Форматування електронної таблиці. Зміна числових форматів у табличному процесорі Microsoft Excel

Після того, як створено таблицю, слід прикласти додаткові зусилля, щоб зробити її привабливою, легкою для читання і розуміння. Можна так виділити ключові моменти документа: вид і розмір шрифту, колір, заливка, особливе оформлення, щоб найбільш важлива інформація так і кидалася в очі. Такі дії по оформленню документу називаються форматуванням, необхідні засоби для таких дій знаходяться на панелі «Форматирование».

Види форматування. Для документу електронної таблиці виконується: Форматування комірок, форматування рядків та стовпчиків, форматування робочих листів, форматування книги.

При форматуванні комірок виконуються такі дії:

• Встановлення формату чисел .

• Вирівнювання вмісту комірок.

• Зміна виду, розміру, кольору і стилю шрифту.

• Встановлення меж однієї або діапазону комірок.

• Виділення кольором однієї або діапазону комірок.

• Встановлення захисту від випадкового пошкодження або зміни вмісту таблиці.

• Встановлення стилів.

При форматуванні рядків і стовпчиків виконуються такі дії:

• Зміна висоти рядків і ширини стовпчиків.

• Розміщення тексту в робочому листі.

• Сортування рядків.

• Фільтрація даних.

При форматуванні робочих листів виконуються такі дії:

• Закріплення заголовків робочих листів.

• Розбивка вікна робочого листа на області.

• Групування робочих листів.

• Розміщення робочих листів в окремих вікнах.

При форматуванні книги виконуються такі дії:

• Створення колонтитулів.

• Встановлення розривів аркушів.

• Попередній перегляд перед друкуванням.

Форматування комірок

Щоб встановити потрібний формат, треба виділити область комірок (окрема комірка, стовпчик, кілька стовпчиків, рядок, кілька рядків, вся таблиця) і виконати команду «Формат»=>«Ячейки...». З’явиться діалогове вікно «Формат ячеек», в якому натиснути потрібну вкладку: «Число», «Выравнивание», «Шрифт», «Граница», «Вид» або «Защита». Далі в залежності від формату, який потрібно встановити, у відповідній вкладці виконують команди.

Вирівнювання вмісту комірок. Щоб встановити потрібне вирівнювання, треба виділити область комірок і виконати команду «Формат»=>«Ячейки...». У діалоговому вікні «Формат ячеек» натиснути вкладку «Выравнивание», з’явиться наведене вікно.

Потрібне вирівнювання встановлюють так:

• У полі «по горизонтали» задають спосіб горизонтального вирівнювання із списку:

• У полі «отступ» задають відступ від лівого краю комірки у символах.

• У полі «по вертикали» задають спосіб вертикального вирівнювання «по верхнему краю», «по центру», «по нижнему краю» або «по высоте».

• У рамці «Ориентация»задають напрям орієнтації тексту за шкалою з кроком 15 градусів.

• У полі «градусов», можна уточнити напрям орієнтації тексту до одиниць градусів.

• Для розміщення тексту у комірці в кілька рядків треба встановити прапорець у віконці «переносить по словам».

• Для автоматичної зміни розміру шрифту, щоб текст поміщався у комірці в один ряд, треба встановити прапорець у віконці «автоподбор ширины».

Щоб об'єднати виділені комірки в одну, треба встановити прапорець у віконці «объединение ячеек».

Текст у комірці в кілька рядків

Для введення тексту у комірку в кілька рядків треба для переходу на новий рядок натискати комбінацію клавіш Alt + Enter, після чого курсор переходить на новий рядок, а висота всіх комірок, що в одному рядку з цією коміркою, збільшиться.

Шрифти. Вибір виду шрифту та його розміру для таблиці не менш важливий, ніж вибір слів для висловлення думок. Шрифт може надати таблиці відповідного настрою, зосередити увагу читача на важливих повідомленнях.

Шрифт можна встановити для будь-якого фрагменту: одного або декількох символів, для одного або декількох слів, для одної або декількох комірок, для одного або декількох рядків або стовпчиків, для всієї таблиці. Для встановлення нового шрифту треба виділити відповідний фрагмент.

Щоб встановити потрібний шрифт, треба виділити фрагмент і виконати команду «Формат»=>«Ячейки...». У діалоговому вікні «Формат ячеек» натиснути вкладку «Шрифт», з’явиться вікно:

Потрібний шрифт встановлюють:

• У списку «Шрифт:» вибирають вид шрифту.

• У списку «Начертание:» вибирають написання шрифту: жирний, курсив, підкреслений. Можливі комбінації: жирний курсив, курсив підкреслений, жирний підкреслений і жирний курсив підкреслений.

• У списку «Размер:» вибирають розмір шрифту. У вікні «Размер» можна вибрати розмір шрифту від 8 до 72 пунктів. Можна встановити будь-який свій розмір з точністю до 0,5. Дробові числа писати через «кому»!

• У списку «Цвет:» вибирають колір шрифту.

• Для встановлення потрібного ефекту, треба встановити прапорець у віконці «зачеркнутый»(3акреслений), «верхний индекс» (Верхній індекс) або «нижний индекс» (Нижній індекс), (справа, зліва) виділеної комірки або діапазону комірок.

Відповідні зміни шрифту відображаються у вікні «Образец». Для вибору шрифту не обов'язково кожного разу відкривати вікно «Формат ячеек» і в ньому вікно «Шрифт».

На панелі інструментів є такі кнопки:

Для вибору написання шрифту (Ж - жирний, К - курсив, Ч - підкреслений) і розміру шрифту досить клацнути на кнопці 6, щоб розгорнути вікно з бігунком і розмірами шрифтів, серед яких вибрати потрібний, або встановити свій.

Межі комірок. Щоб встановити межі, треба виділити область комірок і виконати команду «Формат»=>«Ячейки». У діалоговому вікні «Формат ячеек» натиснути вкладку «Граница», з'явиться таке вікно:

В переліку можливостей «Все» можна виконати такі дії:

· «нет»- зняти встановлені межі;

· «внешние» - встановити зовнішні межі виділеної комірки або діапазону комірок;

· «внутренние» - встановити внутрішні межі виділеного діапазону комірок;

· «отдельные» - встановити межі за вибором (зверху, знизу, списку «Линия» вибирають тип лінії: пунктирна (кілька видів), штрихова (кілька видів), суцільна, подвійна.

У списку «цвет:», який відкривається після натискання на кнопку 6, вибрати колір ліній меж.

Види комірок. Щоб встановити колір заливки і візерунок області комірок, слід виконати команду «Формат»=>«Ячейки...». У діалоговому вікні «Формат ячеек»натиснути вкладку «Вид» і у вікні, що з'явиться, у списку «Заливка ячеек» вибрати потрібний колір.

У списку «Узор:», який відкривається після натискання на кнопку 6, встановити потрібний візерунок.

Захист комірки. Щоб встановити захист комірки, виконати команду «Формат»=>«Ячейки...». У діалоговому вікні «Формат ячеек» натиснути вкладку «Защита» і у вікні, що з'явиться, встановити прапорець у віконці:

• «защищаемая ячейка» - забороняється редагування, копіювання та вилучення комірки;

• «скрыть формулы» - у рядку формул не відображається формула при активізації комірки з таким захистом.

Захист комірок діє лише після захисту всього робочого листа. Щоб захистити лист, треба виконати команду «Защита» в меню «Сервис», після чого виконати команду «Защитить лист».