Пресс-конференция и связь со СМИ

Подготовка мероприятия должна начаться не позднее чем за 3 недели!!!

АЛГОРИТМ ПРОВЕДЕНИЯ МЕРОПРИЯТИЯ

Вводная часть:

· вступительное слово ведущего;

· объявление цели мероприятия;

· представление организаторов «дела» , участников;

· представление жюри;

Основная часть:

· ход «дела»;

· показ номеров.

Заключительная часть:

· подведение итогов;

· награждение участников и победителей;

· финал;

· объявление благодарности организаторам и участникам мероприятия.

ОЦЕНКА КАЧЕСТВА МЕРОПРИЯТИЯ

Мероприятие____________
Отметьте крестиком	недопустимо	удовлетворительно	хорошо	отлично	всего
Ваше отношение к организации данного мероприятия
Ваше отношение к плану данного мероприятия
Ваше отношение к оформлению данного мероприятия
Ваше отношение к численности участников данного мероприятия
Все ли ресурсы данного мероприятия исчерпаны
Качество мероприятия (посчитать значение)
Качество мероприятия (посчитать среднее значение)	= (1+2+3+4+5) : 5

ПРОВЕРОЧНЫЕ ВОПРОСЫ

ДЛЯ ОБЕСПЕЧЕНИЯ ПОДГОТОВКИ И ПРОВЕДЕНИЯ МЕРОПРИЯТИЙ

Подготовка

1. Назначен ли ответственный?

2. Подобраны ли помощники?

З. Получены ли визы руководства относительно места проведения; повестки дня (программы); списка приглашенных; участвующих сотрудников учреждения; финансового обеспечения; транспорта; регистрационных мероприятий?

4. Определены ли даты проверок хода подготовки?

5. Готова ли предварительная программа?

Планирование

1. Составлен ли план ежедневной работы мероприятия?

2. Все ли телефоны (руководителей, участников и т. д.) внесены в список?

3. Подготовлен ли список литературы, музыкальных произведений?

4. Продуманы ли приветственный лозунг и оформление?

5. Определены ли участники номеров, участники конферанса и получено ли их согласие?

Дополнительно нанимаемый персонал

1. Назначены ли ответственные за организацию работы в зале, в холле, сопровождение жюри?

2. Проведен ли инструктаж?

3. Установлена ли связь с местным отделением милиции?

4 . Обеспечены ли Дежурные охранники (милиционеры) на входной контроль?

Размещение гостей

1 . Время прибытия основного числа гостей; максимальное время опоздания.

2. Время выезда большинства гостей.

Регистрация гостей

1. Процедура для гостей, почетных гостей.

2. Обслуживание во время регистрации (сувениры, буклеты и т. д.).

3. Стоят ли таблички на столах регистрации?

4. Имеются ли в наличии бэйджи с фамилиями участников и гостей?

5. Установлены ли корзины для мусора?

6. Имеется и расположена ли на видном месте книга записи (отзывов)?

7. Вывешен ли на видном месте план - расписание проведения мероприятия?

8. Отпечатан ли карманный план - расписание и список членов оргкомитета?

9. Подготовлены ли наборы сувениров, вручаемых во время регистрации и специальные наборы для VIP гостей?

Обеспечение удобств

1. Наготове ли врач и медикаменты?

2. Указаны ли проходы к туалетам?

З. Размещены ли стулья, кресла, столы, трибуна для выступающего, микрофоны, усилительная и проекционная

аппаратуры, компьютер, диктофон и т. д.?

Печатная продукция

1. Имеются и отпечатаны ли тексты, программки?

2. Подготовлен ли список адресов для рассылки приглашений и материалов?

3. Разосланы ли приглашения?

4. Разработан ли брэнд мероприятия?

5.Изготовлены ли значки для участников?

6.Имеется ли список гостей, подтвердивших свое участие?

7. Имеется ли окончательный список гостей по алфавиту с номерами телефонов?

Фотографирование

1. Приглашен ли фотограф?

2.Согласованы ли цены фотографий?

3.Определено ли место размещения фотографий?

4. Назначен ли сотрудник, отвечающий за сбор денег за фотографии?;

5. Отобраны ли фотографии для архива?

6. Ведется ли видеосъемка программы?

Пресс-конференция и связь со СМИ

1. Составлен ли список приглашенных представителей прессы?

2. Разосланы ли приглашения журналистам и руководителям отдельных средств массовой информации?

3. Организованы ли предварительные встречи с прессой?

4. Выделен ли человек для связи с прессой во время проведения мероприятия?

5. Подготовлены ли комплекты сувениров и печатных материалов для журналистов?

6. Посланы ли материалы журналистам, которые не смогли прийти на мероприятие?

7 . Подготовлен ли альбом вырезок-откликов прессы?