Глава 10. Создание отчетов

Глава 11. Проектирование сложных отчетов

Глава 10

Создание отчетов

Для создания твердой копии ваших тщательно сохраняемых в Access данных есть множество причин. Имея хорошую распечатку, вы можете:

■ брать с собой информацию без транспортировки своего компьютера. Например, можно захватить с собой инвентарный список, когда идете за покупками;

■ показать свою информацию тем, кто не работает с программой Access. Например, можно раздать каталоги товаров, формы заказов и списки классов другим людям;

■ просмотреть подробности вне офиса. Например, можно искать ошибки в пригородной электричке по дороге домой;

■ произвести впечатление на начальство. Помимо всего прочего трудно аргументировать, имея 286 страниц необработанных данных.

В главе 3 вы научились печатать исходные данные таблицы непосредственно с листа данных. Этот метод удобен, но у него всего лишь несколько параметров настройки. Вы лишены гибкости при обработке больших блоков информации, возможности тонкой настройки параметров форматирования разных полей и средств группировки и подведения итогов, облегчающих анализ информации. Как вы уже, вероятно, догадались, программа Access предлагает другое средство вывода на печать, восполняющее перечисленные пробелы. Оно называется отчетом и позволяет создавать полностью настроенную твердую копию, сооб­щающую программе Access точные параметры подготовки данных для вывода на печатаю­щее устройство.

Отчеты — это специализированные объекты БД, похожие во многом на таблицы и запро­сы. В результате вы можете подготовить нужное вам количество отчетов и хранить их под рукой неограниченно долго. Жизнь не покажется медом, если ограничиваться только лис­том данных. Например, если вы пользуетесь БД о куклах-болванчиках, у вас может возник­нуть желание напечатать инвентарный список кукол с указанием имени куклы и сведений об изготовителе и отдельный список с ценами для составления сметы расходов. Переключа­ясь многократно между этими двумя выводами на печать и листом данных, вы должны бу­дете каждый раз вручную изменять порядок столбцов и скрывать их. У отчетов нет этих проблем, поскольку каждый из них сохраняется как отдельный объект БД. Итак, если вы хотите напечатать вашу инвентарную опись, то просто запустите отчет DollInventory.Если нужны подробности сметы, выполните отчет DollPrices.

Примечание

Идеология та же, что и в случае запросов, с которыми вы познакомились в главе 6. Вместо од­ного набора параметров сортировки и фильтрации запросы позволяют приготовить все комбинации,

которые вам когда-либо понадобятся, и затем сохранить каждую из них как отдельный объект БД.

Рис. 10.1.Обычные распечатки, как всем известно, плохи при обработке больших объемов данных в одном столбце. Посмотрите на поле Descriptionв таблице Dolls.У всех записей под описание отводится область одного размера. Если объем данных больше доступного пространства (как в случае куклы Эдгара Алана По), информация в конце обрезается. Если данных меньше (как в случае куклы Джеймса Джойса), вы будете любоваться зияющими пустотами

Рис. 10.2.В типичном отчете вы задаете ширину столбцов, а высота каждой строки зависит от количества информации в записи. Это означает, что каждая строка достаточно велика для того, чтобы вместить весь текст из поля Description.Самое замечательное в том, что не нужно задавать специальные параметры для обеспечения подобного поведения. Отчеты делают это автоматически

Для того чтобы увидеть невероятные преимущества отчетов по сравнению с обычными распечатками листа данных, сравните рис. 10.1 (на котором показана распечатка листа дан­ных) и рис. 10.2 (на котором те же данные помещены в простой отчет). Обратите внимание на то, что на распечатке листа данных есть и потерянное пространство, и пропущенная ин­формация.