Должность и ее разновидности

Должность ¾ это штатная единица организации, первичный элемент в структуре управления ею, характеризующийся совокупностью полномочий и ответственности работника, выполняемым им набором трудовых функций, связанных общей целью, реализующихся в соответствующих работах.

Каждая должность, входящая в состав структуры управления, обладает определенными функциями, которые возлагают необходимые для их реализации управленческие полномочия, определяют, чтό лицо, занимающее эту должность, имеет право и обязано делать.

Для обобщения картины распределения прав и ответственности в организации можно воспользоваться матрицей, рекомендуемой Л. Фаткиным и Д. Петросяном.

Для отдельного подразделения можно воспользоваться линейной картой распределения ответственности, рекомендуемой В. Чернышевым и А. Двининым.

Дополнительно можно оценить в баллах качество выполнения соответствующих функций и их важность для подразделения. Затем определяется разность полученных показателей, ранжируется в порядке возрастания. Метод помогает определить степень согласованности фактически выполняемых функций с должностными обязанностями и дает картину участия каждого должностного лица в осуществлении конкретных функций.

Для анализа положения дел необходимо определить среднюю разность и ее крайние величины. Минимальный разрыв укажет на благополучное ведение дел, максимальный ¾ на неблагополучное.

Персональное юридическое закрепление должности делает ее носителя должностным лицом, имеющим право совершать в пределах компетенции властные действия в сфере организационно-распорядительной и хозяйственной деятельности, влекущие правовые последствия (издавать и утверждать или регистрировать правовые акты, подписывать денежные документы, представительствовать и проч.).

Возможность распоряжаться людскими, материальными и информационными ресурсами выражается в праве подписи должностным лицом соответствующих документов; содействовать, или препятствовать тем или иным действиям ¾ вправе визировать документ, подписываемый или утверждаемый руководством. Возможность предлагать собственные варианты действий и оценивать предложения других выражается в праве участвовать в разработке документа. Возможность должностного лица проверять, как реализуются отраженные в документе решения, выражается в предоставлении ему права контроля над ними.

Функции должности должны:

¨ соответствовать средним способностям и возможностям человека;

¨ быть разнообразными, нужными организации;

¨ четко формулироваться;

¨ органически сочетаться с функциями других должностей;

¨ позволять работнику планировать свои действия;

¨ давать возможность самовыражения.

Желательно иметь количественные критерии и показатели реализации каждой функции.

Все это:

¨ позволяет точно определить необходимую численность персонала;

¨ помогает уточнить границы полномочий и ответственности;

¨ облегчает подбор, оценку, расстановку, целевую подготовку и переподготовку кадров;

¨ создает благоприятные условия планирования работ и распределения задач, внедрения современных форм делопроизводства;

¨ ускоряет движение информации;

¨ дает возможность быстрее обнаруживать нарушения и ошибки;

¨ повышает самостоятельность людей, ослабляет тенденции к перестраховке;

¨ улучшает мотивацию, обеспечивает справедливое вознаграждение.

Любая должность имеет свое наименование, которое отражает содержание и характер работы. Это наименование состоит из базового элемента и дополнительных сведений о сфере деятельности, ее содержании, месте и времени осуществления, стоящих как до базового элемента, так и после него (например, «инженер-электрик», «мастер сборочного участка», «сменный администратор»); если же базовое наименование исчерпывает содержание функций, то используется только оно.

Когда должность замещается работником строго определенной специальности, их наименования могут сливаться (например, «экономист», а не «экономист-экономист»). В то же время если должность объединяет функции двух самостоятельных должностей, для нее применяется двойное наименование, причем на первое место ставится наименование базовой должности (скажем, «режиссер-постановщик»). В ряде случаев наименования должностей могут ранжироваться (например, «старший вице-президент», «второй помощник капитана»).

Для характеристики рабочих профессий используется Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий (ЕТКС) или аналогичные отраслевые справочники.

В них для каждой профессии и разряда перечисляются такие параметры, как:

¨ характеристика работ, содержащая перечень трудовых навыков, которыми должен обладать рабочий для получения того или иного разряда;

¨ «должен уметь» отражает минимум специальных знаний и навыков, требующихся для работы по данному разряду;

¨ примеры работы, наиболее характерные для него и этой профессии.

Кроме того, любой рабочий должен знать и уметь выполнять правила эксплуатации оборудования, ухода за ним, техники безопасности и предохранения от пожара.

Перечень должностей, подлежащих замещению специалистами с высшим и средним специальным образованием, называется номенклатурой должностей. Она определяет структуру специалистов по следующим показателям:

¨ наименование должностей;

¨ необходимое в данный период их количество;

¨ требуемый уровень образования (среднее специальное, высшее, научная квалификация);

¨ опыт, стаж замещающих их работников.

Анализ функций, выполняемых работниками управления,
должностных инструкций

Для определения круга служебных функций, должностных обязанностей, составления профиля требований к сотрудникам, критериев для занятия должности, последующей их оценки и проч. необходим анализ предстоящей или текущей (если речь идет о реорганизации) работы. Он состоит из следующих этапов:

¨ определение общих целей деятельности подразделения и подцелей, реализуемых данной должностью;

¨ сбор информации о направлениях деятельности работников;

¨ анализ информации;

¨ спецификация (определение требований к работникам, их поведению, личностным качествам, условиям труда).

Для сбора информации об особенностях работы можно воспользоваться следующим вопросником, заполняемым специалистом соответствующей службы.

1. ФИО.

2. Подразделение, должность, код, табельный номер.

3. Подчиненность, подотчетность, необходимость и частота консультаций с руководителями.

4. Наличие обязанностей по руководству подчиненными, количество подчиненных (0, 1, 2-5, 6-20, 21-50, более 50), объем полномочий.

5. Постоянно выполняемые обязанности (в порядке убывания важности) и доля затрат на них в среднем за месяц (ежедневные, периодические, эпизодические), стандарты исполнения.

Можно составить карту функциональных обязанностей работника, которая содержит их перечень, показатели выполнения, служебные взаимосвязи.

При этом надо иметь в виду градацию разнообразия (комплексности) выполняемых работ. Последние делятся:

¨ на простые, регулярно повторяющиеся работы;

¨ разнообразные простые работы;

¨ специализированные работы с ограниченными функциями;

¨ специализированные работы с неограниченными функциями;

¨ не ограниченные специальной сферой деятельности.

6. Описание принимаемых решений при выполнении регулярных обязанностей и вероятные последствия ошибочных или неправильных действий; ответственность за людей и материальные ресурсы.

7. Необходимость, характер и частота взаимодействия с коллегами, руководителями, подчиненными, внешние контакты (может быть отражено в таблице).

8. Формы и периодичность (ежедневно, еженедельно, ежемесячно и проч.) контроля, самоконтроля, сроки обнаружения ошибок и представления отчетности.

9. Оргтехника, которую приходится использовать, продолжительность работы с ней в среднем за неделю.

10. Описание условий (физических, экономических, социальных) труда.

11. Сложность выполняемых работ (определяется содержанием, разнообразием, комплексностью функций, масштабом и сложностью руководства, характером и степенью дополнительной ответственности (за себя, за общую работу, за других), самостоятельностью).

12. Требования, предъявляемые к образованию и специальному обучению (характер, продолжительность), опыту (тип, количество лет), к специальным навыкам, способностям, физическим данным, исполнительности и результативности.

13. Аспекты работы, требующие специальной квалификации.

14. Необходимость сохранения конфиденциальных сведений.

15. Дополнительная информация, характеризующая должность (например, инициативность, изобретательность).

16. Комментарии:

¨ руководителя;

¨ консультанта.

В результате создается описание должности, содержащее данные об основных ее характеристиках (наименование, подчиненность, ответственность, цели, задачи, условия труда, контакты, требования к личности).

Работнику можно предложить заполнить следующую анкету о своей работе, имеющихся и желательных полномочиях.

1. ФИО.

2. Должность, ее отличительные черты.

3. Место в иерархии; кому конкретно подчиняется.

4. Кому надо подчиняться.

5. Кто подчиняется.

6. Кого следует и кого не следует подчинять.

7. Кто, кроме прямого начальника, и какого рода указания дает.

8. Какими основными полномочиями обладает работник; каких полномочий недостает; какие из них и по отношению к кому надо ограничить, упразднить, а какие ¾ расширить.

9. Какие дополнительные обязанности, не связанные с основной деятельностью (консультации, участие в комиссиях, советах и проч.).

10. Какие функции, выполняемые другими, относятся к данной сфере деятельности. Какие права и обязанности (принимать решения, давать консультации) целесообразно передать другим.

11. Кому еще отдаются указания.

12. Кто исполняет обязанности во время отсутствия работника. Как можно по-другому регулировать этот вопрос.

Целесообразно осуществлять также анализ сфокусированности (концентрированности) работников. Сфокусированность считается нормальной, если имеется возможность одновременно решать нормативно установленное число задач (обычно 7 ± 2), относящихся к должностным обязанностям.

Для определения сфокусированности необходимо:

1. Исследовать основные должностные обязанности сотрудников («фокус») и степень загруженности вторичной работой.

2. Сравнить число фактически выполняемых функций с нормативом. Например, если по нормативу 5-8, а фактически ¾ 14, работа имеет раздробленный характер. В этом случае концентрация на меньшем числе задач повышает производительность.

3. Изучить объем вторичных работ. Если их доля превышает 20%, необходима срочная переориентация на основные задачи.

4. Производительность труда начинает падать, если на выполнение рабочих функций у работников уходит до 20% времени. Раздробленным считаются виды деятельности, на выполнение которых уходит до 10% времени. Они передаются другим сотрудникам, у которых на них уходит больше времени. Рост концентрации этих функций у них повышает производительность.

5. Излишние вторичные функции передаются тем сотрудникам, для которых они первичны.

Можно использовать следующую форму:

Результатом может стать типовой проект организации труда для должностей, включающий следующие позиции:

¨ содержание трудовой деятельности;

¨ служебные коммуникации (с указанием ориентировочных затрат времени на них);

¨ квалификационные требования к должностному лицу;

¨ информационное обслуживание (регламент обеспечения информацией, сроки, виды источника, средства, формы);

¨ эскиз размещения рабочего места;

¨ хозяйственное обслуживание.

Можно составить универсальный документ ¾ паспорт должности, аналогичный паспорту рабочего места.

Его разделами являются:

1. Общие положения. Наименование, порядок замещения и освобождения, подчиненность и подотчетность, руководящие материалы.

2. Статус должности. Функции, обязанности (виды, характер, обязательные действия), права (по отношению к подчиненным, руководству, форма их реализации), ответственность (когда, в какой форме, перед кем).

3. Система оценки и оплаты труда.

4. Требования (общие, специальные) к лицу, занимающему должность.

Такие качества отражены в документе, называемом личностной спецификацией. Его образец приводится ниже.