Рассмотрим более подробно таблицы.

Таблица удобна, если нужно определенный текст разместить с выравниванием по разным краям и еще в несколько колонок.

Разбивка страницы на колонки обычно применяется, если нужно задействовать целый лист, а ведь текст в несколько столбиков может занимать и только его часть.

2. С помощью таблицы вы всегда сможете составить различные списки с возможностью сортировки и оформить сложные бланки. Оговоримся сразу, что существует возможность вставки и "специальной" таблицы - Microsoft EXCEL, для этого есть значок в панели инструментов с буквой "Х".

Таблица может иметь обрамление - видимые рамки линий составляющих строки и столбцы. Чтобы сделать таблицу "видимой", выделите ее ячейки и примените инструмент "обрамление".

Как же вставлять таблицу в документ? Есть три способа:

* с помощью команды меню - таблица – добавить таблицу

* с помощью инструмента "вставка таблицы".

* А можно нарисовать будущую таблицу (меню – таблица – нарисовать таблицу).

Для выделения строк таблицы щелкните слева от нужной строки, а для выделения столбца - поставьте указатель мышки к верхнему краю столбца ( при этом курсор изменится) и снова используйте левую кнопку мыши[70].

Для регулировки ширины столбца станьте на границе (линии между двумя столбцами) и тяните влево или вправо. Конечно, вы можете использовать уже упоминавшиеся выше инструменты для изменения внешнего вида ячеек вашей таблицы.

Вернемся снова к тексту документа. Возможности редактора вполне устроят и новичка и "крутого" профессионала, ведь все необходимое находится прямо на экране (кнопки инструментов) или рядом, в пунктах меню.

И тем и другим часто требуются специальные символы - товарный знак или значок телефона. Когда и перед вами станет эта проблема, обратитесь к команде вставка - символ.

Вспомним методы редактирования "бумажного" документа. Вы пишите, зачеркиваете слова, ставите закладки и выделяете некоторые слова маркером. А бывает и так, что приходится писать длинный перечень чего-нибудь и следить за правильными номерами. Такие возможности предусмотрены и в описываемом редакторе (а также встречаются и во многих других).

Для выделения "маркером" возьмите инструмент "выделение цветом" и пометьте нужный фрагмент текста.

Для установки закладок применяйте команду: меню - вставка - закладка - добавить (нужно ввести имя закладки), но не забывайте, что сначала необходимо установить курсор в нужную позицию.

Если ставить закладки и выделение "маркером" кому-то нужно, так это вам, чтобы потом легко найти в документе непонятное слово или вернуться к закладке. Используем команду меню - правка - найти или правка - закладка - перейти.

При работе с текстом, почти каждый из вас столкнется с проблемой создания и ввода различных списков: предметов рюкзака для путешествия в горы или учеников вашей группы в алфавитном порядке.

Списки, кстати сказать, бывают нумерованные (перечисляемые), например как этот: Европа Азия Америка Африка

Маркированные, перечисляют данные через тире, или какой либо значок (ромбик и т.п.), который называют маркером. Например: ü Таблица ü Столбец ü Строка ü Ячейка

На панели инструментов есть одноименные кнопки, а в пункте меню формат список и более точные настройки.

А теперь поговорим о применении шаблонов - специальных заготовок, в нашем случае это могут быть готовые образцы документов или формы, заполнив которые можно быстро создать факс, письмо и т.д.

Многие инструменты отличаются от команд меню, тем, что имеют "установку по умолчанию". Так, например инструмент "создать" делает пустой лист бумаги, а команда файл - создать вызывает на экран окно диалога.

Поищите в таком окне готовые шаблоны и выберите нужный, а если подходящего нет, создайте документ с "нуля" и сохраните с расширением "шаблон документа". Путь к этой команде: файл - сохранить как.... - в поле тип файла выбираем "шаблон документа".

Надеюсь, что Вы откроете для себя много и других возможностей редактора WORD: решайте реальные задачи, пользуйтесь справкой и читайте литературу по программному обеспечению. Пройдет немного времени, и может именно вы напишете новую книгу по работе с этим редактором.

Ну и последнее, в этой главе не описываются настройки программы (для изменения установок обращайтесь к пункту меню "сервис" или справочной системе), а также команды открытия и сохранения документов (файлов).

ВОПРОСЫ И ЗАДАНИЯ:

1. Что такое абзац? Назовите основные параметры абзаца.

2. Какие инструменты позволяют изменять (форматировать) текст?

3. Как вставить в документ рисунок?

4. Что такое надпись?

5. Как создать нумерованный список?

6. Как вставить в документ таблицу и сделать ее видимой?

7. Как изменить ширину столбцов таблицы?

8. Что такое шаблон? Как использовать шаблон при создании документа?

9. Как можно "отмечать" текст, к которому Вы хотите вернуться в дальнейшем?

10.Как проверить орфографию?

11.Как выделять фрагменты текста?

12.Как перенести фрагмент текста из начала в середину документа?

13.Как вставить специальный символ в текст документа?

14.Как просмотреть непечатаемые символы?

15.Как просмотреть текст документа перед печатью?

16.Как установить количество копий документа, ориентацию бумаги и другие параметры, используемые для печати?

17.Как сделать текст более «читаемым»? Например, для правки в редакции газеты.

18.Что такое стили? Объясните применение стилей при создании документов.

19.Как разбить документ на несколько частей, чтобы новая часть начиналась с новой страницы?

20.Как применить к фрагменту текста «настройки» другого фрагмента?

ЭЛЕКТРОННАЯ ТАБЛИЦА EXCEL

Надежным инструментом для ведения различных расчетов и наглядного представления данных в виде диаграмм и графиков стала электронная таблица Microsoft Excel.

Надеюсь, что стандартные инструменты и команды меню уже известны вам из предыдущих глав, поэтому сразу обратим внимание на возможности Excel и практические приемы работы.

Немного истории впрочем, не помешает понять смысл и подход для работы с программой. В то время, когда на вооружении счетных работников были только счеты и арифмометры, подсчет произведенных операций на бирже или выручки крупного торгового центра (попробуйте и вы привести пример) происходил следующим образом: на специальных листах бумаги, расчерченных на столбцы и строки, вписывались цифры, которые потом подсчитывались с помощью уже упоминавшегося арифмометра.

Далее подсчитанные листы сшивались в книгу и хранились, пока это было нужно. Нужно ли говорить о том, что при ошибке в расчетах приходилось перелистывать сотни страниц и все считать заново. Кто заинтересовался см. раздел: ПО - электронные таблицы.

ПЕРВОЕ ЗНАКОМСТВО

Посмотрите внимательно в заголовок окна программы Excel - имя "книга" присваивается "по умолчанию", в нижней части экрана маленькие вкладки Лист1 - Лист16, а основное место экрана занимает поле из строк и столбцов, на пересечении которых образуется ячейка, в общем все точно как в истории описанной выше. Только считать за нас будет компьютер.

На рисунке: Рабочее окно Excel

Обратим внимание на строку ниже панели инструментов, называемую "строкой редактирования" (формул), в левой части которой (поле имени) виден "адрес" ячейки, например: В3. Справа от него - мигающий курсор, который ждет ввода данных. Немного изменились и инструменты, - появились новые, а некоторых, знакомых по Word, нет на экране.

Для перехода с одного листа на другой щелкните по имени листа левой кнопкой мыши, а если листа с нужным номером нет в списке, используйте кнопки "вперед" - "назад" (такие есть на видеомагнитофоне).

Для переименования листа нажмите на "листе" правой кнопкой мыши и, выбрав команду контекстно-зависимого меню "переименовать", введите новое имя.

Для удаления листа та же последовательность \\\- пункт меню "удалить".

НАПИСАНИЕ ФОРМУЛ

В EXCEL данные и формулы могут находиться на разных листах. Запомним, что для ввода формулы нужно сначала поставить знак = (равно), а уж затем вписывать адреса ячеек и арифметические символы.

А теперь представьте, что вместо имени "Лист1" мы видим слово "накладная" или "успеваемость". Наш "лист" сразу приобрел совершенно другое значение и смысл. Остается ввести исходные данные, написать формулы и распечатать документ.

Существует минимум три варианта ввода формул:

1. с клавиатуры (все адреса ячеек вводим вручную)

2. используем возможность программы (если поставить "=" и щелкнуть мышкой на ячейке, где находятся данные, то адрес ячейки появится в строке редактирования)

3. используя мастер функций или команду меню вставка - функция

Но было бы неразумно, вводить очень похожие формулы в соседние ячейки, тем более, что в Excel встроена возможность подстановки адресов при копировании формул в соседние ячейки.

Для копирования формул[71] есть несколько способов:

1. Через буфер обмена (правая кнопка мыши, инструменты и команды меню "копировать" - "вставить")

2. С помощью левой кнопки мыши: устанавливаем указатель в правый нижний угол ячейки, где находится формула (изменится на черный крестик) и "растягиваем" вниз (вправо, влево, вверх) на нужное количество ячеек.

В результате в указанные ячейки будет скопирована формула и в ней изменены ссылки.

Такая ссылка, когда адрес изменяется при копировании формулы, называется относительной.

Абсолютной ссылка, считается тогда, когда адрес при копировании не изменяется.

Чтобы сделать ссылку на ячейку "абсолютной", вам нужно добавить знак $ (доллара) перед буквой и номером, которые составляют адрес ячейки, например: $F$1 для ячейки F1.

Использование инструментов "Автосуммирование" и "Мастер функций" позволяет быстро решать стандартные задачи.

Для подсчета суммы выделите группу ячеек и нажмите на инструмент "автосуммирование". В ячейке ниже (а может быть справа, подумайте от чего это зависит) появится готовый результат - сумма выделенных ячеек.

Если вместо числа вы по прежнему видите формулу - смело нажимайте <ENTER>, подтверждая ввод информации в ячейку (т.е. “зафиксируйте” ввод).

Мастер[72] функций имеет список, состоящий из наиболее распространенных математических и прочих функций (кстати функция - стандартная формула).

Замечу, что диапазоном ячеек называется запись вида A1:E5.

Как выделять ячейки? Вспомните работу с таблицами в MS WORD:

· для выделения столбца нужно щелкнуть мышкой на букве, обозначающей столбец

· для выделения строки - на номере строки

· для выделения ячеек (курсор в виде белого крестика) используйте левую кнопку мыши

Для вставки пропущенного столбца или строки выделите столбец или строку, перед которым нужно вставлять и используйте команду меню - вставка - столбец (строка).

Для удаления строки (столбца), выделите ее и используйте команду правка - удалить.

Для очистки содержимого ячеек выделите их и нажмите клавишу <DEL>. Для вас не составит труда найти аналогичные команды и в меню доступных действий (правая кнопка)

ТИПЫ и форматы ДАННЫХ

Вам уже известно, об основных типах данных (см. ПО - электронные таблицы, базы данных), но при проведении расчетов нужен не только текст, дата или формула.

Особое значение приобретает внешний вид или формат данных. Так, например, числа могут иметь такой вид: 102, 102,02, 102р02 и т.д..

Инструменты для основных форматов (денежный, количество знаков после запятой, целое число) присутствуют на панели инструментов. А если вам потребуется "придумать" свой уникальный формат применяйте команду меню: - формат - ячейки. Перед применением формата необходимо выделить нужный диапазон (см. выше).

Что делать, если данные после ваших манипуляций превратились в знаки "#######"? Причина кроется в том, что не хватает ширины столбца для отображения всех знаков. Можно изменять ширину столбца или высоту строки и вручную (вы это делали в редакторе Word), или использовать меню - формат - автоподбор высоты (ширины) строки (столбца).

ВНЕШНИЙ ВИД ТАБЛИЦЫ

Как говорится, на вкус и цвет товарищей нет. Вы можете применять для оформления своей таблицы как "стандартные" заготовки (меню: - формат - автоформат), так подходить к решению этого вопроса индивидуально, используя инструменты: цвет фона, цвет текста, обрамление (читай: линии рамки). Для размещения текста вертикально или сверху вниз используйте вкладку формат - ячейки - размещение. Не забудьте и об основных инструментах форматирования (выравнивание и начертание, размер шрифта).

ПОСТРОЕНИЕ ДИАГРАММ

Диаграмма - графическое представление данных. Сначала разберемся, что можно сравнивать. Согласитесь, что было бы совершенно нелогично ставить рядом количество разнообразных предметов, измеряемых в разных единицах (литры, кг, шт., комплекты).

Зато сравнивать их стоимость, или сумму потраченных средств вполне реально. Помните об этом при выборе исходных данных для построения диаграммы.

ТИПЫ ДИАГРАММ

Выбор типа диаграмм зависит от характера данных и от того, как вы хотите их представить.

Круговая диаграмма применяется для отображения относительного соотношения между частями целого.

Линейчатая применяется для сравнения значений в определенный момент времени.

На рисунке: Объемная линейчатая диаграмма

Гистограмма (похожа на линейчатую) применяется для отображения изменений в течении некоторого периода времени.

График используется для отображения тенденций изменения данных за равные промежутки времени.

С областями (похожа на график). Применяйте этот тип диаграмм для подчеркивания изменения общего количества в течении какого-то периода времени.

Вот пример последовательности действий при построении диаграммы на отдельном листе[73]:

1. Выделяем диапазон ячеек, содержащих исходные данные

2. Щелкаем по кнопке "Мастер диаграмм" (указатель мыши изменится на значок мастера)

3. Переходим на отдельный лист (например Лист2)

4. Обводим рамку с помощью левой кнопки (как кадр в редакторе Word)

5. Далее следуем указаниям мастера (выбираем тип и вид диаграммы, вводим название и т.д.)

При необходимости в дальнейшем можно изменить размер диаграммы или ее тип (панель инструментов "диаграмма"), а также внешний вид элементов (цвет, размер шрифта).

Для редактирования элементов диаграммы дважды щелкните на ней (рамка вокруг станет серой).

ВОПРОСЫ И ЗАДАНИЯ:

Нужно ли переходить на "латиницу" при написании формул с клавиатуры?

Что такое абсолютная и относительная ссылка?

Как скопировать формулу (данные)?

Как выделить целиком строку (столбец)?

Как выделить отдельную ячейку?

Как определить адрес ячейки?

Как изменить формат данных?

Как переименовать лист?

Как построить диаграмму?

Какие типы диаграмм вам известны?

Как обозначаются ячейки электронной таблицы?

Что используется при написании формул?

Как вставить и как удалить строку и столбец?

Как выровнять данные в ячейке, чтобы разные слова “переходили” на следующую строку?

Что нужно сделать, если вместо данных видны символы #####?

Какие форматы данных вы знаете?

Что такое функция ?

Как подобрать размер ячейки с помощью мыши?

Что такое диапазон ячеек (приведите пример)

Как сделать ячейки таблицы “видимыми”?

Microsoft Power Point

Используйте эту программу, если:

n вам нужно рассказать о каком либо товаре, идее, услуге

n сделать краткий и понятный окружающим доклад или сообщение на определенную тему

n провести обучение, ознакомить с инструкцией или правилами работы

Но сначала несколько понятий и определений.

Презентация: рассказ о товаре, услуге, устройстве, объекте в интерактивной (возможность перехода от одного раздела информации к другому) или в пассивной форме (видео ролик, звукозапись)

Мультимедиа: совокупность звука, видео и текстовой информации.

Анимация: движение (или “оживление”) объектов компьютерной графики.

Объекты: рисунки, фотографии, звуки, клипы, текст и графические элементы (автофигуры, диаграммы и таблицы).

Рассмотрим необходимые условия для создания презентации в общих чертах:

1. Сценарий вашего рассказа будет иметь определенные пункты (вспомните школьное сочинение):

· Вступление (начало) - название и авторы презентации

· Основная часть - рассказ об объекте, подробная информация (видео клип и рисунки)

· Краткий обзор об объекте с указанием преимуществ - текст и рисунок

· Заключение (финал) - куда обратиться (адрес, фирма), телефон, цена, авторы.

2. Наличие фотографий, инструкций, видео и другого материала об объекте

3. Необходимые средства мультимедиа:

· Звук: - звуковая карта, источник звука и аппаратура для его записи - микрофон, магнитофон, CD.

· Видео:видео акселератор, видеокамера (видеомагнитофон), плата ввода-вывода изображения, видео проектор.

4. Программное обеспечение (например, Power Point или Adobe Premiere[74])

5. Немного времени (не верьте) и способность мыслить как со стороны зрителя, так и докладчика.

Давайте посмотрим, какие возможности есть у описываемой программы, и как их использовать для реализации вашего проекта.

После запуска Power Point диалоговое окно предлагает выбрать один из вариантов работы:

· использование мастера

· использование шаблона

· начать работу с «нуля» (пустая презентация)

Программа имеет встроенные средства для создания графических примитивов и объектов, применения к ним различных эффектов (тень, заливка, анимация).

Объекты можно перемещать по листу, изменять их размер и располагать один впереди (позади) другого (используйте команду меню - рисунок - поместить....).

Предусмотрена работа с встроенной библиотекой рисунков (Clipart) и вставка внешних объектов (фото, видео и звук).

Итогом вашей работы может быть:

n последовательность слайдов на экране ПК

n слайды, отпечатанные на прозрачной пленке или бумаге

n материал на видеокассете

Количество слайдов (а это один экран или лист бумаги) в принципе не ограничено, но следует помнить, что хороший рассказ должен быть кратким и понятным (8 -15 слайдов).

Как и любое приложение Windows, Power Point имеет меню и панели инструментов.

В нижней части экрана несколько кнопок, необходимых для переключения режимов:

n вид слайдов (работа с текущим листом)

n вид структуры (удобен для ввода текстовой информации)

n вид сортировщика слайдов (в этом режиме можно переставлять слайды местами, добавлять новые (пустые листы) и удалять ненужные)

n вид заметок (примечаний для докладчика)

n демонстрация (позволяет показать презентацию на экране)

Кстати в режиме демонстрации можно использовать указку или рисовать на экране с помощью карандаша.

Для применения эффектов[75] к объекту нужно предварительно его выделить.

В заключении рассказа о POWER POINT рассмотрим основные этапы создания презентации:

I. получение информации об объекте (тексты, описания, схемы, рисунки, фото, видео фрагменты )

II. написание сценария

III.использование ПО для ввода текстовой и другой информации в компьютер

IV.отладка:

· количество слайдов

· подбор шрифтов

· применение эффектов

V.демонстрация перед зрителями, слушателями, покупателями

ВОПРОСЫ И ЗАДАНИЯ:

1. Что такое презентация?

2. Как применить к объекту эффекты анимации?

3. Как изменить шаблон дизайна?

4. Как изменить размер объекта?

5. Как разместить один объект впереди (позади) другого?

6. Что такое анимация?

7. Какие эффекты анимации доступны в программе?

8. Как поместить объект впереди (позади другого)?

9. Что такое слайд?

10.Какие объекты могут присутствовать в слайде?

11.Как использовать возможности программы для подготовки текстовой части презентации?

12.Какие стандартные графические примитивы вы знаете?

13.Какие виды заливок доступны в POWER POINT?

14.Как вставить в слайд картинку (рисунок)?

15.Как применить эффект тени к объекту «текст»?

16.Как изменить объем фигуры?

17.Как изменить порядок слайдов?

18.Как изменить цвет объекта и его контура?

СКАНИРОВАНИЕ И ПРЕОБРАЗОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ

Работаем со сканером

Всего несколько лет назад сканеры были ужасно дорогие и неповоротливые устройства и применялись только профессиональными художниками при оформлении журналов и газет. Сегодня все изменилось - сканеры есть в каждом компьютерном магазине, да и скорость работы заметно возросла.

Типы сканеров.

Планшетные. Один из наиболее удобных сканеров. Внешне напоминает "копировальный" аппарат: имеет съемную (открывающуюся) верхнюю крышку. Удобен для сканирования, как фотографий, так и текста.

Листовые[76]. Предназначены для тех, кто работает с материалами на отдельных листах. Занимают очень мало места на рабочем столе.

Слайд - сканеры. Предназначены для сканирования слайдов и пленок.

Ручные. Область применения ручных сканеров ограничена[77]. В основном используются для сканирования небольших картинок, например из книги, или журнала.

Примеры использования

Сканер - типичное устройство ввода информации в компьютер. Позволяет получить "цифровую" копию различных изображений.

Полученные изображения хранятся в виде файлов, например: sun001.jpg или image.tif. Размер файла напрямую зависит от разрешения[78], режима сканирования и размеров "оригинала".

Главным "показателем" сканера является разрешающая способность - число точек (dpi). Различают "оптическое" разрешение (обычно 300, 600 или 1200 dpi) и "интерполяционное", то есть программное.