Ситуационные (кризисные) центры и интеллектуальные кабинеты руководителя

В условиях стремительного роста информпотоков и ограничения времени для принятия стратегических решений критически важным становится создание для руководителей ведомств и иных структур современной информационной и технологической среды, обеспечивающей эффективную поддержку управленческой деятельности. Важнейшими элементами этой среды являются Ситуационный (Кризисный) центр (СЦ) и Интеллектуальный кабинет руководителя (ИКР). Понятие СЦ связано с поддержкой принятия управленческих решений в кризисных ситуациях и/или обсуждения и решения многоаспектных политических, экономических и иных проблем. Часто в смысл СЦ вкладывается сам процесс мониторинга развития различных ситуаций.

Известным примером СЦ является центр ФБР, называемый Центром стратегической информации и операций (Strategic Information and Operations Center – SIOC), который играл и играет ключевую роль в расследовании событий 11 сентября 2001 г. В России также созданы СЦ руководства страны, ряда федеральных служб, Минатоме и т.п. В последнее время они создаются в коммерческих структурах — Лукойл, ТНК и т.д. СЦ и ИКР, как правило, включают в себя следующие модели:

1. Комплекс технологических средств (КТС).

2. Информационно-аналитические средства (ИАС) и интерфейсы.

3. Организационно-административная компонента.

Некоторые информационно-аналитические программы

Как в ситцентрах, та и вне их в системах правления все стремительнее внедряются информационно-аналитические системы (ИАС) и программы. Так, отечественная ИАС НЕВОД предназначена для накопления, хранения и всестороннего анализа различной структурированной информации. НЕВОД — это инструмент построения информационно-аналитических систем, являющихся совокупностью удобных и мощных средств сбора и анализа разноплановой информации (тест, звук, видео, графика) из различных источников.

Информационно-поисковая система «Истра» позволяет резко повысить полноту и оперативность информационного обслуживания пользователей. Это обеспечивается путем автоматического формирования в режиме постоянно о мониторинга банка данных на основе информации из сети Интернет и других источников, а также поиска информации в сформированных банках данных с помощью информационно-поисковых запросов и распределения информации по пользователям с четом их информационных потребностей. Кроме того, ИПС «Истра» обеспечивает возможность ввода справочной информации и других необходимых документов (тексты международных договоров, аналитические справки, тесты законов, указов президента и постановлений правительства, приказов по ведомству и т.д.).

Программное изделие «Баланс интересов» используется в процессе анализа международных конфликтов для прогнозирования их развития. Оно реализует прогнозную методику, основанную на использовании модели процесса трансформации баланса интересов объектов мировой политической системы. В основе моделирования положен подход, предполагающий оценку интересов объектов мировой политической системы по тем их ранжирования по степени важности с использованием математического аппарата парных сравнений. При прогнозировании целью моделирования является получение срезов возможно о состояния отношений исследуемых объектов мировой политической системы для выбранного сценария развития обстановки и на основе учета трансформации баланса интересов. Подход обеспечивает возможность учета взаимодействия значительно большего числа факторов, объектов и характеристик, представления динамики поведения объектов, учета неопределенности и нечеткости информации, что, в свою очередь, повышает достоверность результатов проводимых исследований.

Информационные ресурсы общества и предприятий

Понятие информации

В научной и учебной литературе имеется много трактовок информации, более или менее полно раскрывающие ее сущность и свойства. Слово «информация» известно всем, каждый представляет, что оно означает. Между тем, как и всякому абстрактному понятию, дать единственное и точное определение информации достаточно сложно. Это связано с тем, что информацией как явлением занимаются многие науки, в частности, философия, кибернетика (наука об управлении), генетика, теория средств массовой информации (печать, радио, телевидение), математическая теория связи, информатика и др. Например, философия рассматривает информацию как одно из основных свойств материи, базирующееся на понятии отражения. В кибернетике и общей теории систем под информацией понимаются проявляющиеся в коммуникационных процессах сведения, знания наблюдателя о системе и среде ее функционирования.

Информация и знание в строгом смысле не являются тождественными категориями, хотя их часто употребляют как синонимами. Различия между этими понятиями достаточно четко сформулировал в 60 годы Ф. Махлуп: «Производство новых знаний не закончено до тех пор, пока они не переданы другому, и не являются более достоянием одного человека». И далее, «…информировать – значит, передавать знания…Информация… производится с целью вложить знания в ум другого. Любая информация в обычном значении этого слова есть знание, хотя не всякое знание можно назвать информацией».

Знание – это результат индивидуальной познавательной деятельности. Оно жестко связано с собственником, с личностью его создателя и (или) обладателя.

В свою очередь, информация связана с движением, с передачей знаний, сведений по каналам связи. Предполагается существование, как минимум, двух объектов (субъектов): источника и потребителя (получателя) информации. Передача информации от одного к другому происходит с помощью сигналов, которые, вообще говоря, могут не иметь никакой физической связи с ее смыслом: эта связь определяется соглашением. Например, на Руси удар в вечевой колокол означал, что нужно идти на площадь, но тем, кто не знал об этом порядке, данный звон не сообщал никакой информации. В данной ситуации человек знает, что могут быть две альтернативы: вечевое собрание состоится или не состоится. Принятый сигнал (звон) приводит к уменьшению неопределенности: человек знает, что событие «вече» имеет один исход – оно состоится. Однако если кому-то заранее было известно, что вече состоится тогда-то, звон колокола ничего нового не сообщил

К настоящему времени разработаны три основные теории информации:

1. Статистическая теория информации (основатель К. Шеннон), которая предполагает вероятностный подход к этому понятию и вводит единицу измерения информации – бит. В таком понимании информация – это снятая неопределенность, результат выбора возможных альтернатив. Существенным недостатком этой математической теории информации является то, что она не затрагивает содержательную ценность информации.

2. Кибернетическая теория (основатель Н. Винер). В рамках этой теории «информация – это не вещество и не энергия», а это продукт научного познания, средство изучения реальной действительности, единственный и универсальный способ передачи знаний. При этом возникает объективный коммуникационный процесс «отправитель – канал – получатель», опираясь на который можно рассматривать информацию как знания в процессе коммуникации, в процессе потребления с целью принятия решения или удовлетворения интереса.

3. Логико-семантическая теория (основатели Р. Карнап, И. Бар-Хиллел и др.), базирующаяся на понятии логической вероятности как степени подтверждения гипотезы.

Общим для всех теорий является наличие путей решения связанных между собой трех проблем:

· определение совокупности возможных альтернатив развития событий, процессов или явлений;

· количественная оценка вероятности этих альтернатив и их значимости для субъекта;

· введение меры семантической информации (знания, имеющего определенную меру ценности для кого-либо).

Исторически понятие «информация» произошло от латинского слова “informatio”, что означает изложение, разъяснение какого-либо события, факта, явления. В широком смысле мы будем придерживаться следующего определения.

Информация – это знания, сведения, данные о каком-либо объекте, событии, процессе или явлении, передаваемые прямо или косвенно от источника к потребителю, в результате чего снимается или уменьшается неопределенность сложившейся ситуации.

Информация может располагаться и храниться на различных носителях – естественных биологических и материально-вещественных, произведенных человеком, а передаваться по каналам (проводникам) – естественным и специально созданным. Ее ценность или полезность состоит в возможности снимать (снижать) неопределенность ситуации, события, явления, сущности.

Информация рассматривается в трех аспектах: синтаксическом, семантическом и прагматическом.

Синтаксический аспект связан со способом представления информации. Обычно информация от отправителя к получателю передается в виде сообщений, которые представлены знаками, символами, сигналами в зависимости от выбранного канала. Информацию, рассмотренную относительно этого аспекта, обычно называют данными.

Семантический аспект передает смысловое содержание информации и соотносит ее с ранее имевшейся информацией.

Прагматический аспект отражает потребительские свойства информации; ее ценность зависит от того, насколько потребитель при ее использовании достигает поставленной цели.

Процесс передачи информации от источника к потребителю, вообще говоря, представляет собой прохождение трех фильтров:

1) физического или статистического (чисто количественное ограничение по пропускной способности канала, независимо от содержания передаваемых данных);

2) семантического (отбор тех данных (сведений), которые могут быть поняты получателем, т.е. соответствуют тезаурусу его знаний);

Тезаурус – запас сведений, которым располагает некоторая система. Это самое общее определение данного понятия. В дальнейшем в главе 4 понятие тезауруса будет уточняться.

3) прагматического (отбор среди воспринятых (понятых) сведений тех, которые полезны для решения данной задачи).

Это достаточно убедительно показано на схеме:

Понятию информации близко понятие «данные», однако между ними есть различие.

Данные – это сведения о состоянии любого объекта (процесса, явления), представленные в формализованном виде и предназначенные для обработки или уже обработанные.

В процессе сбора и обработки данные расчленяются на отдельные элементарные составляющие. Эти элементарные данные могут быть выражены целыми и вещественными числами, буквами, словами, а также булевыми переменными, принимающими лишь два значения – «истина» (1) и «ложь» (0).

В экономике информация, как правило, получается из данных. Следовательно, обработка данных представляет их приведение к такому виду, который наиболее удобен для получения информации. Поэтому всегда необходимо пытаться извлечь из имеющегося количества данных максимум информации, что достигается различными методами обработки данных. В целом практическая значимость информации для получателя состоит в том, что она позволяет ему наметить пути достижения поставленной цели.

Во многих сферах современного производства и секторах информационной экономики информация выступает одновременно как предмет, средство и результат труда.

Как предмет труда, информация – это первичные необработанные данные, как средство труда – это совокупность знаний, приемов и средств, при помощи которых первичные данные могут быть эффективно обработаны и использованы. Информация как результат труда должна обладать потребительскими свойствами и быть пригодной для потребления человеком.

В информационной экономике информация становится товаром, т.е. предметом сделок и основой для организации информационного обслуживания потребителей.

Свойства информации. Исследованием феномена информации и ее особенностей занимаются философы, специалисты по техническим наукам, экономисты, психологи. Обобщая и преломляя результаты этих исследований применительно к проблеме использования информации как ресурса развития предприятий и организаций, выделяются следующие основные специфические особенности информации, обуславливающие ее отличие от других видов ресурсов:

* Практически неубывающая потенциальная эффективность информации, которая часто реализуется далеко не сразу, а спустя многие годы (как бывало, например, с рядом открытий, изобретений или новых идей, не понятых современниками при жизни их авторов). Потенциальная эффективность ИР не исчезает после не только однократного, но и многократного использования одной и той же информации (уменьшение эффективности может быть связано только с устареванием информации – одним из основных ее свойств).

* Тиражируемость и многократность использования, что является одним из условий неубывающей потенциальной эффективности информации и приводит к относительной независимости информации от ее создателей.

* Неаддитивность, некоммутативность и неассоциативность информации. Отсутствие у информации свойств аддитивности, коммуникативности и ассоциативности, на что впервые обратил внимание В.И.Сифоров1, означает, что содержащаяся в каком-либо сообщении информация не есть просто арифметическая сумма составляющих это сообщение элементов информации (например, слов), что эти элементы нельзя без искажения смысла располагать в сообщении в произвольной последовательности и группировать в произвольные сочетания.

* Кумулятивность информации. Это свойство, характеризующее в основном научную, экономическую и социальную информацию, связано с одной из основных закономерностей развития науки и общества - ее преемственностью. Предшествующие достижения науки и культуры являются фундаментом для дальнейшего развития научной мысли и общества. Поэтому необходимы не только новые открытия, но и специальная работа по систематизации, оценке и обобщению информации.

* Зависимость фактической реализуемости и эффективности от степени использования информации. В случае материальных ресурсов эффективность можно оценить коэффициентом использования материалов, сырья, электроэнергии и т. п., коэффициентом полезного действия оборудования и других технических средств. Оценка реализуемости и эффективности информации - более сложная проблема, которая будет рассмотрена ниже.

* Информация имеет абстрактный характер. Для того чтобы обмениваться информацией, необходимо, как правило, заниматься ее кодированием и декодированием, т.е. совершать переход от образов к определенному коду (тексту, чертежу, электрическому сигналу) и обратно.

* Потребление информации требует определенных навыков и усилий (обусловлено предыдущим свойством): чем сложнее информация, тем большим интеллектом должен обладать ее потребитель. Усвоение многих видов информации требует специальных знаний.

* Ценность информации субъективна. То, что очень важно для одного субъекта, может быть совсем не важно для другого и наоборот.

* Производство информации всегда должно быть адресным, иначе оно бессмысленно.

* Материя и информация - парные философские категории, так что появление новой информации всегда сопутствует появлению (созданию) новых форм существования материальных объектов и процессов, независимо от того, осознают ли этот факт их создатели.

Имеется и ряд других особенностей информации. В частности, такие специфические свойства как наличие ценности, общественная природа, независимость от языка и носителя информации, старение, рассеяние, дифференциация и интеграция информации, зависимость получаемой информации от априорной информации и т. п.

Особое место в системе информационного обмена занимает экономическая информация, которая отражает процессы производства, распределения и потребления материальных благ и услуг. Она характеризуется большими объемами, многократным использованием, постоянным обновлением и преобразованием, большим числом логических операций, таких как упорядочение, отбор, объединение, группировка и разнообразными математическими расчетами, позволяющими получать различные виды результатной информации, необходимой в экономике и управлении.

Экономическая информация – это информация о процессах производства, обмена, распределения, накопления и потребления материальных благ и различных услуг. Она представляет те сведения, знания, сообщения, которые извлекаются из экономических данных, и которые помогают решить ту или иную задачу управления (т.е. уменьшить неопределенность ее исходов).

При этом в какой-то степени можно оценить полезность экономической информации: она тем ценнее, чем скорее или с меньшими затратами приводит к решению поставленной задачи. В современных условиях проблемы организации, сбора, переработки, хранения и использования экономической информации приобретают все большее значение.

В зависимости от возможности использования и ценности информации для принятия управленческого решения она подразделяется на полезную, избыточную и ложную.

Полезная информация характеризуется достоверностью, полнотой, своевременностью, доступностью для обработки и восприятия, степенью использования.

Ложная информация возникает при ошибках в сборе, обработке и передаче данных, а также в случае целенаправленной дезинформации.

Избыточная информация характеризуется двумя аспектами. Во-первых, это та информация, которая не нужна для принятия решений. Она бывает двух видов: сведения, не имеющие отношения к содержанию принимаемых решений, и сведения, поступающие в объеме, недоступном для своевременной обработки органом управления. При проектировании информационных систем управления необходимо выявлять избыточную информацию и избавляться от нее, что повысит качество управления. Однако, во-вторых, с точки зрения достоверности, избыточная информация – важное средство борьбы с помехами при передаче сообщений и выявления недостоверных сведений. Поэтому, в ряде случаев в информационных системах вводится искусственная избыточность информации (по сравнению с необходимым количеством символов для передачи сообщений). Например, в код добавляются контрольные разряды, в сообщение включаются дополнительные контрольные цифры, информация поступает из разных источников.

Структура экономической информации. Структурной единицей экономической информации является показатель. Он состоит из совокупности реквизитов.

Реквизит – это логически неделимый элемент, отражающий определенные свойства объекта или процесса, к которым относится показатель.

Существуют реквизиты-признаки, характеризующие смысловое значение показателя и определяют его наименование (свойство относительности) и реквизиты-основания, характеризующие обычно количественные значения показателя. Отдельно взятые реквизиты-признаки и реквизиты-основания экономического смысла, как правило, не имеют. Реквизиты могут быть выражены в цифровом, буквенном и буквенно-цифровом виде. Например, показатель должен содержать следующие реквизиты. Данный показатель отражает курс доллара США по отношению к рублю 12 ноября 2011 года на Московской Межбанковской валютной бирже (1 доллар – 30 рублей 53 коп.).

При обработке данных значения реквизитов-признаков обычно подвергаются логическим операциям, а реквизиты-основания – вычислительным. Совокупность реквизитов, описывающих качественные и количественные свойства объекта (процесса, явления), представляет собой информационное сообщение.

Под показателемпонимается сообщение, содержащее количественную характеристику одного из свойств отображаемого объекта (процесса, явления). Показатель является наименьшей смысловой единицей, способной быть самостоятельным предметом сообщения и образования документа.

В экономике обращаются миллиарды экономических показателей. Задача каждого органа управления любого уровня заключается в том, чтобы извлечь из этих показателей максимум полезной экономической информации для принятия решений. На основе показателей строятся документы, используемые в процессе управления.

Документ – это материальный объект, содержащий информацию, оформленную в установленном виде, и имеющий в соответствии с действующим законодательством правовое значение. Документы бывают на бумажных носителях (их иногда называют «твердые копии») и электронные.

Классификация документов. С точки зрения источника формирования документы делятся на внешние и внутренние. Такое деление позволяет для внутренних документов оптимизировать маршруты движения и определять те документы, которые можно усовершенствовать.

Документы, отражающие процессы функционирования подразделений предприятия, различны по назначению и делятся на конструкторско-технологические, плановые, учетно-отчетные, нормативные, справочные. Такая группировка позволяет выявить общую закономерность возникновения и движения документов.

По количеству отражаемых хозяйственных операций документы подразделяются на однострочные и многострочные, а по способу охвата хозяйственных операций – на разовые и накопительные.

По степени автоматизации заполнения (формирования) документы делят на заполняемые вручную, частично автоматизированным путем и полностью автоматизированным путем (электронные документы).

Электронные документы хранятся в виде баз данных (БД) или отдельных файлов. Основной информационной совокупностью, с которой оперируют при компьютерной обработке информации, является файл (массив).

Файл – это совокупность записей о множестве объектов или множестве состояний объектов.

Запись – это сообщение об одном объекте или одном из состояний объекта или явления. Записи расчленяются на поля (практически это реквизиты).

Поле – группа символов, обозначающих конкретный реквизит, имеющих определенное значение и подвергающихся обработке за одну арифметическую или логическую операцию.

Символ – это знак, изображающий цифру, букву, математический знак и.т.д.

Эффект от использования экономической информации. Производство и потребление информации должно быть хорошо мотивировано, так как требует значительных затрат. Для принятия планово-экономических, маркетинговых, инвестиционных, коммерческих и любых других управленческих решений необходима информация о спросе и предложении, о товарах и конкурентах, о наличии ресурсов и об издержках производства, о курсах акций и темпах инфляции и т.п. Эффект же от принятого решения проявит себя лишь спустя определенное время.

Менеджер, эффективно принимающий решение, собирает необходимую информацию лишь до тех пор, пока ожидаемые предельные выгоды не повысят предполагаемых предельных затрат на ее получение. Требуемая информация, как правило, не сконцентрирована в одном определенном месте вследствие закономерности концентрации и рассеяния информации, согласно которой около одной ее трети по интересующему вопросу концентрируется в небольшом количестве источников. Поэтому при поиске и сборе информации проявляется закономерность повышения стоимости информации по мере увеличения ее объема (полноты).

Информация добывается, как известно, не бесплатно, более того, пытаясь собрать больше данных, можно упустить драгоценное время. Пока предприятие будет заниматься длительным сбором информации, конкуренты могут принять в условиях некоторой неопределенности эффективное интуитивное решение деловой проблемы и тем самым занять преимущественное положение на рынке. Рациональный покупатель будет приобретать информацию лишь до тех пор, пока ожидаемый предельный проигрыш от ее неполноты будет больше, чем ожидаемые предельные затраты на приобретение информации».

Экономический эффект (доход, прибыль) от использования информации должен превышать затраты на ее получение. Это общий критерий, определяющий целесообразность получения и обработки информации. Иллюстрация данного положения представлена на рисунке, где f₁(x) – функция общего экономического эффекта от использования информации, а f₂(x) – функция затрат на приобретение и обработку информации. Тогда разность [f₁(x) – f₂(x)] есть экономический эффект от использования информации. Чем больше эта разность, тем лучше.