Десять советов приглашённому на совещание

Ошибки, которые могут уничтожить самое эффективное совещание.

1.Не определена чёткая цель совещания.

2.Отсутствие структурированного плана совещания (письменный структурированный план играет роль руководства к действию: он организует и направляет процесс общения на достижение цели совещания).

3.Плохой организатор совещания (или его отсутствие) – никто не управляет процессом совещания.

4.Совещание начинается с опозданием (группе хочется закончить всё побыстрее).

5.Совещание неоправданно затягивается (чем длиннее совещание, тем меньше от него пользы).

6.Отсутствие нужных людей (нет тех, кто отвечает за выполнение работы или принятие решений).

7.Присутствие ненужных людей.

8.Безрезультативные дискуссии (участники не умеют вовремя прекратить дискуссию, резюмировать сказанное, принимать решения).

9.Пересмотр старых проблем – всплывают старые, уже решённые вопросы только потому, что когда-то они не были зафиксированы письменно или о них не оповестили всех.

10.Недейственность результатов совещания – никто не проверяет, внедряются ли в жизнь разработанные рекомендации и планы действия.

11.Совещание монополизируют один или два человека – остальные не могут вставить и слова.

12.«Жужжание» совещания – никто никого не слушает, присутствующие постоянно переговариваются, перешёптываются, передают друг другу записки.

13.Потеря фокуса внимания из-за неактуальных для данного совещания тем.

14.Обсуждение вопросов, незначимых для большинства участников – остальные в числе «запасных» членов команды.

15.Обсуждение личных вопросов – остальные чувствуют себя неловко.

Десять советов созывающему совещание.

1.Сформулируйте повестку дня по возможности ясно и чётко. Определите специфические вопросы, которые должны обсуждаться на совещании. Старайтесь при этом избегать вопросов, допускающих изменения и поправки.

2.Определите регламент времени для каждого пункта повестки дня и старайтесь строго его придерживаться.

3.Ограничьте число участвующих теми, кто может внести свой вклад в обсуждаемые вопросы, и теми, кто имеет полномочия на воплощение в жизнь принятых на совещании решений. Проще говоря, чем больше людей присутствует на совещании, тем дольше оно будет продолжаться.

4.Спланируйте проведение совещания немедленно после обеда или в конце дня. Желание присутствующих поскорее уйти домой пересилит их стремление к многословию.

5.Старайтесь избегать проведения совещания в своём собственном офисе: это может привести к возникновению оправданий по поводу отвлечения вашего внимания. Кроме того, вам тяжелее будет справиться с теми, кто пытается после совещания продолжить с вами обсуждение вопросов повестки дня или каких-либо других вопросов.

6.Начинайте совещание в назначенное в повестке дня время. Ожидание опоздавших может привести к тому, что они будут продолжать опаздывать и в будущем, кроме того, это будет раздражать людей, пришедших вовремя.

7.Не допускайте ухода обсуждения в сторону от вопросов, стоящих в повестке дня. Если вопросы, которые пытаются обсудить присутствующие, действительно важны, их можно будет обсудить на следующем совещании.

8.Не тратьте время на обсуждение вопросов, по которым не хватает информации для принятия по ним решения. Примите на себя ответственность за получение и доведение недостающей информации до присутствующих и перенесите решение по таким вопросам на будущее.

9.По возможности избегайте обсуждения каких-либо вопросов, не относящихся к повестке дня, в конце совещания. Такая техника очень часто используется людьми настолько ленивыми, что они не способны должным образом подготовиться к обсуждению вопросов, стоящих на повестке дня. Она может привести к принятию неправильных решений, основанных на неадекватном рассмотрении той или иной ситуации.

10.Как можно быстрее после проведения совещания добейтесь оформления итоговой резолюции. Чем раньше это будет сделано, тем быстрее пойдёт ваша работа в будущем. Ведение подробных протоколов обычно не оправдывает себя, более того, для некоторых людей они могут послужить пищей для споров на следующем совещании. Заметки о принятии мер являются более действенными. Они должны включать следующие пункты:

· По каким вопросам совещание достигло согласия

· Кто несёт ответственность за воплощение в жизнь этих соглашений

· Конкретные даты начала воплощения данных соглашений в жизнь.

Десять советов приглашённому на совещание.

1.Добейтесь такого положения, чтобы вам было заранее известно, чему посвящено данное совещание. Если его цель вам недостаточно ясна, осведомитесь о ней у созывающего людей лица. Таким образом, вы сразу сможете добиться нескольких результатов: во-первых, это прояснит для вас цели, стоящие перед совещанием, во-вторых, это приведёт к тому, что оно будет более плодотворным, в-третьих, продемонстрирует необходимость или ненужность его созыва.

2.Смело просите не включать вас в списки лиц, участвующих в совещании, если вы не видите в нём никакой пользы для себя. Однако будьте в этом вопросе осторожны и дипломатичны. Зачастую лицо, подготавливающее совещание, просто не отдаёт себе отчёта относительно того, кого приглашать на совещание, и если вы зададите ему вопрос о том, какой вклад конкретно вы сможете внести в обсуждение повестки дня, он, возможно, задумается и пересмотрит своё мнение о вашем участии.

3.Если в повестке дня есть только один вопрос, касающийся вас, попросите лицо, созывающее совещание, перенести его в начало повестки с тем, чтобы вам после этого вопроса на совещании не присутствовать. Но имейте в виду: такая практика часто приводит к конфронтации с другими лицами, заинтересованными в совещании не больше вашего.

4.Перед началом возьмите себе за правило знакомиться с повесткой дня и всеми документами, относящимися к совещанию, и не вступая в конфронтацию с другими, разъясняйте свои мысли относительно того, что вы хотели бы добиться от данного мероприятия.

5.Если вы ожидаете, что ваши аргументы встретят во время обсуждения сопротивление, будет не лишним предварительно незаметно пролоббировать их. Возможно, другие участники не ответственно провели подготовку к совещанию, а люди всегда склонны придерживаться того мнения, к которому они пришли в кулуарах, чем того, которое им навязывается совещанием. Но при этом следует действовать осторожно.

6.Заранее продумывайте, что вы будете делать, если не достигнете на совещании тех целей, которые перед собой ставили. Большинство людей не готовят для себя путей отхода, а зря. Умело поданные до того, как всем станет ясно, что вы проиграли, ваши аргументы могут обезоружить оппонента.

7.Не ставьте перед собой невыполнимых задач. В дискуссиях, отклоняющихся то в одну, то в другую сторону, легко принять решение, о котором вы будете в дальнейшем сожалеть. Не принимайте на себя слишком много обязательств, не предлагайте нереальных сроков для выполнения той или иной задачи.

8.Если вы обнаружите, что застряли на очень длительном по времени совещании, постарайтесь организовать для себя «важную» встречу или перерыв по уважительной причине, которые позволили бы вам покинуть совещание до его фактического окончания.

9.Если вы видите, что можете помочь председательствующему на совещании в деле поведения итогов дискуссий и приведении их к общему знаменателю, способствующему принятию решений, сделайте это. Обязательно обращайте внимание присутствующих на несоблюдение регламента, при этом старайтесь и сами не быть виновником подобного нарушения (людям свойственно преувеличивать значимость собственных выступлений).

10.Попытайтесь установить для себя какие-то конкретные периоды времени, когда вы свободны для участия в совещаниях, и довести это до всеобщего сведения. Если вам это удастся, то тем самым вы предотвратите такие моменты, когда ради участия в совещаниях вам придётся отрываться от работы.