Определение потребности в персонале организации

Потребность организации в персонале — это установление не­обходимых количественных и качественных характеристик персонала, соответствующих выбранной стратегии развития органи­зации.

Виды потребности. В теории и практике различают следующие виды потребности в персонале:

1) потребность в обучении персонала, которая определяется различием в уровне квалификации и профессиональных знаний, необходимом для выполнения должностных обязанностей, и тем, которым обладает выполняющий их работник;

2) потребность в персонале качественная — это совокупность работников различной квалификации с точки зрения задач, подлежащих выполнению в конкретный период, и требований, предъявляемых конкретной должностью;

3) потребность в персонале количественная — это численность работников определенной квалификации, необходимых органи­зации для реализации стоящих перед нею задач;

4) потребность отдельного работника — это осознание отсут­ствия (дефицита) чего-либо, вызывающего у сотрудника побуж­дение к действию.

Конечная цель определения потребности в персонале состоит в установлении его количества, необходимого для надежного вы­полнения работниками должностных и профессиональных обя­занностей. В этом случае принимаются решения о потребности в них — количестве и качестве, времени и продолжительности, а также месте.

Определение качественной и количественной потребности в персонале на практике неразделимо и поэтому осуществляется одновременно. Однако данные о потребности в персонале бес­полезны, если нет данных о времени и продолжительности по­требности в них. Временной аспект является критерием, позволя­ющим определить потребность в персонале. Обучение персонала требует также соответствующих расчетов во времени. В целом потребность в персонале устанавливается на определенное время или к определенному сроку. Кроме того, должно быть запланиро­вано время, необходимое для отбора работников, потребность в которых должна быть спланирована.

Переход от краткосрочного к среднесрочному планированию потребности в персонале осуществляется постоянно. Однако опре­деление среднесрочной и долгосрочной потребности в персонале требует корректировки общего плана. В целом потребность в персонале определяется в соответствии с плановым штатным составом конкретной организации.

Сравнение планового штатного состава с имеющимся налич­ным персоналом позволяет выявить либо нормальное удовлетво­рение потребности, либо недостаток или излишек персонала ор­ганизации.

В случае превышения потребности в персонале по качествен­ным, количественным, временным или локальным показателям принимаются корректирующие меры, которые выражаются в вы­свобождении персонала.

Целесообразно определить потребность персонала с учетом двух взаимосвязанных фаз: в данное время и на будущее.

Перед определением потребности в персонале целесообразно сначала проанализировать имеющийся в организации кадровый состав с количественной и качественной стороны и на этой ос­нове оценить будущий кадровый состав с помощью имеющихся инструментов - информационной техники и методик оценки персонала в количественном и качественном отношении.

Качественное и количественное определение потребности в персонале создает основу для планирования издержек организа­ции, целью которого является снижение расходов на оплату пер­сонала.

Технология установления потребности в персонале.Исходным пунктом для определения будущей потребности в персонале яв­ляется установление необходимого кадрового состава в настоя­щее время. Для этого в организации ведется учет:

— вида работ;

— времени назначения на должность;

— увольнений в связи с достижением определенного возраста;

— намеченных перемещений или повышений по службе;

— краткой характеристики работника;

— должностного оклада;

— компенсаций и др.

Для указанного анализа могут быть учтены и другие данные, необходимые для планирования персонала в организации.

Плановое количество персонала складывается из требуемо­го количества работников организации и его резерва. При этом требуемое количество задействованных работников соответствует общему расчетному количеству персонала за вычетом того персонала, который отсутствует в связи с отпусками, болезнью, несчаст­ными случаями и др.

Потребность в восполнении персонала возникает в виде раз­ницы между количеством принятых на должность и количеством освобожденных (уволенных) работников за плановый период плюс потребность в покрытии отставания (недобор) за преды­дущий период (потребность в восполнении = штатный состав на данный момент) минус фактический состав на данный момент. Она возникает в результате текучести и движения персонала в связи с уходом на пенсию, призывом в армию, инвалидностью, повышением по службе, перемещением, увольнением и др. Кроме того, потребность в персонале возникает в связи с расширением функциональных обязанностей должностных лиц, изменением организационной структуры организации и др.

В целом численность и качество персонала должны быть рас­считаны так, чтобы выполнялись долгосрочные задачи организа­ции, так как нехватка персонала ставит под угрозу решение задач, а переизбыток его вызывает излишние финансовые расходы.

На рис. 26 схематически представлена процедура обеспече­ния организации персоналом. Исходным моментом, как было отмечено выше, является определение потребности в персонале. При наличии необходимой информации руководство организа­ции предпринимает шаги по установлению контактов с будущи­ми работниками. Сначала рассматриваются возможности при­влечения персонала, существующие внутри самой организации. После установления контактов с требуемыми работниками про­изводится отбор соответствующих кандидатов. Предпосылкой для этого является описание требований вакантных должностей и квалификации претендентов, включая возможности повыше­ния квалификации.

При планировании потребности в персонале следует разли­чать:

— общую потребность, представляющую собой всю числен­ность персонала, необходимую организации для выполнения должностных функций;

— дополнительную потребность, представляющую количество работников, которое необходимо в планируемом периоде допол­нительно к имеющейся численности базового года, обусловлен­ной текущими нуждами организации.

Планы организации, Информация о персонале,

например: например:

-план развития; -статистика по персоналу;

-производственный план; -оценки;

-инвестиционный план -картотека молодых специалистов

Предварительный расчет будущей Определение сегодняшнего и

по­требности в персонале с точки прогно­зируемого персонала

зрения количества и качества с точки зрения количества и качества

Определение потребности в персонале: сравнение

будущей потребности в персонале с его наличием

Планирование мер по достижению или поддержанию количественного соответствия

между будущей потребностью в пер­сонале и его наличием

Организационные Меры по покрытию Прочие меры:

меры, потребности в персонале: - структурирование ра­бот;

например изменение: - привлечение персонала; - построение социально-

- оргструктуры; - развитие персонала; функциональных от­ношений;

- организации труда; - высвобождение персона­ла; - координация и др.

- должностных инст­рукций - задействование персонала

Рис. 26. Схема обеспечения организации персоналом

При разработке штата на первом этапе с позиции целесооб­разности исходят из имеющихся в организации (занятых и вакант­ных) должностей. С течением времени штат может приблизиться к «должному» благодаря тому, что при любом расширении и изме­нении штат рассматривается с позиции:

— необходима ли еще данная должность;

— соответствует ли ее организационное включение, прежде всеговотношениивыполнениядолжностных обязанностей, прин­ципам целесообразности и рационализации;

— оптимальным ли образом организована работа и др.

При планировании потребности в персонале следует учиты­вать также возможности замены и переводов. В этих случаях в штате, наряду с признаками деятельности, следует учитывать так­же группы должностей, на которых заняты штатные единицы.

В каждом случае в определении потребности в персонале рекомендуется участие руководителей структурных подразделе­ний, а также работников, в отношении которых принимаются решения.

Опыт показывает, что среди методов долгосрочного определе­ния потребности в персонале можно выделить ориентированные на прошлое и на будущее.

Методы, ориентированные на прошлый опыт, базируются на оценке статистических данных и исходят из предположения, что их можно перенести на будущее развитие. К таким методам относятся:

— экстраполяция главных тенденций;

— вывод по аналогии;

— регрессионные и корреляционные методы;

— экономические модели.

Так, при экстраполяции главных тенденций количественная потребность в персонале рассматривается единовременно во вре­менном масштабе, т.е. в рамках единичного прогноза развития потребности ставится в зависимость только от времени.

Регрессионные и корреляционные расчеты являются матема­тическими методами, которые анализируют отношение между пе­ременными величинами. Особое значение при прогнозировании потребности в персонале имеет систематический учет мнения экс­пертов. При определении потребности в персонале с помощью экономических моделей делается попытка стимулировать буду­щую количественную потребность на основе простых или более сложных регрессивных анализов и расчетов.

Выводы

Эффективная работа с персоналом в организации, как показы­вает теория и практика управления, зависит от форм и методов пла­нирования и прогнозирования потребности в персонале. При этом кадровое планирование включает выявление необходимого коли­чественного и качественного состава работников организации, а также применение соответствующих форм их найма, использования и развития. При этом важно определить основные факторы, оказывающие значительное влияние на процессы планирования.

Наряду с планированием персонала в организации следует уде­лять внимание определению потребности в персонале на ближай­шую или долговременную перспективу. Потребность организации в персонале во многом зависит от выбранной стратегии ее разви­тия. Усвоение процессов, связанных с планированием персонала и определением потребности в нем, создает условия и возможности эффективного функционирования организации и дальнейшего развития с учетом ее миссии и целей.

Контрольные вопросы и задания

1. Для каких целей предназначено кадровое планирование?

2. Раскройте содержание оперативного плана работы с персоналом.

3. В чем заключаются стратегические цели планирования пер­сонала?

4. Раскройте содержание количественного и качественного планирования персонала.

5. Дайте определение понятия «определение потребности в персонале» и раскройте его содержание.

6. Изложите виды потребности в персонале и раскройте их со­держание.

7. Изложите схематически сущность планирования потреб­ности в персонале.

8. Раскройте содержание методов определения потребности в персонале.

9. Определите разницу между планированием персонала и определением потребности в персонале.

Список литературы

Кротова Н.В., Клеппер Е.В. Управление персоналом: Учебник. М., 2005.

Теория и практика управления персоналом: Учебно-методи­ческое пособие. 2-е изд., стереотип. Киев, 2003.

Шапиров С.А. Управление человеческими ресурсами. М., 2005.

© Троицкая Е.В.

Управлениеперсоналом: Учебник. Изд. 2-е, доп. и перераб.

/ Под общ. ред. А.И. Турчинова. - М.: Изд-во РАГС, 2008. - 608 с.

Глава 19. ОТБОР ПЕРСОНАЛА