Обслуживание процесса исполнения документа

В соответствии с утвержденным Положением о системе досту­па к конфиденциальным документам после учета документов осу­ществляется их рассмотрение и передача для исполнения.

При большом объеме поступающих документов целесообразно осуществлять их предварительное распределение по уровням при­нятия решений по ним. С этой целью разрабатывается Перечень поступивших документов, направляемых на исполнение без рас­смотрения руководителем предприятия. В этом перечне полномо­чия по принятию решений по исполнению документов делегируют­ся на соответствующий уровень управления. В перечень включа­ются конкретные наименования поступающих документов, имею­щих, как правило, типовой и повторяющийся характер, которые ад­ресуются заместителям руководителя предприятия, руководителям подразделений или непосредственным исполнителям без рассмот­рения этих документов руководителем предприятия.

Разработку перечня целесообразно возлагать на ПДЭК. При подготовке перечня необходимо учитывать требования Положения о системе доступа к конфиденциальным документам в части обес­печения правомерности доступа к документам в процессе делеги­рования полномочий по их рассмотрению.

Перечень подписывается председателем и членами ПДЭК и вводится в действие приказом руководителя предприятия. В прика­зе определяется и должностное лицо, которому предоставляется право адресования документов, включенных в перечень. Им может быть руководитель подразделения конфиденциального делопроиз­водства, руководитель службы безопасности или помощник (рефе­рент) руководителя предприятия. Это лицо в соответствии с переч­нем лишь адресует документы без указания порядка и сроков их исполнения, поскольку при адресовании документов руководите­лям различных уровней эти руководители в резолюции определяют характер и сроки исполнения документов, а при адресовании доку­ментов непосредственным исполнителям последние знают, что нужно сделать по исполнению документа и в какие сроки, т.к. такие документы являются типовыми и характер их исполнения одноти­пен.

Перечень позволяет сократить путь и время движения доку­ментов до непосредственных исполнителей, а следовательно, ус­корить процесс их исполнения, освободить руководителей различ­ного ранга от рассмотрения вопросов, которые могут быть решены непосредственными исполнителями документов, уменьшить трудо­затраты на рассмотрение, исполнение и обработку документов, обеспечить выполнение требований системы доступа к поступив­шим документам.

Не включенные в перечень поступившие документы, а также изданные документы и документы выделенного хранения, подле­жащие рассмотрению непосредственно руководителем предпри­ятия, передаются ему под подпись в "Журнале передачи конфи­денциальных документов", если они не рассматриваются в присут­ствии сотрудника подразделения конфиденциального делопроиз­водства, ответственного за их учет

При одновременном получении и возврате нескольких доку­ментов может проставляться одна подпись за все документы.

Если после рассмотрения документов в присутствии сотрудни­ка подразделения конфиденциального делопроизводства у руково­дителя остается часть их, то в журнал передачи конфиденциаль­ных документов вносится только эта часть.

В процессе рассмотрения документов на них пишутся резолю­ции. В состав резолюции входят следующие элементы: инициалы, фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения (предписываемое действие), срок исполнения (при необходимо­сти), подпись, дата, например:

И. В. Бородину

Н.И. Самойловой

Прошу подготовить

проект договора

к 18.04.2003.

Личная подпись 09.04.2003

Текст поручения должен быть конкретным и кратким. Не долж­ны быть резолюции типа: "Прошу зайти", "Прошу переговорить" и т.п. Если для принятия решения необходим разговор с исполните­лем, то приглашение исполнителя должно оформляться не резо­люцией, а записью на отдельном прикрепляемом к документу лис­те или другим способом. После разговора с исполнителем должна быть оформлена резолюция на документе.

В случаях, когда поручение дается двум и более лицам, ответ­ственным исполнителем является лицо, указанное первым. Ему предоставляется право координации работы соисполнителей. Если ответственным исполнителем назначается лицо, указанное в резо­люции не первым, то рядом с его фамилией в скобках или через тире проставляется "отв.".

На документах, не требующих указаний по исполнению и сро­кам исполнения, эти данные не проставляются.

Резолюция пишется на площади между адресатом и текстом. Если она не помещается на этой площади, то ее можно писать на свободном месте первого листа, за исключением полей. Допуска­ется оформление резолюции на отдельном листе с указанием на нем учетного номера и даты документа, к которому относится ре­золюция, однако не следует вводить это в систему, т.к. резолюция является составной частью документа и поэтому должна, как пра­вило, оформляться на нем.

На документах, требующих контроля исполнения, может про­ставляться на левом поле на уровне заголовка реквизит "Отметка о контроле", который обозначается буквой "К" либо словом или штампом "Контроль". Целью отметки является напоминание испол­нителю об обязанности исполнения документа в установленный срок и указание подразделению конфиденциального производства о взятии документа на контроль.

После рассмотрения и написания резолюций на документах они, как и документы, адресованные исполнителям в соответствии с Перечнем поступивших документов, направляемых на исполне­ние без рассмотрения руководителем предприятия, а также тре­бующие исполнения внутренние документы, передаются исполни­телям под подпись в соответствующих учетных формах. Обяза­тельность подписи за получение и возврат конфиденциальных до­кументов независимо от занимаемой должности необходима и для обеспечения сохранности документов, и потому, что при безраспи-сочном получении документов в случаях их утраты пользователи, как правило, заявляют, что они утраченный документ не получали, и вся вина за утрату ложится на сотрудника подразделения конфи­денциального делопроизводства. Подпись за получение докумен­тов проставляется в графе 10 журнала учета поступивших доку­ментов с заполнением граф 8, 9¹⁶, в графе 8 журнала учета издан­ных документов с заполнением граф 6-7 (в графе 5 делается про­черк), в графе 2 карточки учета выдачи конфиденциального доку­мента выделенного хранения с заполнением графы 1.

Если исполнителей несколько, то документ в первую очередь передается ответственному исполнителю, указанному в резолю­ции, а при отсутствии указания - поставленному в резолюции пер­вым.

При получении документа исполнитель должен проверить со­ответствие учетного номера документа и количества его листов (с просчетом) записям в учетных формах.

Передача документов между исполнителями должна произво­диться через подразделение конфиденциального делопроизводст­ва или (при возврате в течение рабочего дня) по разовой расписке, минуя подразделение конфиденциального делопроизводства.

При карточном способе учета при изменении местонахождения документа в контрольном журнале карандашом проставляется но­вое местонахождение документа, а карточка перемещается в соответствующую ячейку картотеки.

Если документ одновременно выдается по частям нескольким исполнителям, то при карточном способе учета подписи за получе­ние документа проставляются на основной карточке, которая ста­вится в ячейку картотеки под фамилией одного из исполнителей, в ячейки остальных исполнителей помещаются сигнальные карточки, которые могут быть либо дубликатом основной карточки с указани­ем количества листов (экземпляров), выданных исполнителю, либо лишь содержать сведения об учетном номере документа, фамилии соответствующего исполнителя, количестве полученных им листов (экземпляров).

Документы, требующие подготовки ответа или принятия реше­ния, подлежат контролю. Организация контроля должна обеспечи­вать качественное и своевременное исполнение документов.

Ответственность за качество исполнения документов несут ис­полнители и руководители подразделений, в которых работают ис­полнители.

Контроль за сроками исполнения документов осуществляет на­ряду с руководителями соответствующих структурных подразделе­ний подразделение конфиденциального делопроизводства.

Если исполнение документа поставлено на контроль, то для его осуществления при карточном способе учета используются дополнительные экземпляры учетных карточек, в которых для перенесения резолюции руководителя и контрольных отметок используются графы, отражающие движение документов в ходе их исполнения.

В контрольных карточках не должны содержаться конфиденци­альные сведения.

При контроле документов, пункты которых имеют самостоя­тельного исполнителя и свой срок исполнения, на каждый из пунк­тов заполняется отдельный экземпляр карточки учета (контрольной карточки).

Из карточек контролируемых документов формируется кон­трольная картотека по срокам исполнения документов. В пределах каждого срока карточки могут систематизироваться по видам учета документов, исполнителям, видам документов и др.

При автоматизированном контроле исполнения документов со­ответствующие данные вводятся в компьютер.

В процессе контроля исполнения документа подразделение конфиденциального делопроизводства должно периодически (в установленные на предприятии сроки) напоминать исполнителю о контролируемом документе, о чем в графе "Контрольные отметки" контрольной карточки проставляется соответствующая дата. О на­рушении срока исполнения документа подразделение конфиден­циального делопроизводства извещает соответствующего руково­дителя

После исполнения документа исполнитель проставляет на нем отметку об исполнении документа и направлении его в дело, кото­рая включат следующие данные:

- ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего об исполнении данного документа, или при отсутствии такого доку­мента краткую справку об исполнении;

- слово "В дело";

- номер (индекс) дела, в которое должен быть подшит доку­мент;

- подпись исполнителя или руководителя структурного под­разделения, в котором исполнен документ;

- дату.

Исполненный документ вместе с документом -ответом (при на­личии) сдается в подразделение конфиденциального делопроиз­водства. Сотрудник подразделения должен проверить правиль­ность произведенной отметки об исполнении документа, соответ­ствие вида и заголовка документа заголовку дела, в которое он на­правляется, просчитать количество листов документа и проверить соответствие их учетным данным, расписаться за получение доку­мента в соответствующих графах учетных журналов (карточек). Контролируемый документ по решению соответствующего руково­дителя снимается с контроля, контрольная карточка (дубликат учетной карточки) или уничтожается, или помещается в справоч­ную картотеку. Основная учетная карточка (при карточном способе учета) перекладывается в картотеку исполненных документов, в которой карточки располагаются в последовательности их номе­ров.

Если конфиденциальный документ не требует исполнения, а адресован лишь для ознакомления, то он может не выдаваться на рабочее место исполнителя, а ознакомление с ним производится в подразделении конфиденциального делопроизводства (комнате для исполнителей). При этом если ознакомление производится в присутствии сотрудника подразделения конфиденциального дело­производства, ответственного за учет документа, то подпись в учетной форме за получение документа может не проставляться. Подписи об ознакомлении с документами с проставлением даты производятся на самих документах, а подписи об ознакомлении с распорядительными документами могут проставляться на специ­альном листе ознакомления.

В комнате для исполнителей или устанавливаемых в подраз­делении конфиденциального делопроизводства кабинах произво­дится и исполнение документов, если на рабочих местах в служеб­ных комнатах исполнителей нет необходимых условий, обеспечи­вающих сохранность документов и содержащейся в них информа­ции.