Тема: Служебные письма

1. Назначение и классификация писем

Служебные письма (СП)– это обобщенное название большой группы служебных документов, которые служат средством общения с учреждениями и частными лицами.

Через служебные письма осуществляется обмен информацией, делаются предложения, ведется преддоговорное общение и т.д.

Различаются служебные письма по своему содержанию, которое может быть разнообразным:

гарантии, претензии,

запросы, заказы, замечания, задания,

предложения, подтверждения, просьбы, приглашения,

рекомендации, разъяснения,

уведомления, уточнения,

требования, изменения, сообщения, напоминания и т.д.

Письмо должно составляться в тех случаях, когда:

1. невозможно решение вопроса при устном общении;

2. требуется зафиксировать решение одной из сторон в документе.

Письма бывают коллективные и циркулярные.

Циркулярное письмо направляется целому ряду инстанций из одного источника.

Коллективное письмо составляется от имени ряда лиц и направляется в один адрес.

Более общая классификация подразделяет письма на две группы:

Письма, требующие ответа

(запрос, предложение, требование, просьба, обращение)

Письма, не требующие ответа

(предупреждение, напоминание, приглашение, подтверждение, отказ, гарантийное, извещение, распоряжение, информационное)

Общие требования к оформлению писем

Служебные письма оформляются на фирменных бланках (формат А4).

Расположение реквизитов: угловое или продольное.

Текст письма должен быть:

§ кратким (обычно не более страницы)

§ полным (вопрос освещается полностью)

§ точным и объективным.

Юридическую силу письму придают правильно оформленные реквизиты: дата, регистрационный номер, подпись, печать (если предусмотрено).

Формуляр служебного письма:

Наименование организации (автор документа)

Справочные данные (юридический адрес и банковские реквизиты)

3. Дата отправки

Регистрационный номер

5. Ссылка на индекс и дату документа

6. Адресат

7.

10 Подпись 11. Печать (если предусмотрена) 12. Гриф ограничения доступа  
Заголовок к тексту

8. Текст

9. Приложение

Реквизит «Вид документа» не оформляется, за исключением писем:

гарантийных (гарантия) и претензионных (претензия).

Письма-ответы требуют оформления реквизита «Ссылка на индекс и дату документа» т.е. инициативного письма, например:

На № 02-05/123 от 23.04.2002

На письмах конфиденциального характера оформляется реквизит «Гриф ограничения доступа», например:

Конфиденциально 2 экз. КТ 1 экз. Секретно 3 экз.

Если к письму прилагаются другие документы, то их перечень указывается в реквизите «Приложение», который оформляется следующим образом:

Приложение. Копия протокола согласования цены на 2 л. в 1 экз.

или

Приложение:

1. Счет-фактура от 12.05.2002 № 341

2. Копия платежного поручения от 10.05.2002 № 231

Реквизит «Приложение» оформляется от левого поля через 2 интервала после текста.

Требования к тексту служебного письма

Главная цель служебного письма – побудить к действию, убедить, доказать, разъяснить.

В соответствии с целью определяются:

1. Вид письма

2. Язык и стиль текста

3. Конструкция и композиция текста.

В начале текста, обычно, оформляется вступительная формула вежливости:

1. Строго официально:

Господин директор.

Господин Павлов В.А.

2. Официально:

Уважаемые господа.

Уважаемый г-н директор.

Уважаемый г-н Павлов В.А.

3. Менее официально:

Уважаемый Игорь Николаевич!

Милостивый государь!

В конце текста оформляется заключительная формула вежливости, которая должна соответствовать вступительной:

1. Строго официально:

С уважением,

С почтением,.

2. Официально:

С глубоким уважением,.

С глубоким почтением,

3. Менее официально:

Искренне Ваш,

Преданный Вам,

Ваш,

Письма бывают простые и сложные. Простые письма посвящены одному вопросу, сложные – нескольким.

«Текст» сложного письма состоит из трех частей:

· Введение– излагаются мотивы, побудившие автора составить письмо.

· Описательная – приводятся факты, описываются события, явления.

· Заключение– основная часть, содержит выводы, предложения, просьбы и т.п.

Рекомендуется начинать письма с основной части (с заключения).

Простые письма могут состоять только из основной части.

Виды писем и требования к оформлению текста

Письмо-просьба

Является наиболее распространенным видом письма, т.к. количество ситуаций, дающих повод для изложения просьб, практически беспредельно.

Излагая просьбу, необходимо подчеркнуть заинтересованность автора письма в ее исполнении.

Просьба совпадает с формой личного или группового заявления.

Просьба может излагаться от:

1 лица ед.числа – «Прошу …»

1 лица мн.числа – «Просим …»

3 лица ед.числа – «… просит …»

3 лица мн.числа – «… просят …»

Ключевыми словами письма-просьбы является гнездо слов образованных от глагола

«ПРОСИТЬ» - принять меры для …
- включить в план…
- сообщить сведения о …
- направить нам …
- отгрузить в наш адрес …
- проверить ход выполнения …
- подтвердить о получении …

В письмах-просьбах, как правило, используется следующая композиция (структура) текста:

1. Обоснование актуальности просьбы.

2. Содержание просьбы.

3. Ожидаемый результат, если просьба будет удовлетворена.

Каждый пункт композиции, является аспектом содержания письма и оформляется отдельным абзацем.

Письмо-запрос

- это коммерческий документ, представляющий собой обращение покупателя к продавцу, с просьбой дать подробную информацию о товаре (услугах и т.п.) или направить предложение на поставку товара.

Композиция (структура) текста аналогична ПИСЬМУ-ПРОСЬБЕ:

1. обоснование актуальности запроса;

2. содержание запроса;

3. ожидаемый результат, если запрос будет удовлетворен;

4. формулирование гарантии.

Наши рекомендации