Создание отчетов с вычисляемыми полями и итоговыми данными

Создайте отчет по итогам сессии. В отчете оценки студентов должны быть сгруппированы по номерам групп и дисциплинам. Для каждого студента должна вычисляться средняя оценка в сессию, а для каждой группы должно вычисляться среднее значение оценок по всем предметам.

¨ Для создания ИТОГОВОГО ОТЧЕТАвыполните следующее:

¨ На вкладке ОТЧЕТЫ нажать кнопку СОЗДАТЬ;

¨ Выбрать МАСТЕР ОТЧЕТОВ нажать кнопку OK;

¨ Из таблицы СТУДЕНТЫ выбрать поля НОМЕР ГРУППЫ, ФАМИЛИЯ, ИМЯ, ОТЧЕСТВО, из таблицы ДИСЦИПЛИНЫ выбрать поле НАЗВАНИЕ ДИСЦИПЛИНЫ, из таблицы ОЦЕНКИ выбрать поле ОЦЕНКИ и нажать ДАЛЕЕ;

¨ Тип представления данных нас удовлетворяет, поэтому нажмите ДАЛЕЕ;

¨ Добавьте уровень группировки по номеру группы, выбрав в левом окне НОМЕР ГРУППЫ и перенеся его в правое окно;

¨ Нажмите ДАЛЕЕ;

¨ Нам надо вычислять средний балл, поэтому нажмите кнопку ИТОГИ;

¨ Поставьте галочку в ячейке поля AVG (это функция вычисляет среднее) и нажмите OK;

¨ Сортировка не требуется, т.к. данными являются название дисциплины и оценки, порядок которых не столь важен. Поэтому нажмите OK;

¨ Выберите макет отчета. Рекомендуем ступенчатый, т.к. он занимает меньше места и в нем наглядно представлены данные, хотя это дело вкуса. Нажмите ДАЛЕЕ;

¨ Выберите стиль отчета и нажмите ДАЛЕЕ;

¨ Введите название отчета ИТОГИ СЕССИИ нажмите ГОТОВО.

Доработайте выведенный отчет в режиме конструктора:

¨ введите заголовок отчета - ИТОГИ СЕССИИ

¨ замените в отчете надпись функции AVG на надпись СРЕДНЕЕ ЗНАЧЕНИЕ

¨ удалите ненужную служебную информацию- (Итоги для " & "'Фамилия' =" )"

На экране появится отчет. Его можно просмотреть, изменяя масштаб (кликированием по листу) и перелистывая страницы (в нижней части экрана). Его можно также распечатать, выполнив команду ФАЙЛÞПЕЧАТЬ. После завершения необходимых вам операций закройте окно просмотра отчета.

Результаты работы представьте преподавателю.

3.Ведомость

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ

1. Где печатается нижний колонтитул?

2. Как производится группировка данных в отчете?

3. Максимальное количество полей группировки?

4. Как ввести в отчет текущую дату?

5. Как изменить итоговый отчет (пункт 7.2) чтобы выводился отчет для определенной группы?

6. Какие отчеты предлагает создать мастер отчетов?

7. Многотабличный отчет проще создается на основе…?

8. Какие виды автоотчетов вы знаете?

9. Что можно разместить в примечании отчета?

10. Что можно изменить в отчете при предварительном просмотре?

ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ ОТЧЕТА

Подготовьте отчет о выполненной лабораторной работе. Отчет о лабораторной работе должен содержать: титульный лист (с действующим вариантом титульного листа можно ознакомиться на http://standarts.guap.ru), цель лабораторной работы, полученные в ходе выполнения работы отчеты. На компьютере представляется файл с результатами работы, записанные в папку с номером вашей группы/ваша фамилия/№ лабораторной работы. Сформулируйте выводы, которые можно сделать по результатам выполненной работы.

Лабораторная работа №6

РАЗРАБОТКА КНОПОЧНОГО МЕНЮ

Кнопочное меню представляет собой форму, на которой расположены элементы управления – кнопки с поясняющими надписями. Нажатие кнопки открывает соответствующую таблицу, запрос, форму или отчет. Меню - это очень удобный инструмент работы с базой данных и оно практически всегда присутствует в базах, созданных для предприятий или фирм.

Кнопочное меню можно создать вручную (в режиме конструктора) или воспользовавшись диспетчером кнопочных форм. Конечно меню, созданные вручную, могут обладать большими возможностями и выглядеть более привлекательно, чем меню, созданные диспетчером. Однако, для создания красивого меню вручную требуется достаточно много времени даже для опытного разработчика, а создать простое меню диспетчером можно за несколько минут, тем более, что впоследствии в режиме конструктора можно дополнить и изменить это меню. Поэтому остановимся на варианте создания меню с помощью диспетчера кнопочных форм.

Совет Создание кнопочного меню с помощью диспетчера кнопочных форм предусматривает команды для работы только с формами и отчетами, а для работы с запросами надо создавать соответствующие макросы, поэтому предварительно создайте макросы на открытие соответствующих запросов.

Перед созданием кнопочной формы необходимо продумать её структуру, т.е. сколько будет страниц, и какие кнопки на них будут.

создание отчетов с вычисляемыми полями и итоговыми данными - student2.ru

Рисунок 15 Главная страница кнопочного меню Деканат

создание отчетов с вычисляемыми полями и итоговыми данными - student2.ru

Рисунок 16 Страница «Формы для ввода»

Кнопочное меню БД Деканат будет состоять из нескольких страниц:

§ главная страница кнопочного меню должна содержать кнопки, изображенные на Рис. 6

§ кнопка «ввод данных» позволяет перейти к странице с кнопками ввода данных в каждую таблицу и кнопки возвращения на главную страницу
(см. Рис. 7):

§ кнопка «вывод отчетов» нужна для перехода на страницу с кнопками названий отчетов и кнопки возвращения на главную страницу

§ кнопка «запросы» нужна для перехода на страницу с кнопками названий запросов (предварительно нужно создать макросы для вызова соответствующих запросов) и кнопки возвращения на главную страницу

создание отчетов с вычисляемыми полями и итоговыми данными - student2.ru

Рисунок 17 Страница Архив

§ кнопка «архив» нужна для перехода на страницу архив с кнопками см. Рис.8 Кнопка «восстановление» вызывает макрос добавляющий запись в таблицу Студент и удаляющий эту же запись из таблицы Архив . Кнопка «отчисление» добавляет запись в таблицу Архив и удаляющий эту же запись из таблицы Студент.

1. Выполните команду СЕРВИСÞСЛУЖЕБНЫЕ ПРОГРАММЫÞДИСПЕТЧЕР КНОПОЧНЫХ ФОРМ; На вопрос, надо ли создавать новое кнопочное меню нажмите кнопку ДА. Автоматически будет создана кнопочная форма Main Switchboard, которая будет главной по умолчанию. Измените её название на «Учебный процесс». Создайте аналогично страницы формы для ввода, запросы, отчеты, запросы, архив

2. Для ввода кнопок на странице нажмите кнопку ИЗМЕНИТЬ.

3. В открывшемся окне нажмите кнопку СОЗДАТЬ (имеется в виду создать новую кнопку для выполнения определенного действия).

4. В открывшемся окне в поле ТЕКСТ введите название кнопки, в поле КОМАНДА выберите из раскрывающегося списка нужную команду, а в третьем поле, появляющемся для большинства команд, выберите нужный объект и нажмите OK

5. Для создания остальных кнопок повторите п.5 и п.6 необходимое количество раз.

6. После ввода всех кнопок закройте окно изменения страницы кнопочной формы и окно диспетчера кнопочной формы.

7. Откройте форму Кнопочное меню.

8. Водите в режим КОНСТРУКТОР и измените название поля db1 на ДЕКАНАТ, воспользовавшись пунктом СВОЙСТВА из меню правой кнопки мыши (предварительно выделив поле и наведя на него курсор мыши).

9. Войдите в режим просмотра формы Кнопочное меню и проверьте, правильно ли работают все кнопки.

Внимание! Для возврата в меню из любой открытой формы, запроса или отчета достаточно закрыть их.

Результаты работы представьте преподавателю.

Лабораторная работа №7

РАБОТА С МАКРОСАМИ

Для решения некоторых практических задач в среде Access пользователь применяет средства программирования: макросы и VBA. Макрос состоит из последовательности макрокоманд. Макрокоманда – это инструкция для выполнения определенного действия.

Макрокоманда открывает форму, выполняет запрос, отчет и т.д..

Возможно решение задач с помощью взаимосвязанных макросов, главный из которых пользователь запускает из окна базы данных, а далее задача управляется изнутри макроса, следуя заданному алгоритму.

Управление макросом может осуществляться при помощи диалога с пользователем.

Макросы могут выполняться последовательно или с использованием условий.

Макросы могут реагировать на события, происходящие с объектами Access: открытие и закрытие формы или отчета, нажатие кнопки, изменение значения поля и т.д.

Однако, если задачи не решить, используя макросы, тогда их решают программируя на VBA.

Работая с БД можно заметить, что ряд операций приходиться выполнять многократно. Для автоматизации такого рода операций можно создавать макросы.

Наши рекомендации