Раздел vi. информационные технологии в делопроизводстве

Изучив этот раздел, Вы узнаете: о современных средствах оргтех­ники, применяемых в делопроизводстве; о современных компью­терных технологиях оформления, обработки, хранения и поиска документов.

В Рабочей тетради 3 Вы уже знакомились с информационными тех­нологиями в экономике и управлении, а также с основными прин­ципами работы на компьютере.

Сейчас нам предстоит познакомиться с использованием информа­ционных технологий в делопроизводстве.

Тема 6.11. Современные средства оргтехники

В настоящее время оргтехника в России классифицируется по сле­дующим основаниям:

1. Носители информации (на бумажной основе, на магнитных но­сителях и т.д.).

2. Средства составления и изготовления документов (ручки, пе­чатные машинки, диктофоны и т.д.).

3. Средства репрографии и оперативной полиграфии (копиры, дуп-ликаторы и т.п.).

4. Средства обработки документов (листоподборочные машины, ламинаторы и т.п.).

5. Средства хранения, поиска и транспортировки документов (пап­ки, картотеки, шкафы и т.п.).

6. Средства электросвязи (телефонная связь, электронная по­чта и т.п.).

7. Банковская оргтехника (банкоматы, машины для счета купюр и т.п.).

8. Другие средства оргтехники (компьютерные аксессуары и т.п.).

9. Офисная мебель и оборудование.

Подробно мы рассмотрим только те средства оргтехники, которые чаще всего встречаются в современных офисах.

1. Носители информации.

К ним относятся: бумага, аудио и видео кассеты, дискеты, CD и т.п.

2. Средства составления и изготовления документов

Шариковые ручки - самые простые средства для составления тек­стовых документов.

Диктофон - это устройство для записи и воспроизведения устной речи. Обычно их используют на совещаниях, во время выступле­ний или докладов. Воспроизведение записи может осуществляться с замедлением, это очень удобно для расшифровки.

С разными видами принтеров и плоттерами Вы уже знакомились в Рабочей тетради 3.

3. Средства репрографии и оперативной полиграфии.

Для копирования документов чаше всего применяются копиры или так называемые ксероксы.

Это интересно

Ксерография изобретена американцем Честером Карлсоном. С момента выпуска в 1949 г. первого ксерографа машина претерпела целый ряд тех­нологических и конструктивных изменений, но суть процесса осталась неизменной. Копировальные аппараты этого типа настолько популярны в России, что название компании XEROX Corp., имеющей исключительные права на данный способ копирования, стало нарицательным и при­меняется для обозначения процесса репрографии вообще, вне зависимости от того, машина какой фирмы применяется.

Скопировать любой документ очень просто. Включите аппарат, дай­те время на его прогрев (примерно 1 минута). Затем следуйте инст­рукции:

1. Поднимите крышку, положите оригинал копируемого документа лицевой стороной на стекло.

2. Определить размер необходимой Вам копии. Если копия нужна без уменьшения или увеличения, размер устанавливается 1:1 или на 100%. Если необходимо изготовить копию увеличенного или уменьшенного размера, то выберите одну из фиксированных вели­чин увеличения или уменьшения (например, А5, А4), или задайте величину масштабирования в процентах (например, 80%).

3. Убедитесь, что в аппарате есть бумага для копий.

4. Нажмите зеленую кнопку ‹│‌‌‌›

5. Возьмите готовую копию с выходного лотка и не забудьте взять оригинал.

Если нужно получить несколько копий с одного оригинала, набе рите нужное число (например, 12) и нажмите кнопку ‹│‌‌‌›

Копирование можно прервать в любой момент нажатием красной кнопки СТОП.

Наиболее часто в ксероксах имеются следующие дополнительные устройства:

- автоподатчик. Позволяет уложить в лоток стопку оригиналов, задать режим копирования и количество копий и размножить всю стопку за один прием;

- подборщик копий (сортировщик). Как правило, устанавливает­ся вместе с автоподатчиком и раскладывает размножаемый доку­мент по экземплярам в процессе копирования;

- устройство для двустороннего копирования. Позволяет автома­тически изготавливать одно- и двусторонние копии с двусторон­них оригиналов, а также двусторонние копии с односторонних оригиналов;

- устройство для выделения цветом. Позволяет отпечатать часть листа заданным цветом.

Ризограф - это золотая середина между обычным копировальным аппаратом и типографской печатью. Он стал основой мини-типог­рафских комплексов в различных организациях. Специальный ком­пьютерный интерфейс позволяет использовать ризограф как ска­нер и принтер, управляемый с компьютера, что повышает качество изображения.

Процесс копирования можно разбить на 2 этапа: первый – подготовка так называемой мастер-пленки (это занимает 20-30 секунд); второй - сама печать (за одну минуту можно получить более 100 копий). С одного кадра мастер-пленки можно получить около 10 тысяч ко­пий без потери качества.

Печать 1000 листов на ризографе занимает не более 10 минут. Чем выше тираж, тем больше выигрыш.

На ризографе можно осуществлять многоцветную печать (можно использовать до 9 цветов). Для каждого цвета нужен отдельный барабан, печать каждым новым цветом идет последовательно пу­тем повторного прогона.

Средства электросвязи

Телефонный аппарат служит для передачи и приема речевой ин­формации. В настоящее время он имеет самое широкое распрост­ранение среди средств электросвязи. В последнее время телефон­ные аппараты претерпели много изменений, у них появились но­вые функции: автодозвон, автонабор, автоответчик и др.

Помимо стационарного телефона в последнее время все больше людей пользуется сотовым (мобильным) радиотелефоном. Сейчас наиболее популярна общеевропейская сотовая система цифровой связи (Global System for Mobile Communications - GSM), она отлича­ется повышенной помехоустойчивостью.

В последнее время имеет большую популярность система персо­нального оповещения - пейджинг. Пейджер - это компактный ра­диоприемник с экраном для вывода сообщений, который прини­мает текстовую и цифровую информацию. Пейджер имеет два не­достатка: связь осуществляется только в одну сторону, нет возмож­ности узнать, получил человек Ваше сообщение или нет. Поэтому пейджер в основном служит дополнением к сотовому телефону.

Чтобы передать сообщение на пейджер, надо позвонить в бюро, назвать абонентский номер, продиктовать оператору текст сообще­ния. Оператор набирает это сообщение на компьютере, и оно по­ступает в базовый передатчик. Если человек находится в зоне при­ема, он получит Ваше сообщение через несколько секунд. Можно попросить оператора повторить сообщение через 20-30 минут.

Передавая сообщение на пейджер, постарайтесь сформулировать его кратко, но понятно.

Телекс

Международная телеграфная сеть TELEX предназначается для об­мена сообщениями и ведения документальных переговоров между абонентами. Она включает в себя телексные узлы, специальные линии связи и абонентские устройства - телетайпы.

Для телексного стиля передачи информации характерны лексичес­кие и грамматические особенности.

Главным требованием является краткость.

Телефакс

Факсимильная связь служит для передачи по телефонным каналам буквенно-цифровой и графической информации.

Факсимильный аппарат - это телефон, устройство считывания и воспроизведения изображения и другие вспомогательные элемен­ты, объединенные в одном корпусе.
При использовании любою оборудования необходимо соблю­дать основные пра­вила безопасности:

- прежде чем при­ступить к эксплуа­тации техническо­го средства, нужно прочитать инст­рукцию и придер­живаться ее;

- выключать вилки из розеток в случае длительных пере­рывов в работе и обязательно при уходе из помещения;

- проводить профи­лактический ре­монт технических средств сервисной службой;

- устранять круп­ные неполадки или повреждения обо­рудования только при помощи специа­листов;

- знать и уметь, где и как можно от­ключить электро­питание в случае' чрезвычайных об­стоятельств;

- не использовать в работе сломанные выключатели, ро­зетки, провода с плохой изоляцией, неплотные соедине­ния электроприбо­ров, незаземленное оборудование

Факсимиле

(лат. Fac simile - делай подобное) - точное воспроизведение изображения на твердом носителе (бумаге)

Передача документов по факсу производится следующим образом:

- вставьте подготовленный для передачи документ лицевой сто­роной вниз в приемный лоток факса;

- наберите номер факса-абонента;

- после ответа абонента или, если факс абонента стоит в автома­тическом режиме приема, услышав специфический сигнал-гудок, нажмите кнопку START.

При приеме сообщений по факсу необходимо также нажать кнопку START, а после получения сообщения подтвердить прием и поло­жить трубку.

Адресат получает копию переданного документа с сохранением всех деталей изображения. Удобно пользоваться факсимильной связью для передачи контрактов, прайс-листов и других документов, на которых необходимо отображение подписи и печати. Телефакс может работать в автоматическом режиме ожидания и включаться по мере вызова. Это позволяет принимать и переда­вать сообщения в любое время суток.

Персональный компьютер, снабженный факс-модемной платой, заменяет факсимильные аппараты. В этом случае Вы отправляе­те и получаете информацию не на бумаге, а в электронном виде. С одной стороны, это удобно - Вы экономите на расходных ма­териалах (дорогая бумага для факса и т.д.), компьютерная пере­сылка сообщения происходит с более высокой скоростью, чем факсимильная, возможно организовать рассылку по списку ад­ресов; с другой стороны - Вы можете таким образом передать только ту информацию, которая находится в памяти компьютера, а это не всегда удобно (например, трудно переслать таким обра­зом договор с подписью и печатью).

Электронная почта

Электронная почта - это служба почтовой связи, в которой достав­ка сообщений осуществляется электронными методами с помощью компьютеров.

Основная характеристика электронной почты - это надежность и высокая скорость передачи информации.

Для того чтобы иметь возможность принимать и отправлять сооб­щения по электронной почте, необходимо иметь компьютер с вы­ходом в Интернет и специальную программу (например, Outlook Express, обычно она уже встроена в оболочку Windows).

Работать с Outlook Express Вы можете научиться, пользуясь справ­кой Outlook Express.

Другие средства оргтехники

К компьютерным аксессуарам относятся:

- средства хранения дискет и компакт-дисков;

- средства защиты здоровья от негативного воздействия техни­ческих средств;

- средства защиты технических средств от окружающей среды;

- средства, расширяющие функциональные возможности компь­ютера;

- средства обслуживания и ремонта;

- средства эргономики.

Использование компьютерных аксессуаров - это необходимое сред­ство для удовлетворения требований эргономики и охраны здоро­вья. Существует прямая зависимость роста заболеваний от интен­сивности работы с компьютером. И главное здесь - несоблюдение требований безопасности и неправильная организация рабочего места. Вот несколько требований, соблюдение которых поможет за­быть о недомогании после работы за компьютером:

1. Высота стола - 72 см от пола. Лучше всего иметь стол с перемен­ной высотой, что позволит Вам работать некоторое время стоя, да­вая отдохнуть позвоночнику.

2. Свободное пространство для ног - не менее 58 см в длину.

3. Стул, на котором Вы сидите, имеет огромное значение. Сиденье должно иметь мягкую спинку до середины лопаток, можно с под­локотниками, переменную высоту. Не сидите на краешке стула, закинув ногу на ногу, вытянув ноги вперед, согнув спину, втянув голову в плечи. Старайтесь сидеть ровно.

4. Желательно, чтобы клавиатура и монитор находились на одном уровне.

5. Перед клавиатурой должно оставаться не менее 10 см свободно­го места для того, чтобы можно было опереться на поверхность стола запястьями, не перегружая руки (можно использовать подставки под кисти рук).

6. Процессор надо расположить так, чтобы до дисководов можно было без труда дотянуться, не выгибаясь.

7. Большую роль играет цвет стола и самого компьютера. Идеаль­ный цвет - светло-серый (не отражает падающий свет).