Выделение фрагментов таблицы. Табличный процессор MS Excel
ЛАБОРАТОРНЫЙ ПРАКТИКУМ
ПО ДИСЦИПЛИНЕ «ИНФОРМАТИКА»
Часть 2
Табличный процессор MS Excel
Часть 2. Табличный процессор MS Excel
Лабораторная работа 1. Введение в табличный процессор MS Excel
Общий вид экрана
Запуск пакета выполняется обычными для ОС Windows средствами.
Окно табличного процессора Excel принимает вид, приведенный на рисунке 1.
Рис.1 Окно табличного процессора
Структура окна содержит следующие основные элементы (рис.1):
1.Строка заголовка (кнопка системного меню Excel и название программы)
2.Строка меню (содержит команды главного меню)
3.Панель инструментов (дублируют основные команды главного меню Excel, что позволяет упорядочить команды так, чтобы их можно было легко найти и использовать)
4.Строка формул
5.Заголовок сроки (цифра, идентифицирующая строку электронной таблицы)
6.Заголовок столбца (буква, идентифицирующая столбец электронной таблицы)
7.Строка состояния (выделенные команды или указания и инструкции)
8.Ярлыки листов (листы документа0
9.Полосы прокрутки (перемещение документа в его окне)
При этом на экране появляется часть рабочего листа, ограниченная размерами экрана (рабочий лист содержит 256 столбцов и 16384 строк). На экране поддерживается несколько рабочих листов (стандартно - 16), переключаться между которыми можно с помощью мыши, поместив на ярлычок листа ее указатель и щелкнув левой клавишей мыши. Изменять число рабочих листов можно через опцию Сервис, команду Параметры, вкладыш Общие (см. опцию Листов в новой книге). Совокупность рабочих листов называется книгой, причем для вновь открытой книги устанавливается стандартное имя Книга1.
Экран, как правило, разбит на множество ячеек, куда и заносится информация (это разбиение называется координатной сеткой). Сетка очень удобна для пользователя, однако она не всегда присутствует. Для переключения сетки в меню Сервис выбрать опцию Параметры, ярлычок Вид, установить или снять флажок Сетка.
Каждый столбец и строка снабжены обозначениями: строки – целыми числами, столбцы – латинскими буквами. Опция Заголовки строк и столбцов в диалоговом окне Сервис – Параметры – Вид позволяет включать и выключать цифры и буквы, указывающие обозначения столбцов и строк.
Структура экрана регулируется через команду Панели инструментов меню Вид. В том же меню переключается строка формул (она расположена над обозначениями столбцов; рекомендуется ее поддерживать на экране, т.к. в ней указывается имя активной ячейки и ее содержимое) и строка состояния (видна внизу экрана под списком листов).
Стандартная панель инструментов (расположена в строке за опциями главного меню) содержит следующие оригинальные клавиши:
- автосуммирование. Табличный курсор устанавливается в нужную ячейку и в меню выбирается данная клавиша. Суммирующийся ряд ячеек выбирается автоматически и показывается пользователю. При желании можно сделать нужные исправления (см. подробнее в работе 3);
- мастер функций, используется для облегчения ввода формул пользователем. Организует простой диалог с подсказками. Рассматривается подробно в работе 3.
- сортировка по возрастанию и убыванию данных первого столбца, соответственно. Табличный курсор устанавливается в любое место готовой таблицы и нажимается соответствующая клавиша (в зависимости от способа сортировки). Для сортировки по другому произвольному столбцу устанавливают табличный курсор в любое место готовой таблицы и выбирают опции Данные – Сортировка главного меню Excel. С помощью простого диалога указывают, по какому столбцу выполнить сортировку (строка Сортировать по), а также способ сортировки. Строки Затем по и В последнюю очередь, по позволяют сортировать по вторичным ключам;
- мастер диаграмм. Готовит диаграммы; его использование подробно рассмотрено в работе 4.
Ниже стандартного меню, как правило, расположена линейка форматирования, которая наряду со знакомыми по WINWORD опциями содержит следующие оригинальные:
- выравнивание текста в соответствии с выделенными ячейками (используется, как правило, для заголовков таблиц). Ячейки, соответствующие строке заголовка готовой таблицы, выделяются по ширине всей таблицы и нажимается данная клавиша: заголовок центрируется;
- денежный формат,
- формат процентов (число умножается на 100 и ему приписывается знак процента),
- выделение порядков (целая часть числа сканируется справа налево и каждые три цифры отделяются пробелом или другим разделителем),
- соответственно, увеличение и уменьшение числа значащих цифр,
- вывод линейки обрамления,
- соответственно, изменение цвета фона и символов.
Перемещения по экрану
Перемещаться по таблице можно с помощью полос прокрутки и с помощью клавиатуры:
- стрелки вверх, вниз, вправо, влево дают перемещение на одну ячейку в соответствующем направлении;
- Home - в первый столбец строки;
- Ctrl+Home и Ctrl+End - соответственно, в начало таблицы и в последнюю использованную ячейку;
- Ctrl+ и Ctrl+¯ - соответственно, в первую и последнюю использованную ячейку столбца;
- Ctrl+ и Ctrl+® - соответственно, в первую и последнюю использованную ячейку строки;
- PgUp, PgDn - на страницу вверх и вниз, соответственно.
При нажатии клавиш Ctrl+PgUp или Ctrl+PgDn активизируются, соответственно, предыдущий и следующий рабочие листы книги.
Кроме того, обратиться к нужной ячейке можно, щелкнув по ней мышью.
Выделение фрагментов таблицы
Выделение фрагмента таблицы выполняется следующим образом:
1)для столбца - курсор мыши помещается на верхнюю ячейку столбца и щелкается левая клавиша мыши (либо клавишами Ctrl+пробел),
2)для строк(и) - курсор мыши помещается на нужную строку, нажимается левая клавиша мыши и перемещается мышь с нажатой клавишей, если нужно выделить несколько строк (либо нажать Shift+пробел, затем F8 и стрелку, показывающую направление выделения. Выделив нужное число ячеек, нажать F8),
3)для прямоугольного фрагмента - установить курсор мыши в один из углов фрагмента, нажать левую клавишу мыши и, удерживая ее нажатой, переместить курсор в противоположный угол, отжать клавишу (либо выделить с помощью клавиатуры ячейку, соответствующую одному из углов фрагмента, нажать F8, расширить выделение, нажать F8),
4)для нескольких прямоугольных фрагментов - выделить одну область, как сказано в п.3, нажать Ctrl и, держа ее нажатой, с помощью мыши выделить вторую область, отпустить левую клавишу мыши и Ctrl (либо установить режим добавления области с помощью Shift+F8, перейти на новую область, нажать F8, и осуществить выделение аналогично предыдущему, нажать F8),
5)для всего рабочего листа - установить курсор мыши на пустой прямоугольник слева от самой верхней ячейки столбца А и щелкнуть левой кнопкой мыши (либо нажать Ctrl+Shift+пробел). Возможен вызов контекстного меню для ярлычка рабочего листа или для активной ячейки - помещают курсор мыши на ярлычок или в нужную ячейку и нажимают правую клавишу мыши.
Контроль вводимых данных
Для ввода исходных данных табличный курсор помещается в нужную ячейку и с клавиатуры вводится соответствующий текст. Затем нажимается клавиша Enter.
Размер шрифта вводимых данных устанавливается через опции Сервис – Параметры – Общие, окно Размер.
Вводимые в таблицу данные можно проверять на корректность значений. Для этого используется команда Проверка меню Данные. Данная команда служит для определения допустимых значений для отдельных ячеек и диапазонов, ограничений вводимых данных по типу (например, только целые числа, числа или текст) и задания предельных значений.
Окно Проверка содержит 3 вкладки: параметры, сообщение для ввода, сообщение об ошибке.
1. Вкладка «Параметры».
В «Условиях проверки» пользователь может ввести необходимый ему тип данных. Указание в списке Тип данных типа данных вводимых значений позволяет определить, какие условия можно налагать на значения ячеек. После выбора типа данных в диалоговом окне под списком Тип данных появляются соответствующие данному типу данных дополнительные поля, позволяющие выбрать оператор сравнения и задать ограничения на значения. Параметры, отображаемые в диалоговом окне Проверка вводимых значений, зависят от значений, установленных в списках Тип данных и Значение.
При этом возможны следующие соответствия:
| Тип данного | Накладываемые ограничения |
| Любое значение | Не накладывает никаких ограничений на вводимые данные и используется, как правило, для отмены проверки |
| Дата (формат дд.мм.гг) | Указывает, что вводимые данные должны быть датами. В строке Значения можно установить знак отношения, по которому анализируется данное, в строках Начальная дата и Конечная дата вводятся временные диапазоны, по которым выполняется проверка. |
| Действительное | Указывает, что вводимые данные должны быть числами или дробями (целая часть отделяется от дробной запятой). При данном типе данных необходимо выбрать оператор, а затем установить параметры. Строка Значения аналогична Дате. В строках Минимальное и Максимальное вводятся значения, по которым выполняется проверка. |
| Список | Позволяет установить список корректных данных. Строка Источник служит для ввода ссылки на диапазон, на определенное имя или тип корректных данных. |
| Длина текста | Указывает допустимое количество символов. Поле Значения аналогично значениям параметров при типе данных Дата. Поля Минимум / Максимум позволяют ввести наименьшее/наибольшее количество символов в тексте. |
| Время | Указывает, что вводимые данные должны быть временем. Поля Время начала / Время конца служат для ввода начального времени / конечного времени. |
| Целое число | Указывает, что вводимые данные должны быть целыми числами. Значения полей Минимум / Максимум служат для ввода наименьшего / наибольшего из целых чисел. |
Для таких типов данных, как Дата, Действительное, Список, Длина текста, Время, Целое число, действует поле «Игнорировать пустые ячейки», которое позволяет оставить ячейку пустой. Чтобы задействовать ограничения, необходимо снять флажок.
2. Вкладка «Сообщение для ввода».
С помощью данной вкладки можно вводить сообщения для ввода. Смысл вкладки прост и может быть освоен самостоятельно. Отметим лишь, что поле для ввода текста сообщения может содержать до 255 символов.
3. Вкладка «Сообщение об ошибке».
Если установлен флажок «Выводить сообщение об ошибке», то при вводе в ячейку недопустимых значений выводится предупреждение об ошибке, или ввод неверных данных запрещается.
В поле «Вид» выбирается, какого вида сообщение будет выводиться: EXCEL позволяет выводить сообщения в виде «Останова», «Сообщения», «Предупреждения»:
1) чтобы отображать информационное сообщение, включающее кнопки OK (кнопка по умолчанию) и Отмена, необходимо выбрать «Сообщение».
2) чтобы отображать предупреждение, содержащее запрос о продолжении и кнопки Да, Нет (кнопка по умолчанию) и Отмена, необходимо выбрать «Предупреждение». В сообщениях обоих типов с помощью кнопок OK и Да производится ввод некорректных данных в ячейку. Кнопка Нет позволяет исправить содержимое ячейки. Кнопка Отмена возвращает в ячейку старое значение.
3) если выбран «Останов» в окне Вид, то сообщение будет включать кнопку Повторить, позволяющую исправить содержимое ячейки, и кнопку Отмена, сохраняющую в ячейке старое значение.
Чтобы установить требуемые функции проверки вводимых данных, выделяют нужный диапазон и обращаются к соответствующей опции.
Расширенный поиск файла
Часто возникает необходимость организовать поиск файла не по имени, а по некоторым другим параметрам. Для этого перед сохранением файла выбирают опцию Свойстваменю Файл и в новом диалоговом окне во вкладке Документ устанавливают нужные параметры для последующего поиска (например, автора работы, тему, ключевые слова и т.д.).
Чтобы воспользоваться расширенным поиском при открытии файла нажимают кнопку Отбор в окне Открыть, в строке Свойства вводят требуемый параметр для поиска, а в строке Значение – значение этого параметра. Причем можно комбинировать свойства с помощью связки И или ИЛИ.
Задание
1.Изучить самостоятельно опцию Параметры страницы в меню Файл. Установить размер бумаги - А4, начальный номер страницы - 10, горизонтальное и вертикальное центрирование, в верхнем колонтитуле - свою фамилию (по центру), в нижнем - номер группы (по центру) и номер страницы (слева).
2.Установить размер шрифта 14 единиц.
3.Создать таблицу «ЭКЗАМЕНАЦИОННАЯ ВЕДОМОСТЬ» со следующими столбцами: Фамилия и инициалы студента, Математика, Информатика, Физика, Культурология, Дата окончания сессии.
4.Ввести условия для проверки вводимых данных (данные в количестве 10): фамилия и инициалы – не больше 20 символов, оценки – в пределах от 2 до 5, дата окончания сессии – не раньше 30 декабря предыдущего года и не позже 1 февраля текущего года. Предусмотреть контекстную диагностику при вводе некорректных данных, например, при вводе длинной фамилии и инициалов – вывод сообщения «Фамилия и инициалы превышают 20 символов» и т.п.
5.Ввести исходные данные для 10 студентов.
6.Отсортировать таблицу по алфавиту фамилий.
7.Удалить с экрана координатную сетку.
8.Использовать разные цвета фона и символов при создании таблицы. Центрировать заголовок по ширине таблицы и выделить его шрифт.
9.Сохранить таблицу на диске с произвольным именем, предусмотрев последующий поиск ее по названию, теме, автору, ключевым словам (из названия таблицы или граф) (этот файл будет использоваться в следующих работах).
10.Отработать процедуру расширенного поиска Вашего файла
11.Показать результат преподавателю.