Использование формуляра-образца при создании конкретных документов

Документ состоит из отдельных информационных элементов, которые называются реквизитами (подпись, печать, название вида документа и т. д.). Совокупность реквизитов документа, расположенных в установленном порядке, составляет формуляр документа. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» установил формуляр-образец организационно-распорядительных документов, который представляет собой графическую модель или схему построения документа. Формуляр-образец устанавливает размеры полей, расположение постоянных и переменных реквизитов.

Формуляр-образец– это модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты. Конструкционная сетка формуляра-образца определяет зоны расположения реквизитов организационно-распорядительной документации (ОРД).

Зона документа – то часть площади унифицированной формы документа установленного размера, предназначенная для заполнения определенными реквизитами.

Документы изготавливают на бланках.

Устанавливают два стандартных формата бланков документов - А4 (210х297 мм) и А5 (148х210 мм).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее: 20 мм - левое; 10 мм - правое; 20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее.

Рекомендуемые поля:

левое - 35 мм;

правое - 10 мм;

верхнее - 20 мм;

нижнее - 30 мм.

Каждый документ состоит из отдельных составляю­щих его информационных элементов, которые называют­ся реквизитами (подпись, печать, текст, название документа и т.д.). Реквизиты - это опознавательные элемен­ты документа, определяющие его правоотношения с субъектами и объектами деятельности предприятия.

Реквизит является законченным информационным элементом, т.е. содержит полную информацию по своей локальной теме, например авторство, возможность дос­тупа для прочтения, место хранения. Реквизиты могут быть графическими (герб, печать, эмблема), но в основ­ном являются текстовыми. Текстовые реквизиты могут быть простыми, состоящими в том числе и из одного-двух слов или цифр (номер листа), или сложными, в свою очередь включать в себя несколько достаточно самостоятельных частей (гри­фы утверждения, согласования, адресат и др.).

Часть информации реквизитов может быть заранее внесена в шаблон (бланк) будущих документов, она на­зывается постоянной частью, т.е. постоянные реквизи­ты - это символы и индексы, наносимые на типовые заготовки документов (бланки и формы) типографским или другим способом. Дополняющая, конкретизирующая информация вно­сится при этом только при оформлении конкретного до­кумента и называется переменной частью, т.е. перемен­ные реквизиты - это символы и индексы, вносимые в документ в процессе его подготовки и оформления.

При подготовке к оформлении документов использу­ют следующие реквизиты согласно ГОСТ Р 6.30-2003 (рис. 1 А) и Б) ).

01 – Государственный герб РФ;

02 – герб субъекта РФ;

03 – эмблема организации или товарный знак (при условии его наличия в Положении, Уставе и/или Учредительном договоре);

04 – код организации;

05 – код формы документа;

06 – наименование организации;

07 – справочные данные об организации;

08 – наименование вида документа;

09 – дата документа;

10 – регистрационный номер документа;

11 – ссылка на регистрационный номер и дату документа;

12 – место составления или издания документа;

13 – гриф ограничения доступа к документу;

14 – адресат;

15 – гриф утверждения документа;

16 – резолюция;

17 – заголовок к тексту;

18 – отметка о контроле;

19 – текст документа;

20 – отметка о наличии приложения;

21 – подпись;

22 – гриф согласования документа;

23 – визы согласования документа;

24 – печать;

25 – отметка о заверении копии;

26 – отметка об исполнителе;

27 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

28 – отметка о поступлении документа в организацию;

29 – отметка для автоматического поиска документа.

30 - идентификатор электронной копии документа

Общая структура документа согласно ГОСТ Р 6.30 – 2003 и с учетом обозначенного разделения на блоки приведена на рис.1.

Бланки документов проектируют в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003. Сплошными линиями обозначены фиксированные границы зон расположения рек­визитов, пунктиром - переменные. Каждая зона опреде­ляется совокупностью входящих в нее реквизитов.

Устанавливают два варианта расположения реквизи­тов на бланках - угловой и продольный .

Реквизиты 01, 02, 03 располагают над серединой рек­визита 06. Реквизит 06 допускается располагать на уров­не реквизита 03.

Реквизиты 06, 07, 08, 12, ограничительные отметки для реквизитов 09, 10, 11 в пределах границ зон распо­ложения реквизитов размещают одним из способов:

· центрованным (начало и конец каждой строки рек­визита равно удалены от границ зоны расположе­ния реквизитов);

· флаговым (каждая строка реквизита начинаетсяот левой границы зоны расположения реквизитов).

А)		Б)
01 02 03 13		01 02 03
06 07 14 15		06 07 04 05 08
04 05		09 10 11 12
Заголовочный блок Заголовочный блок 08		14 15
09 10
11 12
18 17 16		18 17 16
Информационный блок Информационный блок
Оформляющий блок Оформляющий блок
20 21 24		20 21 24
22 23 25		22 23 25
30 28 29		30 28 29

Общая структура документа

А) угловой бланк; б) продольный бланк

Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов, обязательных для данного вида документов.

Реквизиты общего бланка документа: герб (для организаций, имеющих на это право); эмблема организации (при наличии герба не проставляется); наименование вышестоящей организации (если она имеется); наименование организации; трафаретные части рек­визитов (дата и номер документа.

(Согласно ст. 70 Конституции Российской Федерации Государственный герб, его описание и порядок официального использования устанавливаются федеральным конституционным законом.

Изображение Государственного герба на бланках документов регламентировано Федеральным конституционным законом от 25.12.2000 г. № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации».)

Рекомендуется проставлять на общем бланке ограничительные уголки для реквизитов документа: гриф утверждения; заголовок к тексту; отметка о контроле. Общий бланк используется для любых документов, кроме писем.

Реквизиты бланка письма: герб (для организаций, имеющих на это право); эмблема организации (при наличии герба не проставляется); код организации по ОКПО; наименование вышестоящей организа­ции (если она имеется); наименование организации; справочные дан­ные об организации (почтовый адрес, номера телефонов, а также, по усмотрению организации, номера факсов, адрес электронной почты, и т.д.); трафаретные части реквизитов (дата и номер документа).

На бланках письма рекомендуется проставлять ограничитель­ные уголки для следующих реквизитов: адресат; заголовок к тексту; отметка о контроле.

Бланк конкретного вида документа (за исключением письма) со­ставляется на основе общего бланка, содержит те же реквизиты и лишь дополняется наименованием соответствующего вида доку­мента. Например: «ПРИКАЗ», РАСПОРЯЖЕНИЕ» и т.д. При разработке бланков рекомендуется угловой или продольный варианты размещения реквизитов.

Угловое расположение реквизитов предполагает их размещение в верхнем правом углу листа. Продольное рас­положение реквизитов предполагает их размещение в середине в верхней части листа.

Дата документа - один из основных реквизитов, обеспечивающих юридическую силу документа. Датой документа может быть дата его подписания, утверждения или дата события, зафиксированного в документе. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой Документа является дата проставления последней подписи.

Даты в документе оформляются цифровым способом в следующей последовательности: день месяца, месяц, год: 22.08.2000. Допускается оформление даты словесно-цифровым способом: 15 апреля 2000 г., а также цифровым способом, но в обратной последовательности: 2000.07.05.

Кроме даты документа, датируются также все служебные отметки на документе (резолюции, визы, отметка об исполнении документа и др.).

Регистрационный номер — это цифровое или буквенно-цифровое обозначение, под которым документ введен в информационно-поисковую систему. Для внутренних документов (например, распоряжений, актов, протоколов) это, как правило, порядковый номер в пределах календарного года.

По усмотрению организации порядковый номер документа может дополняться дополнительной информацией о корреспонденте, исполнителях, тематике, буквенными индексами и др.

На документах, составленных совместно несколькими организациями, регистрационные номера авторов проставляют через косую черту в порядке очередности авторов на документе.

Регистрационный номер документа проставляется на уровне даты. Как правило, на бланках документов место для написания даты и регистрационного номера обозначается следующим образом:

__________ №_________________ .