Организация работы с кадровой документацией

Одной из важнейших функций служб документационного обеспечения управления персоналом является организация доку­ментооборота, т. е. движения документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи на хранение.

Порядок движения документов в организации можно разде­лить на следующие этапы:

— обработка поступающей и передаваемой документации;

— доведение документации до исполнителей — работников сис­темы управления персоналом;

— регистрация, учет и хранение документов по личному со­ставу;

— формирование дел в соответствии с номенклатурой дел, утвержденной для данной организации;

— копирование и размножение документов по кадровым воп­росам;

— контроль исполнения документов по личному составу;

— передача документов по вертикальным и горизонтальным связям;

— хранение дел.

Группировка исполненных документов в дела называется фор­мированием дел. Она осуществляется в соответствии с заголовка­ми дел по заранее составленной номенклатуре дел организации с целью обеспечения их сохранности и оперативного поиска. При­казы по личному составу формируются отдельно от приказов по основной деятельности.

Кадровые документы оформляются лицом, ответственным за работу с этими документами. Дела оформляются частично или полностью в зависимости от сроков хранения, которые ус­танавливаются для каждого документа на основании Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятель­ности организаций, с указанием сроков хранения, утвержден­ного руководителем Федеральной архивной службы России 6 октября 2000 г.

Все дела, подготовленные к архивному хранению, делятся на две группы:

— дела по личному составу организации;

— дела по основной деятельности.

На каждую группу дел составляются отдельные описи: опись № 1 (дела по основной деятельности) и опись № 1 л/с (дела по личному составу). В описи по личному составу дела располагают­ся вследующем порядке:

— книга учета сотрудников (если она ведется);

— приказы по личному составу;

— личные дела или личные карточки;

— лицевые счета по заработной плате;

— невостребованные трудовые книжки.

На документы, выделенные к уничтожению, составляется акт.

Выводы

Вусловиях возрастающей роли делопроизводства в эффек­тивном функционировании организации одним из важнейших факторов повышения профессиональной компетентности работ­ников кадровых служб становится глубокое знание ими действу­ющих нормативно-правовых актов и методических документов и неукоснительное следование их требованиям в процессе работы с документами.

Квалифицированное исполнение служебных обязанностей каждым работником сферы управления персоналом предпола­гает не только знание делопроизводственной терминологии и осознание того, что юридическую силу документа обеспечивают соответствие действующему законодательству, компетенция из­давшего его органа и установленный порядок оформления, но и высокий уровень грамотности.

Одной из важнейших функций служб документационного обеспечения управления персоналом является организация доку­ментооборота, т. е. движения документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, обеспечивающая эф­фективность работы с кадровыми документами, их сохранность и контроль исполнения.

Контрольные вопросы и задания

1. Какие виды документов составляют группу организацион­но-распорядительной документации?

2. В каком нормативном акте содержатся требования к оформ­лению организационно-распорядительных документов?

3. Каков состав реквизитов организационно-распорядитель­ной документации?

4. Каким законодательным актом регламентируется право ис­пользования изображения Государственного герба Российской Федерации на бланке организации?

5. Какие виды документов составляют группу документов по трудоустройству, учету и работе с кадрами?

6. Раскройте сущность документирования.

7. Что придает документу юридическую силу?

8. Перечислите этапы документооборота.

9. Каковы требования к оформлению даты документа?

10. В каком правовом акте содержатся требования к оформле­нию адресата исходящего документа и в чем состоит их новизна?

Список литературы

Документационное обеспечение государственной службы: Учебно-практическое пособие/Под общ. ред. А.И.Горбачева, Н.Н. Шуваловой. М., 2004.

Кузнецова Т.В. Делопроизводство: (Документационное обес­печение управления). М., 2007.

Кузнецова Т.В., Кузнецов С.Л. Кадровое делопроизводство: Традиционные и автоматизированные технологии. М., 2005.

Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления: Учебно-практическое пособие. М., 2006.

© Шувалова Н.Н.

Управлениеперсоналом: Учебник. Изд. 2-е, доп. и перераб.

/ Под общ. ред. А.И. Турчинова. - М.: Изд-во РАГС, 2008. - 608 с.