Негарантоване бронювання. В цьому випадку готель надає номер проживаючому до настання встановленого часу ануляції, як правило, 6°° вечора, в день прибуття

При цьому не вноситься оплата. Якщо клієнт не прибуває до настання часу ануляції, готель може розпоряджатися номером на свій розсуд; зазвичай цей номер вноситься в перелік вільних номерів. Якщо клієнт прибуває після настання часу ануляції і номер залишається незайнятим, готель надає його клієнту.

У разі повного заповнення готелю може бути прийнято рішення про надання номерів тільки під гарантоване бронювання, якщо певне число очікуваних прибуттів вже було досягнуто. При повній зайнятості готелю ефективність процесу бронювання має особливо важливе значення.

Процедура поселення гостя в готель

Поселення гостя ділиться на дві категорії: за попередньою бронею і поселення без броні. Процедура оформлення Гостя в готель однакова в обох випадках, відмінності існують тільки у формі оплати.

Будь-яке спілкування з гостем починається з привітання. При поселенні необхідно попросити паспорт для реєстрації. Паспортні дані повинні бути обов’язково занесені в картку гостя з вказанням номера, дати і місця видачі паспорта, місця прописки гостя – якщо в гостя український паспорт. Якщо гість не є громадянином України – паспорт реєструється в книзі, куди вноситься ПІБ, країна, дата народження, номер паспорта, номер кімнати, дата від’їзду, номер візи, термін її закінчення і місце перетину кордону. Важлива деталь – дата народження, у гостя може бути день народження в період проживання в готелі, що автоматично присвоює йому статус VIР цього дня, і його обов’язково потрібно привітати.

Знайти гостя в списку заїзду на поточну дату, уточнити, на який термін він приїхав (вимовити вголос прізвище гостя, кількість діб і дату виїзду). Внести відповідні зміни в даті виїзду гостя.

Звірити написання прізвища гостя, дописати ім’я (якщо не було заздалегідь внесено в картку). Уточнити кількість людей, внести ім’я і прізвище другої людини, перевірити відповідність тарифу. При розмові постійно слід використовувати ім’я гостя.

Визначити номер кімнати з врахуванням побажань гостя (поверх, вигляд, шумоізоляція, розміщення на поверсі).

Взнати, як гість розплачуватиметься:

• при оплаті кредитною карткою внести її тип і номер в реєстраційну карту гостя і повернути її гостеві (поселення по броні);

• при оплаті готівкою взяти у гостя оплату за весь термін проживання і пояснити гостеві кредитну політику підприємства (поселення по броні). У разі заїзду по броні і по вільному поселенню терміном проживання до 3-х днів включно, необхідно взяти передоплату за весь період проживання і на весь час зробити ключ. Якщо Гість заїжджає на більш тривалий термін, то слід брати оплату і в цьому випадку за перших 3 дні, робити ключ на цей же час, далі в міру тривалості перебування Гостя.

• при поселенні гостя без броні і незалежно від виду оплати – кредитна картка або готівка, слід узяти передоплату за весь термін мешкання. Відповідальність за оплату наданих послуг несе портьє, що поселив гостя.

Обов’язково роздрукувати реєстраційну картку, обов’язково надати її на підпис гостеві, зробити ключі. Видати ключі. Інформувати гостя про всі послуги, які надає готель.

Групове поселення

При домовленості про швидке поселення (тобто група поселяється по комп’ютерній системі раніше, ніж вона прибуває фактично), старший адміністратор повинен:

• Роздрукувати список групи, що прибуває;

• Завчасно упевнитися у наявності необхідних типів номерів, а також у тому, що вони всі прибрані. Якщо номери були виставлені завчасно, то необхідно переконатися, що вони не зайняті;

• Здійснити поселення групи по комп’ютерній системі;

• Зробити ключі для групи.

Відразу після поселення групи по комп’ютерній системі, повідомити про це диспетчера номерного фонду, щоб покоївки поклали, де це необхідно, додаткові комплекти халатів і тапочок.

Швидке поселення можливе тільки при умові, якщо компанія є гарантом оплати проживання і додаткових послуг.

Залежно від попередньої домовленості, видача ключів учасникам групи може здійснюватися двома способами згідно роздрукованого списку групи:

• Через тур-лідера по дорозі з аеропорту в готель. В цьому випадку портьє розкладає по конвертах, на яких вказані імена гостей, що прибувають, ключі і реєстраційні карти і віддає конверти тур-лідеру. Після прибуття, той в свою чергу, віддає старшому портьє вже підписані реєстраційні картки і паспорти.

• По приїзду всієї групи на стійці. В цьому випадку розкладати реєстраційні карти і ключі по конвертах не обов’язково. При приїзді гостей, портьє бере паспорт, дає на підпис реєстраційну карту, видає ключ.

Перевірити чи всі гості групи заїхали, уточнити інформацію в представника про тих, що не заїхали.

Якщо деякі гості не заїдуть, або дата заїзду переноситься на інший день - передати цю інформацію у відділ бронювання.

Якщо частина групи заїжджає того ж дня, що і вся група, але пізніше, і потрапляє на іншу зміну портьє, інформація про це передається наступній зміні.

Контроль за груповим поселенням покладається на старшого адміністратора.