Бакалавров, специалистов и магистров в электронной библиотечной системе УрФУ

Общие положения

1.1. Настоящий регламент разработан на основании следующих нормативных документов:

- Федерального Закона от 29 декабря 2012 года № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации»;

- Приказа Минобрнауки России от 29 июня 2015 года №636 «Об утверждении порядка проведения государственной итоговой аттестации по образовательным программам высшего образования – программам бакалавриата, программам специалитета и программам магистратуры»;

- Приказа ректора УрФУ от 01.12 2015 № 899/03 «О введении в действие Порядка проведения государственной итоговой аттестации в Уральском федеральном университете имени первого Президента России Б.Н.Ельцина».

1.2. Настоящий регламент размещения выпускных квалификационных работ (далее - ВКР) бакалавра, специалиста, магистра в электронной библиотечной системе (далее - ЭБС) УрФУ устанавливает правила подготовки, хранения и условий обеспечения доступности из сети Интернет ВКР бакалавров, специалистов и магистров, определяет сроки проведения процедуры, последовательность действий лиц, обеспечивающих размещение ВКР в ЭБС УрФУ.

1.3. Электронный архив ВКР является частью электронной библиотечной системы УрФУ и содержит тексты выпускных квалификационных работ бакалавров, специалистов, магистров, завершивших освоение образовательных программ высшего образования в Уральском федеральном университете. Электронный архив ВКР доступен по URL: http://vkr.urfu.ru. Электронный архив ВКР представляет собой систему структурированного хранения электронных документов (ВКР), обеспечивающую надежность хранения, соблюдение авторских прав, быстрый и удобный поиск, индексирование документов в поисковых системах и сводных электронных каталогах.

1.4. Требования к оформлению выпускной квалификационной работы, обеспечивающие возможность проведения ее анализа автоматизированными средствами, размещаются в электронной библиотечной системе УрФУ (раздел «Документы»).

1.5. Права доступа к электронному архиву ВКР регулируются законодательством РФ и настоящим регламентом.

1.6. В комплект сопроводительных документов, подтверждающих правомерность загрузки, входят следующие материалы, представленные в формате PDF:

- приказ об утверждении тем ВКР;

- заключение об отсутствии неправомерных цитирований;

- отзыв научного руководителя;

- рецензии (для ВКР магистров и специалистов);

- заключение УИБ о возможности размещения ВКР в электронном архиве ВКР и режиме доступа;

- лицензионный договор с автором ВКР.

1.7. Срок хранения полного комплекта сопроводительных документов в электронном архиве ВКР 5 лет. Срок хранения текстов ВКР в доступном сегменте электронного архива ВКР не ограничен.

1.8. ВКР и сопроводительные документы также могут использоваться

- в качестве материалов, включенных в портфолио научного руководителя ВКР;

- в качестве полнотекстовой базы данных, с которой проводится сопоставление вновь созданных ВКР на предмет поиска некорректного цитирования (выявления плагиата);

- в качестве источника информации о востребованности электронных баз данных для принятия решения об обоснованности подписки университета на электронные полнотекстовые ресурсы.

1.9. Управление электронным архивом осуществляется в соответствии с требованиями законодательства РФ, локальных нормативных актов УрФУ с учетом особенностей, установленных настоящим регламентом.

2. Участники процедуры и их компетенции. Организация процедуры

2.1. Участниками процедуры размещения ВКР в ЭБС УрФУ являются следующие подразделения УрФУ и ответственные лица:

- студенты, завершающие обучение по программам высшего образования – программ бакалавриата, программ специалитета, программ магистратуры;

- научные руководители ВКР обучающихся по программам высшего образования;

- уполномоченные сотрудники институтов (сотрудники деканатов);

- секретари ГЭК;

- Зональная научная библиотека;

- Управление информационной безопасности;

- уполномоченные сотрудники служб проректора по учебной работе;

2.2. К компетенции научного руководителяотносится осуществление организационного сопровождения процесса подготовки ВКР, в том числе,

- подготовка отзыва предоставление в организацию (заведующему кафедрой) письменного отзыва о работе обучающегося в период подготовки ВКР;

- организация и контроль своевременного получения рецензий (ВКР по программам магистратуры и специалитета подлежат рецензированию);

- определение перечня сведений любого характера, содержащихся в ВКР (производственных, технических, экономических, организационных и других), в том числе о результатах интеллектуальной деятельности в научно-технической сфере, о способах осуществления профессиональной деятельности, которые имеют действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности их третьим лицам, в соответствии с решением правообладателя;

- внесение предложений о возможности полной или частичной публикации ВКР в открытом сегменте архива для управления информационной безопасности.

- проверка ВКР на наличие и объем заимствований через систему «Антиплагиат-ВУЗ»

2.3. К компетенции выпускника относится выполнение действий по подготовке ВКР к размещению в электронном архиве, в том числе,

- оформление ВКР по единым требованиям, включая требования к форматированию текстов, таблиц, формул, рисунков, списков литературы;

- заполнение веб-формы метаописания в электронном архиве ВКР и загрузка комплекта файлов ВКР в формате pdf;

- внесение изменений и дополнений в оформление работы при наличии замечаний нормоконтролера или модератора электронного архива ВКР.

2.4. К компетенции уполномоченных сотрудников институтов (сотрудники деканатов) относится своевременная загрузка полного пакета сопроводительных документов в электронный архив ЭБС университета, в том числе,

- приказа об утвержденном перечне тем ВКР

- текста ВКР, выполненного в соответствии с требованиями к его структуре и оформлению;

- отзыва научного руководителя;

- рецензий (для ВКР магистров и специалистов);

- заключения о результатах проверки выпускных квалификационных работ на объем и содержание заимствований;

- договора с автором о размещении ВКР в ЭБС УрФУ.

2.5. К компетенции ЗНБ относится осуществление функций администратора электронного архива ВКР, в том числе,

- управление прикладным ПО, обеспечивающим условия для загрузки электронных версий ВКР и приложений;

- управление пользователями;

- обучение будущих выпускников работе с инструментами, использованными в ПО, разработанном для автоматизированного форматирования работ;

- обучение участников процедуры размещения ВКР в ЭБС УрФУ работе с электронной системой;

- модерация и контроль целостности данных;

- консультационная помощь пользователям;

- проверка сформированных библиографических описаний ВКР;

- организация информационного обмена между информационными системами учебного блока и архивом ВКР.

2.6. К компетенции Управления информационной безопасности относится осуществление контроля правомерности функционирования электронного архива ВКР, в том числе,

- обеспечение экспертизы текстов ВКР в части наличия/отсутствия в них сведений, не подлежащих открытому опубликованию;

- выдача заключений о возможности / невозможности размещения ВКР в открытой части электронного архива ВКР;

- изъятие сведений любого характера (производственных, технических, экономических, организационных и других), в том числе о результатах интеллектуальной деятельности в научно-технической сфере, о способах осуществления профессиональной деятельности, которые имеют действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности их третьим лицам, в соответствии с решением правообладателя.

2.7. Секретари ГЭК имеют доступ к ВКР и сопроводительным документам для контроля готовности выпускников к защите ВКР.

2.8. Уполномоченные сотрудники служб проректора по учебной работе осуществляют надзор и контроль за процедурой размещения ВКР архиве ВКР УрФУ.

3. Алгоритм подготовки и размещения текстов ВКР с сопроводительными документами в электронном архиве ЭБС УрФУ

Сроки исполнения Содержание действий Исполнитель Условия доступа к ресурсу
Этап подготовки ВКР к защите
За 6 месяцев до защиты ВКР Формирование распоряжений о темах и научных руководителях Секретарь кафедры Личный кабинет сотрудника (ЛКС)
За 3 месяца до защиты ВКР Подготовка и размещение на сайте шаблонов оформления ВКР ЗНБ ЛКС
За 3 месяца защиты ВКР Подготовка базы данных для размещения ВКР и сопроводительных документов ЗНБ ЛКС
За 1 месяц до защиты ВКР Создание справочников, «журналов» ЗНБ ЛКС
  Формирование распоряжений о рецензентах Секретарь кафедры ЛКС
Не позднее 14 календарных дней до дня защиты ВКР Формирование графиков защиты ВКР Руководители ОП, директора институтов ЛКС
Не позднее 10 календарных дней до дня защиты ВКР Оформление результатов проверки ВКР на соответствие треб к оформлению, на объем и содержание заимствований Нормоконтролеры ЛКС
Не позднее 7 дней до защиты ВКР Загрузка отзыва научного руководителя и рецензии (если требуется) после предзащиты Секретарь кафедры ЛКС
Не позднее 2-х дней до защиты Загрузка сканов ВКР, отзыва, рецензии, акта об отсутствии плагиата, акта о соответствии требованиям к оформлению, заключения о возможности опубликования Выпускник Сотрудники деканата ЛКС
В день защиты ВКР Заключение авторского договора с выпускником (2 экз) Секретарь ГЭК ЛКС
Этап подготовки к размещению ВКР в электронном архиве
Не позднее 20 дней после защиты ВКР Успешно защищенные ВКР - направляются в Управление информационной безопасности для получения заключения о возможности опубликования в архиве ВКР и при необходимости изъятия из работы части материалов, представляющих коммерческую ценность в связи с неизвестностью третьим лицам    
Не позднее 30 дней после дня защиты Размещение ВКР с заключениями от Управления информационной безопасности в открытой или закрытой части электронного архива    
В течение следующего периода (от 1 до 5 лет) В случае неявки обучающегося на защиту ВКР по неуважительной причине и издания нового приказа о его прохождении ИГА процедура предполагает исполнение всех перечисленных выше действий заново    

Инструкция по загрузке ВКР

Этап планирования.

Формирование распоряжений о темах, научных руководителях, рецензентах.

Уполномоченные сотрудники институтов, назначенные распоряжением директора института, получают в Зональной научной библиотеке учетную запись для внесения информации о темах ВКР, научных руководителях, рецензентах.

Внесение информации производится через сервис ЗНБ: http://lib.urfu.ru/mns-urfu/auth/

(в перспективе будет интегрирован с личным кабинетом сотрудника). В появившемся окне «Авторизация» следует ввести логин и пароль

Бакалавров, специалистов и магистров в электронной библиотечной системе УрФУ - student2.ru

Затем в правом верхнем углу страницы из выпадающего списка «Сервисы» надо выбрать сервис «Bosses»

Бакалавров, специалистов и магистров в электронной библиотечной системе УрФУ - student2.ru

После этого откроется страница с выбором групп студентов, где в левом списке отобразится название института (автоматически откроется неактивная вкладка с названием института), а из правого списка можно будет выбрать группу по ее номеру и направлению подготовки:

Бакалавров, специалистов и магистров в электронной библиотечной системе УрФУ - student2.ru

После выбора группы появится список студентов. Информацию о каждом студенте можно просмотреть во всплывающей подсказке при наведении курсора на надпись «(инфо)»

Бакалавров, специалистов и магистров в электронной библиотечной системе УрФУ - student2.ru

Внесение информации начинается с выбора научного руководителя из базы данных сотрудников УрФУ. Для каждого студента в крайней левой колонке имеется ссылка «Выбрать», которая открывает поисковую строку. Набрав фамилию научного руководителя, получим список сотрудников - однофамильцев. Подробную информацию о каждом из них можно посмотреть, наводя курсор на надпись «(инфо)»

Бакалавров, специалистов и магистров в электронной библиотечной системе УрФУ - student2.ru

Для выбора нужного сотрудника из списка следует нажать на ссылку « >> » После этого становятся доступны для заполнения поля «Рецензент» и «Тема ВКР», которые следует заполнить с клавиатуры или путем копирования данных.

Бакалавров, специалистов и магистров в электронной библиотечной системе УрФУ - student2.ru

Чтобы удалить сведения, следует нажать на ссылку «отвязать» в колонке «Действия». Удалятся обе внесенные записи и возникнет возможность внести точные данные. Отдельная функция по сохранению внесенной информации не предусмотрена: когда мы начнем работу с заполнением данных на следующего студента, предыдущие сведения автоматически сохранятся. Данные из описанного выше сервиса служат для автоматического заполнения метаданных ВКР в ЭБС http://vkr.urfu.ru/ и создания пользователей типа «Студент».

Этап загрузки ВКР в ЭБС http://vkr.urfu.ru/

В созданной системе предоставлены две возможности загрузки ВКР в ЭБС http://vkr.urfu.ru/:

- самим студентом,

- уполномоченным сотрудником.

На основании сведений, внесенных на этапе планирования в сервисе ЗНБ: http://lib.urfu.ru/mns-urfu/auth/, в ЭБС http://vkr.urfu.ru/ автоматически создаются шаблоны размещения выпускных квалификационных работ и вносятся метаданные. Пользователям остается загрузить файлы самих ВКР и файлы сопроводительных документов.

Загрузка ВКР студентом

Студент, информация о выпускной квалификационной работе котороговнесена на этапе планирования, авторизуется в ЭБС http://vkr.urfu.ru/ с использованием данных из читательского билета: штрихкода (окно «Имя пользователя») и пароля (окно для пароля) (в перспективе эти данные будут импортироваться из других информационных систем без участия студента).

Бакалавров, специалистов и магистров в электронной библиотечной системе УрФУ - student2.ru

После авторизации открывается страница «ВКР в работе»

Бакалавров, специалистов и магистров в электронной библиотечной системе УрФУ - student2.ru

Для перехода на страницу загрузки ВКР следует нажать на ссылку с названием работы, после чего откроется страница «Сводка»

Бакалавров, специалистов и магистров в электронной библиотечной системе УрФУ - student2.ru

Для загрузки файла с выпускной квалификационной работой следует нажать на кнопку «Обзор». В открывшемся окне «Рабочий стол» стандартными средствами выбрать нужный файл, после чего нажать кнопку «Загрузить на сервер». После загрузки файла в поле «Файл с ВКР» вместо слова «Нет» будет указано название файла, присвоенное системой автоматически. Файл можно заменить, выбрав и загрузив на сервер другой файл. Ошибочно загруженный файл нужно будет удалить.

Для загрузки сопроводительных документов следует нажать на ссылку «Добавить дополнительный файл». В открывшейся форме следует последовательно кликать на название каждого из сопроводительных документов: отзыв научного руководителя, авторский договор, результатами поверки работы на отсутствие неправомерных заимствований, рецензия.

Бакалавров, специалистов и магистров в электронной библиотечной системе УрФУ - student2.ru

После загрузки всех файлов необходимо зайти по ссылке «Редактировать метаданные», скопировать аннотацию к выпускной квалификационной работе в поле «Аннотация» и сохранить метаданные.

Изменить внесенную информацию, включая ранее загруженные файлы, можно только до того, как уполномоченный сотрудник проверит внесенную информацию и установит статус «На публикацию»

Наши рекомендации