Направления совершенствования управления и производственно-хозяйственной деятельности предприятия

Результаты решения комплекса задач «Планирование и оперативный анализ продаж ГП» повлияли на управление предприятием по следующим направлениям:

1. Обеспечение новизны

Было: в середине месяца менеджером при помощи ввода вручную всех исходных данных в Excel рассчитывался план продаж, в частности показатели по плановому количеству и объему продаж. Анализ продаж не проводился вообще.

Стало: увеличилось количество выходных показателей по задаче «Планирование продаж», стали учитываться остатки ГП на складе с истекающим сроком годности, а также планируемый выпуск нового вида продукции. Стали рассчитываться показатели по анализу продаж, информация для данных расчетов поступает без задержек, увеличилось число пользователей результатов решения рассматриваемого комплекса задач. Так, например, результаты решения задачи «Планирование продаж» поступают коммерческому директору, начальникам производств, а оперативного анализа продаж – начальнику экономического отдела, генеральному директору, коммерческому директору.

2. Обеспечение оперативности управления

Было: сроки получения выходной информации по планированию продаж не регламентированы и получал её только коммерческий директор.

Стало: выдача информации по планированию на бумажный носитель ежемесячно не позднее 20 числа коммерческому директору и начальникам производств; начальнику ЭО – ежемесячно не позднее 2 числа по запросу аналитические отчеты по прибыли от продаж и рентабельности; коммерческому директору ежедневно к 16 часам – аналитический отчет о динамике объема продаж, к 17 часам – отчет о невостребованной продукции, в конце планового периода отчет по выполнению плана продаж. Генеральному директору ежемесячно предоставляется аналитический отчет по безубыточной продукции.

3. Сокращение операций, выполняемых вручную

Было: при составлении плана продаж менеджером вручную вводились все данные.

Стало: план продаж разрабатывается на основе новой технологии по заданному алгоритму. Показатели по анализу продаж также рассчитываются в рамках алгоритма новой технологии.

4. Обеспечение своевременности

Было: планирование продаж велось с помощью Excel, анализ не проводился, т.к. наличие существующих программ не позволяло своевременно решать данные задачи.

Стало: за счет применения нового пакета прикладных программ «1С: Предприятие 8.0» стала по-новому решаться задача «Планирование продаж», появилась возможность оперативного анализа продаж ГП.

5. Снижение трудоемкости ввода информации

Было: вводилось количество реализованной продукции на плановый период, остатки на складе, ожидаемые остатки, цена продукции при составлении плана продаж.

Стало: цена продукции переведена в справочник «Номенклатура», остатки на складе, количество реализованной продукции сохраняются в файлах соответствующих документов. Вручную вводятся количество и цена нового вида продукции, планируемое к выпуску, с документа, предоставленного начальником производства. Для анализа продаж информация вручную не вводится, все необходимые данные берутся из файлов и справочников.

6. Обеспечение аналитичности

Было: сформированный план продаж распечатывался в единственном экземпляре и передавался коммерческому директору, документов по анализу продаж не составлялось.

Стало: сформированный план продаж распечатывается в 3-х экземплярах, передаются коммерческому директору, а затем 2-м начальникам производств. Результаты анализа продаж также оформляются в виде документов, распечатываются или передаются пользователям по запросу на экран.

7. Повышение производительности труда управленческого персонала

Было: при составлении плана продаж менеджер тратил большое количество времени на сбор исходных данных и ввод их вручную с клавиатуры.

Стало: минимальный ввод с клавиатуры входных показателей и наличие необходимой информации в информационной базе данных позволяет быстро и качественно формировать план продаж, а также анализировать осуществленные продажи. При этом у менеджера остается некоторое свободное время на поиск новых клиентов. Кроме того, минимум выходных документов на бумажных носителях по анализу продаж (аналитический отчет по безубыточным видам продукции) и выдача остальных результатов анализа на экран по запросу позволяет высвобождать время управленцев (начальника ЭО, коммерческого и генерального директоров) на непосредственное принятие решений по полученным данным.

Вывод: своевременно поступает информация, необходимая для принятия управленческих решений, снижается трудоемкость обработки экономической информации.

При решении комплекса задач «Планирование и оперативный анализ продаж ГП» можно выделить следующие направления совершенствования производственно-хозяйственной деятельности предприятия:

- снижение риска убыточной деятельности предприятия за счет анализа причин, способных негативно повлиять на продажи, а значит и производственную деятельность предприятия;

- оптимизация плана выпуска продукции с учетом поступающих заявок на покупку продукции;

- стимулирование спроса на продукцию предприятия;

- улучшение координации между основными производственными подразделениями, что оптимизирует материальные и производственные потоки;

- оптимизация затрат на производство продукции;

- увеличение объемов продаж, прибыли.

Изменений в организационной структуре при внедрении на объект новой технологии не произошло. Изменились функции сотрудников, являющихся поставщиками и пользователями информации по рассматриваемому комплексу задач.

Менеджеру по продажам предложено кроме его основных функций проводить анализ продаж, а точнее отслеживать темпы изменения объемов продаж ГП, ежедневно проводить расчеты по выявлению невостребованной продукции, ежемесячно формировать отчеты по выполнению плана продаж с передачей полученной информации коммерческому директору. Кроме того, менеджер по результатам осуществления продаж за месяц формирует отчет по безубыточной продукции предприятия для предоставления генеральному директору, формирует отчеты по прибыли от продаж и рентабельности для начальника ЭО.

В результате у начальника ЭО, коммерческого и генерального директора появляется больше свободного времени на принятие решений по предоставленным результатам планирования и анализа продаж. Начальник ЭО освобождается от функции экономического анализа результатов продаж, он занимается непосредственным принятием решений по увеличению прибыли и рентабельности предприятия, ищет пути снижения расходов на производство и продажу готовой продукции.

При введении новой технологии на объект достигается информационный эффект за счет повышения качества управления, а именно увеличения уровня аналитичности, новизны, своевременности и оперативности получения входной и выходной информации, повышения производительности труда управленческого персонала. Кроме того присутствует эффект рационализации, достигаемый за счет экономии рабочего времени сотрудников управленческого персонала, являющихся пользователями по задачам (начальника ЭО, коммерческого и генерального директора).

В результате решения комплекса задач «Планирование и оперативный анализ продаж ГП» на базе вычислительной техники имеют место следующие направления совершенствования:

1. Изменение в характере содержания труда

Пример: переход от бумажных форм документов к видеограммам, выдаваемым по запросу пользователя, простота их восприятия.

2. Повышение образовательного уровня работников

Пример: обучение специалистов работе в программе «1С: Предприятие 8.0» на уровне профессионального пользователя.

3. Улучшение условий труда за счет оперативного предоставления сотрудникам других отделов результатов решения задач и принятия своевременных решений на их основе, непрерывность в работе, сокращение телефонных звонков для уточнения каких-либо данных.

4. Улучшение системы оплаты труда

Пример: материальные поощрения сотрудников отдела продаж по результатам выполнения плана.

5. Повышение эффективности работы сбытового персонала

Пример: улучшение дисциплинированности сотрудников за счет определения «четких» целей по достижению заданных показателей плана продаж.