Создание баз данных в табличном процессоре EXCEL
Введение
Залог успешного взаимодействия пользователя с компьютером в знании пользователем основных составляющих, складывающихся из знаний структуры современного компьютера, основ алгоритмизации, основ программирования, умения эффективно работать с приложениями типа Microsoft Office 2000.
Вопросы алгоритмизации можно рассматривать как ключевые, независящие ни от алгоритмического языка, ни от задач, решение которых требуется получить с помощью тех либо иных программных средств. Основные моменты алгоритмизации можно рассмотреть на самых простых задачах, разделяя вопросы: что требуется получить и как можно достоверно и быстро получить требуемые данные.
При этом возможности языков программирования и специализированных пользовательских пакетов программ практически соизмеримы, если задача носит разовый характер, требуется правильное однократное решение.
В современной жизни широкое распространение получили базы данных. Задачи обработки и создания баз данных решают такие программы как MS Excel и MS Access.
Microsoft Access со дня своего появления в 1992 г. остается одним из наиболее гибких и эффективных приложений пакета Office. Об этом свидетельствует развитый набор средств, достоинства которых признаются даже самыми опытными пользователями баз данных, а простота использования, присущая всем приложениям Office, делает эти средства доступными и для начинающих пользователей.
Табличный процессор Microsoft Excel
Для представления данных в удобном виде используют таблицы. Компьютер позволяет представить их в электронной форме, что в свою очередь дает возможность не только отображать, но и обрабатывать данные. Класс программ, которые используются для этой цели – электронные таблицы.
Особенность электронных таблиц заключается в возможности применения формул для описания связи между значениями различных ячеек. Расчет по заданным формулам выполняется автоматически. Изменение содержимого какой-либо ячейки приводит к пересчету значений всех ячеек, которые связаны с ней формульными отношениями и, тем самым, к обновлению всей таблицы в соответствии с изменившимися данными.
Одним из наиболее распространенных средств работы с документами, имеющими табличную структуру, является программа Microsoft Excel.
Программа Excel предназначена преимущественно для работы с таблицами числовых данных. При формировании таблицы выполняется ввод, редактирование и форматирование числовых и текстовых данных, а также формул.
На пересечении столбцов и строк образуются ячейки таблицы. Они являются минимальными элементами для хранения данных. Обозначение ячейки (номер) выполняет функции ее адреса, который используется при записи формул.
Проектирование баз данных с помощью табличного процессора MS Excel
База данных – это организованная структура, предназначенная для хранения информации. В современных базах данных хранятся не только данные, но и информация.
База данных – это список структуры, которая задается и определяется полями, описывающими категории информации, содержащейся в данной базе. Программное обеспечение баз данных как минимум позволяет выполнять две операции: сортировать или упорядочивать данные в определённом порядке и выделять или фильтровать данные для поиска нужной информации.
Microsoft Excel содержит большой набор разнообразных средств для обеспечения эффективного и эффектного управления базами данных. В Excel базы данных размещаются в таблицах, а каждая таблица состоит из строк и столбцов, которые называются в базах данных записями и полями. Информация в базах данных имеет неизменную структуру, каждую строку можно рассматривать как единичную запись. Информация каждой записи содержится в полях.
При работе с базами в Excel в первую очередь необходимо ввести заголовки столбцов, после чего можно ввести в базу данных информацию. Вводить данные и просматривать информацию можно с помощью команды “Данные” из меню “Форма”.
Для фильтрации данных в Excel используют команды “Автофильтр” и “Расширенный фильтр”. В случае простого выбора нужной информации достаточно команды “Автофильтр”. При использовании же более сложных критериев необходимо применять команду “Расширенный фильтр”. Все эти команды выполняются в результате выбора “Данные”, а затем “Фильтр”.
В большинстве случаев намного удобнее работать с подмножеством базы данных – ограниченной группой записей. Для того чтобы выбрать записи, которые могли бы удовлетворять определённому условию, и временно скрыть другие записи, используется фильтр. Фильтр задают, когда мы вводим условие фильтрации.
Заполнение и редактирование таблиц базы данных в Microsoft Excel
Создание баз данных в табличном процессоре EXCEL
Создавая рабочие листы, использующиеся в качестве базы данных, нужно соблюдать следующие несложные правила:
1) имена полей располагаются в верхней части столбцов
2) пустая строка указывает на окончание данной базы данных, поэтому нельзя оставлять пустых строк между заголовками столбцов и записями данных.