Negotiations at the official level

AT THE FIRM

Mr Balashov is at the office of Continental Equipment. He is having an appointment with the managers of this company.

— Good morning, gentlemen! How are you? — Fine, thanks. And how are you getting on? —Very well, thank you. —Let me tell you about our company. As you know, Mr Balashov, we produce processing equipment. Our firm consists of 6 departments: Production, Sales, Export, Financial, Personnel and Research & Development. The last one is the newest at the company. It was created five years ago… We are managed by the Meeting of Shareholders and the Board of Directors. Earlier the Chairman of the company was one of the senior partners, bur now it is Mr Rogers, as you know. Currently we employ about 1,600 people. Our turnover is more than £ 300 million. —You will work with our Export Department. We export our equipment to 5 countries. We also have two subsidiary companies in Holland and Germany with headquarters in those countries. —Are they your subsidiaries or branches? —They are our subsidiaries. Each company trades under its own name. We are looking for new partners in Eastern Europe as well, as we would like to expand our activities. That’s why Mr Cartwright went to Moscow to establish personal contacts with your company. Have you read all our correspondence with your director? —Yes, I think so. We investigated your business proposal thoroughly. —Have you got our price-lists and catalogues with you now or shall I ask Miss Elliot to bring a copy? —Thank you, but I have them with me as well as copies of your letters. I expect to make the Draft Contract here, maybe by the end of this week, and to conclude the Contract with you after discussing it with my Director by phone. —All right. Let us get down to business. Today and tomorrow we are going to talk about terms of payment and delivery. —Right. And the day after tomorrow we’ll be talking about packing and transportation. —Then I plan to go to London for three days. As you know, there will be an exhibition. Will you join me? —Yes, with pleasure. It would be very helpful for the purpose of my visit. —I hope so. And after that you’ll have enough time for a visit to our factory and to go sight-seeing. —That suits me fine. I expect to submit the Draft Contract to my Director by fax not later than next Wednesday.

—Доброе утро, господа. Как поживаете? —Спасибо, хорошо. А Вы? —Нормально, благодарю Вас. —Позвольте мне рассказать о фирме. Как Вы знаете, м-р Балашов, мы производим технологическое обору-дование. Наша фирма состоит из 6 отделов: производственный, торговый, экспортный, отдел кадров и отдел научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ. Последний из них самый новый. Он был создан пять лет назад… Наше руководство – это собрание акционеров и совет директоров. Ранее президентом фирмы был один из старших компаньонов, а теперь это, как Вам известно, м-р Роджерс. На фирме занято около 1 600 человек. Наш оборот составляет более 300 млн фунтов. —Вы будете работать с нашим экспортным отделом. Мы экспор-тируем оборудование в 5 стран мира. Кроме того, у нас есть две дочерние фирмы в Голландии и Германии со штаб-квартирами в этих странах. —Так это дочерние компании или филиалы? —Это дочерние фирмы. Каждая из них имеет свое собственное название. Мы также ищем новых партнеров в Восточной Европе, поскольку мы хотели бы расширить сферу нашей деятельности. Поэтому м-р Картрайт поехал в Москву, чтобы установить личные контакты с Вашей фирмой. Вы читали всю нашу корреспонденцию с Вашим директором? —Думаю, что да. Мы тщательно изучили Ваше деловое предложение. —У Вас с собой наши прейскуранты и каталоги или я попрошу Мисс Элиот принести их сюда? —Спасибо, они у меня с собой вместе с копиями Ваших писем. Думаю, что мы составим проект контракта здесь, быть может, к концу этой недели, а окончательно заключим контракт с вами после его обсуждения по телефону с моим директором. —Хорошо, Давайте перейдем к делу. Сегодня и завтра мы обсудим условия оплаты и доставки. —Хорошо. А послезавтра поговорим об упаковке и транспортировке. —Затем я планирую поехать в Лондон на 3 дня. Как Вам известно, там будет выставка. Вы присоединитесь ко мне? —Да, с удовольствием. Это как раз соответствует цели моего визита. —Надеюсь, что так. А после этого у Вас будет достаточно времени для посещения наших производственных помещений и осмотра достопри-мечательностей. —Меня это устраивает. И я надеюсь передать проект контракта моему директору по факсу не позже следующей среды.

Языковой комментарий

company, firm, group, organization, corporation, association department production sales financial turnover research development subsidiary company branch Meeting of Shareholders (Stockholders) Board of Directors business proposal contact Draft (of)Contract to join

—фирма; о людях, занимающихся куплей-продажей, распространением товаров и оказанием услуг —1) отдел, отделение; 2) управление, департамент, например: factory department – промышленное управление; 3) цех, магазин, например: fancy goods department –галантерейный магазин —производство, изготовление, продукция; mass production – массовое производство, production and consumption – производство и потребление, mode of production – способ производства. Производные: productive – продуктивный, эффективный; productivity – продуктивность —сбыт. Производные: salesgirl – продавщица, sales representative – торговый представитель, sales manager – менеджер по сбыту; to be on sale - продаваться, быть в продаже —финансовый; financial (fiscal) year – финансовый (отчетный) год; financial standing – финансовое положение —1) оборот; turnover of capital – оборот капитала. 2) текучесть; labour turnover – текучесть рабочей силы —исследование; Research Institute – научно-исследовательский институт. R & D(Research & Development) – НИОКР (научно-исследователь-ские и опытно-конструкторские работы) —развитие, рост, освоение, разработка; developer - разработчик —дочерняя фирма, где холдинговая/родительская компания владеет более чем половиной номинальной стоимости ее акционерного капитала и контролирует состав совета директоров. Синонимы: subsidiary, affiliate —филиал, отделение (местный офис или магазин, составляющий часть большей организации с главным офисом в другом месте) —собрание акционеров —совет директоров (правление). У слова board много значений: Examination Board – экзаменационная комиссия, keyboard - клавиатура —деловое предложение. Синоним: offer. To propose (to offer) smth to smb – предлагать кому-то что-то —контакт, связь. Синоним глагола to contact – to get in touch. Например: Please contact Mr Smith. – Свяжитесь, пожалуйста, с м-ром Смитом. —проект контракта. Draft – проект текста документа —соединять, присоединяться. Прилагательное joint часто употребляется в терминах: joint account – объединенный счет, joint stock company – акционерная компания, joint venture – совместное предприятие

DISCUSSION OF THE PRICES

The next day M-r Balashov discusses the prices and terms of payment with the top management.

—Let’s discuss the commercial side of our transaction. We were inclined to consider the prices today. —You find them attractive, don’t you? —Unfortunately, no. Comparing them with those of your competitors they are 5-10 % higher. —I’m afraid I can’t agree with you there. Don’t you know that we’ve made some modifications and reduced the power consumption of our equipment? —Sure, I know that. However, our main requirements are reliability and trouble-free performance of the equipment. It involves the problem of Test and Guarantee. —We can assure you, M-r Balashov, that we won’t let you down. —I see. We are informed that other companies can quote lower prices. We expect your understanding of our good will and the fact that our company is rather new and intends to have long-term relations with yours. —Right, but business is business. What are your reasons for a discount? —I’ve already mentioned your competitors’ prices. Besides, your price must depend on the amount of the Contract. —Well, if you increase your order to … pounds we’ll be able to give you a 2 % discount. —It’s better, but we expected at least a 4 % discount. —Let us make some calculations. …3 % and no more, M-r Balashov. —But I’m afraid, Mr Rogers, that at this time we can’t raise the sum of the Contract. Would you take risks and sign our first contract at this price if we find you new customers in CIS countries? —Well, that’s reasonable. We always give our partners a square deal. But this price is final. Now about the terms of payment. We accept: Cash, Letter of Credit, Telex transfer, Certified Check. —Unfortunately, cash is out of question. It isn’t allowed in our country for foreign trade. The Letter of Credit is the most acceptable. —All right. What currency can you pay in: sterling or dollars? We insist on pound sterling. —It’s possible. —Good. To sum it up let me show you the sample of L/C. We could meet tomorrow after you look through it closely. —Then see you tomorrow. Goodbye.

—Ну, а теперь давайте перейдем к коммерческой стороне нашей сделки. Сегодня мы хотели поговорить о ценах —Вы находите их вполне приемлемыми, не так ли? —К сожалению, нет. По сравнению с ценами Ваших конкурентов они на 5-10% выше. —Не могу согласиться с Вами. Вы ведь знаете, что мы модифицировали конструкцию и снизили энергопотреб-ление нашего оборудования? —Конечно, знаю. Однако наши основные требования – надежность и бесперебойная работа оборудования. Это предполагает проведение испытаний, а также гарантии. —Мы уверяем Вас, м-р Балашов, что не подведем Вас в этом вопросе. —Понимаю. Нам известно, что другие фирмы предлагают оборудование по более низким ценам. Мы ожидаем от вас понимания нашей доброй воли, а также того, что наша компания довольно молода и намерена установить долговременные контакты с вашей фирмой. —Хорошо. Но бизнес есть бизнес. На каком основании вы просите скидку? —Я уже говорил о ценах конкурентов. Кроме того, ваша цена должна зависеть от суммы контракта. —Ну, если вы увеличите свой заказ до … фунтов, то мы сможем дать вам 2%-ную скидку. —Это лучше, но мы рассчитывали по крайней мере на 4 %. —Давайте произведем некоторые расчеты. … 3 % и не больше, м-р Балашов. —Однако боюсь, м-р Роджерс, что на этот раз мы не сможем увеличить сумму контракта. Не могли бы вы рискнуть и подписать наш первый контракт по этой цене, если мы найдем вам новых заказчиков в странах СНГ? —Это разумно. Мы всегда ведем честную игру со своими партнерами. А теперь насчет условий платежа. Для нас приемлемы: наличные, аккредитив, перевод по телексу, заверенный чек. —К сожалению, наличные исключаются. В нашей стране для международной торговли такой вид расчетов не разрешен. Наиболее приемлем аккредитив. —Хорошо. В какой валюте вы могли бы произвести оплату: в фунтах стерлингах или долларах? Мы настаиваем на фунтах. —Это возможно. —Хорошо. Подводя итог, позвольте мне показать Вам образец аккредитива. Мы могли бы встретиться завтра после того, как Вы внимательно его просмотрите. —Тогда увидимся завтра. До свидания.

Языковой комментарий

to pay pay on demand pay at sight pay to order payable payment part-payment progress payment payment in advance, prepayment price asking~ attractive~ reasonable~ acceptable~ cost~ quoted~ cut~ final~ transaction trouble-free performance to be inclined to assure to let smb down long-term relations to take risks to be out of the question square deal to quote lower prices

—платить, выплачивать, оплатить; оплатить по первому требованию, оплатить по предъявлению, оплатить по требованию, подлежащий оплате, платеж, оплата, частичная оплата, поэтапная оплата, предварительная оплата —цена запрашиваемая цена привлекательная разумная приемлемая себестоимость предлагаемая / назначенная со значительной скидкой окончательная —сделка —бесперебойная работа —намереваться, склоняться к чему-то. Синоним: to intend —уверять, заверять. —подводить, ставить в неприятное положение —долгосрочные отношения —брать на себя риск —это исключается —честная сделка —продавать по более низкой цене

Negotiations at the official level - student2.ru

B U S I N E S S R E A D I N G

The Partnership

Partnerships are voluntary combinations of from 2 to 20 persons formed for the purpose of carrying on business with a view of profit. The motive, however, may not be financial and partnerships are often formed in order to bring new ability and enterprise into the business.

The partners usually share in the task of running the business, but a partner need not play an active role. A person who joins a partnership, supplying capital and sharing in the profits, but taking no part in the management is known as a dormant or sleeping partner. Partnerships are a common form of business organization in such professions as law, accountancy, surveying, and medicine.

The advantages of this type of firm are similar to those of the one-person business. It is a flexible organization which allows a greater degree of specialization than the one-person business.

The great disadvantage, like that of the one-person business, is the fact that the liability of the partners is unlimited and they are all fully liable for the acts of the other partners. There are, however, some limited partnerships which have to be registered with the Registrar of Companies. In such firms some partners may have their liability limited to some specified sum, but at least one of the partners must have unlimited liability.

The survival of a partnership depends upon the continued harmonious relationship between a number of people in situations which often give much cause for disagreement. Thus, where trading risks are very great, the partnership is not a very stable type of organization.

The Joint Stock Company

The most important form of business organisation in the UK is the joint stock company. Basically, it consists of an association of people who contribute towards a joint stock of capital for the purpose of carrying on business with a view to profit. A company may be defined as a legal person created to engage in business, capable of owning productive assets, of entering into contracts, and of employing labour in the same way as an individual. There are two kinds of Joint Stock Company, the private company and the public company. In general, private companies are small firms, often consisting of the members of one family. Both public and private companies must have at least 2 members. A public company must have a minimum allotted share capital of 50 000 pounds (sterling) of which at least one-quarter has been paid up. A private company must include the word limited" in its name while a public company must have the words "public limited company" at the end of its name although this can be abbreviated to “plc”. All companies must file annually, with the Registrar of Companies, details of their turnover, profits, assets, liabilities and other financial information about their structures and activities.

The Sole Proprietor

The different types of business organisation can be found in the UK and Sole Proprietor is one of them.

This is the simplest and the oldest form of business enterprise and often referred to as the one- person business. A single person provides the capital, takes the decisions, and assumes the risks. He or she is solely responsible for the success or failure of the business and has, therefore, the sole rights to such profits as may be made, or, alternatively, bears the sole responsibility for such losses as may accrue. The one-person business is still far more numerous than any other types of business organization, but in terms of total output employment, value of capital employed, or value of total output, it is relatively unimportant compared with the joint stock company.

The strength of this type of firm lies in the direct personal interest of the proprietor in the efficiency of his enterprise. Ownership and control are vested in one person who enjoys all the fruits of success and hence has a great incentive to run the firm efficiently. Since the proprietor is the sole decision — taker and has no need to consult colleagues when changes of policy are required we should expect this type of organisation to be extremely flexible and capable of quick and easy adjustment to changes in market conditions.

The great disadvantage of the sole proprietor from an enterprise lies in the fact that the owner is personally liable for the debts incurred by his firm and his liability is unlimited. All his personal possessions are at risk and may be seized to meet creditors demands in the event of the business becoming insolvent. Another disadvantage of this type of firm is the strict limitation of its ability to acquire capital for expansion. Finance is restricted to the amounts which the entrepreneur is able to provide from his own resources and whatever sums he can borrow on his own security.

We find the one-person business prevalent in farming, retailing, building, repair and maintenance work, and personal services such as hairdressing.

Письмо-предложение ( Offer)

Письмом-предложением поставщик (the Supplier) обычно отвечает на письмо-запрос. Отвечая на общий запрос, он благодарит за проявленный интерес и обычно прилагает прейскуранты (price-lists), каталоги (catalogues) или условия типового договора (Typical Contract). Ответ на специальный запрос предусматривает ответы на все вопросы потенциального клиента.

Структура письма-предложения:

1.Повод написания.

2.Ответы на вопросы потенциального заказчика.

3.Дополнительные предложения.

4.Выражение надежды на заказ.

Отвечая на вопросы, следует дать точное описание товара, по возможности сопроводить его фотоматериалами и/или рисунками и/или образцами (samples). При определении цены (price) учитываются возможные скидки (discounts). Отдельно решаются вопросы расходов на упаковку (packing), транспортных расходов (transportation costs), условий поставки (terms of delivery) и оплаты (terms of payment).

Письма-предложения посылают также без предшествующего запроса, если поставщик желает привлечь внимание потенциальных клиентов или найти новых заказчиков на конкретные продукты (special products) или их ассортимент (range). Твердое предложение (firm offer) предусматривает особые условия, например, конечный срок (deadline) получения заказа и систему скидок в зависимости от количества товара и других условий.

Образец письма-предложения(Sample Letter of Offer)

Mr. Fred North Purchasing Manager Broadway Autos November 11, 19__ Dear Mr. North, Thank you very much for your enquiry. We are of course very familiar with your range of vehicles and are pleased to inform you that we have a new line of batteries that fit your specifications exactly. The most suitable of our products for your requirements is the Artemis 66A Plus. This product combines economy, high power output and quick charging time and is now in stock. I enclose a detailed quotation, specifications and delivery terms. As you will see from this, our prices are very competitive. I have arranged for our agent Mr. Martin of Fillmore S.A. to deliver five of these batteries to you next week, so that you can carry out the laboratory tests. Our own laboratory reports, enclosed with this letter, show that our new Artemis 66A Plus performs as well as any of our competitor's product and, in some respects, outperforms them. If you would like further information, please telephone or telex me: my extension number is 776. Or you may prefer to contact Mr. John Martin of Fillmore S.A. in M_________: his telephone number is 01 77 99 02. I look forward to hearing from you. Yours sincerely, F.Stock Fred Stock

Клише и выражения письма-предложения:

К n.1:

—We were pleased to learn your interest in... — Нам было приятно узнать о Вашей заинтересованности в ...

—We are most pleased that you want to buy... — Мы очень довольны, что вы пожелали купить ...

—We are glad to say that we can reserve you ... — Мы рады сообщить, что можем оставить за вами ...

—It is good of you to take so much interest in our work ... — Было очень любезно с Вашей стороны проявить такой интерес к нашей работе ...

—We take pleasure in sending you the desired samples and offer... — С удовольствием посылаем выбранные вами образцы и предлагаем ...

—As to your inquiry of... we are informing you that... — На Ваш запрос от... мы сообщаем Вам, что ...

К n. 2:

—We enclose our catalogue with the latest price-list. — Мы прилагаем наш каталог с новейшим прейскурантом.

—Our detailed catalogue will demonstrate the wide range of our products. — Наш подробный прейскурант убедит вас в разнообразии нашего ассортимента.

—Our proposal is valid till... — Наше предложение действительно до...

—We deliver our goods on CIF terms. — Мы поставляем на условиях СИФ(Стоимость, страхование, фрахт)

—The price covers packing and transportation expenses. — Цена включает упаковку и транспортные расходы.

—We can give you a 5 per cent discount. — Мы можем предоставить вам 5 % скидку.

—As you can see from our price-list, our prices are at least 3 % lower than market prices. — Как видно из нашего прейскуранта, наши цены по крайней мере на 3% ниже рыночных.

К n. 3:

—I especially call your attention to... — Я особенно обращаю ваше внимание на...

—Besides the above mentioned goods our company also produces (see ...) — Кроме упомянутых выше товаров наша фирма производит также (см. ...)

—The model... will meet most of your requirements. — Для ваших
целей вам лучше всего подойдет модель ...

К n. 4:

—We ask you to consider our proposal once more and let us know if we can expect your order. — Мы просим вас еще раз обсудить наше предложение и сообщить нам, можно ли рассчитывать на получение заказа.

—I encourage you to order as soon as possible as the quantity of this product available at our warehouse is limited. — Я прошу вас быстрее оформить заказ, так как количество этого товара на складе ограничено.

—We would appreciate if we get the order from you as soon as possible. — Мы были бы очень рады получить от вас заказ как можно скорее.

—If you are not happy with our proposal please let us know why. — Если вас не устраивает наше предложение, просим сообщить нам о причине.

—We are looking forward to hearing from you soon. — С нетерпением ждем ответа.

ПРАКТИКА

1. Прочитайте тексты 1, 2, 3 и отметьте предложения, которые соответствуют содержанию текстов:

1) A sleeping partner takes an active part in the management.

2) Partnerships are formed for the purpose of carrying on business with a view of profit.

3) The most important form of business organization in the UK is the Sole Proprietor.

4) The strength of the Sole Proprietor lies in the direct personal interest in the efficiency of his enterprise.

5) The great advantage of the sole proprietor lies in the fact that the owner is liable for the debts incurred by his firm and his liability is unlimited.

2. Вы – руководитель фирмы, схема которой представлена на рисунке. Расскажите о своей фирме, ответив на вопросы:

		Research and Development Manager


	President		Marketing Research Manager


Chief of the Credit Department	Executive Vice-President		Product Research Manager



Sales Manager	Production Manager	Controller

—How many departments are there at the company?

—Yow many managers work at the company?

—What is in your opinion the most important department?

—Are there any overseas branches?

3. Расскажите о структуре и деятельности фирмы, в которой Вы работаете. Вышеприведенная схема и следующие фразы могут помочь Вам.

The company is based in ... My company specializes in ...
The head office is in ... Our main products are...

Our office is located in ... We produce...

It employs... Its annual turnover is ...

Our firm consists of We also have subsidiary companies in

The strength of the firm lies in The disadvantage of our firm is

We export our equipment to

4. Следующие пять функций являются основными в работе любого менеджера:

a)Planning

b)Organizing

c)Staffing

d)Directing

e)Controlling

Как Вы их понимаете и как они отражены в Вашей деятельности? Выскажите свое мнение о том, какие три качества из перечисленных ниже в первую очередь необходимы менеджеру.

General education	Motivation to work	Foreign languages
Flexibility	Can cope under pressure	Ability to make decisions
Communication skill	Punctuality	Fantasy

5.Переведите на родной язык этапы процесса рационального принятия решений. Согласны ли Вы с этой схемой? Обоснуйте свое мнение.

Investigate the situation —Define the problem —Identify decision objectives		Develop alternatives — Seek creative alternatives — Do not evaluate yet

Implement and Monitor —Implement the plan —Monitor implementation and make necessary adjustments		Evaluate alternatives and select the best one available —Evaluate alternatives — Select the best alternative

6. Переведите на родной язык письмо-предложение. Ответьте на следующие вопросы:

a)What does the manager advertise?

b)What does the buyer look for, besides a good price?

c)Will anybody test the batteries?

d)Who can the buyer contact?

7. Составьте письмо предложение фирмы на 50 холодильников (предложите 2% скидку).

8. Работа с деньгами и бухгалтерские расчеты влекут за собой использование многих чисел, цифр и терминов. Ниже представлены некоторые выражения с числами. Решите, какие из словесных выражений, приведенных ниже, относятся к этим числам. Какие числа пропущены? Заполните пропуски.

(1)Invoice No. 305/19G (6) an annual rate of interest of 23.7%

(2)a gross profit of 17.5 % (7) a handling charge of 1 1/2 %
(3)31 March 1994 (8) total interest charges of £4.22

(4)the list price is £61,558 (9) 653 m operating profits

(5)profit before interest and

tax of £1,753,000

a) four pounds twenty two

b) seventeen point five per cent

c) twenty three point seven per cent

d) sixty one thousand five hundred and fifty eight

e) one million seven hundred and fifty three thousand

f) seventeen hundred and ninety-five

g) six hundred and fifty three million