Подумай и выполни задание. Используя формулу AIDA, напишите план делового письма (тематика по выбору)

Используя формулу AIDA, напишите план делового письма (тематика по выбору), по аналогии с приведенным ниже примером.

Внимание.

1. Немного статистики о производительности.

2. Немного статистики о снижении производительности из-за потерь

времени.

Интерес.

1. Роль работников в успехах компании.

2. Ссылки на политику компании относительно рационального ис­пользования рабочего времени.

Желание.

1. Последствия соблюдения политики компании относительно рационального использования рабочего времени.

2. Последствия несоблюдения политики компании относительно ра­ционального использования рабочего времени.

Действие.

1. Краткий призыв к пониманию.

2. Благодарность за понимание.

Четыре высказанные идеи предполагают наличие в письме че­тырех абзацев. Это логическое планирование нашей памятки для будущего письма, понятного адресату.

Ясность.Как правило, она предполагает подбор точных слов, четкую структуру предложений и абзаца, а также общую органи­зацию того, что пишется, независимо от жанра текста — письмо, докладная записка или отчет. Ясность предполагает также введе­ние тематических предложений в каждый абзац, составление пла­на перед тем, как начать писать.

Для ясности написанного текста следует соблюдать следующие

правила:

- избегать технического жаргона, кроме случаев беседы с кол­легами-специалистами («Флора и фауна данного района проде­монстрировала реакцию со 100%-ным летальным исходом» — вме­сто того чтобы сказать: «Вся рыба сдохла»);

- избегать канцеляризмов;

- избегать незнакомых слов и терминов;

- тематические предложения ставить либо в начало, либо в конец абзаца. При деловых коммуникациях они обычно распола­гаются в начале письма, но могут быть использованы в случае необходимости и в конце, например если вы пытаетесь в чем-то убедить клиента и уверены, что реакция может быть неблагопри­ятной. В таком случае подробное пояснение в самом начале пись­ма поможет вам в отстаивании вашей позиции, высказанной за­тем в тематическом предложении.

Приведем примеры того, какие часто встречающиеся слова и выражения следует употреблять, а какие — нет.

Не следует употреблять	Следует употреблять
Прежде Следом за... Осуществить Ассигновать Детерминировать Переместить Дающий преимущество Расположение Способствовать Столкнуться с трудностями в... В ответ на ваш запрос	До После Сделать Заплатить Выяснить Послать Полезный Место Помочь Оказаться трудным Как вы просили

Краткость.Ее можно достичь за счет избегания многословных выражений, ненужных повторений и абстрактных слов. Многие предложения, начинающиеся со слов «существует», «это представ­ляет собой», являются многословными. Для того чтобы сделать текст более кратким, можно, например, внести в него следую­щие изменения.

Многословно

Кратко

Долгий период времени В настоящее время Консенсус мнений Благодаря тому факту, что В течение марта месяца Для целей По причине того, что Во многих случаях В некоторых случаях В ближайшем будущем В случае, если В городе Томске В виду того, что Относительно того Исходя из вышеизложенного Банка голубого цвета В приложении вы найдете Многочисленные и разнообразные Позвольте мне сказать Мое внимание привлекла В отдельном конверте Позвольте сообщить До момента написания настоящего В соответствии с вашим запросом Будьте любезны

Долгое время (или две недели) Сейчас (или сегодня) Консенсус Поскольку В течение марта Для Поскольку Часто Иногда Вскоре Если В Томске Поскольку О Поэтому Голубая банка В приложении Многие (Ничего) Я узнал Отдельно (Ничего) До сих пор Как вы просили Пожалуйста

Следует избегать также ненужных повторений, например: «Его гонорар был мал по размеру», или «Что необходимо нашей орга­низации, так это некоторые новые изменения», или «Зайдите ко мне в 16 часов во второй половине дня». Слова, выделенные кур­сивом, легко убираются из текста, не нанося ущерба его содержа­нию и пониманию.

Свой негативный вклад в запутанность письменной информа­ции вносят также абстрактные слова (как правило, из-за своей неопределенности). Целесообразно заменять абстрактные слова кон­кретными, имеющими ясные и точные значения, чтобы сформи­ровать у читателя необходимый вам образ. Например, вместо «сред­ство передвижения» (что может означать автобус, самокат и т.п.) — «машина "Нива"» или вместо «населенный пункт» (это может быть район, деревня, город и пр.) — «поселок Токсово». В то же вре­мя иногда при замене абстрактных слов приходится для создания более живого образа поступаться краткостью. Например, вместо «собака» (так как она может быть маленькая, большая, охотничья или охранная) следует указать породу собаки, ее пол и возраст, породистая или нет, и т.д.

Удобочитаемость.Удобочитаемым обычно называют текст, ко­торый легко понимается читателем, поскольку написан ясным стилем. В то же время практически любую мысль можно изложить так, что читателю будет сложно ее понять, хотя тот, кто написал текст, продемонстрировал в нем свое знание множества слов.

Например, мы читаем текст подобного рода: «Основной зада­чей этого параграфа является облегчить и иным способом расши­рить профессионализм индивидуума в трансляции познавательной способности и соответствующим образом представленный письменный материал, который эффективно удовлетворяет как минимум десяти бросающимся в глаза перечисленным критери­ям». Попытаюсь понять, что в нем сказано, мы теряем из вида сам смысл данного сообщения. Слова здесь не проясняют, а затемня­ют его. Лучшим стилем делового письма является тот, который не привлекает к себе внимания, а позволяет сосредоточиться на смыс­ле сообщения.

В современной литературе описан так называемый индекс ту­манности, предложенный Робертом Ганнингом, — это своего рода формула, позволяющая оценить сложность написанного текста.

Р.Ганнинг дает 10 советов, как писать ясно:

1. Пишите короткими предложениями. Старайтесь, чтобы пред­ложение содержало не более 20 слов.

2. Отдавайте предпочтение простому, а не сложному; это отно­сится и к предложениям, и к словам, и к мыслям.

3. Лучше использовать знакомые слова.

4. Избегайте ненужных слов.

5. Употребляйте глаголы, обозначающие действие, избегайте страдательного залога.

6. Пишите так, как вы говорите. Лучше, если вы будете писать в разговорном тоне, а не в высокопарном или излишне эмоцио­нальном.

7. Используйте такие термины, которые читающий хорошо понимает. Избегайте абстрактных слов.

8. Старайтесь соотносить написанный текст с опытом читаю­щего.

9. Пользуйтесь разнообразными словами, предложениями раз­ной длины и такими конструкциями, которые способны поддер­живать интерес у читающего.

10. Пишите так, чтобы выразить мысли, а не произвести впе­чатление на читающего.

Элементы унификации(на основе применения единых правил, стандартов, речевых клише). Унифицированное письмо, как отмеча­ют Дж. М. Лэйхифф и Дж. М. Пенроуз, свободно от двух недостат­ков — грамматических ошибок и проблем с форматом. Известно, что фраза, содержащая висящие конструкции, ошибочные ссыл­ки и несогласованные друг с другом подлежащее и сказуемое, может раздражать читателя и способствовать непониманию смыс­ла письма. Грамматика — это упаковка, которая помогает «про­дать» мысли автора письма. При этом практически не имеет зна­чения, насколько они хороши, если они грамматически неверно представлены на бумаге. Многие читатели могут эти значительные мысли не оценить, поскольку им нанесла ущерб грамматика.

Для любых деловых писем существуют определенные форматы. Формат — это:

- размер бумажного листа, на котором размещается документ;

- формуляр-образец или просто образец — модель документа, на которой показаны поля для размещения каждого реквизита или группы реквизитов, что обеспечивает быстрый поиск нужных элементов информации;

- реквизит — неотъемлемая часть документа, обеспечивающая его понимание и легитимность, т. е. законную силу и способность привести к нужным действиям.

Например, деловые письма часто имеют заголовок, внутрен­ний адрес, приветствие, основную часть и заключение. Предпола­гается, что автор делового письма будет придерживаться этого формата для переписки.