Унификация и стандартизация документов

Понятие, цели, задачи дисциплины ДОУ.

Понятие документ появляется в 17 веке и означает процесс решения какого-либо дела. Слово документ происходит от латинского «документу» , означает доказательство или свидетельство.

Нормативная база организации ДОУ.

В настоящее время документационное обеспечение управления на предприятиях, в организациях и учреждениях регулируется действующим законодательством, распорядительными документами вышестоящих органов, правилами и указаниями архивного управления.
Нормативно-методическая база ДОУ — это совокупность законов, нормативно-правовых актов, организационных и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности организации или учреждения. Эта база также включает регламентацию деятельности службы ДОУ и других служб аппарата управления (штаты, функции, структуру, техническое обеспечение и другие аспекты).
Нормативно-методическая база ДОУ включает:

1. законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации;

2. постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.), регламентирующие вопросы документационного обеспечения управления на федеральном уровне;

3. государственную систему документационного обеспечения управления (Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ — Приказ Главархива СССР от 25.05.88 № 33);

4. правовые акты органов представительной и исполни­тельной власти субъектов Российской Федерации и их территориальных образований, регламентирующих вопросы ДОУ;

5. правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по ДОУ различных организаций;

6. государственные стандарты на документацию;

7. унифицированные системы документации;

8. общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;

9. нормативные документы по организации и охране управленческого труда служащих службы ДОУ;

10. нормативные документы по организации архивного хра­нения документов.

Понятие «документ», классификация документов.

Документ- это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать.

Классификация документа:

1. По наименованию (служебные записки; докладные записки; приказ; договор; протоколы; акты; служебные письма; гарантийные письма; и т.д.)

2. По составлению (внутренние документы; внешние документы.) Внутренний документ- это документы составляемые работниками данного предприятия.

Внешний документ- это документы, поступающие из фирм других предприятий, организаций или частных лиц.

3. По содержанию (простые и сложные)

Простой документ - рассматривает один вопрос.

Сложный документ - рассматривает более одного вопроса.

4. По форме изложения ( индивидуальная; трафаретная; типовая)

5. По виду оформления (подлинник; копия; выписка; дубликат)

Подлинник – это подписанный и надлежавшим образом оформленный экземпляр документа, составленный в первый раз.

Копия – копия должна быть с печатью о копии, или заверена. Это повторное, абсолютно точное воспроизведение подлинника с пометкой «копия». Копия заверяется должностным лицом, на некоторых документах ставится подпись руководителя и печать организации.

Дубликат - это повторно выданный документ подлинника с пометкой «дубликат»

Выписка – в выписке обязательно указывается, из какого документа она сделана, подтверждается подписью должностных лиц и печатью.

6. По срокам исполнения (срочные и не срочные)

Срочные - с указанием даты

Не срочные – без указания даты

7. По срокам хранения (временного хранения(до 10 лет); долговременного хранения (свыше 10 лет); бессрочные (постоянного срока хранения)).

Унификация и стандартизация документов.

Унификация – это проведения чего-либо к единой системе, форме и единообразию. Унификация проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники. Организационное и методическое руководство унификацией и стандартизацией документов, координацию соответствующих работ и контроль осуществляет Росстат. Унификация управленческих документов предполагает унификацию состава документов, создаваемых при решении управленческих задач, и унификацию форм документов. Унификация состава документов организации – это отбор и закрепление комплекса документов, необходимых и достаточных для решения управленческих задач Унификация форм документов – это отбор и закрепление в унифицированных формах документов информационных показателей и реквизитов, соответствующих назначению документов, и установление единых требований к их составлению и оформлению.

Стандартизация – возведение в юридическую норму основных правил и требований к разработке и оформлению управленческих документов. Благодаря стандартизации огромная масса документов создается по одним и тем же правилам, быстрее и легче воспринимается получателями. Процесс стандартизации осуществляется путем разработки и утверждения стандартов. Стандарт – нормативный документ, представляющий собой образец, эталон (модель). Существуют следующие виды стандартов:

1. ГОСТы – государственные стандарты.

2. ОСТы – отраслевые стандарты.

3. СТП – стандарты предприятий, учреждений, организаций и др.

Стандарты разрабатываются и утверждаются Госстандартом России. Для документационного обеспечения управления наибольший интерес представляют стандарты:

1. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

2. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами. Общие требования».

Виды документов.

Виды документов:

1 группа 2 группа

Документы по общим и Функции управления включает

административным вопросам финансовые документы

Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы:

1) документы по общим и административным вопросам, т.е. вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятия;

2) документы по функциям управления. Составляют их работники коммерческих, финансовых органов, бухгалтерии, статистики, плановых и других подразделений.

Управленческая деятельность фиксируется в различных видах документов. Их можно разделить на группы:

1) распорядительные документы (постановления, распоряжения, приказы и др.);

2) организационные документы (уставы, положения, инструкции);

3) организационно-распорядительные документы (протоколы);

4) информационно-справочные документы (справки, сводки, обзоры, докладные записки, письма и др.);

5) претензионные документы (претензионные письма, иски, жалобы и др.).

По видам документы делятся на типовые, примерные, индивидуальные, трафаретные.

Типовые документы разрабатываются вышестоящими органами для подведомственных организаций с однородными функциями и носят обязательный характер.

Примерные документы также разрабатываются вышестоящими органами для своей системы, но носят рекомендательный характер.

Индивидуальные документы разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования.

Трафаретные документы изготавливаются трафаретным способом, причем постоянная часть текста документа отпечатана на полиграфических машинах, а для переменной информации оставляют свободные места (пробелы).

Наши рекомендации