Вставка формул в редакторе WORD осуществляется с помощью формульного редактора.
(первый вариант) Вызов формульного редактора Equation Editor из Word можно осуществить следующей последовательностью действий:
- поместите курсор в то место, где должна быть вставлена формула;
- в меню "вставка" выберите команду "обьект";
- выберите закладку "создание";
- В окне "тип обьекта" выберите "Microsoft Equation 3.0 (2.0)";
Более удобный вызов редактора математических формул выполняется при помощи кнопки редактора формул, которая помещается на панель инструментов. Размещение кнопки на панели выполняется следующим образом: через меню Вид/Панели инструментов/Настройка на вкладке Команды отыскивается в списке категорий пункт Вставка,в котором выбирается кнопка Редактор формул и перетаскивается на любую панель инструментов.
В результате вызова Редактора формул на экране появляется панель инструментов, состоящая из двух рядов пиктограмм:
В первом ряду расположено 10 пиктограмм, за каждой из которых находится группа символов (математические операции, греческие символы и т. д.) Во втором ряду находятся пиктограммы для вызова шаблонов наиболее распространенных структурных формул (матрицы, суммы и т. д.). Кроме того главное меню Word заменяется на меню редактора математических формул. Дадим краткую характеристику меню редактора математических формул: Меню Файл содержит обычные для этого пункта команды работы с файлами, печати документа и т. п. Меню Правка содержит команды редактирования, которые применяются для формул. Меню Вид содержит команды задания масштаба отображения формул, управления панелями инструментов, обновления экрана. Меню Формат содержит команды выравнивания формул, изменения макета матриц, установления расстояний между элементами формул. Меню Стиль содержит команды, задающие вид шрифта для математических символов, для текста, для функций и т.д.Меню Размер содержит команды, определяющие размеры символов и индексов в формулах. Иногда необходимо редактировать ранее набранную формулу. Для этого следует дважды щелкнуть мышью в поле формулы. При этом активизируется редактор формул. Нужный элемент формулы выделяется мышью. В формулу можно добавлять новые элементы, удалять их или изменять.(Второй вариант)2.Ввод формул Необходимость в наличии средства для ввода математических выражений в текстовый документ характерна для научно-технической документации. В программе Microsoft Word таким средством является редактор формул Microsoft Equation 3.0. Он позволяет создавать формульные объекты и вставлять их в текстовый документ. При необходимости вставленный объект можно редактировать непосредственно в поле документа. Запуск и настройка редактора формул. Для запуска редактора формул служит команда Вставка –> Объект. В открывшемся диалоговом окне Вставка объекта следует выбрать пункт Microsoft Equation 3.0 – откроется панель управления Формула, представленная на рис. 4.46. При этом строка меню текстового процессора замещается строкой меню редактора формул (рис. 47).Прежде чем пользоваться редактором формул, следует выполнить его настройку. Настройка состоит в назначении шрифтов для различных элементов, входящих в формулы. Она выполняется в диалоговом окне Стили, открываемом командой Стиль –> Определить.
Эта настройка является обязательной — без нее редактор формул работать не будет, но выполнить ее достаточно только один раз.
Панель инструментов редактора формул содержит два ряда кнопок. Кнопки нижнего ряда создают своеобразные шаблоны, содержащие поля для ввода символов. Так, например, для ввода обыкновенной дроби следует выбрать соответствующий шаблон, имеющий два поля: числитель и знаменатель. Заполнение этих полей может производиться как с клавиатуры, так и с помощью элементов управления верхней строки. Переходы между полями выполняются с помощью клавиш управления курсором.
Ввод и редактирование формул завершается нажатием клавиши ESC или закрытием панели редактора формул. Можно также щелкнуть левой кнопкой мыши где-либо в поле документа вне области ввода формулы. Введенная формула автоматически вставляется в текст в качестве объекта. Далее ее можно переместить в любое иное место документа через буфер обмена (CTRL+X – вырезать; CTRL+V – вставить). Для редактирования формулы непосредственно в документе достаточно выполнить на ней двойной щелчок. При этом автоматически открывается окно редактора формул.
Особенности редактора формул:
1. Редактор формул Microsoft Equation 3.0 представляет собой отдельный компонент, поэтому при установке текстового процессора требуется специально указать необходимость его подключения.
2. При работе с редактором формул следует стремиться к максимальной полноте вводимых выражений. Так, например, выражение (формула) может содержать компоненты, ввод которых возможен и без использования редактора формул, но для удобства работы и простоты дальнейшего редактирования следует вводить всю формулу целиком в редакторе формул, не используя иные средства.
3. При вводе формул и выражений не рекомендуется использовать символы русского алфавита. В тех случаях, когда они необходимы, например, в качестве описательных индексов переменных, им следует назначать стиль Текст.
4. В редакторе формул не работает клавиша ПРОБЕЛ, поскольку необходимые интервалы между символами создаются автоматически. Однако если необходимость ввода пробелов все-таки возникнет, то их можно вводить с помощью кнопки Пробелы и многоточия панели инструментов Формула. Всего предусмотрено пять разновидностей пробелов различной ширины.
21. Назначение и основные понятия электронных таблиц (рабочая книга, ячейки). Электронные таблицы Excel можно использовать для создания Баз Данных. Основное назначение процессоров электронных таблиц - обработка данных, представленных в виде строк и столбцов чисел, проведение расчетов на ее основе и обеспечение визуального представления хранимых данных и результатов их обработки (в виде графиков, диаграмм и т. п.). Документ Е. называется рабочей книгой. Рабочая книга представляет собой набор рабочих листов, каждый из которых имеет табличную структуру и может содержать одну или несколько таблиц. Рабочая книга сохраняется как целостный объект в едином файле, имеющем по умолчанию расширение *.xls. Книга делится на листы, а листы, в свою очередь, - на ячейки. Ячейка это основной структурный элемент таблицы, который располагается на пересечении столбца и строки.
22. Работа с таблицами в МS excel. Адресация. Относительная и абсолютная ссылки. Связывание таблиц.
Excel - это и есть таблица, состоящая из ячеек. Остается только оформить нужный фрагмент. Активизируем нужные ячейки и применяем к ним форматирование. Для оформления таблиц необходимо использовать: 1. Изменение ширины и высоты ячеек. Для изменения ширины и высоты ячеек проще всего использовать серые поля по краям ячеек: Поставьте курсор на границу между ячейками на сером поле и удерживая левую кпопку мыши потяните в сторону, после чего отпустите.
Для того, чтобы задать размер сразу нескольким столбцам или строкам, активизируйте нужные строки/столбцы, выделив их по серому полю и произведите выше описанную операцию над любой из выделенных ячеек серого поля. 2. Окно диалога "Формат ячеек", которое вызывается двуми способами: правой клавишей мыши через меню или в главном меню через закладку "Формат". При вызове "Формата ячеек" выпадает окно с закладками "Число", "Выравнивание", "Шрифт", "Граница", "Вид", "Защита". В первую очередь понадобятся закладки "Выравнивание" и "Граница". Вкладка "Выравнивание" снабжена основными инструментами для изменения текста внутри ячеек: - выравнивание текста не только по горизонтали но и по вертикали внутри ячейки; - перенос по словам; - объединение ячеек;- ориентация текста по вертикали и под углом. Вкладка "Граница" дает возможность выбрать тип и цвет линии. Поочередно можно задать внешние и внутренние границы выделенной области. Таблица готова!
Ячейка – минимальный элемент для хранения данных. Обозначение отдельной ячейки сочетает в себе номера столбца и строки, на пересечении которых она расположена. Обозначение ячейки (ее номер) выполняет функции адреса. По умолчанию силки на ячейки в формулах рассматриваются как относительные – при копировании формулы адреса в ссылках автоматически изменяются в соответствии с относительным расположением исходной ячейки и создаваемой копии. При абсолютной адресации адреса ссылок при копировании не меняются. Для изменения способа адресации при редактировании формулы надо выделить ссылку на ячейку и нажать клавишу F4.
Если таблицы связаны между собой логически – Правка-Специальная вставка.
Типы данных в E.
Текстовый - Текст длиной до 255 символов. Поле MEMO - Текст длиной до 65 000 символов. Числовой - Числовые данные, используемые для проведения расчетов. Дата/время – Дата и/или время. Денежный - Денежные значения различных форматов. Счетчик - Счетчик, который автоматически увеличивается на единицу с добавлением каждой новой записи. Логический - Величины, способные принимать только два значения: да/нет или 1/0. Поле объекта OLE - Поля, позволяющие вставлять рисунки, звуки и данные других типов. Гиперссылка - Ссылки, дающие возможность открывать объект Access (таблицу, форму, запрос и т. п.), файл другого приложения или web-страницу.
24. Вычисление в электронных таблицах. Ввод и конструкция формул. Автоматизация ввода, автозаполнения числами и формулами. Печать файлов в MS Excel.Вычисления в таблицах программы Excel осуществляются при помощи формул. Формула может содержать числовые константы, ссылки на ячейки и функции Excel, соединенные знаками математических операций. Скобки позволяют изменять стандартный порядок выполнения действий. Если ячейка содержит формулу, то в рабочем листе отображается текущий результат вычисления этой формулы. Если сделать ячейку текущей, то сама формула отображается в строке формул.
Правило использования формул в программе Excel состоит в том, что, если значение ячейки действительно зависит от других ячеек таблицы, всегда следует использовать формулу, даже если операцию легко можно выполнить в «уме». Это гарантирует, что последующее редактирование таблицы не нарушит ее целостности и правильности производимых в ней вычислений.
Ссылки на ячейки. Формула может содержать ссылки, то есть адреса ячеек, содержимое которых используется в вычислениях. Это означает, что результат вычисления формулы зависит от числа, находящегося в другой ячейке. Ячейка, содержащая формулу, таким образом, является зависимой. Значение, отображаемое в ячейке с формулой, пересчитывается при изменении значения ячейки, на которую указывает ссылка.
Ссылку на ячейку можно задать разными способами. Во-первых, адрес ячейки можно ввести вручную. Другой способ состоит в щелчке на нужной ячейке или выборе диапазона, адрес которого требуется ввести. Ячейка или диапазон при этом выделяются пунктирной рамкой.
Все диалоговые окна программы Excel, которые требуют указания номеров или диапазонов ячеек, содержат кнопки, присоединенные к соответствующим полям. При щелчке на такой кнопке диалоговое окно сворачивается до минимально возможного размера, что облегчает выбор нужной ячейки (диапазона) с помощью щелчка или протягивания.
Для редактирования формулы следует дважды щелкнуть на соответствующей ячейке. При этом ячейки (диапазоны), от которых зависит значение формулы, выделяются на рабочем листе цветными рамками, а сами ссылки отображаются в ячейке и в строке формул тем же цветом. Это облегчает редактирование и проверку правильности формул.
Автоматизация ввода
Так как таблицы часто содержат повторяющиеся или однотипные данные, программа Excel содержит средства автоматизации ввода. К числу предоставляемых средств относятся: автозавершение, автозаполнение числами и автозаполнение формулами.Автозаполнение числами. При работе с числами используется метод автозаполнения. В правом нижнем углу рамки текущей ячейки имеется черный квадратик - маркер заполнения. При наведении на него указатель мыши (он обычно имеет вид толстого белого креста) приобретает форму тонкого черного крестика. Перетаскивание маркера заполнения рассматривается как операция «размножения» содержимого ячейки в горизонтальном или вертикальном направлении.Если ячейка содержит число (в том числе дату, денежную сумму), то при перетаскивании маркера происходит копирование ячеек или их заполнение арифметической прогрессией. Для выбора способа автозаполнения следует производить специальное перетаскивание с использованием правой кнопки мыши. Пусть, например, ячейка А1 содержит число 1. Наведите указатель мыши на маркер заполнения, нажмите правую кнопку мыши, и перетащите маркер заполнения так, чтобы рамка охватила ячейки А1, В1 и С1, и отпустите кнопку мыши. Если теперь выбрать в открывшемся меню пункт Копировать ячейки, все ячейки будут содержать число 1. Если же выбрать пункт Заполнить, то в ячейках окажутся числа 1,2 и 3.Чтобы точно сформулировать условия заполнения ячеек, следует дать команду Правка ► Заполнить ► Прогрессия. В открывшемся диалоговом окне Прогрессия выбирается тип прогрессии, величина шага и предельное значение. После щелчка на кнопке ОК программа Excel автоматически заполняет ячейки в соответствии с заданными правилами. Автозаполнение формулами. Эта операция выполняется так же, как автозаполнение числами. Ее особенность заключается в необходимости копирования ссылок на другие ячейки. В ходе автозаполнения во внимание принимается характер ссылок в формуле: относительные ссылки изменяются в соответствии с относительным расположением копии и оригинала, абсолютные остаются без изменений.
Печать файлов – Предварительный просмотр - кнопка страница, лист, поля.
Потом печать.
26. Построение, оформление и редактирование диаграмм и графиков.
На первом этапе работы мастера выбирают форму диаграммы. Доступные формы перечислены в списке Тип на вкладке Стандартные. Для выбранного типа диаграммы справа указывается несколько вариантов представления данных (палитра Вид), из которых следует выбрать наиболее подходящий. На вкладке Нестандартные отображается набор полностью сформированных типов диаграмм с готовым форматированием. После задания формы диаграммы следует щелкнуть на кнопке Далее.Выбор данныхВторой этап работы мастера служит для выбора данных, по которым будет строиться диаграмма.Оформление диаграммы
Третий этап работы мастера (после щелчка на кнопке Далее) состоит в выборе оформления диаграммы. На вкладках окна мастера задаются:
• название диаграммы, подписи осей (вкладка Заголовки);
• отображение и маркировка осей координат (вкладка Оси);
• отображение сетки линий, параллельных осям координат (вкладка Линии сетки);
• описание построенных графиков (вкладка Легенда);
• отображение надписей, соответствующих отдельным элементам данных на графике (вкладка Подписи данных);
• представление данных, использованных при построении графика, в виде таблицы (вкладка Таблица данных).
В зависимости от типа диаграммы некоторые из перечисленных вкладок могут отсутствовать.
Размещение диаграммы
На последнем этапе работы мастера (после щелчка на кнопке Далее) указывается, следует ли использовать для размещения диаграммы новый рабочий лист или один из имеющихся. Обычно этот выбор важен только для последующей печати документа, содержащего диаграмму. После щелчка на кнопке Готово диаграмма строится автоматически и вставляется на указанный рабочий лист.Редактирование диаграммы
Готовую диаграмму можно изменить. Если требуется внести в диаграмму существенные изменения, следует вновь воспользоваться мастером диаграмм. Для этого следует открыть рабочий лист с диаграммой или выбрать диаграмму, внедренную в рабочий лист с данными. Запустив мастер диаграмм, можно изменить текущие параметры, которые рассматриваются в окнах мастера, как заданные по умолчанию.
27. Управление данными в MS Excel. Сортировка данных. Применение фильтра данных. Работа с формой данных. Сортировка - это упорядочение данных по возрастанию или по убыванию. Выберите команду Данные > Сортировка.Применение фильтра. Фильтром называется набор условий, применяемых для отбора или сортировки данных. Команда Фильтр для позволяет ввести значение или выражение, которое будет служить критерием фильтрации при поиске. Для выполнения процесса фильтрации выберите в меню Записи команду Применить фильтр (или нажмите кнопку Применитьна панели инструментов.
Форма данных представляет собой диалоговое окно, в котором отображается одна строка (запись). Для работы в режиме формы в Excel 2003 нужно установить курсор в любой заполненной ячейке таблицы и ввести команду: Меню-Данные-Форма
MS. Фильтрация списков с использованием расширенного фильтра. Создание промежуточных и общих итогов в списке. Примеры.
Фильтрация записей с использованием расширенного фильтра выполняется с помощью команды меню Данные - Фильтр - Расширенный фильтр.Фильтрация (выборка) данных в таблице позволяет отображать только те строки, содержимое ячеек которых отвечает заданному условию или нескольким условиям. В отличие от сортировки данные при фильтрации не переупорядочиваются, а лишь скрываются те записи, которые не отвечают заданным критериям выборки.
Фильтрация данных может выполняться двумя способами: с помощью автофильтра или расширенного фильтра.
Для использования автофильтра нужно:
- установить курсор внутри таблицы;
- выбрать команду Данные - Фильтр - Автофильтр;
- раскрыть список столбца, по которому будет производиться выборка;
- выбрать значение или условие и задать критерий выборки в диалоговом окне Пользовательский автофильтр.
Для восстановления всех строк исходной таблицы нужно выбрать строку все в раскрывающемся списке фильтра или выбрать командуДанные - Фильтр - Отобразить все.
Для отмены режима фильтрации нужно установить курсор внутри таблицы и повторно выбрать команду меню Данные - Фильтр - Автофильтр (снять флажок).
Расширенный фильтр позволяет формировать множественные критерии выборки и осуществлять более сложную фильтрацию данных электронной таблицы с заданием набора условий отбора по нескольким столбцам. Фильтрация записей с использованием расширенного фильтра выполняется с помощью команды менюДанные - Фильтр - Расширенный фильтр.
Microsoft Excel может автоматически вычислять промежуточные и общие итоги в списке. При вставке автоматических промежуточных итогов Microsoft Excel изменяет разметку списка, что позволяет отображать и скрывать строки каждого промежуточного итога.
Перед тем как вставить промежуточные итоги, необходимо отсортировать список, чтобы сгруппировать строки, по которым нужно подвести итоги. После этого можно подсчитать промежуточные итоги любого столбца, содержащего числа.
Если данные не организованы в виде списка или если требуется подвести один промежуточный итог, вместо автоматических промежуточных итогов можно использовать Автосумму
Итоговые вычисления Итоговые вычисления предполагают получение числовых характеристик, описывающих определенный набор данных в целом. Например, возможно вычисление суммы значений, входящих в набор, среднего значения и других статистических характеристик, количества или доли элементов набора, удовлетворяющих определенных условиям. Проведение итоговых вычислений в программе Excel выполняется при помощи встроенных функций. Особенность использования таких итоговых функций состоит в том, что при их задании программа пытается «угадать», в каких ячейках заключен обрабатываемый набор данных, и задать параметры функции автоматически. В качестве параметра итоговой функции обычно задается некоторый диапазон ячеек, размер которого определяется автоматически. Выбранный диапазон рассматривается как отдельный параметр («массив»), и в вычислениях используются все ячейки, составляющие его. Суммирование. Для итоговых вычислений применяют ограниченный набор функций, наиболее типичной из которых является функция суммирования (СУММ). Это единственная функция, для применения которой есть отдельная кнопка на стандартной панели инструментов (кнопка Автосумма). Диапазон суммирования, выбираемый автоматически, включает ячейки с данными, расположенные над текущей ячейкой (предпочтительнее) или слева от нее и образующие непрерывный блок. При неоднозначности выбора используется диапазон, непосредственно примыкающий к текущей ячейке. Автоматический подбор диапазона не исключает возможности редактирования формулы. Можно переопределить диапазон, который был выбран автоматически, а также задать дополнительные параметры функции. Функции для итоговых вычислений. Прочие функции для итоговых вычислений выбираются обычным образом, с помощью раскрывающегося списка в строке формул или с использованием мастера функций. Все эти функции относятся к категории Статистические. В их число входят функции ДИСП (вычисляет дисперсию), МАКС (максимальное число в диапазоне), СРЗНАЧ (среднее арифметическое значение чисел диапазона), СЧЕТ (подсчет ячеек с числами в диапазоне) и другие. Функции, предназначенные для выполнения итоговых вычислений, часто применяют при использовании таблицы Excel в качестве базы данных, а именно на фоне фильтрации записей или при создании сводных таблиц.
29. БД и СУБД. Классификация БД, структурные элемента. . База данных в Microsoft Excel – таблица, состоящая из однотипных записей (строк).
База данных- это совокупность сведений о конкретных объектах реального мира в какой-либо предметной области или разделе предметной области.
Классификация
Иерархическая структура представляет собой совокупность элементов, в которой данные одного уровня подчинены данным другого уровня, а связи между элементами образуют древовидную структуру.Базы данных, которые состоят из двумерных таблиц, называются реляционными.