Подробная программа пребывания

3.1 День первый – 3 декабря 2013 – День прибытия

19:05

Прибытие делегации в аэропорт «Шереметьево». Американскую делегацию встречают генеральный директор и главный научный сотрудник музея. Во время встречи обязательны цветы женщинам, в нашем случае – переводчику Линде Джейн. Не стоит забывать, что у американцев соблюдается обычай приветствовать друг друга рукопожатием.
Глава принимающей стороны (Иванов П.И.) представляется первым, затем – глава прибывшей делегации – Джеймс Смит.

Затем глава принимающей делегации представляет своих сотрудников, которые приехали встречать гостей, по рангам. После этого глава прибывшей стороны таким же образом представляет членов своей делегации.

Полчаса будет отведено на получение багажа и прохождение таможенных формальностей.

19:35

Автомобили делегации доставят американских партнеров в отель «История» г. Тулы, время на дорогу составит 4 часа. Размещением, питанием, транспортными вопросами и рассадкой (рис. 1) занимается секретарь принимающей делегации – Смирнова Е.П.

23:30

После размещения делегации в отеле партнерам будет предложен поздний ужин в ресторане.

1 1*   5* В

2 5 2*     3 4   В

Рисунок 1 – Рассадка делегации в автомобиле

3.2 День второй – 4 декабря 2013 – Знакомство с городом

9:00

Завтрак в отеле.

С 10:00 до 12:00 – обзорная экскурсия по городу Туле на автобусе по улицам Кирова, Ложевая, Советская, площадь Ленина с заездом в Кремль, площадь Восстания, Красноармейский проспект, Московский вокзал, проспект Ленина. Ответственными за организацию обзорной экскурсии назначаются помощник секретаря – Фролова М.Ю. и экскурсовод – Степанов Е.А.

В 12:00 делегация пребывает в музей «Тульские древности» для ознакомления с выставочным центром и для проведения рабочей встречи (за организацию рабочей встречи ответственна Смирнова Е.П.). Посещение музея и обсуждение совместного проекта займет 5 часов с перерывом на обед и кофе-брейк.

В 18:00 делегацию повезут в SPA-салон – «Велнесс-центр», в котором партнеры смогут отдохнуть до 20:00.

После столь насыщенной программы делегацию ждет трансфер в отель и ужин в 20:15 (трансфером делегации занимается Фролова М.Ю.). С 21:15 – отдых и свободное время.

3.3 День третий – 5 декабря 2013 – Осмотр мемориального и природного заповедника «Ясная Поляна»

7:30

Завтрак в отеле.

В 8:30 делегация отправится в мемориальный заповедник «Ясная Поляна», время на дорогу составит 1,5 часа (за перевоз делегации ответственна Смирнова Е.П.).

В заповеднике делегацию ждет интересная, подробно разработанная экскурсия по комплексу с перерывом на обед в кафе «Прешпект» в 13:30. Экскурсию будет вести гид-переводчик мемориального заповедника – Королева Н.Н.). Делегация осмотрит основные мемориальные постройки усадьбы – дом Волконских, дом Л.Н. Толстого, флигель Кузьминских, мемориальная конюшня. Время посещения заповедника составит 5 часов, в течение этого времени делегация сможет познакомиться с комплексом, провести съемки видеофильма о взаимодействии американских и русских специалистов, а также провести деловую беседу. За организацию съемки ответственен Попов Ю.Ф.

В 16:10 делегация привезут обратно в Тулу, где далее начнется культурная программа, которая состоит из посещения выставки «Животные и человек: всегда рядом, всегда вместе!» в тульском экзотариуме.

В 19:00 – трансфер в отель с последующим ужином в ресторане отеля. С 20:30 начинается свободное время.

3.4 День четвертый – 6 декабря 2013 – Посещения музея-заповедника «Поленово»

7:30

Завтрак в ресторане.

В 8:30 делегация отправится в музейный комплекс «Поленово», где их ждет ознакомительная экскурсия (ответственная за трансфер делегации – Смирнова Е.П.).

Делегация осмотрит основные здания усадьбы – Большой дом, Аббатство, «Кошкин домик», Адмиралтейство, дом Прокофьева, флигель №1, дом управляющего и др. Экскурсию по усадьбе проведет гид музея-заповедника – Полякова К.А.).

В 13:30 в конференц-зале музейного комплекса пройдет совещание представителей двух сторон по поводу будущего сотрудничества (схема рассадка делегаций за столом переговоров представлена на рисунке 2).

4 2 1 5 3     3* 5* 1* 2* 4*

Рисунок 2 – Схема рассадка делегаций за столом переговоров

Организовать деловую встречу должна Фролова М.Ю. Партнеры обсудят план реализации дальнейших этапов совместного проекта «Богатства Тульской земли» и подпишут протокол.

В 15:00 делегацию приглашают в загородный отель «Царьград» в ресторан «Трапезная» на торжественный прием (схема рассадки на торжественном приеме приведена на рис. 3). На торжественном приеме будут присутствовать лица, не вошедшие в делегацию:

(6*) – Смирнова Е.П. (секретарь)

(7*) – Фролова М.Ю. (помощник секретаря)

8* – Попов Ю.Ф. (фотограф)

9* – Степанов Е.А. (экскурсовод)

(4*) 3 9* 3* (6*) 1 1* (2*) (5) 4 8* 5* (7*) 2

Рисунок 3 – Схема рассадки на торжественном приеме

Во время торжественного приема каждому гостю должно быть предложено: два или три салата (либо другая холодная закуска), горячая закуска, нарезка мясная или рыбная, горячее блюдо, фрукты, десерт, напитки (сок, вода). Меню торжественного приема приведено в Приложении А.

Торжественный прием продлится 3,5 часа, после чего делегацию отвезут в отель «История». С 20:30 – свободное время.

3.5 День пятый – 7 декабря 2013 – Посещение музея «Тульский пряник»

8:00

Завтрак в ресторане отеля.

В 9:00 делегацию отвозят в музей «Тульский пряник» (ответственная – Фролова М.Ю.). В 9:30 начинается экскурсия (гид – Меркушева Н.Е.) по музею с последующей дегустацией пряников и чаепитием. Далее делегации дается время на посещение музейного магазина и покупку сувениров.

В 12:00 делегацию отвозят в отель на обед, длительность которого – 1 час.

После обеда (с 13:30) у делегации будет свободное время на организацию визита вежливости, схема рассадки на котором приведена на рисунке 4.

5*

1 1*

Рисунок 4 – Схема рассадки на визите вежливости

3.6 День шестой – 8 декабря 2013 – День отъезда

После завтрака в 8:00 и освобождения номеров делегация уезжает из Тулы в Москву в аэропорт «Шереметьево» на рейс SU0103. Провожать иностранных партнеров едет вся принимающая делегации, а также секретарь Смирнова Е.П., ответственная за организацию трансфера.

Время на дорогу – 3 часа.

В 12:20 после приезда в аэропорт партнеры прощаются. В 12:30 начинается паспортный и таможенный контроль. В 16:00 – вылет иностранной делегации в США.

Заключение

В данной курсовой работе представлены общий и подробный алгоритм приема и сопровождения иностранной делегации. Была составлена деловая и развлекательная программа. Также было разработано меню на торжественный прием.

Были составлены схемы рассадки на торжественном приеме, за столом переговоров, в автомобиле.