Стаж работы рассчитывается исходя из установленных законодательно правил расчета и на основании документов, подтверждающих данный стаж: трудовой книжки и других.
15. Состояние в браке записывается и кодируется в соответствии со следующими возможными значениями согласно ОКИН:
· никогда не состоял (не состояла в браке) -1
· состоит в зарегистрированном браке – 2
· состоит в незарегистрированном браке – 3
· вдовец (вдова) – 4
· разведен (разведена) – 5
· разошелся (разошлась) -6.
16. В составе семьиуказываются только члены семьи с указанием степени родства. Ближайшими родственниками любому человеку считаются отец, мать, сын, дочь, родной брат, родная сестра, лицо, на воспитании которого находился работник, и иные ближайшие родственники, проживающие совместно с работником.Но, естественно, что для нужд работодателя логичнее указывать членов семьи работника: это дети, супруг, родители и другие лица, которых работник считает членами своей семьи.
Рекомендуется также по возможности указывать телефоны членов семьи работника для экстренной связи с ними при необходимости.
17. Паспортные данные указываются в строгом соответствии с паспортом.
Кроме этого необходимо указать и адрес места жительства работника и/или адрес его прописки.
В случае не получения трудовой книжки работником в день увольнения или его отсутствия на рабочем месте сотрудник кадровой службы именно по указанным адресам высылает по почте уведомления, о необходимости явится в отдел кадров за трудовой книжкой (или выразить согласие на отправку ее по почте) или запросы о местонахождении отсутствующего работника. Поэтому необходимо заполнять пустые графы, ниже реквизита: «паспортные данные» именно всеми возможными адресами работника: где он прописан, где он фактически проживает и др., а также номерами телефона работника или ближайших родственников.
18. Основными документами, на основании которых заполняется раздел 2 «Сведения о воинском учете», являются:
· военный билет (или временное удостоверение, выданное взамен военного билета) – на граждан, пребывающих в запасе;
· удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу.
В конце данного параграфа, приведены законодательные акты, на основании которых работодатель обязан вести воинский учет на сотрудников своей организации (см. Приложение)
| Граждане, пребывающие в запасе | Граждане, подлежащие призыву | |
| Пункт 1. Категория запаса | На офицеров запаса не проставляется На лиц, не являющихся офицерами, заполняется в соответствии с предоставленным военным билетом (графа «Категория учета») | Не заполняется |
| Пункт 2. Воинское звание | Проставляется в соответствии с записью в военном билете | Делается запись: «Подлежит призыву» |
| Пункт 3. «Состав (профиль)». Заполняется без сокращений | Проставляется в соответствии с записью в военном билете, например, «командный», «медицинский» или «солдаты», «матросы» и т.п. | Не заполняется |
| Пункт 4. «Полное кодовое обозначение ВУС» Записывается полное обозначение –шесть цифр или шесть цифр и буквенный знак | Проставляется в соответствии с записью в военном билете, например, «021101» или «113194А» | Проставляется в соответствии с записью в удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу. |
| Пункт 5. «Категория годности к военной службе» | Записывается буквами: А - годные к военной службе Б - годные к военной службе с незначительными ограничениями В - ограниченно годные к военной службе Г – временно не годные к военной службе. При отсутствии записей в соответствующих пунктах военного билета проставляется категория «А» | Записывается буквами: А - годные к военной службе Б - годные к военной службе с незначительными ограничениями В - ограниченно годные к военной службе Г – временно не годные к военной службе. Д – не годные к военной службе. Заполняется на основании записи в удостоверении гражданина, подлежащего призыву на военную службу. |
| Пункт 6. «Наименование военного комиссариата по месту жительства» | Проставляется в соответствии с последней записью или последним штампом в военном билете | Проставляется в соответствии с последней записью или последним штампом в удостоверении гражданина, подлежащего призыву на военную службу. |
| Пункт 7. «Состоит на воинском учете» Заполняется простым карандашом | Строка а) – в случаях наличия мобилизационного предписания и (или) штампа о выдаче и изъятии мобилизационных предписаний; Строка б) – на граждан забронированных за организацией на период мобилизации и на военное время. | Не заполняется |
| Пункт 8. «Отметка о снятии с воинского учета» При условии достижения предельного возраста пребывания в запасе, или признанного не годным к военной службе по состоянию здоровья | Делается отметка: «Снят с воинского учета по возрасту» или «снят с воинского учета по состоянию здоровья» | Делается отметка: «Снят с воинского учета по возрасту» или «снят с воинского учета по состоянию здоровья» |
19. После заполнения разделов «Общие сведения» и «сведения о воинском учете» работник подписывает личную карточку и проставляет собственноручно дату, для подтверждения согласия с внесенными сведениями.
Также сотрудник кадровой службы ставит свою подпись, наименование должности и расшифровку подписи, подтверждая тем самым, что записи внесены им собственноручно на основании представленных документов.
20. Сведения о приеме на работу и переводах на другую работу заносятся на основании приказа (распоряжения) о приме на работу (форму Т-1 и Т-1а) и приказа (распоряжения) о переводе на другую работу (форма Т-5). Специалист отдела кадров при заполнении этого раздела должен знакомить работника с внесенными записями под расписку.
Сведения в раздел 3 личной карточки работника вносятся в течение недели после того, как данная кадровая процедура была осуществлена. Записи в разделе 3 вносятся вместе с записями в трудовой книжке.
При ознакомлении работника с внесенными в личную карточку Т-2 раздел 3 работник знакомится в записью в трудовой книжке, а подпись указывает в личной карточке.
В Постановлении Правительства 225 от 16.04.2003 «О трудовых книжках» сказано в п.12. С каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под расписку в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку. Форма личной карточки утверждается Государственным комитетом Российской Федерации по статистике.
При внесении сведений необходимо заполнять все графы таблицы. Сведения должны вноситься без сокращений.
21. При заполнении раздела 4 личной карточки «Аттестация» заполняются все графы:
· указывается дата прохождения аттестации;
· решение комиссии, например: «перевести на должность», «отправить на повышение квалификации» и т.д.;
· ссылка на конкретный документ, как правило, это протокол по результатам аттестации с указанием его номера и даты;
· графа основание может быть не заполненной, или в ней может быть указан приказ организации о направлении сотрудника на аттестацию, и/или приказ об утверждении результатов аттестации.
22. Данные о повышении квалификации записываются на основании документов, представляемых при приеме на работу либо поступающих из отдела подготовки кадров. В этом разделе указываются:
· даты начала и окончания обучения;
· вид повышения квалификации;
· наименование учебного заведения (институт повышения квалификации министерства (ведомства), факультет повышения квалификации при высшем учебном заведении, факультет повышения квалификации при среднем профессиональном учебном заведении, институт усовершенствования, курсы повышения квалификации при министерстве (ведомстве), курсы повышения квалификации при предприятиях, научно-исследовательских и проектно-конструкторских организациях, высших и средних учреждениях профессионального образования, институтах повышения квалификации и их филиалах;
· вид документа (свидетельство, удостоверение);
· графа основание может быть не заполненной, или в ней может быть указан приказ организации о направлении сотрудника на повышение квалификации.
23. Аналогично п. 20 заполняются сведения о профессиональной переподготовке, с указанием специальности (направления, профессии) по которой происходит переподготовка.
24. При заполнении раздела «Поощрения и награды» необходимо указать виды поощрения, применявшиеся к работнику (как на уровне организации, так и на уровне министерств и ведомств), а также следует перечислить государственные награды.
25. В разделе «Отпуск» ведется учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику в период работы в организации. Основанием для внесения записей являются приказы о предоставлении отпусков.
При заполнении таблицы по отпускам на основании приказа вносится дата начала отпуска, а вот дату окончания отпуска рекомендуется вносить только «де факто», после того как работник фактически вернулся из отпуска. Так как в случае вызова сотрудника из отпуска или его прерывания, в графе «дата окончания» будет проставлена дата выхода сотрудника на работу, а не запланированная дата окончания отпуска по приказу.
В этой же таблице обязательно отмечается отпуск без сохранения заработной платы для подсчета стажа работы, дающего право на основной ежегодный оплачиваемый отпуск и отпуск по уходу за ребенком, до достижения им установленного законом возраста. Эти отпуска согласно ст. 121 Трудового кодекса не включаются в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск.
В частности, как указано в ст. 121 Трудового кодекса: в случае предоставления работнику отпусков без сохранения заработной платы, если их общая продолжительность превышает 14 календарных дней в рабочем году это время не включается в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск.
Попробуем все эти нововведения рассмотреть на реальном примере:
Личная карточка Т-2 Раздел 8 «Отпуска»
Дата приема работника на работу: 13.04.2004
| Вид отпуска (ежегодный, учебный, без сохранения заработной платы и др.) | Период работы | Количество календарных дней отпуска | дата | Основание | ||
| с | по | начала | окончания | |||
| Очередной ежегодный | 13.04.2004 | 12.04.2005 | 15.05. | 28.05. | Приказ от 10.05.2005 №123 | |
| Отпуск без сохранения заработной платы | 13.04.2005 | 12.04.2006 | 01.06. | 05.06. | Приказ от 20.05.2005 №153 | |
| Отпуск без сохранения заработной платы | 13.04.2006 | 12.04.2007 | 15.08. | 24.08. | Приказ от 10.08.2006 №197 | |
| Очередной ежегодный | 13.04.2004 | ????? | 01.10. | 14..10. | Приказ от 20.09.2006 №223 |
В данном примере считать общую продолжительность отпусков без сохранения заработной платы нет необходимости, так как они были предоставлены за разные рабочие периоды.
А вот если бы эти два отпуска без сохранения заработной платы были в одном рабочем году, как в примере приведенном ниже их общая продолжительность составила бы 15 календарных дней, то есть сумма их была бы больше лимита в 14 календарных дней установленных статьей 121 Трудового кодекса.
Личная карточка Т-2 Раздел 8 «Отпуска»
Дата приема работника на работу: 13.04.2004
| Вид отпуска (ежегодный, учебный, без сохранения заработной платы и др.) | Период работы | Количество календарных дней отпуска | дата | Основание | ||
| с | по | начала | окончания | |||
| Очередной ежегодный | 13.04.2004 | 12.04.2005 | 15.05. | 28.05. | Приказ от 10.05.2005 №123 | |
| Отпуск без сохранения заработной платы | 13.04.2005 | 12.04.2006 | 01.06. | 05.06. | Приказ от 20.05.2005 №153 | |
| Отпуск без сохранения заработной платы | 13.04.2005 | 12.04.2006 | 15.08. | 24.08. | Приказ от 10.08.2005 №197 | |
| Очередной ежегодный | 13.04.2004 | 12.04.2005 | 01.10. | 14..10. | Приказ от 20.09.2005 №223 |
Здесь необходимо для выполнения требований прописанных в статье 121 Трудового кодекса принять решение относительно практического выполнения требований: «время предоставленных отпусков без сохранения заработной платы не включается в период, за который предоставляется очередной ежегодный отпуск». Что имеется в виду под «не включается» - это значит, что из годового периода надо вычесть определенное количество календарных дней или добавить? Предоставляется логичным, что в период, за который предоставляется очередной ежегодный отпуск не должно войти время данных отпусков без сохранения заработной платы.
Для того, чтобы это продемонстрировать на примере надо решить вопрос как трактовать скорректированную статью 121 Трудового кодекса о превышении количества 14 календарных дней? Как невключение всего времени отпусков без сохранения заработной платы или как разницу между фактически использованным отпуском без сохранения заработной платы и 14 календарными днями, указанными в ст. 121 Трудового кодекса. То есть по указанному примеру «не включить» надо 15 фактически предоставленных дней отпуска без сохранения заработной платы, или, все-таки, 15-14 = 1 календарный день?
На практике и сформировалось две точки зрения на данный вопрос. Мое мнение, что буквальная формулировка ст. 121 Трудового кодекса «время предоставленных отпусков….» все-таки надо трактовать именно как все время, а не разницу.
Если в данном примере остановится на том, что имеется в виду все время отпуска при условии превышения барьера в 14 календарных дней, то указанный пример будет выглядеть следующим образом:
Личная карточка Т-2 Раздел 8 «Отпуска»
Дата приема работника на работу: 13.04.2004
| Вид отпуска (ежегодный, учебный, без сохранения заработной платы и др.) | Период работы | Количество календарных дней отпуска | дата | Основание | ||
| с | по | начала | окончания | |||
| Очередной ежегодный | 13.04.2004 | 12.04.2005 | 15.05. | 28.05. | Приказ от 10.05.2005 №123 | |
| Отпуск без сохранения заработной платы | 13.04.2005 | 12.04.2006 | 01.06. | 05.06. | Приказ от 20.05.2005 №153 | |
| Отпуск без сохранения заработной платы | 13.04.2005 | 12.04.2006 | 15.08. | 24.08. | Приказ от 10.08.2005 №197 | |
| Очередной ежегодный | 13.04.2004 | 12.04.2005 | 01.10. | 14..10. | Приказ от 20.09.2005 №223 | |
| Сдвижение периода | ||||||
| Очередной ежегодный | 28.04.2005 | 27.04.2006 | 01.06. | 28.06. | Приказ от 20.05.2006 №102 |
Также согласно ст. 121 ТК РФ из данного стажа работы, дающего право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, вычитается время отсутствия работника на работе без уважительных причин, в том числе вследствие его отстранения от работы в случаях, предусмотренных ст. 76 ТК РФ, время отпуска по уходу за ребенком до достижения им установленного по закону возраста.
Ниже указаны возможные виды документов, на основании которых сотрудник отдела кадров производит перерасчет данного стажа работы (по ст. 76 ТК РФ):
| Появление на работе в состоянии алкогольного, наркотического или токсического опьянения | Медицинское заключение об установлении факта опьянения и\или акт, приказ руководителя о применении дисциплинарного взыскания. |
| Не прохождение в установленном порядке обучение и проверка знаний и навыков в области охраны труда | Протокол и предписание инспекции об отстранении от работы сотрудника. Приказ руководителя об отстранении от работы по данным причинам. |
| Не прохождение в установленном порядке обязательного предварительного или периодического медицинского осмотра. | Протокол и предписание инспекции об отстранении от работы сотрудника. Приказ руководителя об отстранении от работы по данным причинам. |
| Выявление в соответствии с медицинским заключением противопоказаний для выполнения работником работы, обусловленной трудовым договором | Приказ руководителя об отстранении от работы по данным причинам. |
| Другие случаи |
26. В разделе «Дополнительные сведения» для полноты учета указываются:
· сведения о обучении на очно-заочных (вечерних), заочных, экстернатных отделениях учреждений высшего и среднего профессионального обучения. Здесь следует проставлять даты поступления в образовательное учреждение и его окончание;
· сведения о работающем инвалиде с указанием справки МСЭК, группы инвалидности и даты ее установления (изменения), причины инвалидности;
· заключение МСЭК об условиях и характере труда.
27. После того, как сотрудник увольняется из организации, вносятся записи в раздел XI «Основания увольнения»,где указывается расшифровка статьи по которой расторгается трудовой договор работника в соответствии с точными формулировками Трудового кодекса или другого федерального закона, дата увольнения, приказ об увольнении.При закрытии личной карточки Т-2 ставят свою личную подпись работник кадровой службы, с расшифровкой подписи и указанием должности, а также сам работник. Подпись работника в этом случае подтверждает его согласие со всеми записями, внесенными в его личную карточку.
28. При изменении сведений о работнике в его личную карточку вносятся соответствующие данные, которые заверяются подписью работника отдела кадров, а если изменения вносятся в раздел «Общие сведения» и «сведения о воинском учете», то и подписью самого работника.
Изменения вносятся по той же схеме, что и в трудовую книжку. На основании первых форм и внедрении в СССР системы автоматизированного учета кадров был разработан ОСТ "Стандарт по автоматизированным системам управления кадрами". В нем и были изложены основные правила заполнения личной карточки. Буквально из текста ОСТа - "при изменении фамилии старая зачеркивается и вместо нее записывается новая в соответствии с представленными в отдел кадров документами". Далее, "все последующие изменения данных о работнике (перемене места жительства и др.) отражаются в личной карточке работником отдела кадров".
Работая с формой Т-2, сотрудник кадровой службы должен знать, что правил по ведению личных карточек (кроме Инструкции Госкомстата) - нет. Соответственно, каждый по-своему решает сложные вопросы по ее заполнению. Поэтому содержание данной статьи можно рассматривать как рекомендации, а не обязательное требование к точному исполнению.
Приложение
Для заполнения раздела 2. «Сведения о воинском учете» следует руководствоваться следующими нормативными актами:
1.Постановление Правительства РФ от 27.11.2006 N 719 "Об утверждении положения о воинском учете"
III. Порядок осуществления воинского учета в организациях
27. Воинский учет граждан в организациях осуществляется по личным карточкам работников (форма N Т-2, раздел 2) и (или) личным карточкам государственных (муниципальных) служащих (форма N Т-2 ГС (МС), раздел 2), утвержденным в установленном порядке (далее - личные карточки).
28. Документами воинского учета, на основании которых ведется воинский учет и заполняются документы, указанные в пункте 27 настоящего Положения, являются:
а) удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу, - для призывников;
б) военный билет (временное удостоверение, выданное взамен военного билета) - для военнообязанных.
29. При осуществлении воинского учета организации исполняют обязанности в соответствии с Федеральным законом "О воинской обязанности и военной службе".
30. В целях обеспечения постановки граждан на воинский учет по месту работы работники, осуществляющие воинский учет в организациях:
а) проверяют у граждан, принимаемых на работу, наличие отметок в паспортах граждан Российской Федерации об их отношении к воинской обязанности, наличие и подлинность документов воинского учета, а также подлинность записей в них, отметок о постановке на воинский учет по месту жительства или месту временного пребывания, наличие мобилизационных предписаний (для военнообязанных запаса при наличии в военных билетах отметок о вручении мобилизационного предписания), жетонов с личными номерами Вооруженных Сил Российской Федерации (для военнообязанных при наличии в военном билете отметки о вручении жетона);
б) заполняют личные карточки в соответствии с записями в документах воинского учета. При этом уточняются сведения о семейном положении, образовании, месте работы (подразделении организации), должности, месте жительства или месте временного пребывания граждан, другие сведения, содержащиеся в документах граждан, принимаемых на воинский учет;
в) разъясняют гражданам порядок исполнения ими обязанностей по воинскому учету, мобилизационной подготовке и мобилизации, установленных законодательством Российской Федерации и настоящим Положением, осуществляют контроль за их исполнением, а также информируют граждан об ответственности за неисполнение указанных обязанностей;
г) информируют военные комиссариаты об обнаруженных в документах воинского учета неоговоренных исправлениях, неточностях и подделках, неполном количестве листов, а также о случаях неисполнения гражданами обязанностей в области воинского учета, мобилизационной подготовки и мобилизации.
31. В целях сбора, хранения и обработки сведений, содержащихся в личных карточках граждан, подлежащих воинскому учету, организации и их должностные лица:
а) определяют граждан, подлежащих постановке на воинский учет по месту работы и (или) по месту жительства, и принимают необходимые меры к постановке их на воинский учет;
б) ведут и хранят личные карточки граждан, поставленных на воинский учет, в порядке, определяемом Министерством обороны Российской Федерации.
32. В целях поддержания в актуальном состоянии сведений, содержащихся в личных карточках, и обеспечения поддержания в актуальном состоянии сведений, содержащихся в документах воинского учета военных комиссариатов, работники, осуществляющие воинский учет в организациях:
а) направляют в 2-недельный срок в соответствующие военные комиссариаты и (или) органы местного самоуправления сведения о гражданах, подлежащих воинскому учету и принятию (поступлению) или увольнению (отчислению) их с работы (из образовательных учреждений). В случае необходимости, а для призывников в обязательном порядке, в целях постановки на воинский учет по месту жительства или месту временного пребывания либо уточнения необходимых сведений, содержащихся в документах воинского учета, оповещают граждан о необходимости личной явки в соответствующие военные комиссариаты или органы местного самоуправления;
б) направляют в 2-недельный срок по запросам соответствующих военных комиссариатов и (или) органов местного самоуправления необходимые сведения о гражданах, состоящих на воинском учете, а также о гражданах, не состоящих, но обязанных состоять на воинском учете;
в) представляют ежегодно, в сентябре, в соответствующие военные комиссариаты списки граждан мужского пола 15- и 16-летнего возраста, а до 1 ноября - списки граждан мужского пола, подлежащих первоначальной постановке на воинский учет в следующем году;
г) сверяют не реже 1 раза в год сведения о воинском учете, содержащиеся в личных карточках, со сведениями, содержащимися в документах воинского учета граждан;
д) сверяют не реже 1 раза в год в порядке, определяемом Министерством обороны Российской Федерации, сведения о воинском учете, содержащиеся в личных карточках, со сведениями, содержащимися в документах воинского учета соответствующих военных комиссариатов и (или) органов местного самоуправления;
е) вносят в личные карточки сведения об изменениях семейного положения, образования, структурного подразделения организации, должности, места жительства или места временного пребывания, состояния здоровья граждан, состоящих на воинском учете, и в 2-недельный срок сообщают об указанных изменениях в военные комиссариаты;
ж) оповещают граждан о вызовах (повестках) соответствующих военных комиссариатов или органов местного самоуправления и обеспечивают им возможность своевременной явки в места, указанные военными комиссариатами, в том числе в периоды мобилизации, военного положения и в военное время.
33. Контроль за ведением организациями воинского учета осуществляется органами военного управления Вооруженных Сил Российской Федерации, военными комиссариатами и органами местного самоуправления в порядке, определяемом Министерством обороны Российской Федерации.
Показатели, по которым оценивается деятельность организаций по осуществлению воинского учета, и критерии оценки деятельности указанных организаций определяются Министерством обороны Российской Федерации.