Основные правила организации документооборота в учреждении
Документооборот - сложный технологический процесс, который характеризуется различными параметрами, связанными с процессами документирования и со всей деятельностью организации.
Организация документооборота включает все операции по приему, передаче, составлению, согласованию, оформлению, удостоверению и отправке документов.
Основными характеристиками документооборота является маршрут движения, который включает все инстанции на пути движения документа.
При организации движения документов необходимо выполнение следующих правил:
1. максимальное сокращение инстанций прохождения документов (за счет исключения технологических операций и управленческих звеньев, не обусловленных деловой необходимостью);
2. исключение или максимальное ограничение возвратных движений документов (при обработке - регистрация и доставка, при их подготовке - визирование и согласование и т.д.);
3. максимальное единообразие в порядке прохождения и процессах обработки основных категорий документов, т.е. каждое перемещение документа должно быть оправданным.
4. прямоточность направления документопотоков, исключение дублирующих и повторных операций по подготовке и обработке документов;
5. ритмичность движения документов, которая обеспечивает равномерное поступление и способствует пропорциональной загрузке аппарата управления.
Документооборот, как технологический процесс, делится на несколько частей - потоков, обеспечивающих прямую и обратную связь в управлении.
Под документопотоком (потоком документной информации) понимается сложившееся или организованное в пределах информационной системы движение данных в определенном направлении, при условии, что у этих данных общий источник и общий приемник.
Документопотоки различают по направлению и по отношению к управленческому объекту.
По направлению выделяют:
1. горизонтальные потоки, подразделения одного уровня управления;
2. вертикальные потоки (восходящие и нисходящие), связывающие подразделения различных уровней:
· восходящие потоки - это входные документы, получаемые подразделением от подчиненных подразделений;
· нисходящие потоки - это документы, направляемые вышестоящим подразделением, подчиненным подразделениям.
По отношению к управленческому объекту выделяют: входящий, исходящий и внутренний документопотоки.
Входящий документопоток - это документы, поступившие в организацию извне.
Исходящий документопоток - это документы, создаваемые в данной организации и отправляемые за ее пределы (адресатам).
Внутренний документопоток - это документы, созданные данной организацией и предназначенные для ее собственных потребностей.
Каждый документопоток имеет достаточно стабильный маршрут движения, который зависит от:
1. состава и содержания документов;
2. степени регламентации функций руководителей и структурных подразделений;
3. распределения обязанностей между должностными лицами;
4. принятой в организации технологии работы с документами.
Входящие документы
Входящие документы образуют три направления движения:
· руководству организации;
· руководству структурных подразделений;
· непосредственно специалистам.
Входящие документы в каждой организации оформляют централизованно. При этом выполняются следующие операции:
1. фиксируется факт поступления документа;
2. проверяется правильность и целостность вложений;
3. осуществляется штемпелевание и сортировка.
Все регистрируемые документы должны быть переданы на исполнение.
Компетентный работник СДО устанавливает, подлежат ли поступившие документы передаче руководству или же непосредственному исполнителю. В системе регистрации делается пометка, кому направлен документ для исполнения или рассмотрения.
Стандартная процедура обработки и исполнения входящих документов включает следующие действия и операции:
1. Предварительное рассмотрение руководством, поступивших документов
2. Согласование с заинтересованными должностными лицами порядка исполнения документа
3. Принятие решения и оформление "Резолюции" по исполнению документа
4. Уведомление исполнителей и передача им документов, подлежащих исполнению
5. Исполнение документов и оформление реквизита "Отметка об исполнении"
6. Направление исполненного документа в дело (архив).
Входящие документы регистрируются либо до, либо после их рассмотрения руководством.
Документы передаются руководству или исполнителям в соответствии с их функциями и компетенцией.
Руководитель оформляет свое решение по исполнению документа реквизитом "Резолюция". В "Резолюции" даются исчерпывающе, сжатые указания о порядке и характере действий исполнителей.
Движение документа в процессе исполнения осуществляется параллельным или последовательным маршрутом. Параллельный маршрут предусматривает рассылку копий документа нескольким исполнителям.
Исходящие документы
Исходящие документы, как правило, пронизывают всю управленческую структуру. Как инициативные проекты документов, так и информационные готовят специалисты в структурных подразделениях, которые являются исполнителями. Маршрут движения этих документов зависит от количества инстанций согласования, визирования и подписания, а так же от принятой технологии регистрации и отправки.
Стандартная процедура подготовки и отправки исходящего документа включает следующие действия и операции:
1. Подготовка проекта исходящего документа в черновике
2. Изготовление и оформление проекта документа
3. Согласование и визирование у заинтересованных лиц
4. Подписание документа руководителем
5. Регистрация документа
6. Отправка адресату
В обязанности Исполнителя входит сопровождение исходящего документа по всей процедуре, до момента отправки. Он обязан проверить:
· правильность составления и оформления документа
· наличие виз и приложений.
Подготовленный и подписанный документ представляется на регистрацию со всеми сопутствующими материалами, в соответствии с которыми он готовился.
Канцелярия (экспедиция) производит следующие операции: сортировку, адресование, конвертирование, маркировку, отправку в почтовое отделение.
Внутренние документы
К внутренним документам относятся: приказы, распоряжения, положения, инструкции, акты, протоколы, справки, докладные записки, заявления сотрудников и другие.
Маршруты движения внутренних документов являются наиболее нерегламентированными.
Движение распорядительных документов, как правило, упорядочено, а подготовка всех остальных не имеет регламентированных маршрутов и влечет наиболее ощутимые потери времени на прохождение документов.
Регламентация маршрутов движения внутренних документов находится в компетенции службы документационного обеспечения управления.
Стандартная процедура подготовки и исполнения внутренних документов включает следующие действия и операции:
1. Подготовка проекта документа
2. Изготовление и оформление
3. Согласование и визирование у заинтересованных лиц
Подписание
5. Рассмотрение адресатом и оформление реквизита "Резолюция"
6. Исполнение и оформление реквизита "Отметка об исполнении"
7. Направление исполненного документа в дело (архив)
Проект распорядительного документа, после его согласования, подписывается руководством организации и передается для регистрации в службу документационного обеспечения (СДО).
Протоколы, после оформления и подписания, размножаются и копии рассылаются в подразделения для исполнения.
Докладные записки, справки для руководства, объяснительные записки после регистрации передаются по назначению для исполнения или для принятия к сведению.
Передвижение документов внутри организации осуществляется с помощью электроннойпочты или курьерской связи.
. шруты движения вопоток является наиболее нерегламентированным