Типовая процессная модель кафедры вуза

Целью данного проекта является проектирование и разработка прототипа такой информационной системы, которая подходила бы к требованиям максимального количества кафедр как нашего вуза так и других вузов региона и страны в целом. Данное условие является обязательным для создания тиражируемого программного продукта. Поэтому важным является построение такой типовой модели функционирования, которая отражает предметную область целиком, без привязки к конкретному объекту.

Согласно нормативной документации, любая кафедра обычно имеет стандартный набор входов и выходов, а также руководствуется в своей деятельности минимальным набором управляющих воздействий на основе имеющихся механизмов. Контекстная модель функционирования кафедры в нотации IDEF0 показана на рисунке 2.2

Рисунок 2.2 – Контекстная диаграмма модели функционирования кафедры

Ко входам кафедры относятся следующие потоки:

- поток студентов и абитуриентов – является основным «ресурсом» процесса функционирования кафедры.

- документы из других подразделений вуза – информационные потоки, необходимые для текущей работы кафедры;

- финансовые потоки – это средства за платные образовательные услуги и другие доходы кафедры, появляющиеся у нее в процессе функционирования;

- хоздоговорная документация – вся информация, связанная с проектной и хозяйственной деятельностью кафедры.

В соответствии с перечисленными входами, у кафедры должны быть следующие выходы:

- выпускники - как результат формирования из абитуриентов специалистов, востребованных на рынке труда;

- отчетность для других подразделений (например, учебно-организационная документация) по каждому из направлений деятельности кафедры;

- методическое обеспечение – продукт методической деятельности кафедры;

- финансовые потоки – например, расходы, связанные с использованием денежных средств на нужды кафедры;

- хоздоговорная документация – необходимая для хозяйственной и проектной деятельности кафедры документация;

- научные труды и публикации – результат научно-исследовательской работы кафедры;

- научно – педагогические кадры – результат подготовки научно-педагогических кадров в рамках работы кафедры;

Деятельность кафедры управляется извне посредством директивной и нормативной документации других подразделений, а также министерства образования российской федерации, международными нормативными актами (в случае ведения образовательной деятельности на мировом рынке образовательных услуг).

Вся деятельность кафедры осуществляется ее штатом. Организационная структура кафедры была представлена выше на рисунке 2.1.

Для дальнейшего изучения деятельности кафедры контекстная диаграмма была декомпозирована по функциональному признаку. Полученная декомпозиция показана на рисунке 2.3.

Рисунок 2.3 – Декомпозиция контекстной диаграммы

В процессе функционирования кафедры можно выделить основную деятельность, которая вытекает из целей и задач кафедры. Кроме того, кафедра занимается финансовым планированием. Необходимо также выделить такой процесс, как «анализ и оценка» необходимый для принятия управленческих решений в рамках кафедры.

Декомпозиция процесса «Основная деятельность» приведена на рисунке 2.4.

Рисунок 2.4 – Декомпозиция процесса «Основная деятельность»

В соответствии с «Положением о кафедре АлтГТУ», кафедра является основным учебно-научным структурным подразделением факультета (университета), осуществляющим учебную, методическую и научно–исследовательскую работу по одному или нескольким родственным направлениям и/или специальностям, воспитательную работу среди студентов, а также подготовку научно-педагогических кадров и повышение их квалификации. Поэтому можно выделить основные направления деятельности (Рисунок 2.4)

Основная задача кафедры - выращивание специалистов – решается, как видно на рисунке, с помощью 3-х процессов основной деятельности: «учебная работа», «научно-исследовательская работа» и «воспитательная работа».

Процесс воспитательной работы включает в себя: составление планов воспитательной работы по кафедре в целом и по каждому преподавателю, кураторство учебных групп, и другие виды воспитательной работы, осуществляемыми через учебный процесс, общежитие и целенаправленную организацию досуга.

Процесс научно-исследовательской работы заключается в планировании на всех уровнях управления, в участии студентов, аспирантов и сотрудников кафедры в конкурсах научных работ, выставках, научных конференциях и симпозиумах, в проведении научных исследований

Основным процессом с точки зрения цели функционирования кафедры является «Учебная работа». В нем происходит непосредственно обучение студентов в соответствии с программой высшего профессионального образования. Ответственным за выполнение процесса является заведующий кафедрой. В АлтГТУ у заведующего кафедрой по учебной работе имеются следующие функции:

- совместно с деканом и учебным управлением университета формирует структуру многоуровневой подготовки по направлениям и специальностям кафедры;

- обеспечивает соответствие учебных планов и рабочих программ учебных дисциплин кафедры Государственным образовательным стандартам и осуществляет контроль их выполнения;

- организует и контролирует учебный процесс по всем видам учебной деятельности кафедры;

- выполняет учебную работу, как правило, по основным дисциплинам кафедры, в том числе лекционную нагрузку в объеме не менее 100 часов в год;

- организует эффективное функционирование рейтинговой системы контроля текущей успеваемости и обеспечивает требуемое качество учебного процесса;

- организует и контролирует предоставление платных дополнительных образовательных услуг на кафедре;

- организует работу Государственных экзаменационных и аттестационных комиссий по направлениям и специальностям кафедры;

- организует и контролирует работу по маркетингу рынка интеллектуального труда и трудоустройству выпускников кафедры;

- организует работу по приему студентов и целевую подготовку специалистов на кафедре.

В последнее время в АлтГТУ кафедрам передаются другие программы, реализуемые вузом: дополнительного образования, повышения квалификации, дистанционного обеспечения и др. Это обеспечивает возможность более эффективного планирования как нагрузки профессорско-преподавательского состава, так и финансовых потоков, связанных с заработной платой профессорско-преподавательского состава.

Процесс «Учебная работа» раскрыт более подробно ниже на рисунке 2.5.

Рисунок 2.5 – Декомпозиция процесса «Учебная работа»

Процесс «Учебная работа» состоит из: организации учебного процесса (непосредственное проведение лекций, лабораторных и другой аудиторной и самостоятельной работы, учебных и производственных практик, текущего, итогового и остаточного контроля знаний, и выпускной квалификационной работы), и планирования учебного процесса.

Организация учебного процесса осуществляется на основании Устава АлтГТУ, СТП (Стандартов предприятия системы менеджмента качества) и других документов, регламентирующих внутренний распорядок. Кроме того, учебный процесс должен соответствовать учебно-организационной документации. Сам процесс состоит из следующих подпроцессов:

- организация теоретического курса: лекции, практические занятия (семинары), лабораторные работы и другие виды аудиторных занятий, а также самостоятельная работа студентов, курсовое проектирование и др.;

- организация прохождения практик: руководство учебными и производственными практиками, преддипломной практикой;

- организация государственного экзамена;

- организация проектирования и защиты выпускной квалификационной работы (руководство дипломным проектированием, нормоконтроль, и др.);

- организация текущего (лабораторные и контрольные работы, коллоквиумы, и др.), итогового (курсовые проекты, зачетные и экзаменационные единицы) и остаточного контроля знаний.

Схема организации учебного процесса приведена на рисунке 2.6.

Как видно на рисунке, абитуриент, поступив в вуз, должен пройти все ступени образовательного процесса, прежде чем он станет специалистом по выбранному направлению.

Рисунок 2.6 – Организация учебного процесса

Все виды работы в рамках учебного процесса осуществляются профессорско-преподавательским составом кафедры. В учебном процессе используется также методическое обеспечение. Конечно для обеспечения нормального прохождения учебного процесса требуются и другие ресурсы (например, аудиторный фонд, материально-техническая база), однако для упрощения внешнего вида диаграмм они не приводятся.

На выходе организации учебного процесса мы видим, прежде всего, выпускников. Кроме того, результатом учебного процесса является набор ведомостей успеваемости по различным контрольным точкам и зачетным единицам.

Для успешной организации учебного процесса необходимо осуществить его планирование. Процесс представлен на рисунке 2.7.

Рисунок 2.7 – Декомпозиция процесса «Планирование учебного процесса»

Этот процесс необходим для снабжения внутренних и внешних потребителей учебно-организационной документацией.

Он осуществляется на основе основных учебно-организационных документов кафедры: учебных планов специальности и стандартов дисциплин.

Эти документы разрабатываются на кафедре в процессе учебно-методической работы, затем, после утверждения непосредственно используются в процессе планирования и организации учебного процесса.

Семестровые планы – это учебные планы специальности, развернутые в пределах одного семестра. Они содержат информацию, необходимую для среднесрочного планирования учебной нагрузки и связанной с ней загрузкой материально - технической базы вуза.

Графики учебной работы студентов («Графики самостоятельной работы студентов») – это документы, в которых в детализированной форме отражаются все виды учебной нагрузки за семестр по дисциплинам развернуто во времени, включая все контрольные точки текущего и итогового контроля.

Учебная нагрузка кафедры («Форма №9») – документ, отражающий суммарную учебную нагрузку кафедры по образовательной программе.

В последнее время на кафедрах вуза наряду с основной образовательной программой приходится также планировать нагрузку кафедры по другим образовательным программам (например, по программе дополнительного образования).

Индивидуальное планирование учебной работы. План учебной работы преподавателя – это составная часть индивидуального плана работы преподавателя. Индивидуальные планы работы преподавателей включают себя планы учебной, научно-исследовательской и методической работы. Планы учебной работы представляют собой документы с проставленным количеством часов по видам учебной нагрузки, детализированные с точностью до одного месяца. Обычно распределение учебной нагрузки предшествует планированию учебной работы, так как невозможно планировать учебную работу на несколько лет с точностью до часа.

Распределение учебной нагрузки – это процесс распределения часов учебной нагрузки кафедры по профессорско-преподавательскому составу. При распределении бюджетной нагрузки должен учитываться размер ставки, на которую работает преподаватель. Предельные размеры часов зафиксированы в стандартах системы менеджмента качества. Распределение обычно осуществляется на основе опыта предыдущих лет работы, а также по соответствию научной специальности и профиля подготовки.

Учебно-организационной документацией как правило занимаются заместители по учебной работе и методисты. При распределении учебной нагрузки участвует профессорско-преподавательский состав кафедры.

Процесс методической работы кафедры. В соответствии с положением о методической работе в АлтГТУ, методическая работа представляет собой комплекс мероприятий, направленных на методическое обеспечение учебного процесса, повышение педагогического мастерства преподавателей, совершенствование аудиторной и самостоятельной работы студентов, всех форм и методов учебной работы в вузе. Основная цель методической работы – создание условий, способствующих повышению эффективности и качества образовательного процесса. Декомпозиция процесса приведена на рисунке 2.8.

Рисунок 2.8 – Декомпозиция процесса «Методическая работа»

Как видно на рисунке 2.8, методическая работа включает учебно-методическую работу, научно-методическую работу и организационно-методическую работу.

Методическая работа – процесс, обеспечивающий учебную работу кафедры методическим обеспечением, необходимым для качественной организации учебного процесса.

Декомпозиция процесса «Учебно-методическая работа» показан на рисунке 2.9.

Рисунок 2.9 – Декомпозиция процесса «Учебно-методическая работа»

Разработка методических материалов – включает в себя подготовку к аудиторным занятиям, разработку конспектов, материалов по дисциплинам, лабораторным работам и многое другое.

Составление проектов учебных планов – это процесс пересмотра и изменения учебных планов в соответствии с изменяющимися внутренними условиями, а также требованиями, предъявляемыми к образовательной программе стандартами высшего профессионального образования.

Составление образовательных стандартов дисциплин представляет собой подготовку проектов стандартов для новых дисциплин или пересмотр ранее утвержденных стандартов дисциплин в соответствии с новыми правилами.

Процесс «бюджетирование» необходим для планирования, учета и контроля за поступлением и расходованием финансовых ресурсов кафедры. Декомпозиция процесса показана на рисунке 2.10.

Рисунок 2.10 – Процесс бюджетирования кафедры

Бюджет является инструментом финансового планирования (прогнозирования) и контроля деятельности организации и ее структурных подразделений. Бюджет представляет собой годовой план финансовых действий организации, касающийся объемов доходов, расходов и др.

Цель бюджетирования кафедры состоит в улучшении управления процессом распределения денежных средств, поступающих в распоряжение кафедры. Особенностью процесса бюджетирования кафедры, отличающей его от процесса бюджетирования коммерческого предприятия, является то, что кафедра является некоммерческой бюджетной организацией, и поэтому не может иметь остатки средств на конец финансового года. Также кафедра не является самостоятельным, экономическим объектом и не может сама реализовывать свои услуги, однако это не усложняет задачу планирования, так как об объеме и величине денежных поступлений, как правило, известно заранее.

Бюджетирование кафедры представляет собой составление планового бюджета на финансовый год и контроль над его исполнением. Бюджет состоит из двух частей: расходной части и доходной. Доходная часть формируется за счет поступлений по статьям дохода. Расходная часть, соответственно, формируется за счет расходов по статьям расхода. Контроль над исполнением бюджета ведется в течение всего года, путем регистрации всех операций, связанных с получением или расходованием денежных средств. Для разработки процедуры составления планового бюджета необходимо изучить структуру доходов и расходов кафедры.

Рассмотрим возможные источники денежных поступлений на кафедру. Основная статья доходов кафедры — денежные поступления за платные образовательные услуги. Оплату за обучение получает вуз, и выпускающей кафедре предоставляется в распоряжение конкретная доля от суммы оплаты всех студентов обучающихся на кафедре, на коммерческой основе. Оплата за обучение производится за каждый семестр, но некоторые студенты оплачивают обучение сразу за весь учебный год, что создает дополнительные трудности при планировании доходов, так как учебный и годовой отчетный период не совпадают по времени. К концу годового отчетного периода кафедра не должна иметь остатков денежных средств, так как является некоммерческой организацией, и если часть студентов оплатила свое обучение за весь учебный год сразу, то на первые три квартала нового отчетного года кафедра может не иметь всех запланированных доходов. Поэтому очень важным представляются возможности контролировать полученные доходы и вносить изменения в запланированный бюджет. Также немаловажным представляется контролировать поступление средств по каждому студенту отдельно, то есть осуществлять контроль об оплате обучения каждым студентом.

Следующая возможная статья доходов - бюджетные средства, которые выделяются кафедре вузом. Эти средства могут быть предназначены только для целевого использования, например, для покупки литературы. Планирование подобных доходных представляется трудной задачей, так как получение этих доходов не зависит от деятельности кафедры.

Также возможная статья получения доходов - доходы от хозяйственной деятельности и прочие доходы.

Распределение полученных доходов имеет следующую структуру: большая часть доходов направляется на заработную плату профессорско-преподавательскому составу и учебно-вспомогательному персоналу кафедры, включающие в себя доплаты за учебную нагрузку и различные премии, а также налоги с фонда оплаты труда. Следующими по величине являются расходы на приобретение и обслуживание компьютерной техники. Далее идут различные хозяйственные расходы, включающие в себя в основном ремонт помещений, покупку мебели и канцтоваров и пр. Также доходы направляются на покрытие командировочных расходов, прочих расходов, не выделяемых в отдельные статьи, а также на создание резервных фондов.

Бюджет составляется на учебный год, и представляет собой план доходов и расходов кафедры, а также таблицу фактически произведенных расходов в течение предыдущего учебного года, для упрощения планирования расходов.

Рассмотрим подробнее цель бюджетирования кафедры. Кафедра не может иметь остатки средств на конец финансового года. Поэтому без надлежащего контроля за расходованием средств, невозможно получить информацию о наличии остатков средств на конкретный период времени. В результате чего, в конце года, когда поступает подобная информация, сразу возникает проблема израсходовать средства до конца года, и в связи с недостатком времени и информации не всегда принимается оптимальное решение. В результате принятия неэффективного решения, действительные нужды кафедры могут быть не удовлетворены, а значит, может снизиться качество предоставляемых образовательных услуг. Недостаток времени при принятии решения о направлении средств на удовлетворение каких-либо нужд не является основной проблемой. Основная проблема в отсутствии информации о нуждах. Для этого необходимо иметь план расходов. А для того, чтобы составить план расходов, необходимо иметь информацию о планируемых доходах.

Следовательно, мы имеем перед собой две проблемы: планирование доходов и расходов и контроль за поступлением и расходованием средств. Решение этих проблем поможет свести к минимуму влияние фактора недостатка информации при принятии решений, а значит, повысит эффективность управления средствами кафедры, и позволит обеспечить денежными ресурсами все бизнес-процессы на кафедре. Следовательно, ключевая цель бюджетирования кафедры - обеспечение бизнес-процессов кафедры необходимыми ресурсами.

Для более эффективного управления денежными средствами необходима автоматизация процесса бюджетирования кафедры. Автоматизация позволит снизить временные затраты на составление бюджета и получение информации в виде отчетов и пр. и значительно понизить вероятность возникновения различных ошибок.

Учет доходов и расходов заключается в регистрации каждого события получения или расходования средств. Эти события называются операциями. При регистрации необходимо зафиксировать содержание операции, статью дохода или расхода и сумму операции. Основная функция учета - накопление информации о полученных доходах и произведенных расходах. Основная цель учета - сопоставление запланированных и фактических доходов и расходов. Если контроль ведется регулярно и правильно, то все отклонения от плана будут выявляться своевременно, а, следовательно, можно будет скорректировать планы или действия для достижения оптимального результата.

Процесс «Анализ и оценка деятельности кафедры». Его декомпозиция приведена на рисунке 2.11

Рисунок 2.11 – Декомпозиция процесса «Анализ и оценка деятельности кафедры»

Этот процесс является основным с точки зрения обеспечения руководителя кафедры (заведующего кафедрой) информацией, необходимой для принятия решений. Информация в данный процесс поступает из двух источников:

Внутренние источники – это различная отчетность по всем видам работы кафедры. Эта информация показана как вход «Отчетность»:

- учебная работа – ведомости успеваемости, планы учебной работы, учебно-организационная документация и т.д.;

- методическая работа – отчеты о методической работе, учетные данные о выпущенных учебно-методические материалах, стандартах, планах, и т.д.;

- воспитательная работа – планы и отчеты о воспитательной работе;

- научная работа – учетная информация по научным трудам, публикациям, научно-исследовательским работам и т.д.

К внешним источникам можно отнести те, которые возникли вне стен кафедры, однако относятся к объектам анализа (например, студенты, преподаватели – совместители и т.д.). Эти данные получаются на основе анкетирования, письменного опроса, запросов в другие подразделения вуза и т.д. На диаграмме они отмечены входом «анкеты».

Подпроцесс «Формирование аналитических документов» необходим для аккумуляции всей учетной информации в интегрированные характеристики по объектам анализа. Эти характеристики используются в основном для внутреннего анализа и принятия решений в рамках кафедры. К объектам для такого анализа можно отнести:

- студента на всем протяжении его «жизненного цикла» в рамках вуза (от рейтинга абитуриента до рейтинга выпускника);

- преподавателя (всевозможные рейтинги преподавателя);

- специальность;

- кафедру в целом;

Подпроцесс «Подготовка отчетов по аттестации» необходим для представления внешним пользователям полной картины состояния дел на кафедре. Аттестация кафедры и всего вуза происходит раз в 5 лет. Несмотря на это, информация должна собираться заранее, непрерывно на протяжении всего подотчетного периода.

Подпроцесс «Комплексный анализ деятельности кафедры». На основе полученных рейтингов и показателей деятельности кафедры необходимо принять решения по поводу улучшения процесса функционирования кафедры. Исходные данные для этого подпроцесса представляются в максимально удобном для анализа виде (графики, диаграммы, карты и т.д.). В подпроцессе принимаются решения касательно любого объекта анализа «преподавателя», «студента» и т.п. Результатом подпроцесса являются внутренние распоряжения, которые по обратной связи передаются в качестве воздействия на все другие процессы.

В задачи данного проекта не входит реинжениринг бизнес-процессов кафедры. Таким образом, модель «как есть» в целом совпадает с моделью «как должно быть», однако возможно появление дополнительных подпроцессов, связанных с вводом первичной информации и ее автоматизированной обработкой. Данные подпроцессы будут рассмотрены в процессе проектирования системы.

2.2 Техническое задание

Общие сведения о проекте

Полное наименование системы – автоматизированная информационно-аналитическая система «Кафедра».

Краткое (рабочее) наименование – АИС «Кафедра».

Руководитель проекта: Пятковский Олег Иванович.

Заказчик системы: Кафедра ИСЭ Алтайского Государственного Технического Университета имени И.И.Ползунова.

АИС Кафедра служит для автоматизации документооборота и хранения различной информации, а также анализа и оценки деятельности кафедры вуза.

Основанием для создания системы является заявка кафедры ИСЭ на проектирование и разработку автоматизированной системы.