Тема 2. Менеджмент организации

Структура организации (организационная структура) - это логические взаимоотношения уровней управления и функциональных областей, построенные в такой форме, которая позволяет наиболее эффективно достигать целей организации

Для ООО «Центр-Склад» характерна линейно-функциональная структура управления (См.рис. 1).

Рисунок 1 – Схема организационной структуры управления ООО «Центр-Склад»

Линейно-функциональная организационная структура управления - это наиболее распространенный тип иерархической структуры, т.к. она проста, ее легко понять. Ясно очерченные права и обязанности всех ее участников создают условия для оперативного принятия решений.

По мере роста фирмы, усложнения технологии, расширения номенклатуры выпускаемых изделий возникает необходимость в создании в структуре предприятия дополнительных функциональных подразделений, решающих общие и функциональные задачи.

Обычно оптовое предприятие начинает свою деятельность с простой линейной организации, в которой распределение полномочий идет сверху вниз. По мере того как возрастает ответственность работников верхних уровней, появляется необходимость увеличить полномочия конкретных сотрудников в определенном звене более низкого уровня управления, закрепив за ними только консультативные функции. Поэтому можно точно сказать, что организационная структура ООО «Центр-Склад» представляет собой линейную организационную структуру.

Общая численность организации составляет 58 человек (См.табл.1)

Таблица 1 – Состав и структура персонала

Состав персонала	Количество, чел.	Доля, %
Всего:
в т.ч. административно-управленческий персонал:		24,2
из него: руководители (директор, ком. директор, нач. отдела, зав. складом, менеджеры)		19,0
гл. бухгалтер, бухгалтеры		5,2
торгово-оперативный персонал:		68,6
в т.ч. кладовщики, контролеры, экспедиторы		68,6
вспомогательный персонал		17,2

Возглавляет деятельность Общества Директором Общества, назначаемый общим собранием участников Общества сроком на три года.

Рассмотрим распорядок дня руководителя ООО «Центр-Склад»:

58 % - запланированные встречи;

23 % - работа с бумагами;

10 % - незапланированные встречи;

6 % - разговоры по телефону;

3 % - осмотры, поездки.

Руководитель отдела сбыта ООО «Центр-Склад» большую часть времени тратит на коммуникации (обмен информацией). Характер этих связей зависит от координируемых процессов. Наиболее часто используются заседания, документы, отчеты, служебные записки, компьютерная и телефонная связь, средства радио и телевидения. С помощью этих и других форм связи устанавливается взаимодействие между подразделениями организации, обеспечивается единство и согласование всех стадий процесса управления (организация, мотивация, планирование и контроль), а также действие руководителей.

Именно потому, что обмен информацией встроен во все основные виды управленческой деятельности, мы называем коммуникации связующим звеном. Это означает, что для успеха менеджеров и организаций, для координации их деятельности необходимы эффективные коммуникации. Неэффективные коммуникации по времени и качеству не позволяют осуществлять эффективную координацию как деятельности людей, групп и организаций в целом, так и выполнение функций управления.

В должностные обязанности заведующей входит: определение и постановка задач, целей, связанных с ведением оптовой и розничной торговли предприятия. Организация, планирование и координация деятельности, направленную на сокращение сроков и затрат на ведение торговых операций, повышение качества торгового обслуживания. организация и планирование ведения непосредственной торговли, обеспечение своевременного выполнения плана продаж.

Должностные обязанности главного бухгалтера:

- Главный бухгалтер формирует учетную политику исходя из специфики условий хозяйствования, структуры, размеров, отраслевой принадлежности и других особенностей деятельности организации.

- Руководит формированием информационной системы бухгалтерского учета и отчетности в соответствии с требованиями бухгалтерского, налогового, статистического и управленческого учета, обеспечивает предоставление информации внутренним и внешним пользователям.

- Организует работу по ведению регистров бухгалтерского учета, исполнению смет расходов, учету имущества, обязательств, основных средств, материально-производственных запасов, денежных средств, финансовых, расчетных и кредитных организаций, издержек производства и обращения, продажи продукции, выполнения работ (услуг), финансовых результатов деятельности организации.

- Обеспечивает своевременное и точное отражение на счетах бухгалтерского учета хозяйственных операций, движения активов, формирования доходов и расходов, выполнения обязательств.

- Обеспечивает контроль за соблюдением порядка оформления первичных учетных документов.

- Организует информационное обеспечение управленческого учета, учет затрат на производство, составление калькуляции себестоимости продукции (работ, услуг), учет по центрам ответственности и сегментам деятельности, формирование внутренней управленческой отчетности.

- Возглавляет работу:

– по подготовке и утверждению рабочего плана счетов бухгалтерского учета;

– по подготовке и утверждению форм первичных учетных документов, применяемых для оформления хозяйственных операций, форм внутренней бухгалтерской отчетности;

– по обеспечению порядка проведения инвентаризации и оценки имущества и обязательств, документальному подтверждению их наличия, состояния и оценки;

– по организации системы внутреннего контроля за правильностью оформления хозяйственных операций, соблюдением порядка документооборота, технологии обработки учетной информации и ее защиты от несанкционированного доступа.

Обязанности начальника отдела продаж заключаются в планировании продаж, совершенствовании сервиса, мотивации сотрудников и эффективном управлении отделом продаж.

Должностные обязанности кладовщика:

- Прием на склад, взвешивание, хранение и выдача со склада различных материальных ценностей: топлива, сырья, полуфабрикатов, готовой продукции, деталей, инструментов, вещей и т.д.

- Проверка соответствия принимаемых ценностей сопроводительным документам.

- Перемещение материальных ценностей к местам хранения вручную или при помощи штабелеров и других механизмов с раскладкой (сортировкой) их по видам, качеству, назначению и другим признакам.

- Организация хранения материалов и продукции с целью предотвращения их порчи и потерь.

- Прием личного автотранспорта на временную сохранность от населения с оформлением соответствующих документов.

- Руководство работой по погрузке, выгрузке грузов и размещению их внутри склада.

- Комплектование партий материальных ценностей по заявкам потребителей.

- Составление дефектных ведомостей на неисправные инструменты, приборы и т.д., актов на их ремонт и списание, а также на недостачу и порчу материалов.

- Учет наличия на складе хранящихся материальных ценностей и ведение отчетной документации по их движению.

- Участие в проведении инвентаризаций.

- Обеспечение сохранности материальных ценностей.

Функциями коммерческого директора являются:

- Осуществлять управление предпринимательской или коммерческой деятельностью предприятия, направленной на удовлетворение нужд потребителей и получение прибыли за счет стабильного функционирования, поддержания деловой репутации и в соответствии с предоставленными полномочиями и выделенными ресурсами.

- Исходя из стратегических целей деятельности предприятия, планировать предпринимательскую деятельность.

- Анализировать и решать организационно-технические, экономические, кадровые и социально-психологические проблемы в целях стимулирования производства и увеличения объема сбыта продукции, повышения качества и конкурентоспособности товаров и услуг, экономного и эффективного использования материальных, финансовых и трудовых ресурсов.

- Осуществлять подбор и расстановку кадров, мотивацию их профессионального развития, оценку и стимулирование качества труда.

- Участвовать в разработке инновационной и инвестиционной деятельности, рекламной стратегии, связанной с развитием предпринимательской деятельности.

Менеджер обязан:

- Осуществлять контроль за разработкой и реализацией бизнес-планов и коммерческих условий, заключаемых соглашений, договоров и контрактов, оценивать степень возможного риска.

- Организовывать связи с деловыми партнерами, систему сбора необходимой информации и расширения внешних связей и обмена опытом.

- Осуществлять анализ спроса на производимую продукцию или услуги, прогноз и мотивацию сбыта посредством изучения и оценки потребностей покупателей.

- Обеспечивать рост прибыльности, конкурентоспособности и качества товаров и услуг, повышение эффективности труда.

- Осуществлять координацию деятельности в рамках определенного направления (участка), анализ ее эффективности, принимать решения по наиболее рациональному использованию выделенных ресурсов.

- Привлекать к решению задач консультантов и экспертов по различным вопросам (правовым, техническим, финансовым и др.).

- Осуществлять руководство подчиненными ему работниками.

Методы управления – это совокупность приемов и способов воздействия на управляемый объект для достижения целей организации.

В ООО «Центр-Склад» используются следующие методы:

Распорядительные методы квалифицируются по формуле воздействия (приказ, распоряжение, рекомендация, указание, инструктаж), по форме передаче (документальная, устная), по сроку использования (смета, месяц и т.д.)

Распорядительная деятельность рассматриваемой организации осуществляется в основном, посредством издании приказов руководителем организации. По содержанию приказы делятся на два вида: по основной деятельности и по личному составу.

Приказ по основной деятельности и является нормативным документом, отражающим управленческие решения по вопросам производственно-хозяйственной деятельности, планировании, отчетности, финансирования, кредитования, реализации продукции, внешнеэкономической деятельности, совершенствования структуры и организации работы промышленного предприятия и т.д.

Проект приказов подготавливается специалистами организации, согласовываются с главным бухгалтером и подписываются руководителем организации. Подписанный руководителем приказ регистрируется работником, ответственным за ведение делопроизводства. Приказ вступает в силу с момента его подписания, если в его тексте не указано другого срока.

По текущим оперативным вопросам повседневной производственно-хозяйственной и административной деятельности руководители п\п могут издавать распоряжения и указания. Эти разновидности распорядительных документов составляются аналогично приказам.

Коммерческую тайну фирмы составляют:

- учредительные документы (решение о создании Компании или договор учредителей) и Устав;

- документы, дающие право заниматься предпринимательской деятельностью (регистрационные удостоверения, лицензии, патенты);

- сведения по установленным формам отчетности о финансово-хозяйственной деятельности и иные сведения, необходимые для проверки правильности исчисления и уплаты налогов и других обязательных платежей в государственную бюджетную систему РФ;

- документы о платежеспособности;

- сведения о численности, составе работающих, их заработной плате и условиях труда, а также о наличии свободных рабочих мест;

- документы об уплате налогов и обязательных платежах;

- сведения о загрязнении окружающей среды, нарушении антимонопольного законодательства, несоблюдении безопасных условий труда, реализации продукции, причиняющей вред здоровью населения, а также других нарушениях законодательства РФ и размерах причиненного при этом ущерба;

- сведения об участии должностных лиц Компании в кооперативах, малых предприятиях, товариществах, акционерных обществах, объединениях и других организациях, занимающихся предпринимательской деятельностью.

- о размерах имущества Компании и ее денежных средствах;

- о вложении средств в доходные активы (ценные бумаги) других Компаний, в процентные облигации и займы, в уставные фонды совместных предприятий;

- о кредитных, торговых и иных обязательствах Компании, вытекающих из законодательства РФ и заключенных ею договоров;

- о договорах с кооперативами, иными негосударственными предприятиями, творческими и временными трудовыми коллективами, а также отдельными гражданами.

Документы, составляющие коммерческую тайну, убирают в сейф, к которому имеют доступ только доверенные лица.

Сведения о клиентах, продукции и торгово-технических процессах, прибыли, объема реализации фирмы находятся у сотрудников в их персональных компьютерах, на которых установлены индивидуальные пароли.

31.01.12 – 06.02.12

Тема 3. Внутрифирменное планирование

Планирование - это начальный этап управления, однако оно представляет собой не единственный акт, а процесс, продолжающийся до завершения планируемого комплекса операций.

Планирование включает в себя определение:

1) конечных и промежуточных целей;

2) задач, решение которых необходимо для достижения целей;

3) средств и способов их решения;

4) требуемых ресурсов, их источников и способа распределения

На предприятии ООО «Центр-Склад» в зависимости от направленности и характера решаемых задач различают три вида планирования:

- стратегическое;

- среднесрочное;

- тактическое или текущее (бюджетное)

Процесс стратегического планирования на предприятии включает в себя осуществление следующих взаимосвязанных функций:

1) определение долгосрочной стратегии, основных целей и задач развития предприятия;

2) создание стратегических хозяйственных подразделений на предприятии;

3) обоснование и уточнение основных целей проведения маркетинговых исследований рынка;

4) осуществление ситуационного анализа и выбор направления экономического развития предприятия;

5) разработка основной стратегии маркетинга и укрупненное планирование производства продукции;

6) выбор тактики и уточненное планирование способов и средств достижения поставленных задач;

7) контроль и оценка основных результатов, корректировка выбранной стратегии и способов ее реализации.

Рисунок 2 - Схема стратегического планирования на предприятии ООО «Центр-Склад»

Первостепенной целью организации является осуществление ее миссии, т.е. смысла ее существования. Миссия должна быть официально сформулирована и о ней должно быть сообщено сотрудникам организации. Миссия служит в качестве ориентира, на котором руководители основывают свои решения. Выбор слишком узкой цели может сузить возможности руководства находить альтернативы при принятии решений. Выбор слишком обширной миссии может повредить успеху организации.

Цели должны быть конкретными и измеримыми, ориентированными во времени, долгосрочными или краткосрочными, достижимыми и перекрестно поддерживающимися.

Важное значение имеет связь между ценностями, которых придерживается высшее руководство, и общефирменными целями Ценности руководства проявляются в целях организации.

Анализ внешней среды представляет собой процесс, посредством которого руководство оценивает изменения во внешней среде и изучает внешние возможности и опасности, могущие помочь или затруднить движение целей организации.

Руководство должно определить внутренние сильные и слабые стороны организации, чтобы эффективно осуществлять планирование. Управленческое обследование представляет собой методичную оценку функциональных зон организации.

В распоряжении организации имеются четыре стратегические альтернативы - ограниченный рост, рост, сокращение и сочетание этих вариантов.

Руководство выбирает стратегию после того, как проведет анализ внешних возможностей и опасностей, внутренних сильных и слабых сторон и оценит все свои альтернативы и варианты.

В условиях рыночной экономики планирование выступает сердцевиной управления предприятием. Столь важная роль процесса разработки плана обусловлена, прежде всего, теми функциями, которые он выполняет

1. Функция распределения ресурсов предприятия, т.е. тех факторов внутренней среды, которые заданы определенными ограничениями.

2. Планирование способствует адаптации предприятия к внешней среде, повышает его готовность, как к благоприятным возможностям, так и к опасностям, обеспечивает эффективное приспосабливание деятельности к окружающим условиям, помогает найти новые ее направления.

3. Функция внутренней координации деятельности различных звеньев предприятия, что позволяет достичь эффективной интеграции внутренних операций.

4. Планирование помогает руководству предприятия учитывать

прошлый опыт, правильно оценивать текущее состояние и с учетом этого определять направления деятельности, обосновывать цели, средства и методы развития.

Основным видом плана в организации торговой деятельности выступает внутрифирменный план как разработанная стратегия торгового менеджмента. Эта стратегия обеспечивает: согласованность ее с внешней и внутренней средой функционирования предприятия; реализуемость с учетом известных ограничений по денежным доходам покупателей и ресурсам; допустимый уровень рисков потери или получения доходов; достижение запланированных финансовых и социальных результатов.

Сложность внутрифирменного планирования определяется, прежде всего, тем, что свое логическое завершение оно приобретает в виде плана как документа, где разрешаются, совмещаются и соподчиняются все противоречивые моменты процесса планирования, процесса составления плана и процесса его реализации.

07.02.12 – 13.02.12