку, Юмор, успех. Провал – не всегда провал. Иногда это просто неправильная реакция на него ведущего.

Вопросы для самопроверки:

1. Каковы психологические цели презентации?

2. Каковы основные разделы сценария презентации?

3. Каковы психологические требований к ведению презентации, касающиеся ведущего?

4. Каковы психологические требования к текстам выступлений на презентации?

5. Раскройте психологические ресурсы и ограничения визуальных средств презентации:

– плакатов;

– схем;

– слайдов;

– белых досок;

– эпидиапроектора;

– проектора;