Сущность и элементы управленческого контроля
Контроль – одна из ведущих функций управления. Есть только одна задача управления выше контроля. Это постановка цели развития предприятия. Если не выработана цель развития предприятия и соответственно не доведена до подчиненных, то естественно нечего и контролировать. В связи с этим контроль в системе управления – это процесс обеспечения достижения предприятием своих целей деятельности.
Контроль как термин, используемый в деловом мире, означает постоянную проверку того, как данное предприятие осуществляет свои цели, и корректирует свои действия. Контроль может быть разделен на три этапа: постановка четких задач для исполнения, проверка реального исполнения задач; решение проблем, если исполнение не соответствует поставленным задачам.
Процесс управленческого контроля состоит из установки стандартов, измерения и оценки фактически достигнутых результатов хозяйственной деятельности и проведения корректировки в том случае, если достигнутые результаты деятельности предприятия существенно отличаются от установленных стандартов.
Руководители начинают осуществлять функцию контроля с того самого момента, когда они сформировали цели и задачи деятельности предприятия. Контроль способствует успешному функционированию предприятия. Без контроля совместной деятельности людей на предприятии начинается хаос и объединить деятельность работников становится невозможно.
При помощи управленческого контроля решаются вопросы неопределенности, предупреждения возникновения кризисных ситуаций, поддержания успеха деятельности предприятия.
Неопределенность. Планы и организационная структура предприятия – это лишь картина того, каким хотелось бы видеть будущее руководству. Множество разнообразных обстоятельств может воспрепятствовать тому, чтобы задуманное реализовалось. Изменения конъюнктуры рынка, социальных ценностей, технологии и других переменных величин окружающей среды могут превратить планы в нечто совершенно недостижимое.
Для того чтобы подготовиться и отреагировать должным образом на неопределенность, предприятиям нужен эффективный механизм оценки воздействия на них неопределенностей. Важный фактор неопределенности заложен в поведении людей в процессе совместного труда. Дело в том, что люди не компьютеры. Их нельзя запрограммировать на выполнение какой-либо задачи с абсолютной точностью. Несмотря на успех науки и практики в понимании механизма поведения людей в процессе трудовой деятельности, менеджеры еще далеки от того, чтобы сколько-нибудь связано и детально прогнозировать ответную реакцию работников на выделение новых конструкций и команд, возложение дополнительных прав и обязанностей.
Предупреждение возникновения кризисных ситуаций. Ошибки и проблемы, возникающие при анализе ситуации внутри предприятия, переплетаются и, если их вовремя не исправить, то на предприятии возникает кризисная ситуация часто равная большим экономическим потерям и гибели предприятия под влиянием конкуренции. Своевременный и качественный управленческий контроль позволяет предупреждать возникновение кризисных ситуаций.
Более распространённой является ситуация, при которой предприятие не гибнет, а существует, но постоянно переходит из одного кризисного состояния в другое. Функция управления - это такая характеристика управления, которая позволяет выявить проблемы и скорректировать соответственно деятельность предприятия до того, как эти проблемы перерастут в кризис.
Одна из важнейших причин необходимости осуществления контроля состоит в том, чтобы любое предприятие безусловно обязательно обладало способностью вовремя фиксировать свои ошибки и исправлять их до того, как они повредят достижению целей предприятия.
Поддержка успеха – следующий элемент управленческого контроля. Это достигается путем сопоставления реально достигнутых результатов деятельности предприятия с запланированными. Такое сопоставление позволяет оценить на сколько предприятие продвинулось к поставленным целям, где предприятие добилось успеха, а где потерпело неудачу. На этой основе представляется возможность определить наиболее эффективные направления деятельности предприятия. Определяя успехи и неудачи деятельности предприятия и их причины, аппарат управления получает возможность достаточно быстро адаптировать предприятие к требованиям внешней среды и обеспечить тем самым наибольшие темпы продвижения к основным целям предприятия.
Контроль – это критически важная и сложная функция управления. Контроль в управлении должен быть всеобъемлющим. Управленческий контроль не может оставаться прерогативой исключительно менеджера. Каждый руководитель и специалист, независимо от своего ранга, должен осуществлять контроль как неотъемлемую часть своих должностных обязанностей.
Управленческий контроль осуществляется в формах предварительного, текущего и заключительного контроля (рис. 11).
Предварительный контроль осуществляется до фактического начала работы предприятия в период планирования объемов хозяйственной деятельности и создания организационной структуры предприятия.
| Предварительный контроль | Текущий контроль | Заключительный контроль | ||||
| В р е м я | ||||||
Рис.11. Время осуществления основных видов контроля
Основными средствами осуществления предварительного контроля является реализация (не создание, а именно реализация) определенных правил, процедур и линий поведения. Поскольку правила и линии поведения вырабатываются для обеспечения выполнения планов, то их строгое соблюдение - это способ убедиться, что работа осуществляется в заданном направлении. Аналогично, если разработать четкие должностные инструкции, эффективно доводить формулировки целей до подчиненных, набрать в управленческий аппарат квалифицированные кадры, все это будет увеличивать вероятность того, что организационная структура предприятия будет работать эффективно.
На предприятиях предварительный контроль используется в трех ключевых областях - по отношению к человеческим, материальным и финансовым ресурсам.
Предварительный контроль в области человеческих ресурсов достигается в организациях и предприятиях потребительской кооперации за счет оценки и анализа деловых и профессиональных знаний и навыков работников, которые необходимы для выполнения ими своих должностных обязанностей, и отбор наиболее подготовленных и квалифицированных работников. Во многих случаях предварительный контроль человеческих ресурсов продолжается и после их приема на работу в ходе курса обучения.
Предварительный контроль в области материальных ресурсов ставит цель обеспечения трудового процесса качественным сырьем. В потребительской кооперации – обеспечение торговых предприятий качественными товарами с учетом спроса и запросов населения.
Важнейшим средством предварительного контроля финансовых ресурсов является контроль исполнения бюджета предприятия. При помощи контроля бюджета достигается уверенность предприятия, когда ему потребуются средства и когда эти средства будут. При помощи контроля бюджета устанавливается также определенное значение затрат и не позволяет тем самым предприятию исчерпывать свои наличные средства до конца.
Текущий контроль осуществляется непосредственно в ходе деятельности предприятия. Чаще всего его объектом являются члены трудового коллектива предприятия и результаты хозяйственной деятельности, а сам он является прерогативой аппарата управления. Регулярная проверка работы подчиненных, обсуждение возникающих проблем и предложений по совершенствованию работы позволяет исключать отклонения от установленных планов, нормативов и положений, устранение недостатков и узких мест в деятельности предприятия.
Текущий контроль не проводится буквально одновременно с ходом хозяйственной деятельности предприятия. Этот контроль базируется на измерении фактических результатов, полученных в ходе хозяйственной деятельности, направленной на достижение поставленных целей. Для осуществления текущего контроля аппарату управления предприятия необходима обратная связь, характеризующая результаты хозяйственной деятельности предприятия. Простейшим примером обратной связи на кооперативном предприятии является сообщение руководителя членам трудового коллектива о том, что их работа неудовлетворительна. Система обратной связи позволяет руководителю предприятия выявлять непредвиденные проблемы и корректировать деятельность предприятия в направлении более высоких результатов его деятельности.
При текущем контроле используется обратная связь в ходе проведения самих работ для того, чтобы достичь требуемых целей и решить возникающие проблемы прежде, чем это потребует слишком больших затрат. В рамках заключительного контроля обратная связь используется после того, как работа выполнена. Либо сразу по завершению контролируемой деятельности, либо по истечении определенного периода времени фактически полученные результаты сравниваются с требуемыми или с результатами прошлого периода. Сравнивая фактически полученные и требующиеся результаты, руководство получает возможность лучше оценить результаты деятельности предприятия.