Как провести законное уничтожение документов организации?

Способы уничтожения документов

При физическом уничтожении документов нужно руководствоваться следующими принципами1:
— уничтожение должно быть санкционированным и проводиться в соответствии с требованиями нормативных правовых актов;
— документы, связанные с предстоящими или проводимыми судебными разбирательствами и расследованиями, уничтожать не следует;
— уничтожение документов проводится таким образом, чтобы обеспечивать конфиденциальность любой содержащейся в них информации;
— уничтожаются все копии документов, разрешенных к уничтожению, включая персональные, страховые и резервные.

Уничтожение документов с истекшими срокам хранения можно производить несколькими способами.

У электронных документов есть своя специфика.

В каком же порядке должны уничтожаться электронные документы? В первую очередь нужно отчетливо понимать, что после того как вы удалили документ в корзину и очистили ее, он никуда не делся. Он так же располагается на жестком диске компьютера, хоть и размечен как свободное пространство. В данный момент у вас на жестком диске, вероятнее всего, еще хранятся электронные документы, удаленные вами пару лет назад. Просто удивительно, что грамотный специалист в области IT может обнаружить на вашем компьютере!

Первое правило: обыкновенное удаление документа не работает.

Порядок уничтожения электронных документов такой: поверх места, где находился ваш файл, записывается случайный массив данных, так называемый «информационный мусор». Но даже спустя 4-5 циклов записи такого «мусора», все еще можно восстановить ваши документы по «магнитному эху». Стандарт ведения гражданской документации предписывает 8 циклов такой перезаписи, а по стандарту Пентагона их должно быть 50. Такой способ уничтожения документов довольно долгий и не совсем удобный, зато позволяет быть уверенным, что электронная документация не попадет в чужие руки.

Электронные документы можно уничтожить электромагнитным излучением, путем физического уничтожения носителя (сделать это можно химическими средствами, с помощью очень высоких температур или разрушить ударами).

Если документы размещены на бумажных носителях, то существуют три основных варианта их уничтожения: промышленное шредирование, химическое уничтожение и сжигание (в больших объемах оно производится на специальных площадях и оборудовании). Справа в Таблице мы перечислили достоинства и недостатки этих методов уничтожения, добавив к ним «закапывание» не потому, что рекомендуем его использовать, а потому, что некоторые «умельцы» прибегают к нему, хотя он малоэффективен. Чаще всего уничтожение архивных дел, включенных в акт, производится путем сожжения или механической переработки на специализированных бумагоперерабатывающих предприятиях. Если необходимо уничтожить большие объемы секретных документов, то, как правило, обращаются к компаниям, имеющим лицензию на право переработки документов, составляющих государственную тайну. При малых объемах с этим можно справиться самостоятельно.

Никто не застрахован от ошибок, в том числе от уничтожения нужных документов. В подобном случае компания должна предпринять меры по их восстановлению.
О фиксации факта утраты документов и способах их востановления читайте в статье «Утрата документов: возможные решения»

Конечно, могут быть применимы специфические технологии по сборке шредированных документов. Кроме того, если документы утрачены в результате затопления, могут использоваться технологии по замораживанию или диффузионной сушке. Однако на практике такие методы скорее исключение из правил.

Какие-либо правила, установленные на законодательном уровне, фактически отсутствуют. Однако удалось найти письмо УМНС России по г. Москве от 13.09.2002 № 26-12/43411, которое в случае пропажи или гибели первичных документов рекомендует:
— назначить приказом комиссию по расследованию причин пропажи, гибели первичных документов;
— предпринять меры по восстановлению тех первичных документов, которые подлежат восстановлению и хранению в течение установленного законодательством срока.

Компания может заключить договор со сторонней организацией для восстановления документов. Как правило, компании прибегают к восстановлению бухгалтерских и кадровых документов. После завершения работ по восстановлению документов, выполненных сторонними фирмами, необходимо составить акт сдачи-приемки выполненных работ.

Цены на уничтожение документов можно посмотреть здесь

Как провести законное уничтожение документов организации?

Для начала нужно провести экспертизу ценности документов в процессе чего документы с истекшими сроками хранения будут отобраны к уничтожению и последующей утилизации. Далее составляется акт о выделении дел к уничтожению, который по сути представляет из себя перечень документов отобранных к уничтожению с указанием типа документа, крайних дат и т.п.. После того как документы отобраны к уничтожению, создается экспертная комиссия, которая издает приказ об уничтожении документов на основании акта о выделении документов к уничтожению. Наконец документы можно уничтожать! Факт уничтожения документов должен быть зафиксирован актом об уничтожении документов.

Уничтожение документов необходимо проводить согласно законодательству РФ, именно по этому поручать уничтожение документов следует только профессионалам!

Специалисты нашей компании произведут списание документов с истекшими сроками хранения, уничтожат документы и другие бумажные носители информации. Мы уничтожаем документы в любом объёме, посредством шредирования и сжигания в соответствии с требованиями федерального законодательства, после уничтожения предоставляется акт об уничтожении документов.
Доверив уничтожение документов нам, Вы получаете комплекс услуг:

· БЕСПЛАТНЫЕ КОНСУЛЬТАЦИИ ОТ НАШИХ СПЕЦИАЛИСТОВ / 8 (495) 506-13-79

· БЕСПЛАТНЫЙ ВЫЗОВ НАШЕГО СПЕЦИАЛИСТА В ВАШ ОФИС / 8 (495) 506-13-79

· ВЫДЕЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ С ИСТЁКШИМИ СРОКАМИ ХРАНЕНИЯ

· СОСТАВЛЕНИЕ АКТА О ВЫДЕЛЕНИИ ДОКУМЕНТОВ К УНИЧТОЖЕНИЮ

· УПАКОВКА ВЫДЕЛЕННЫХ ДОКУМЕНТОВ В АРХИВНЫЕ КОРОБА ИЛИ СВЯЗКИ

· ПРЕДОСТАВЛЕНИЕ ТРАНСПОРТА ДЛЯ ПЕРЕВОЗКИ ДОКУМЕНТОВ НА ПУНКТ УНИЧТОЖЕНИЯ

· ПРЕДОСТАВЛЕНИЕ ГРУЗЧИКОВ

· ПРЕДОСТАВЛЕНИЕ НОРМАТИВНЫХ АКТОВ (АКТ О ВЫДЕЛЕНИИ К УНИЧТОЖЕНИЮ И АКТ О ФИЗИЧЕСКОМ УНИЧТОЖЕНИИ ДОКУМЕНТОВ)

· ПРЕДСТАВИТЕЛЬ ВАШЕЙ ОРГАНИЗАЦИИ МОЖЕТ ПРИСУТСТВОВАТЬ И ЛИЧНО НАБЛЮДАТЬ ЗА ПРОЦЕССОМ УНИЧТОЖЕНИЯ ДОКУМЕНТАЦИИ

Так же Вы можете оставить заявку на уничтожение документов отправив письмо на эл. почту[email protected]

Выделение документов к уничтожению (экспертиза ценности): 50 руб. за 1 дело

Цена на уничтожение документов:5 руб. за 1 кг.

При заключении договора на годовое обслуживание, стоимость уничтожения документов договорная!Уничтожение документов общим весом более 3 тонн, цена договорная!

Частые вопросы :