Коммуникационные сети: сущность, разновидности. Коммуникационные сети руководителя.

Коммуникационные сети

Линия коммуникации между двумя индивидами или организациями называется коммуникационным каналом. Коммуникационная сеть формируется, когда несколько объектов связывается вместе несколькими каналами. Формируемая руководителями сеть состоит из вертикальных (между начальником и подчиненным по линии руководства), горизонтальных (между равными по уровню индивидами или частями организации) и диагональных (с другими начальниками, не равными по уровню, и с другими подчиненными) связей. Сеть этих связей создает реальную структуру организации. Задача формальной организационной структуры состоит в придании коммуникационным потокам правильного направления. От того, как построены коммуникационные сети, зависит эффективность деятельности группы.

Существуют устоявшиеся образцы коммуникационных сетей. На рис. 4.4 изображены наиболее распространенные коммуникационные сети для группы из пяти человек.

В сетях типа «круг» все члены группы могут коммуницировать только с теми, кто расположен рядом с ними. Все связи в такой коммуникации одинаковы, а командный стиль руководства отсутствует.

Рис. 4.4. Виды коммуникационных сетей в группах

В сетях типа «колесо» представлена формальная централизованная иерархия власти, при которой через «коммутатора – руководителя» передаются все задачи, и на нем же замыкаются все связи («А»). Работа группы зависит от формальных полномочий «А». Он может способствовать или препятствовать деятельности группы. Если на руководителе («А») замыкается слишком большое число каналов, это приведет к его перегрузке. Считается, что коммуникационная сеть типа «колесо» надежная, если проблема, которую необходимо решить, проста, и не годится, если решение сложной проблемы зависит от взаимного обмена идеями и постоянной обратной связи. Для таких случаев подходит «всеканальная» сеть, которая представляет полностью децентрализованные группы. Такая сеть стимулирует создание хорошего морального климата и приспособляемости.

Наиболее распространенными препятствиями на пути обмена информацией, снижающими эффективность функционирования коммуникационной сети, являются перегрузки самой сети, искажение сообщений, неудовлетворительная структура организации.

Информационные перегрузки. Когда загруженность коммуникационных каналов становится чрезмерной, можно увеличить их количество или улучшить технологию, уменьшить число сообщений, установить очередность, увеличить делегирование полномочий или объединить тех, кто чаще вступает в коммуникационное общение друг с другом. При децентрализации количество внутренних коммуникационных каналов уменьшается, но объем внешних связей может вырасти, особенно, если у каждого подразделения будет собственный рынок, потребители, общественные связи и т.д. С другой стороны, централизация может уменьшить стоимость информации, устраняя дублирование в документообороте [9, с.211].

Если коммуникационная загруженность руководителя становится чрезмерной, он, будучи не в состоянии эффективно реагировать на всю информацию, может по собственному пониманию отсеивать часть информации, которая кажется ему менее значимой; упрощать решения; делегировать более низкому уровню отбор данных; задерживать обработку информации. Некоторые из этих действий имеют очевидные недостатки.

Неудовлетворительная структура организации. В разных управленческих ситуациях организационная структура может способствовать или препятствовать коммуникационному процессу. В высоких иерархических структурах упор делается на достижение координации с помощью вертикальной цепи руководства, что может приводить к перегрузке коммуникационных каналов и координаторов, искажению информации, замедлению принятия решений.

В плоских структурах большая ответственность сосредоточена на низших уровнях управления, и эти структуры более эффективны в условиях быстрого изменения ситуации. Но когда принимаемые решения становятся более взаимозависимыми, для их связывания вместе необходима коммуникационная сеть; чтобы справиться с возрастающими информационными потоками, увеличивают число самостоятельных координационных подразделений. Если эти подразделения формируются в соответствии с некоторой иерархией власти, мы опять приходим к высоким структурам. Таким образом, живая, творческая деятельность, быстрая реакция на изменения, решение сложных проблем требуют плоской (децентрализованной) структуры с использованием «всеканальной» коммуникационной сети, а координация деятельности требует высокой (централизованной) структуры с использованием сети типа «колесо» [9, с. 212-213]. Для разрешения этого противоречия рекомендуется использовать коммуникационную сеть, в которой большинство связей будет осуществляться не по вертикальным, а, в основном, по горизонтальным каналам, потребность в которых особенно возрастает в условиях взаимозависимости, дефицита времени и неопределенности. Координаторы в таких сетях не образуют иерархию власти, а осуществляют отбор и координацию, обладая не большими правами, чем другие (при условии, что от них не требуется улаживания споров). Иначе, чем выше степень неопределенности и взаимозависимости действий, тем больше горизонтальный поток информации, необходимый для обеспечения требуемого уровня координации.

Искажение сообщений. При движении информации внутри организации вверх и вниз происходит искажение информации. В большей степени коммуникации искажаются при высокой иерархической структуре. Причины искажений: непреднамеренные, например, в силу затруднений межличностных контактов; сознательные, например, если менеджер не согласен с сообщением, он может изменить его в своих интересах; несовпадение статусов уровней организации. Значительное искажение информации обусловлено прохождением ее через различные фильтры. В любой организации существует потребность в фильтрации сообщений, чтобы на каждый уровень, в каждое подразделение поступали только те сообщения, которые их касаются. Информация отбирается, суммируется, упрощается и в результате может поступить в соответствующее подразделение со значительными искажениями.

Для борьбы с информационными искажениями можно использовать следующие меры:

- дублирование информации:

- использование внешних источников контроля;

- создание пересекающихся сфер ответственности, предупреждающее образование коалиций;

- исправление возможного искажения (предполагается, что характер будущих искажений известен заранее);

- уменьшение числа уровней:

- использование плоской иерархической структуры;

- использование прямой связи с источниками информации;

- разработка устойчивых к искажению сообщений.

Кроме того, для улучшения информационного обмена в организации используют современные информационные технологии, создают системы обратной связи, системы сбора предложений, отзывов, мнений сотрудников по различным организационным проблемам.