Структурно-логическая композиция информационной справки о действии, мероприятии, работе:

Действие – проявление какой-либо энергии, деятельности; сила, деятельность, функционирование чего-либо; результат проявления деятельности чего-либо, влияние, воздействие.

Мероприятие – совокупность действий, объединенных одной общественно значимой задачей.

Задача – то, что требует исполнения, разрешения; сложный вопрос, проблема, требующие исследования и разрешения.

Работа – занятие, труд, деятельность.

· Наименование, инициализация: наименование, суть действия, мероприятия, работы, основания проведения – по заданию, по плану, инициативно и т.д.

· Время, место: пространственно-временные характеристики, привязка по времени, месту, объекту, сфере, организации, подразделению.

· Содержание – в хронологическом или логическом порядке.

· Участники, действующие лица: субъекты, в т.ч. инициаторы, исполнители и др. действующие лица.

· Результаты, выводы, последствия – успешность, результативность, следствия, дальнейшие действия, мероприятия, работы.

Обобщенная структурно-логическая схема информационной сводки по событиям, происшествиям, обстановке:

Общая характеристика:

o типизация за определенный период обстановки, ситуации в целом,

o основные факторы,

o причины,

o тенденции.

Информационная часть:

последовательное описание по элементам, составляющим или в хронологическом порядке по схемам соответствующих предметов информирования.

Структурно-логическая композиция аналитической справки:

v Вступительная часть:

· Постановка проблемы: формулирование вопроса, проблемной ситуации, характеристика положения дел

· Особенности решения, мер, действий, ограничения: общая характеристика существующих или возможных подходов к решению конкретной проблемы (вопроса), конкретной разрешению ситуации либо подобных проблем или ситуаций; особенности возможных мер, действий; ограничения при выборе и использовании определенных мер

v Основная часть:

· Характеристика и анализ ситуации, положения дел и т.д.: квалификация (типизация) ситуации, состояния, положения дел; основные факторы, общие и отличительные, в т.ч. существенные признаки и обстоятельства; изложение ретроспективных суждений (причины, истоки, породившие условия и обстоятельства); изложение прогнозных суждений (что будет, если не приять мер, сравнение с нормативной (требуемой) ситуацией)

· Предлагаемые (возможные) пути решения, меры, действия: изложение вариантов, способов разрешения, устранения проблемы, необходимых мер, действий; обоснование наиболее целесообразных, оптимальных мер, действий с учетом ограничений и т.д.

· Ожидаемые результаты, последствия: описание и обоснование ожидаемых (планируемых, возможных) результатов, последствий предлагаемых решений

v Заключительная часть

· Обобщенные выводы и предложения

Структурно-логическая композиция акта (справки, заключения) по результатам проверки, обследования:

v Вводная часть:

· Основание – повод проверки (обследования):

§ Основание проверки (обследования) со ссылкой на нормативный или распорядительный документ

§ Цели и задачи проверки

· Объект проверки (обследования)

§ Идентификация объекта (организации, подразделения, структурного звена)

§ Вопросы проверки, направления работы, сферы деятельности

§ Временные рамки проверки, обследования, изучения

· Субъект и особенности проверки (обследования):

§ Идентификация субъекта проверки (фамилии, имена, должности) с указанием распределения обязанностей

§ Характеристика и особенности методики проверки, исследования: изучение документов, беседы с должностными лицами, проведение опросов, измерений, анкетирование, выполнение контрольных действий

v Описательно-мотивировочная часть:

Рубрицированный текст (по направлениям работы, по видам обеспечения, по организационной структуре, по структуре задач проверки и т.д.)

v Заключительная часть

· Обобщенные выводы и предложения

Редактирование документов – это анализ текста, уточнение и проверка всех сведений, которые в нем приводятся, устранение ошибок, приведение стиля и формы изложения материала в соответствие с требованиями, предъявляемыми к подобным документам.

Правка – изменения в тексте, сделанные в процессе его подготовки с целью совершенствования содержания, литературной, редакционно-технической и графической формы.

Основные задачи редактирования:

· Проверка и уточнение содержащихся в документе сведений.

· Устранение логических погрешностей изложения.

· Приведение изложения текста документа в соответствие с функциональным стилем языка, адекватным виду и назначению документа.

· Исправление опечаток, орфографических, грамматических и пунктуационных ошибок.

· Приведение формы документа, его оформления в соответствие с требованиями, предъявляемыми к подобному документу.

o Виды правки:

· Правка-вычитка

· Правка-сокращение

· Правка-обработка

· Правка-переделка

Вопросы:

1. Какие функции выполняют информационно-справочные и информационно-аналитические документы?

2. Какие виды информационно-справочных документов Вам известны?

3. Какие виды информационно-аналитических документов Вам известны?

4. Какие виды докладных и объяснительных записок Вам известны?

5. Какие виды протоколов Вам известны?

6. Что является логическим завершением аналитико-синтетической переработки документной информации?

7. Какие виды работ традиционно относятся к аналитико-синтетической переработке информации?

8. Как можно охарактеризовать редактирование как один из видов аналитико-синтетической переработки информации?

9. Каковы основные задачи редактирования?

10. Какие основные виды правки Вам известны?

Нормативно-правовые акты:

Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти : Постановление Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 г. № 477

Литература

Гайдамакин Н.А. Служебные и аналитические документы: язык, логика, структура, оформление, движение. – Екатеринбург: Изд-во Уральского института экономики, управления и права, 2008. – 421 с.

Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления): Учебник для ВУЗов /Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др. Под ред. Т.В. Кузнецовой. - М.: Юнити – Дана, 2001

Делопроизводство в органах власти и местного самоуправления: новые обязательные правила: Практическое пособие / Кирсанова М. В., Кобук С. П., Аксенов Ю. М. - Омега-Л – 2008. 239 с.

Додонова М.И. Учимся составлять документы на основе управленческих ситуаций //Секретарское дело. – 1998 - № 3

Колесник Е.Н. Документирование управленческой деятельности в органах государственной власти и местного самоуправления. (в 3-х книгах). – Екатеринбург: УрАГС, 2002.

Колесникова Н.И. От конспекта к диссертации; Учебное пособие по развитию навыков письменной речи/ 2-е изд. – М.: Флинта: Наука, 2003. – 2008. – 288 с.

Кузнецов И.Н. Учебник по информационно-аналитической работе. – М.: ООО Изд-во Яуза, 2001. – 320 с.

Пшенко А.В. Делопроизводство и основные нормативные требования к документам. - М.: Юр.колледж МГУ, 1994

Рахманин Л.В. Стилистика деловой речи и редактирование служебных документов: Учебное пособие. 4-е изд., испр. – М.: Высш. шк.: ИНФРА – М, 1998. – 192 с.

Соболев О.Н. Аналитико-синтетическая переработка документов: Учебно-методическое пособие. – Екатеринбург: Институт ФСБ России, 2008. – 144 с.

Современный русский язык: Лексика и фразеология. Фонетика и орфоэпия. Графика и орфография. Словообразование. Морфология. Синтаксис: Учебник для ВУЗов/ Аникина А.В., Бельчиков Ю.А., Вакуров В.Н. и др.; Под ред. Д.Э. Розенталя. 4-е изд., испр. и доп. М.: Высш. шк., 1984. – 785 с.

Теория и практика референтской деятельности: Учебное пособие/ Гойхман О.Я., Гордиенко Т.В., Надеина Т.М., Романова Н.Н., Соловьев Э.Я., Филиппов А.В.. Под общ. Ред. О.Я. Гойхмана. – М.: ИНФРА – М, 1999. – 272 с.

Чувенков А.Ю. Янковая В.Ф. Оформление документов. Комментарии к ГОСТ Р 6.30- 2003. М.: Дело, 2003.