Особенности частей делового письма

1. Штамп судна или компании обычно напеча­тан типографским способом. Он может содержать наименование судна, пароходства, компании и ее адрес, род деятельности, телеграфный адрес, телекс, телефоны.

2. Дата может обозначаться различными спо­собами. Наиболее распространенный способ обозна­чения даты в заголовке письма: November 17. 1993. или November 17th, 1993, или Nov. 17, 1993.

Число отделяется от года запятой, точка по­сле обозначения года не обязательна. Такая дата читается; November the seventeenth nineteen

eighty-nine. Этот способ обозначения даты рас­пространен в США, Канаде, Японии.

Другой способ обозначения даты в заголовке:

17th November 1993

17 November 1993

17 Nov., 1993.

Месяц отделяется от года запятой. Если месяц пишется сокращенно, то после него ставится точ­ка, а затем запятая. Такая дата читается: The seventeenth of November, nineteen eighty-nine.

Этот способ предпочитается в Англии и дру­гих Европейских странах.

В этих способах даты являются порядковыми числительными с соответствующими окончаниями:

1st, 2nd, 3rd, 4th, 5th, 21st, 22nd, 23rd, 24th. Вместо названия месяца могут быть слова: in­stant (inst.) текущего месяца, ultimo (uIt.) про­шлого месяца, proximo (рг-ох.) следующего месяца.

В настоящее время в документах часто приме­няется цифровое обозначение даты: 17/11/93 (день, месяц, две последние цифры года). Однако в США, Канаде, Японии и некоторых других странах цифро­вые даты обозначаются в другом порядке: вначале пишется месяц, затем день и год: 11/17/93 или год, месяц и день: 93/11/17.

Даты со временем пишут так:

11/17/93 0645 HRS или 93/11/17 0645 HRS (17-го ноября 1993 года в 06 часов 45 минут).

С учетом вышеизложенного следует остере­гаться путаницы дат.

3. Наименование или имя и адрес получателя письма (адресата). Если в наименовании получа­теля имеются собственные имена, то перед наиме­нованием такой фирмы ставится слово Messrs. (mesez), являющееся сокращением французского слова Messieurs. После слова Messrs, ставится точка. Например; Messrs. Watson & Co., Ship Agents.

Перед названием организаций и фирм, не со­держащих собственных имен, слово Messrs, не пи­шется, а ставятся предлог "to" и определенный артикль "the". Например: То the Harbour Master.

Когда письмо адресуется отдельному лицу-муж­чине, то перед его фамилией ставится слово Mr. (сокращение слова Mister - господин). В конце сло­ва Mr. обязательно ставится точка. Перед фамилией лица следует указать его имя или инициалы.

При адресовании писем замужним женщинам употребляется слово Mrs, (Misiz) - госпожа, по­сле которого следует имя (или первая буква име­ни с точкой) и фамилия.

При адресовании писем к незамужней женщине употребляется слово Miss с именем и фамилией.

В английском языке имена или инициалы нико­гда не пишутся после фамилии, а всегда перед ней.

Слова Mr., Mrs. никогда полностью не пишут­ся и без фамилии и имени не употребляются.

В адресе сначала на отдельной строке пишет­ся наименование организации или имя (инициалы) и фамилий адресата, ниже, на следующей строке, номер дома и название или номер улицы - затем, номер комнаты (room) или номер блока (анфилады) комнат (suite), ниже, на следующей строке, номер дома и название или номер улицы, затем, на сле­дующей строке. название города, штата (графства, провинции) и номер почтового района.

Если письмо идет за границу, ниже указыва­ется страна. Слова Street, Place, Avenue и т. п. пишутся с прописной буквы.

После наименования организации или фамилии ставится запятая. Запятая также ставится после названия улицы и перед обозначением штата (поч­тового отделения). Между номером дома и назва­нием улицы (площади, квартала) запятая не обя­зательна. Например:

William, Dimond & Со. Universal Shipping

50, California Street, Agencies, Inc.,

Suite 660. 2201, Market Street,

San Francisco, Room 605,

California 94111, Galveston, USA

Texas 77550, USA

4. Указание на лицо, которое, по желанию от­правителя, должно прочесть данное письмо, или отдел учреждения (фирмы), в который следует на­править письмо, должно делаться через 1-2 строки ниже адреса: Attn: Mr., или For the attention of Mr., или Attention of Mr. , или Attention: Liner Department, (Claim Division).

После слова Attention ставится двоеточие. если после него нет предлога of.

5. Вступительное обращение Dear Sirs либо , при обращении к одному лицу Dear Si г или Si r яв­ляется официальной формой вежливого обращения. Dear Madam к женщинам и девушкам.

После обращения Dear Sirs, Dear Sir (Dear Madam) всегда ставится запятая. В США принято писать вступительное обращение Gentlemen: и ставить после него двоеточие. (Но не пишется Dear Gentleman).

При обращении к капитану судна принято об­ращение Dear Si r: после которого ставится двое­точие, или Dear Captain, после которого ставит­ся запятая.

Вступительное обращение не пишется в текстах деклараций, актов, заявлений, сертификатов и т. п.

В неофициальных письмах или письмах, адре­суемых хорошо знакомым лицам, вступительное об­ращение Sir, Madam заменяется фамилией адресата с предшествующим Mr. - для мужчин, Mrs. - для женщин, Miss - для незамужних женщин. Допуска­ется добавление перед фамилией имени или первой буквы имени с точкой.

Уважаемый мистер Уайт - Dear Mr. White.

Уважаемая миссис Браун- Dear Mrs. Brown.

Уважаемая мисс Джоунз - Dear Miss Jones.

6. Указание на содержание письма помещают между вступительным обращением и текстом пись­ма. Указание на содержание письма выделяют для того, чтобы легче и быстрее при разборке почты адресатом направить письмо в соответствующий отдел. Например:

Каc: Вашей претензии по недостаче на т/х ...

Re: Your claim for the shortage m/v ...

Содержание: Претензия по недостаче на т/х ...

Sub: Claim for shortage m/v ...

После слов Re: и Sub: всегда ставится двое­точие.

стр. 9

7. Основной текст письма пишется в виде от­дельных абзацев, связанных между собой логиче­ской последовательностью. Каждый абзац начина­ется с прописной буквы с отступом от края строки 5 знаков, однако иностранцы очень часто начина­ют абзацы из-под запятой или двоеточия вступи­тельного обращения Dear Sirs, или Gentlemen:. Второй и все последующие абзацы должны начи­наться строго под первым.

В деловых письмах следует писать с большой буквы;

а) имена, фамилии, названия фирм или орга­низаций, названия отделов, за исключением предлогов, артиклей и союзов: The Black Sea Shipping Co., Odessa, Ukraine;

б) существительные и прилагательные, обо­значающие государственную и национальную при­надлежность: Russian, French;

в) названия республик, штатов, городов, дорог, причалов, районов, зданий, гостиниц, этажей, квартир, комнат:

Universal Shipping Agencies, Inc.,

10202 East Freeway, Suite 210.

Houston, Texas 77029,

U.S.A;

г) все слова, обозначающие занимаемые должности: Master, Captain, Chief Mate, President;

д) названия месяцев и дней недели, в том числе сокращенные: March, Monday, Tu., Sa;

e) названия грузов, товаров, торговых ма­рок и некоторых грузовых документов:

Wheat, Coal, Bill of Lading, Cargo Plan;

ж) сокращения Mr.. Mrs., Messrs., а также слова вступительных обращений Dear Sirs, Gen­tlemen:

Dear Madam и т. п.;

з) первое слово в заключительном приветст­вии: Yours faithfully, Yours truly.

8. Заключительное приветствие.

Обычное заключительное приветствие дело­вого письма:

Официальное

С уважением - Yours faithfully/Faithfully yours,

Менее официальное

Преданный Вам Yours truly/Yours very tru­ly/Truly yours.

Неофициальное

Искренне Ваш - Yours sincerely/Yours very sincerely.

Американские варианты заключительного приветствия:

Строго официальное

С уважением - Respectfully/Yours respect­fully, Respectfully yours/Very respectfully.

Официальное

Преданный Вам - Yours truly/Yours very truly, Very truly yours.

Менее официальное

Искренне Ваш - Sincerely/Very Sincerely, Yours Sincerely/Sincerely yours.

Неофициальное

Искренне Ваш - Cordially/Yours Cordially/ Cordially yours.

Весьма искренне Ваш - Most sincerely,

Иногда заключительному приветствию могут предшествовать обороты:

Мы остаемся - I am, We are, We remain.

Например: Thanking you for assistance, we remain Yours truly.

Особенно это характерно заключительному предложению, начинающемуся с причастия. Напри­мер: В ожидании Ваших указаний, мы остаемся -Awaiting your instructions, we are Yours faithfully,

После заключительных приветствий всегда ста­вится запятая, отделяющая приветствие от подписи.

9. Подпись и фамилия с указанием должности лица, подписавшего письмо, помещаются под за­ключительным приветствием.

Иногда вместо фамилии с указанием должно­сти после заключительного приветствия пишется:

За и от имени/за и по поручению - For and on behalf of.

По доверенности - per pro (p. p.)

Подписано - signed (sgn.)

Например:

Yours faithfully,

For and on behalf of

Black Sea Shipping Co.

sgn.

10. Указание на приложения и копии делается ниже подписи: в нижнем левом углу письма пишется слово Enclosure - приложение или Enclosures -приложения, чаще пишется сокращенно - End или Ends. Если имеются два приложения и более, то указывается их число:

3 Enclosures или 3 End. - 3 приложения.

В указании на приложение рекомендуется пе­речислять прилагаемые материалы, особенно ко­гда это важные или ценные документы. В названи­ях материалов и документов все слова, кроме предлогов, пишутся с прописной буквы, артикли обычно опускаются.

Например:

3 Ends.

Notice of Readiness

Statement of Facts

Cargo Plan.

Если делается указание на копии, отправ­ляемые в другие адреса, оно помещается под ука­занием на приложение или вместо него; пишется Carbon Copy - сокращенно - С. С. Например:

2 Ends.

Notice of Readiness

Statement of Facts

C. C. - Black Sea Shipping Co., Odessa -

Morflot, London.

ОФОРМЛЕНИЕ КОНВЕРТА

В верхней части конверта над адресом печа­таются слова, указывающие способ отправки: за­казное - Registered, авиа - Air-Mail, со сроч­ной доставкой - Express Del ivery или курьерской почтой - DHL mail, до востребования - То Be Called For или Poste Restante.

Адрес на конверте пишется в следующем по­рядке:

наименование фирмы или организации, либо имя и фамилия адресата;

номер комнаты (room) или номер блока (анфи­лады) комнат (suite);

номер дома и название или номер улицы;

город;

штат (провинция) и номер почтового района (отделения).

Если письмо идет за границу, ниже указыва­ется страна назначения.

Обратный адрес пишется в нижней части лице­вой стороны конверта.

Если отправитель письма желает, чтобы оно было прочитано определенным лицом, в левом ниж­нем углу пишется: Attention: Mr ...

ПОЧТОВЫЕ ТЕРМИНЫ

Авиапочта - Ai r mail

Авиапочтой - By air mail

Адрес - Address

Адресат - Addressee

Бандероль - Book-post, printed matter

Буква - Letter

До востребования - Post restante

Доставка - Delivery

Доставлять - Deliver

Заказное письмо - Registered letter

Имя - Name, first name

Инициалы - Initials

Конверт - Envelope

Конверт с маркой - An envelop with a stamp

Корреспонденция - Mail

Курьерская почта - DHL mail

Марка почтовая - Postage stamp

Обратный адрес - Return address

Открытка - Postcard

Открытка поздравительная - Greeting card

Отчество - Patronymic

Письмо - Letter

Посылка - Parcel

Почтовый ящик - P. 0. Box/mail box

Фамилия - Surname/Family nam

ВВОДНЫЕ ФРАЗЫ

Благодарю Вас за Ваше письмо... Благодарим Вас за Ваше письмо (запрос) от ...   Благодаря тому, что ... В дополнение к нашему письму от 15-го ... Всем, кого это может касаться... В ответ на Ваше письмо от ...   В ответ на Вашу телеграмму/телекс ... В соответствии с Вашими указаниями мы ... В соответствии с условиями нашего соглашения ... В этом письме мы хотим сообщить Вам ... Заметьте, пожалуйста, что ... К сожалению, должен сообщить Вам ... Мне сообщили, что ... Мы вынуждены сообщить Вам ... Мы должны обратить Ваше внимание на следующее: Мы обращаем Ваше внимание на тот факт ... Мы подтверждаем, что ... Мы подтверждаем получение ... Мы получили Ваше письмо от ... Мы с сожалением узнали ... Мы с удивлением узнали ... Мы с удовольствием сообщаем Вам ... Мы спешим ответить на Ваше письмо от ... Мы хотим сообщить Вам ... Мы хотели бы напомнить Вам ... Нам хотелось бы сообщить Вам ... Настоящим довожу до Вашего сведения ... Настоящим мы подтверждаем ... Настоящим сообщаю Вам, что ... Настоящим мы подтверждаем получение ... Настоящим ставим Вас в известность, что ... Настоящим удостоверяется, что ... Относительно Вашего письма от ... Просим Вас заметить, что ... Просим заметить/Просим заметить, что ... Просим принять к сведению ... Просим сообщить нам о ... С благодарностью подтверждаем ... Следуя Вашим указаниям, мы ... Согласно Вашей просьбе ... Согласно договору ... Ссылаясь на Ваш запрос ... Ссылаясь на Ваше письмо ... Ставим Вас в известность, что ... Я должен сообщить Вам ... Я имею удовольствие сообщить Вам ...

Thank you for your letter ... We thank you for your letter (inquiry) of the ... th of ... Due to the fact that ... Further to our letter of (the) 15th ... A 11 whom it may concern. In reply (answer) to your letter of (the) ... th of ... In response to your cable/telex ... In conformity with your instruction we ... In accordance with the terms of our agreement ... We are writing to inform you ... Kindly note that ... I regret to inform you ... I have been informed that ... We are forced to inform you ... We wish to bring to your attention the to I lowing :   We draw your attention to the fact ... We confirm that ... We acknowledge the receipt of ... We have received your letter of ... We learn with regret (We regret to hear) ... We are surprised to learn ... We are pleased to inform you ... We (are) hasten to reply to your letter of ... We wish to advise you ... We would like to remind you that ... We should like to inform you ... This is for your kind information ... We hereby confirm ... This is to inform you that ... We hereby acknowledge receipt of ... This is to inform you that ... This is to certify that ... Regarding your Letter of ... Will you please notice that ... Please note that/Please take notice that Please note ... Please inform us about ... We acknowledge with thanks ... Following youг instructions we ... As requested ... As per agreement ... With reference to your inquiry ... With reference to your letter ... Please be informed that ... I have to inform you ... I have the pleasure to inform you ...