Развитие организационной структуры службы ДОУ в зависимости от объема документооборота

Объем документооборота, тыс. документов в год	Организационные формы службы ДОУ
менее 10	обычно один-два секретаря руководителя организации
от 10 до 25	служба организационно оформляется; требуется группа работников с выделением ответственных за отдельные участки работы (специализация сотрудников)
от 25 до50	создается подразделение, включающее несколько участков работы (обработка и регистрация документов, контроль за исполнением, ведение архива и т.п.)
от 50 до 100	более развитая структура, в рамках которой организационно оформлены все основные участки работы; степень специализации работы сотрудников повышается, в качестве самостоятельного участка (один или несколько специалистов) выделяется корпоративное регулирование и совершенствование ДОУ, в том числе на основе автоматизации
свыше 100	сложная нестандартная структура службы ДОУ, зависящая от специфики работы организации и ее структуры (иерархической, территориально распределенной) и использования автоматизированных систем

Говоря о структуре службы документационного обеспечения управления необходимо также рассмотреть основные функции ее подразделений.

СЕКРЕТАРИАТ

· информационное и организационно-техническое обслуживание руководства организации (руководителя, его заместителей, председателей коллегиальных органов)

· планирование рабочего дня руководителей

· предварительное рассмотрение и подготовка к докладу руководителю поступив-ших в организацию документов

· составление и оформление документов по заданиям руководителей

· аналитическая работа по документам по заданию руководителя

· организация телефонных переговоров руководителей

· организация командировок и деловых встреч руководителей и др.

ЭКСПЕДИЦИЯ

· прием корреспонденции, поступающей в адрес организации

· распределение документов по структурным подразделениям, доставка документов в структурные подразделения

• обработка отправляемых из организации документов

ПОДРАЗДЕЛЕНИЕ (ГРУППА, ОТДЕЛ) ПО РЕГИСТРАЦИИ И УЧЕТУ

ДОКУМЕНТОВ

· регистрация поступающих, отправляемых и внутренних документов

· ведение информационно-справочной работы по документам организации

· подготовка документов для представления на рассмотрение руководства

· контроль за правильностью оформления документов

· формирование дел

• подготовка дел к передаче на хранение в архив организации

ПОДРАЗДЕЛЕНИЕ (ОТДЕЛ, ГРУППА) ПО КОНТРОЛЮ ИСПОЛНЕНИЯ

ДОКУМЕНТОВ

· организация контроля за сроками исполнения документов

· постановка документов на контроль

· проверка своевременности доведения документов до конкретных исполнителей

· предварительная проверка и регулирование хода исполнения документов

· снятие документов с контроля

· учет и обобщение результатов контроля исполнения документов

· подготовка предложений по совершенствованию контроля исполнения документов

ПОДРАЗДЕЛЕНИЕ (ОТДЕЛ, ГРУППА) ПО РАБОТЕ С ОБРАЩЕНИЯМИ

ГРАЖДАН

· регистрация и учет обращений граждан (заявлений, предложений, жалоб)

· подготовка обращений граждан к рассмотрению руководством

· направление обращений граждан на исполнение

· контроль за сроками исполнения обращений граждан

· отправка писем-ответов гражданам

· обобщение результатов исполнения обращений граждан

· формирование дел с документами по рассмотрению обращений граждан

• подготовка предложений для руководства по совершенствованию организации ра-боты с обращениями граждан

ПОДРАЗДЕЛЕНИЕ (ОТДЕЛ, ГРУППА) ПО ИЗГОТОВЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ

· перепечатка документов по заявкам подразделений и работников

• считывание документов

ОТДЕЛ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

· разработка инструктивных и методических документов по делопроизводству (инструкции по делопроизводству, должностных инструкций работников и др.)

· разработка и корректировка номенклатуры дел организации

· консультирование работников организации по вопросам работы с документами

· методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства в подразделениях и подведомственных организациях

· проведение работ по унификации документов, разработка табеля и альбома форм документов, применяемых в деятельности организации

· организация повышения квалификации работников, проведение семинаров по делопроизводству

· разработка предложений по применению средств организационной и компьютерной техники в делопроизводстве

КОПИРОВАЛЬНО-МНОЖИТЕЛЬНОЕ БЮРО

• копирование и тиражирование документов организации по заявкам структурных подразделений и работников

ПРОТОКОЛЬНАЯ ГРУППА

· разработка планов работы коллегиальных органов

· оформление и рассылка документов для рассмотрения на заседании коллегиального органа

· подготовка и проведение коллегиальных мероприятий (заседаний, совещаний)

· ведение и оформление стенограмм, протоколов заседаний коллегиальных органов

· рассылка копий протоколов заинтересованным учреждениям и лицам

· оформление решений коллегиальных органов в форме распорядительных документов

· контроль за исполнением решений коллегиальных органов

• оформление выписок из протоколов и др.

РЕДАКЦИОННАЯ ГРУППА

· редактирование документов, издаваемых в организации

· корректорская правка

• подготовка проектов документов для рассмотрения руководством, для издания и опубликования

ПРИЕМНАЯ

· организация приема посетителей руководством организации

· составление плана работы приемной

· ведение учетной документации по личному приему граждан

· организация исполнения документов, полученных при личном приеме

· обобщение результатов приема посетителей

подготовка предложений по совершенствованию работы приемной

АРХИВ (ОРГАНИЗАЦИИ)

· ведение списков организаций и(или) структурных подразделений организации – источников комплектования архива

· прием дел структурных подразделений организации и организаций – источников комплектования архива

· учет и обеспечение сохранности принятых в архив документов

· создание и поддержание в актуальном состоянии научно-справочного аппарата к документам архива

· организация информационного обслуживания руководителей и структурных подразделений организации, осуществление использования документов по запросам организаций и частных лиц, ведение учета и анализа использования

· проведение экспертизы ценности и осуществление комплекса организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение

· осуществление проверки правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях организации и других организациях – источниках комплектования

· организация работы по составлению номенклатуры дел организации

· оказание методической и практической помощи структурным подразделениям в работе с документами

· участие в разработке нормативных и методических документов по архивному делу и документационному обеспечению управления

• участие в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы документационного обеспечения управления.

Контрольные вопросы к Главе 4

G Какое место в структуре организации занимает служба документационного обеспечения (ДОУ)?

G Что следует учитывать при наименовании службы документационного обеспечения?

G Какие наименования службы документационного обеспечения рекомендованы в ГСДОУ?

G Какие организационно-правовые документы лежат в основе деятельности ДОУ?

G Какой документ является основным нормативным документом для разработки должностных инструкций?

G Какими могут быть формы организации службы делопроизводства?

G Какие факторы влияют на выбор формы организации службы делопроизводства?

G Какие задачи являются основными задачами службы ДОУ?

G Какие разновидности функций входят в состав типовых функций службы ДОУ?

G Какие виды работ следует отнести к технологическим функциям службы ДОУ?

G Какие виды работ следует отнести к организационным функциям службы ДОУ?

G Какие виды работ следует отнести к методическим функциям службы ДОУ?

G Какие виды работ следует отнести к контрольным функциям службы ДОУ?

G Каково содержание понятия «организационная структура службы ДОУ»?

G Какие подразделения могут быть представлены в структуре службы документационного обеспечения управления?

G Каково содержание метода установления организационной структуры службы делопроизводства?

G Какой объем документооборота является необходимым для создания службы документационного обеспечения управления как отдельного подразделения?

G Какие виды работ выполняет секретариат?

G Какие виды работ выполняет экспедиция?

G Какие виды работ выполняет подразделение (отдел, группа) по регистрации и учету документов?

G Какие виды работ выполняет подразделение (отдел, группа) по контролю исполнения документов?

G Какие виды работ выполняет подразделение (отдел, группа) по работе с обращениями граждан?

G Какие виды работ выполняет подразделение (отдел, группа) по изготовлению документов (машбюро)?

G Какие виды работ выполняет отдел совершенствования делопроизводства?

G Какие виды работ выполняют сотрудники копировально-множительное бюро?

G Какие виды работ выполняет протокольная группа?

G Какие виды работ выполняет редакционная группа?

G Какие виды работ выполняют сотрудники, работающие в приемной?

G Какие виды работ выполняют сотрудники архива?