Информация как инструмент управления. Основные подсистемы информации

Информация - это внешнее проявление коммуникации, ее результат. Информация играет центральную роль в коммуникационном существовании человека и выступает как средство коммуникации.

Если рассматривать организацию как систему, то для нее можно выделить следующие виды информации:

1) входящая информация (поступающая из внешней среды) - ресурс системы;

2) исходящая информация - продукт системы.

Помимо этого, в каждой организации функционирует масса информации в процессе ее преобразования из ресурса в продукт.

Информация перемещается внутри организации с уровня на уровень в рамках вертикальных коммуникаций. Она может передаваться по нисходящей, т.е. с высших уровней на низшие. Таким путем, подчиненным уровням управления сообщается о текущих задачах, изменении приоритетов, конкретных заданиях, рекомендуемых процедурах и т.п.

Помимо обмена по нисходящей, организация нуждается в коммуникациях по восходящей. Например, банковский служащий может заметить, что новая ЭВМ иногда заставляет клиента ждать на несколько минут дольше, чем прежде, поскольку машина периодически “занята” или отключается.

Таким образом, наиболее ярким примером движения информации по вертикали являются отношения руководитель - подчиненный.

Кроме отношений руководитель-подчиненный в организации существуют отношения руководитель - рабочая группа. Поскольку в обмене участвуют все члены группы, каждый имеет возможность поразмышлять о новых задачах и приоритетах отдела, о том, как следовало бы работать вместе, о предстоящих изменениях и возможных их последствиях для этого и других отделов, о недавних проблемах и достижениях, предложениях рационализаторского характера.

Организации состоят из формальных и неформальных компонентов. Канал неформальных коммуникаций можно назвать каналом распространения слухов. Поскольку по каналам слухов информация передается много быстрее, чем по каналам формального сообщения, руководители пользуются первыми для запланированной утечки и распространения определенной информации или сведений типа “только между нами”.

Обмен информацией между двумя или более людьми представляет собой коммуникационный процесс.

Основная цель коммуникационного процесса - обеспечение понимания информации, являющейся предметом обмена, т.е. сообщений.

В процессе обмена информацией можно выделить четыре базовых элемента.

1. Отправитель, лицо, генерирующее идеи или собирающее информацию и передающее ее.

2. Сообщение, собственно информация, закодированная с помощью символов.

3. Канал, средство передачи информации.

4. Получатель, лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует ее.

При обмене информацией отправитель и получатель проходят несколько взаимосвязанных этапов. Их задача - составить сообщение и использовать канал для его передачи таким образом, чтобы обе стороны поняли и разделили исходную идею. Это трудно, ибо каждый этап является одновременно точкой, в которой смысл может быть искажен или полностью утрачен. Указанные взаимосвязанные этапы таковы:

1. Зарождение идеи.

2. Кодирование и выбор канала.

3. Передача.

4. Декодирование.

С точки зрения управления, как процесса преобразования информации, информация прежде всего, представляет собой важность для принятия управленческих решений. Для этого она должна обладать определенными характеристиками (свойствами). Таковыми характеристиками являются:

1. Связь информации и смысла.

2. Ценность конкретной информации для принятия конкретного решения.

3. Целевое назначение информации.

4. Необходимость и достаточность информации для принятия решения.

Информация об объекте существует в виде данных. Но данные становятся информацией, когда осознается их смысловое значение. Например, цифры «0» и «1» в графе анкеты «пол» становятся информацией только тогда, когда становится известным, что «0» означает «мужской», а «1» - «женский».

Также полезно отметить, что в отличие от вещества и энергии, информация может исчезать. Информацию об объекте можно рассматривать как отображение этого объекта в некоторой материальной системе, которое может существовать независимо от объекта и независимо от использования информации.

В системах управления ценность информации определяется ее значением для правильного выбора решения. Информация, которая никак не влияет на выбор решения, бесполезна, она не имеет никакой ценности. Более того, отвлекая внимание и силы системы управления хотя бы на осмысление ее содержания, простейший анализ с целью определения возможности ее использования при управлении, требуя определенных затрат на ее восприятие, создавая так называемый «информационный шум». Такая информация приносит скорее вред, чем пользу.

Более точно эту мысль можно было бы выразить следующим образом. Критерием отбора информации для принятия решения, очевидно, является, прежде всего, ценность данной информации для принятия данного решения.

Основным средством определения ценности информации для принятия решения является модель объекта (по преимуществу математическая модель). По модели определяют перечень необходимых для принятия решения входных данных и необходимые характеристики - частоту их получения, требования достоверности и точности, форму представления и т.д.

Также средством определения ценности информации для принятия решения определяется, во-первых, ценностью самого решения, во-вторых, степенью влияния информации на принятие решения.

Ценность информации для принятия решения, кроме того, зависит от способа и скорости ее передачи, своевременности, надежности, затрат на получение, избыточности (увеличения объема информации без увеличения информативности).

Основные подсистемы :

1)бухгалтерская статестическая информация

2)подсистема учета и работы с кадрами

3)подсистема по охране труда

4)организационно-административная подсистема

5)подсистема документационной поддержки управления