Реализация корректирующих действий

По мере осуществления проекта возникают ситуации, когда фактическое состояние дел не соответствует плановому состоянию. Это требует корректирующих действий.

Если проект начинает отставать от графика, возможны три альтернативных решения проблемы. Первый состоит в оценке объёма оставшейся работы и принятии решения о том, можно ли потерянное время наверстать на следующих шагах. Если это неосуществимо, рассматривается возможность дополнительного вознаграждения для завершения проекта вовремя. Дополнительное вознаграждение может быть оправдано, если будет выполнено сравнение этих расходов с потенциальными потерями из-за превышения сроков проекта. Наконец, следует рассмотреть возможность привлечения дополнительных ресурсов. Это также приведет к дополнительным затратам, однако может компенсировать будущие потери от срыва сроков.

Если затраты по проекту начинают превышать бюджет, рассматриваются оставшаяся работа и возможность компенсации перерасхода за счет будущих работ. Если это невозможно, рассматривается возможность сокращения масштабов проекта или получения дополнительного финансирования от заказчика.

Обязательным условием успешного выполнения проекта является регулярное проведение различного рода совещаний. Совещания могут быть еженедельными у руководителя проекта, ежемесячными у спонсора проекта, поэтапными у заказчика проекта и т.д. Как правило, совещания проводят с целью информирования руководства о ходе выполнения проекта, осуществления коммуникаций между членами команды, разработки корректирующих воздействий.

Несколько правил проведения совещаний:

· заранее определяется время начала и план совещания;

· следует совещание начинать вовремя;

· к проведению совещания необходимо тщательно готовиться;

· следует избегать проведения «информационных» совещаний;

· следует использовать совещания для принятия групповых решений и осуществления вклада в решение важных проблем;

· необходимо соблюдать регламент проведения совещания;

· председательствующий должен делать обобщения и выводы;

· после проведения совещания необходимо оформить протокол и разослать его участникам;

· на очередном совещании необходимо сделать контрольную оценку выполнения решений предыдущего совещания.

Часто возникает необходимость изменения ранее принятых решений и утвержденных документов. Процедура проведения изменений является весьма важной и, как правило, регламентируется стандартами предприятий. Создаются шаблоны таких организационных документов, как «Заявка на изменения», «Оценка изменений», «Приказ об изменении», «Извещение об изменении».

После принятия изменения к реализации «Извещение об изменении» рассылается всем участникам выполнения проекта.

Ведение переговоров

Ведение переговоров является весьма важным процессом, который занимает до 20 % времени менеджера проекта. Переговоры являются дискуссией, проводимой двумя сторонами с целью достижения соглашения по вопросам, когда ни одна сторона не имеет возможности заставить другую сторону сделать что-либо.

Рассмотрим десять правил проведения эффективных переговоров.

1. К переговорам необходимо тщательно готовиться. Нужно определить желаемый вами результат и выяснить, какого результата ждет другая сторона. Важно определить, что вы будете делать, если не сможете придти к соглашению.

2. Не предполагайте, что вы заранее знаете взгляды другой стороны. Задавайте вопросы для достижения понимания, повторяйте свои слова для того, чтобы ваше мнение могло быть подтверждено или скорректировано другой стороной.

3. Активное внимательное слушание является обязательным элементом эффективных переговоров. Необходимо предоставлять возможность другой стороне высказываться.

4. Делайте письменные заметки, а затем их суммируйте в итоговом документе.

5. Не допускайте критики предлагаемых идей. Применяйте творческий подход к ведению переговоров.

6. Проблема другой стороны является и вашей проблемой. Поставьте себя на позицию другой стороны и попробуйте найти решение, которое устраивало бы всех.

7. Избегайте отказываться, ничего не предлагая. Выразите желание или намерение сотрудничать в будущем.

8. Извинение является самым быстрым и надежным способом погасить негативные эмоции. На переговорах нет места враждебности. Враждебность уводит дискуссию в сторону самозащиты, не внося ничего ценного в достижение целей переговоров.

9. Избегайте ультиматумов. Ультиматум требует от другой стороны либо капитуляции, либо доведения спора до конца. Ни в том, ни в другом случае вы не выигрываете. Избегайте также чрезмерного ограничения возможностей выбора.

10. Многие переговоры продолжаются слишком долго. Определение срока окончания переговоров заставляет обе стороны экономно использовать свое время.

Разрешение конфликтов

Решение, которое является наилучшим для одного человека или группы лиц, не обязательно будет таковым для остальных. Навыки в разрешении противоречий являются важным качеством успешных менеджеров проекта.

Основные источники конфликтов, возникающих на разных стадиях жизненного цикла проекта, представлены в табл. 4.1.

Таблица 4.1

Основные источники конфликтов

Стадия жизненного цикла	Источник конфликта	Рекомендации по минимизации ущерба
Инициация	Приоритеты	Четко определять планы. Совместно обсудить со сторонами-участниками. Оценить важность проекта
	Процедуры	Разработать в деталях административные процедуры. Получить одобрение ключевых руководителей. Разработать инструкции
	Графики	Разработать предварительные графики. Определить приоритеты подразделений
Планирование	Приоритеты	Создать системы обратной связи
	Графики	Вовлечь в разработку графиков функциональные группы
	Процедуры	Планировать по ключевым управленческим вопросам
Реализация	Графики	Постоянно контролировать ход выполнения работ. Обсуждать результаты со сторонами-участниками. Предвидеть проблемы и рассматривать альтернативы
	Технические вопросы	Предвидеть возможности возникновения технических проблем. Обсуждать ограничения по бюджету и графику с командой проекта. Сосредоточить внимание на своевременном контроле качества
	Трудовые ресурсы	Предвидеть возможные требования персонала. Установить требования к персоналу
Завершение	Графики	Осуществлять мониторинг выполнения графика. Реализовать мобильное перемещение персонала. Тщательно прорабатывать технические вопросы
	Персонал	Разрабатывать планы перемещения людей по окончании проекта. Поддерживать гармоничные рабочие отношения. Стремиться ослабить воздействие стрессов.

Наиболее часто для разрешения противоречий используются следующие стратегии поведения.

Стратегия «требовать» реализуется при высокой степени настойчивости и низкой степени кооперации. Эта стратегия поведения предполагает существование высокого доверия к менеджеру проекта и ощущение того, что вопрос очень важен.

Стратегия «решить проблему» реализуется при высокой степени настойчивости и высокой степени кооперации. Она предполагает то, что вопрос очень важен и что нужно добиться большего взаимопонимания с другой стороной.

Степень настойчивости и степень кооперации при реализации стратегии «торговаться» умеренные. Предполагается, что важная проблема решается обеими сторонами, причем каждая сторона в чем-то готова уступить другой стороне.

Стратегия «пустить на самотек» предполагает низкую степень настойчивости и высокую степень кооперации. Вопрос может быть не очень важным для вас, или у вас нет достаточного опыта для принятия решения, или вы просто считаете, что в данной ситуации хорошие взаимоотношения с другой стороной важнее всего.

Каждая стратегия является эффективной при определенных условиях.

Наиболее распространенными источниками противоречий в управлении проектами являются:

· размещение человеческих ресурсов;

· использование оборудования и мощностей;

· затраты;

· административные процедуры;

· распределение ответственности;

· срыв сроков календарного плана;

· распределение приоритетов в проекте.

Папка (книга) проекта

Весьма полезным инструментом, способствующим успешной реализации проекта, является папка (книга) проекта. Книга проекта может содержать следующие разделы:

История проекта:

· общие сведения;

· информация о заказчике проекта;

· сведения о субподрядчиках, поставщиках и др.

План проекта:

· описание работ;

· структура распределения работ;

· матрица ответственности;

· план-график;

· бюджет;

· план управления рисками проекта;

· план управления качеством проекта.

Выполнение проекта:

· протоколы совещаний;

· отчеты членов команды о ходе выполнения работ;

· документы по управлению изменениями;

· матрица решения спорных вопросов;

· отчеты о выполнении этапов работ.

Завершение проекта:

· окончательная оценка показателей измеримого успеха;

· материалы заключительных совещаний;

· итоговый отчет о выполнении проекта;

· перечень ссылочных документов;

· извлеченные уроки.

Администрирование проекта:

· документация по контрактам;

· счета;

· расходные ведомости;

· переписка с соисполнителями и заказчиком;

· реестр заключенных договоров.

При реализации проектов весьма уместно помнить об Указе Петра Первого: «Всем чинам, на службе стоящим, мануфактур советникам и прочим важных ремесловых заведений помнить надлежит: Все прожекты зело исправны быть должны, дабы казну зрящно не разорять и Отечеству ущерба не чинить! А кто станет прожекты абы как ляпать – чина лишу и кнутом драть велю …».