Работа исполнителей с документами

9.1. Руководители структурных подразделений Университета обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления или на следующий день в соответствии с резолюцией, контроль за качественным исполнением документов по существу вопросов.

9.2. При рассмотрении корреспонденции руководитель подразделения выделяет документы, требующие срочного исполнения. Срочные документы передаются исполнителю немедленно.

Документы, присланные для согласования, рассматриваются в день их поступления.

9.3. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление или подписание (утверждение) руководством Университета, подготовку к пересылке адресату. После решения поставленных в документе вопросов, исполнитель внизу первой страницы должен сделать отметку об исполнении документа и направлении его в дело.

9.4. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов, исполнитель делает отметки о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результате окончательного исполнения.

9.5. При наличии ответственного исполнителя, все остальные исполнители также ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т. д.)

Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.

9.6. При оформлении документов, исполнитель использует правила и стандарты на документы, утвержденные Инструкцией по делопроизводству, номенклатуру дел, средства компьютерной техники.

9.7. Исполнитель несет ответственность за несоблюдение требований исполнительской дисциплины, за неправильное использование действующих нормативных документов в подготовке, оформлении и исполнении документов в срок.

ПОИСКОВАЯ СИСТЕМА ПО ДОКУМЕНТАМ И КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ

Регистрация документов

10.1.1. Регистрация документов – это фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса и даты с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах.

10.1.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как создаваемые и используемые внутри Университета, так и направляемые в другие организации, поступающие из вышестоящих и других организаций, частных лиц. Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.

Специализированная информация регистрируется в специальных учетных формах в структурных подразделениях Университета. Например, бухгалтерские документы регистрируются в бухгалтерии в специальных учетных формах, печатные издания – в библиотеке и т.д.

10.1.3. Регистрация документов в Университете осуществляется децентрализовано:

· в отделе делопроизводства регистрируется корреспонденция, адресованная ректору и проректорам, адресованная в Университет без указания конкретного адресата, документы присланные по факсимильной связи и по электронной почте, исходящая документация за подписью ректора, проректоров по подчиненности, приказы (по основной деятельности, по административно-хозяйственной деятельности, по личному составу студентов, по личному составу докторантов, аспирантов, ординаторов, интернов, слушателей послевузовского профессионального образования, распоряжения (кроме АХЧ, КЦ и НИЦ);

· в приемной ректора – протоколы ректорских совещаний;

· в отделе Ученого совета - протоколы заседаний Ученого совета;

· в КЦ – входящая и исходящая документация, приказы (по основной деятельности, по административно-хозяйственной, по личному составу работников клиник);

· в отделе кадров Университета – приказы по личному составу работников университета;

· в структурных подразделениях регистрируется входящая корреспонденция, адресованная руководству подразделения или исполнителям, исходящая корреспонденция и внутренние документы.

10.1.4. Входящие документы регистрируются в день поступления, а исходящие и внутренние документы в день подписания.

10.1.5. При регистрации исходящей корреспонденции необходимо предоставлять оригинал письма и две копии, одна из которых подшивается в дело отдела делопроизводства, а вторая остается у исполнителя письма и подшивается в дело структурного подразделения.

10.1.6. В отделе делопроизводства проставляются регистрационный номер документа и дата регистрации на подлиннике документа в реквизитах бланка и на копиях. Сведения о регистрации заносятся в книгу регистрации и контроля исходящих документов.

10.1.7. Документы, поступающие на регистрацию, должны быть грамотно составлены и правильно оформлены. Документы, составленные и оформленные с нарушением установленных правил, возвращаются исполнителю на доработку.

Индексация документов

10.2.1.Каждому структурному подразделению Университета присваиваются цифровые индексы в соответствии со Сводной номенклатурой дел Университета.

10.2.2. На входящих документах, подлежащих регистрации, в отделе делопроизводства в правом углу нижнего поля первой страницы документа проставляется оттиск регистрационного штампа, в котором указаны - сокращенное название Университета, дата получения документа (дата регистрации) и его регистрационный номер.

Регистрационный номер входящего документа состоит из порядкового номера документа по журналу регистрации и чрез косую черту индекса структурного подразделения, куда будет передан документ для исполнения.

Например: 117//03.06 - 01.07.2014, где 117 – входящий порядковый номер документа по журналу регистрации, 03.06 –индекс юридического отдела, 01.07.2014 - дата регистрации. В случае если, документ требует предварительного рассмотрения руководством, то индекс структурного подразделения-исполнителя проставляется в отделе делопроизводства после указания в резолюции исполнителя данного документа.

10.2.3. Индекс входящего документа, регистрируемого в структурном подразделении, состоит из порядкового номера входящего документа по журналу регистрации структурного подразделения, через косую черту индекса структурного подразделения, номера дела по номенклатуре дел, даты регистрации.

10.2.4. Присвоенные при регистрации элементы индекса документа переносятся в журнал регистрации.

10.2.5. Регистрационный индекс исходящих инициативных документов за подписью ректора и проректоров Университета по подчиненности, регистрируемых в отделе делопроизводства, состоит из: порядкового номера документа по регистрационному журналу, через косую черту индекса отдела делопроизводства и номера дела по номенклатуре дел; через косую черту индекса структурного подразделения (инициатора документа) и даты регистрации.

10.2.6. Регистрационный индекс исходящих инициативных документов, за подписью руководителей структурных подразделений, регистрируемых в структурных подразделениях, состоит из порядкового номера документа по регистрационному журналу, через косую черту индекса структурного подразделения, номера дела по номенклатуре и даты регистрации.

Например: 255/34-43 – 25.02.2014, где 255- порядковый номер документа по журналу регистрации, через косую черту 34– индекс отдела организации архивного дела, 43– номер дела по номенклатуре, 25.02.2014 – дата регистрации.

10.2.7. Регистрационный номер приказа состоит из порядкового номера приказа в пределах календарного года и индекса соответствующей группы приказов, а также из индекса структурного подразделения-исполнителя приказа (для отдельных групп приказов) (правила оформления см. раздел 4.1. «Приказ, распоряжение»).