Направления работы с документами
| Организация документооборота | Информационно-справочная работа | Экспертиза ценности документов | Организация архивного хранения |
Цели работы
| Рациональное дви-жение и сохранность документов. | Обеспечение руководства информацией. | Работа в экспер-тной комиссии. | Соблюдение сро-ков хранения информации. |
Рис. 26.2. Комплекс функций делопроизводства
Основными информационно-справочными функциями службы делопроизводства являются: представление руководству входящих документов для рассмотрения и распределения их между специалистами для исполнения; учет места нахождения документов и сроков их исполнения; формирование аналитических отчетов о состоянии исполнительской дисциплины в организации; разработка и использование информационно-поисковых систем (картотек, компьютерных баз данных); информационно-справочное обслуживание должностных лиц, а в отдельных случаях и секретарское обслуживание; подготовка номенклатуры дел и обеспечение единого порядка хранения документов; формирование и ведение дел.
Экспертиза ценности документов проводится в целях анализ ценности входящих, внутренних и исходящих документов; отбор документов подлежащих архивному хранению; формирование акта документов, подлежащих уничтожению из-за потери деловой ценности, с истекшим сроком хранения, а также черновиков и ненужных копий; представление акта документов, подлежащих уничтожению, на подпись руководителю компании; уничтожение отобранных ненужных документов путем сожжения, измельчения или сдачи в макулатуру как вторичного сырья.
Организация архивного хранения документов включает: подготовку дел к сдаче в архив; выдачу архивных документов или их копий по распоряжениям руководства; проверку сроков хранения документов в архиве организации; передачу дел в ведомственный архив; уничтожение дел по истечению срока хранения.
Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 г. № 477 введены Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. Нужно отметить, что это первый случай в истории нашей страны, включая советский период, когда документ, регулирующий вопросы делопроизводства, принят Правительством. Это свидетельствует, прежде всего, о том, что с переходом на электронный документооборот, в условиях внедрения межведомственного электронного документооборота и электронного правительства, роль и значение делопроизводства только возрастают.
Последние годы характеризуются широким внедрением компьютеризированных технологий в сферу работы государственного аппарата и предоставления государственных услуг в электронном виде. Для этого издано Распоряжение Правительства Российской Федерации от 12.02.2011 № 176-р «Об утверждении плана мероприятий по переходу федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот при организации внутренней деятельности». В июле 2010 г. вступил в силу Федеральный закон «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» от 07.07.2010 № 210-ФЗ. В целях реализации этого закона осуществляется поэтапный переход на межведомственное информационное взаимодействие при оказании государственных и муниципальных услуг в электронной форме между органами, предоставляющими эти услуги. Для этого должны быть разработаны Административные регламенты, устанавливающие порядок и стандарт предоставления государственной или муниципальной услуги.
Переход к электронным документам принципиально сокращает сроки их передачи – от недель до нескольких минут, позволяет направлять документ одновременно нескольким исполнителям, постоянно отслеживать стадии исполнения документа.
Вопросы для проверки уровня знаний:
1. Содержание документационного обеспечения управления.
2. Сущность закона Эйзенхауэра.
3. Юридическая сила документа.
4. Функции документа.
5. Классификация документов управления.
6. Личные документы государственного служащего.
7. Структура службы делопроизводства.
8. Функции службы делопроизводства.
9. Контроль исполнения документов.
10. Особенности электронного документооборота.
Заключение
Современная Россия в очередной раз переживает не лучший период своего развития, по этому поводу вспоминается проблемное пожелание "чтоб вам жить в эпоху перемен". Главная проблема состоит в том, что переход России к рыночным отношениям открыл широкие возможности для творческого использования накопленного зарубежного опыта управления социально-экономическими процессами, в результате которого в большинстве экономически развитых стран мира достигнуто высокое качество жизни населения, прежде всего, за счет внедрения инновационных технологий и роста производительности общественного труда.
Однако слепое и поспешное копирование зарубежного опыта без учета особенностей российского менталитета способно привести и уже частично приводит к повторению чужих ошибок. Острота проблемы заключена в практической невозможности, да и нецелесообразности возврата страны к "развитому социализму", основанному на огосударствлении собственности и командно-административной системе управления.
В то же время построенный в России "дикий капитализм американского типа" ни в коей мере не соответствует чаяниям народа и ведет к тупиковой ситуации, из которой другие страны выбирались десятилетиями, применяя достаточно непопулярные решения. Как показал опыт развитых стран мира простых способов решения подобных социально-экономических проблем в ближайшее время ожидать не приходится.
Тем не менее в учебном процессе до настоящего времени преимущественно используются положения переводных американских изданий, которые не в полной мере отражают современную российскую действительность, а также накопленный скандинавский и японский опыт управления социально-экономическими процессами.
Наиболее вероятным вариантом трансформации современного российского общества может стать разумное сочетание преимуществ рыночных отношений как способа побуждение инициативы трудоспособной части населения и комплекса социальных гарантий всему населению страны от продолжения безудержного социального расслоения общества, бесконтрольности коррумпированной власти и олигархических структур.
Теоретической базой такого сочетания предлагается социальный менеджмент или "социализм с человеческим лицом", фактически уже реализованный, прежде всего, в скандинавских странах. Инструментами практического внедрения концепции социального менеджмента рекомендуются существенная корректировка законодательства, торможение разрушительных действий в системе российского образования, прекращение насаждения индивидуализма и жажды получения прибыли любыми средствами, постепенное восстановление истинно российских социальных ценностей патриотизма, трудолюбия, доброты и социальной справедливости.
Критический анализ положений законодательства и его корректировка должны более четко определить роль власти в условиях смешанной экономики, без чего практически невозможно противостоять масштабам коррупции, с которой сейчас безуспешно борется сама коррумпированная власть.
Будущее развитие страны во многом зависит от системы российского образования, которое в настоящее время направлено на идеализацию американских школ менеджмента и ликвидацию накопленного российского опыта. В результате молодое поколение в условиях небрежно сломанной системы международно признанного российского школьного и высшего образования и под влиянием западной массовой культуры стремится стать "менеджерами" и получить руководящие должности, не имея ни профессионального управленческого, ни жизненного опыта.
Не способствует созданию социального государства значительная часть российской массовой культуры, в частности процветающий шоу-бизнес как "пир во время чумы" в условиях массовой нищеты народа. Пропаганда праздного образа жизни, возможности путешествовать и развлекаться, не особо прикладывая трудовых усилий, приводит к снижению престижности физического и интеллектуального труда, постепенной деградации личности.
Негативное воздействие на престижность власти и общественное мнение оказывают руководители бюджетных организаций, которые также стремятся стать "менеджерами" и проявлять рыночную предприимчивость, превышая полномочия и злоупотребляя властью.
Завышенная по сравнению с ведущими зарубежными странами численность государственного и муниципального аппарата проявляется, прежде всего, в неоправданно высоких расходах на управление. В частности, в Японии они самые низкие и составляют около 5% от внутреннего валового продукта, в Европе и США – около 10 %, в России по статистике составляют 28 – 29 %, то есть на двух работающих приходится один управленец.
Одновременно необходимо учитывать высокий уровень теневой экономики, который составляет в Японии и Европе в пределах 5 – 10 %, в США – 15 %, в России – около 50 %. Поэтому согласно децильной системе оценки оплаты труда различие размеров оплаты труда 10% высокооплачиваемых и низкооплачиваемых работников в Европе и США составляет 7 раз, в Японии - 4 раза, то есть трудовой коллектив представляет собой своеобразную "семью", в России - 17 раз, а с учетом уровня теневой экономики - до 50 раз.
Социальное расслоение населения в России невольно приводит к потере доверия населения к власти, которая живет по своим внутренним законам и со временем становится все дальше от народа.
В наиболее сложном положении в процессе рыночных преобразований оказываются предприниматели при слабом развитии инфраструктуры рынка, давлении представителей органов власти непрерывными потоками проверок, фактическим принуждением к даче взяток и применению "серых схем"деятельности.
Не менее важными становятся создание гражданского общества, формирование у населения здорового рыночного сознания, восстановление потерянного доверия к власти, целенаправленные усилия общественности по возрождению нравственных качеств личности.
Особую тревогу и возмущение у населения вызывает расширение масштабов деятельности государственных компаний, этих невиданных в истории цивилизованного мира гибридных структур, называемых некоммерческими организациями, которые не отчитываются ни перед кем — ни перед правительством, ни перед обществом. При этом они бесконтрольно назначают себе невиданные заоблачные оклады, используют "золотые парашюты", распоряжаются имуществом, находящимся в федеральной государственной собственности, то есть просто занимаются узаконенным вариантом коррупции.
Представляют интерес предложения по налаживанию системы подготовки руководящего состава для коммерческих компаний [23, с. 17], когда "в вузах необходимо обучать базовых знаниям отраслевого производственного профиля и лишь после приобретения производственного опыта и при явных способностях к управлению следует обучать теории и искусству управления в полном объеме с получением второго высшего образования или в системы повышения квалификации".
Творчески используя накопленный зарубежный опыт современная Россия может и должна эффективно использовать свой ресурсный потенциал, который в расчете на душу населения в 2-2,5 раза выше, чем США, в 6 раз выше Германии, в 18-20 раз больше, чем Япония [23, с. 6].
В этих целях первоочередными задачами управленческой теории в условиях российской смешанной экономики следует считать разделение государственного и муниципального управления (сфера деятельности органов власти), управления деятельностью бюджетных организаций (выполнение социального заказа на выделенные бюджетные средства), социального менеджмента (сфера деятельности коммерческих компаний на свой страх и риск).
Список использованной литературы
1. Конституция Российской Федерации.
2. Гражданский кодекс Российской Федерации.
3. Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях.
4. Трудовой кодекс Российской Федерации. Принят Государственной Думой 21 декабря 2001 года.
5. Афонин Ю.А., Жабин А.П., Панкратов А.С. Социальный менеджмент. Учебник. - М.: МГУ, 2004. -320 с.
6. Амстронг М. Практика управления человеческими ресурсами. / Пер с англ. - СПб, 2012. - 848 с.
7. Басовский Л.Г. Менеджмент. Учебное пособие. - М.: ИНФРА-М, 2014. - 256 с.
8. Бирюкова О.Ю., Бочкова Л.А. Приемы антикризисного менеджмента. Учебное пособие. - М.: Дашков и Ко, 2009. - 272 с.
9. Веснин В.Р. Менеджмент. Учебник. - М.: Проспект, 2009. - 512 с.
10. Виханский О.С., Наумов А.Н. Менеджмент. Учебник. - М.: ИНФРА-М, 2014. - 576 с.
11. Высоцкий П.А., Зенякин В.Е. Государственное регулирование предпринимательства в современных условиях. - М.: Наука, 2008. - 230 с.
12. Гарина Е.П. Основы предпринимательской деятельности. Учебник. - Ростов н/Д: Феникс, 2010. - 348 с.
13. Генкин Б.М. Экономика и социология труда. Учебник. - М.: Норма, 2012. - 464 с.
14. Глухов В.В. Менеджмент. -СПб.: Питер, 2007. - 608 с.
15. Гриценко Н.Н., Волгин Н.А., Попов Ю.Н., Шарков Ф.И., Шулус А.А. Основы социального государства. Учебник. - М.: АТИСО, 2009. - 446 с.
16. Горемыкин В.А. Планирование на предприятии. Учебник. - М.: Юрайт, 2013. - 696 с.
17. Дафт Р.Л. Менеджмент. - СПБ.: Питер, 2000. - 832 с.
18. Друкер П.Ф. Энциклопедия менеджмента. - М.: Вильямс, 2004. - 432 с.
19. Жигун Л.А. Теория менеджмента: теория организации. Учебное пособие. - М.: ИНФРА-М, 2015. - 320 с.
20. Зарецкий А.Д. Менеджмент социальной работы. Учебное пособие. – Ростов/Д.: Феникс, 2008. - 187 с.
21. История менеджмента. Учебное пособие. / Под ред. Д.В. Валового. - М.: ИНФРА-М, 1997. - 256 с.
22. Кибанов А.Я., Захаров Д.К., Коновалова В.Г. Этика деловых отношений. - М.: Инфра-М, 2007. - 368 с.
23. Кнорринг В.И. Теория, практика и искусство управления. Учебник. -М.: Норма, 2007. - 544 с.
24. Ковальчук А.С. Основы делового общения. - М.: Дашков и Ко, 2008. - 300 с.
25. Кондраков Н.П., Кондраков И.Н. Основы малого и среднего предпринимательства. Практическое пособие. - М.: ИНФРА-М, 2014. - 446 с.
26. Котлер Ф. Маркетинг менеджмент. Анализ, планирование, внедрение, контроль. - СПб, Питер, 1999. - 896 с.
27. Кравченко А.И. История менеджмента. Учебное пособие. - М.: Проект, 2003. - 560 с.
28. Кричинский П.Е. , Морозова О.С. Основы социального государства. Учебное пособие. - М.: ИНФРА-М, 2015. - 124 с.
29. Круглова Н.Ю. Основы бизнеса (предпринимательства). Учебник. - М.: КНОРУС, 2010. - 544 с.
30. Кукушкин С.Н. Планирование деятельности на предприятии. Учебник. - М.: Юрайт, 2015. - 350 с.
31. Лавриненко В.Н., Путилова Л.М. Исследование социально-экономических и политических процессов. Учебное пособие. - М.: Вузовский учебник, 2008. - 205 с.
32. Лапуста М.Г. Предпринимательство. Учебник. - М.: ИНФРА-М, 2009. - 608 с.
33. Леонов Н.И. Психология делового общения. - М.: МПСИ, 2005. - 256 с.
34. Лихацкий В.И. Аудит и контроллинг персонала. Учебник. - Гатчина: ГИЭФПТ, 2012. - 274 с.
35. Лихацкий В.И. Логистика. Учебник. - Гатчина: ГИЭФПТ, 2016. - 327 с.
36. Лихацкий В.И. Управление человеческими ресурсами. Учебник. - Гатчина: ГИЭПТ, 2014. - 482 с.
37. Мальков В.Л. Великий Рузвельт. - М.: Яуза, 2012. - 560 с.
38. Менеджмент социальной работы. Учебное пособие. – М.: Владос, 2001. – 288 с.
39. Мескон М.Х., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента. / Пер. с англ. – М.: Дело, 2006. – 704 с.
40. Мильнер Б.В. Теория организации. Учебник. - М.: ИНФРА-М, 2007. - 797 с.
41. Основы теории управления. Учебное пособие. / Под ред. В.Н. Парахиной, Л.И. Ушвицкого. - М.: Финансы и статистика, 2003. - 560 с.
42. Панфилова А.П. Деловая коммуникация в профессиональной деятельности. - СПб.: Знание, ИВЭСЭП, 2004. - 495 с.
43. Паркинсон С.Н., Рустомджи М.К. Искусство управления. / Пер. с англ. - М.: ФАИР-ПРЕСС, 1999. - 272 с.
44. Пивоваров С.Э., Максимцев И.А. Сравнительный менеджмент. -СПб,: Питер, 2008. - 480 с.
45. Попов С.Г. Социальный менеджмент. Учебное пособие. - М.: Ось-89, 2000. - 160 с.
46. Прогнозный план (программа) приватизации федерального имущества и основные направления приватизации федерального имущества на 2014 - 2016 годы.
47. Райсберг Б.А., Лобко А.Г. Программно-целевое планирование и управление. Учебник. - М.: ИНФРА-М, 2002. - 428 с.
48. Райченко А.В. Общий менеджмент. Учебник. - М.: ИНФРА-М, 2009. - 384 с.
49. Резник С.Д., Баронин С.А., Назарова Н.А. Основы предпринимательской деятельности. Учебное пособие. - М.: ИНФРА-М, 2012. - 222 с.
50. Рыбас С.Ю. Генерал Кутепов. - М: Молодая гвардия, 2010. - 300 с.
51. Рой О. Основы государственного и муниципального управления. Учебное пособие. - СПб.: Питер, 2013. - 448 с.
52. Румянцева Е.Е. Новая экономическая энциклопедия. - М.: ИНФРА-М, 2008. - 826 с.
53. Семенова И.И. История менеджмента. Учебное пособие. - М.: Юнити-Дана, 1999. - 222 с.
54. Социальный менеджмент. Учебник. / Под ред. Д.В. Валового. - М.: Интел - Синтез, 2000. - 392 с.
55. Социальный менеджмент. Учебное пособие. - М.: Высш. шк., 2002. - 271 с.
56. Социальный менеджмент. Учебное пособие. - Саратов, СГТУ, 2008. - 276 с.
57. Социология. Основы общей теории. Учебник. - М.: Норма, 2008. - 912 с.
58. Социология. Учебник. - М.: Юрайт, 2012. - 400 с.
59. Социология. Учебное пособие. - М.: Проспект, 2013. - 320 с.
60. Социальное управление. Курс лекций. – М.: РАГС, 2000. – 438 с.
61. Степанов В.И. Логистика. Учебник. - М.: Велби, 2007. - 488 с.
62. Стрелкова Л.В. Внутрифирменное планирование. Учебное пособие. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2014. - 367 с.
63. Тебекин А.В. Менеджмент организации. Учебник. - М.: КНОРУС, 2006. - 416 с.
64. Теория управления. Учебное пособие. - М.: Юрайт, 2013. - 375 с.
65. Технологии социальной работы. Учебник. / Под ред. Е.И. Холостовой. – М.: ИНФРА-М, 2003. – 400 с.
66. Томпсон А.А., Стрикленд А.Дж. Стратегический менеджмент. Искусство разработки и реализации стратегии. Учебник. - М.: ЮНИТИ, 1998. - 576 с.
67. Управление качеством жизни. / Под ред. В.В. Окрепилова. – СПб.: Изд. СПбАУЭ, 2006. – 384 с.
68. Филимонова Н.М., Моргунова Н.В., Ловкова Е.С. Экономика и организация малого и среднего бизнеса. Учебное пособие. . - М.: ИНФРА-М, 2015. - 222 с.
69. Холостова Е. И. Социальная работа. История, теория и практика. Учебник. – М.: Юрайт, 2011. – 905 с.
70. Цветков А.Н. Менеджмент. - СПб.: Питер, 2010. - 256 с.
71. Чалдаева Л.А. Экономика предприятия. Учебник. - М.: Юрайт, 2011. - 368 с.
72. Экономика предприятия. Учебник. / Под ред. С. Г. Фалько. - М.: КНОРУС, 2011. - 352 с.
73. Экономика фирмы. Учебник. / Под ред. В.Я. Горфинкеля. - М.: Юрайт, 2012. - 687 с.
74. Яськов Е.Ф. Теория организации. Учебное пособие. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2011. - 271 с.