Внешний и внутренний контроль

Понятие контроля

Контроль в управлении можно рассматривать в 3 аспектах:

· как систематическую деятельность руководителей и органов управления, реализующих одну из основных функций менеджмента;

· завершающую стадию производственного цикла, сердцевиной которой является механизм обратной связи;

· как совокупность действий должностных лиц, неотъемлемую часть процесса принятия и реализации управленческих решений.

Контроль – это деятельность по проверке состояния, подготовки, хода и результатов работы организации.

Контроль – это процесс обеспечения достижения организацией своих целей.

Контроль осуществляется в соответствии с определёнными принципами:

1) всеохватывающий контроль, т.е. он должен держать в поле зрения основные сферы деятельности и процессы, протекающие в организации;

2) привлечение всего персонала организации или его значительной части для осуществления контроля;

3) стратегическая направленность на решение конкретных проблем;

4) предотвращение ошибок.

Задачи контроля:

· обнаружение во внутренней и внешней среде организации факторов, влияющих на её деятельность и обеспечение своевременного реагирования на них;

· вскрытие нарушений, изъянов, ошибок, промахов и помощь в принятии оперативных мер по их устранению;

· отслеживание нечётко выраженных тенденций;

· создание основы для оценки эффективности функционирования организации и работы персонала.

Цель контроля: способствовать тому, чтобы фактически полученные результаты были как можно ближе к требуемым.

Виды контроля

Контроль можно классифицировать по различным признакам:

1) по типу:

· традиционный (фиксирует отклонения от плановых заданий и стандартов);

· опережающий (отслеживает разрыв между реальным состоянием дел организации и её целями);

· предпринимательский (осуществляется над внешней ситуацией и внутренними процессами);

2) по видам:

· финансовый;

· маркетинговый;

· контроль качества;

· производственный и др.;

3) по объектам:

· контроль производственного;

· технического;

· кадрового потенциала;

· финансовых ресурсов;

· материальных запасов и др.;

4) по стадиям осуществления:

· предварительный (его задача состоит в проверке готовности организации, персонала, системы управления к работе) – до начала производства;

· текущий (оценивает реализацию внутренних и внешних возможностей организации) – стратегический и оперативный.

Стратегический – имеет в качестве основного объекта эффективность использования ресурсов организации с точки зрения достижения её конечных целей.

Оперативный – проводится одновременно с выполнением основной работы.

· заключительный (итоговый) - связан с оценкой выполнения организацией своих решений и результатов практических действий, а также сильных и слабых сторон организации. Его цель: дальнейшая мотивация и планирование.

Функции контроля

Контроль в менеджменте выполняет целый ряд функций:

1)проверочная - установление целесообразности, обоснованности, законности решений, проверка их выполнения, соблюдения технических, экологических, правовых и иных норм и нормативов, выявление ошибок и нарушений;

2) информационная – сбор, передача и обработка информации о состоянии объекта;

3) диагностическая – изучение и оценка реального положения дел в организации и её окружении;

4) прогностическая – создаёт основу предположений о будущем состоянии объекта и возможных отклонениях от заданных параметров;

5) коммуникационная – обеспечивает установление и поддержание обратной связи;

6) ориентирующая – подсказывает на что нужно обращать особое внимание;

7) стимулирующая – по итогам контроля происходит оценка персонала;

8) корректирующая – изменение параметров;

9) защитная – способствует сохранности ресурсов.

9.4. Этапы контроля

На первом этапе определяются параметры функционирования и развития организации, которую необходимо контролировать и источники информации о них (нормативы, нормы, стандарты, цели).

На втором этапе создаётся модель организации, на которой отражаются потоки ресурсов, информации, места возникновения затрат, образование промежуточных и конечных результатов, являющихся наиболее подходящими для наблюдения.

На третьем этапе осуществляется получение информации о состоянии и результатах функционирования его объектов, позволяющей принимать обоснованные решения о том, как действовать дальше.

Четвёртый этап состоит в анализе и оценке информации. Он позволяет определить наличие и степень отклонения от заданных параметров и необходимость корректирующих действий.

Пятый этап состоит в корректировке деятельности организации, преодолении отклонений, чья допустимая величина устанавливается высшим руководством.

Возможны два варианта корректирующих действий:

· устранение причин, порождающих отклонения, их ликвидация или нейтрализация путём совершенствования производства и управления;

· изменение стандартов, пересмотр планов, перераспределение заданий.