ВОПРОС 3. Организация экономического анализа
1. Информационное обеспечение – основа организации ЭА
2. Организация и планирование аналитической работы на предприятии
3. Документальное оформление результатов анализа
1.
Экономическая информацияпредставляет собой систему (совокупность) сведений о производственно-сбытовой, снабженческой, финансовой и другой экономической деятельности предприятий, объединений, других подразделений народного хозяйства и охватывает все области их хозяйственной деятельности.
Деятельность предприятий складывается из огромной совокупности событий и явлений, каждое из которых представляет собой источник информации.
Для анализа используют научно-техническую, административно-правовую и экономическую информацию.
Все источники данных для анализа делятся на плановые, учетные и внеучетные.
К плановымотносятся все типы планов, которые разрабатываются на предприятии (перспективные, текущие, оперативные), а также нормативные материалы, сметы, ценники, проектные задания и др.
К учетнымисточникам относятся:
· бухгалтерский учет и отчетность;
· статистический учет и отчетность;
· оперативный учет и отчетность;
· выборочные учетные данные.
К внеучетнымисточникам информации относятся документы, которые регулируют хозяйственную деятельность:
1. официальные документы: законы, указы президента, постановления кабинета министров, приказы вышестоящих органов управления, акты ревизий и проверок, приказы и распоряжения руководителей предприятия;
2. хозяйственно-правовые документы: договоры, соглашения, решения арбитража и судебных органов, рекламации;
3. решения общих собраний коллектива, совета трудового коллектива предприятия;
4. материалы изучения передового опыта, приобретенные из разных источников информации (радио, телевидение, газеты и т.д.);
5. техническая и технологическая документация;
6. материалы специальных исследований состояния производства на отдельных рабочих местах (хронометражи, фотографии и т.п.);
7. устная информация, которая получена во время встреч с членами коллектива или представителями других предприятий.
К организации информационного обеспечения анализа предъявляется ряд требований. Основными из них являются:
1) информация независимо от источников поступления должна соответствовать потребностям анализа, т.е. обеспечивать поступление данных именно о тех направлениях деятельности и с той детализацией, которая в этот момент необходима аналитику для всестороннего изучения экономических явлений и процессов, выявления влияния основных факторов и определения резервов повышения эффективности производства;
2) объективность отражения процессов производства, обращения, распределения и потребления, использования природных, трудовых, материальных и финансовых ресурсов;
3) единство информации, поступающей из различных источников (бухгалтерского, статистического и оперативного учета, а также плановых данных), устранение дублирования в первичной информации;
4) оперативность информации. Эффективность анализа может быть обеспечена только тогда, когда есть возможность оперативно вмешиваться в процесс производства по его результатам;
5) система информации должна быть рациональной (эффективной), т.е. требовать минимума затрат на сбор, хранение и использование ее данных.
2.
Результативность экономического анализа деятельности предприятий во многом зависит от правильной организации и четкого планирования аналитической работы. Практика организации экономической работы показала, что на предприятии необходимы комплексный план аналитической работы предприятия и тематические планы.
Комплексный планобычно составляется один на год. Разрабатывает его специалист, которому на предприятии поручено руководство аналитической работой в целом. Этот план по содержанию представляет собой календарное расписание отдельных аналитических исследований. В нем, кроме целей и задач анализа, перечисляются вопросы, которые должны быть исследованы на протяжении года, определяется время для изучения каждого вопроса, субъекты анализа, дается схема аналитического документооборота, срок и адрес поступления каждого документа, его содержание.
Тематические- это планы проведения анализа по конкретным вопросам, которые требуют углубленного изучения. В них рассматриваются объекты, субъекты, этапы, сроки проведения анализа, его исполнители и др.
Контроль за выполнением планов анализа ведет заместитель руководителя предприятия по экономическим вопросам или лицо, на которое возложены обязанности по управлению анализом в целом.
При выполнении любого объема аналитической работы по экономическому анализу деятельности предприятий в соответствии с намеченным планом следует соблюдать определенную последовательность. Основными этапами проведения аналитической работыявляются:
1. составление рабочей программы экономического анализа отобранных объектов и предмета в соответствии с его целью и задачами;
2. определение исполнителей и сроков проведения анализа;
3. отбор и проверка необходимой экономической информации;
4. выбор системы показателей и разработка рабочих методик их расчета;
5. аналитическая обработка и сравнение показателей, выявление факторов и причин, обусловивших результативные показатели;
6. обобщение результатов, выявление резервов и определение мероприятий по их реализации;
7. оформление результатов анализа, установление круга лиц-пользователей материалами анализа, определение места, времени и участников обсуждения итогов анализа;
8. обеспечение гласности результатов анализа и определение форм контроля за реализацией рекомендаций, вытекающих из материалов анализа;
9. принятие управленческих решений по обеспечению нормальной работы изучаемого объекта, выполнению плановых показателей.
3.
Завершающий этап аналитической работы - оформление результатов анализа и обеспечение контроля за выполнением принятых управленческих решений.
Таблицы должны быть простыми для понимания и правильно отражать содержание изучаемого вопроса. Поэтому нецелесообразно строить их громоздкими и перегружать обилием цифр. В небольших таблицах показатели выступают компактнее и рельефнее. Если с помощью таблиц не удается четко проследить зависимость между показателями или добиться хорошей наглядности, то используют графические методы изображения: графики, диаграммы и др. Таблицы и графики обязательно нумеруют.
Результаты аналитического исследования деятельности предприятия в целом или его подразделений оформляются в виде документов. Это могут быть пояснительная записка, справка, заключение.
Пояснительная записка обычно составляется при направлении результатов анализа в вышестоящую организацию. Если результаты анализа предназначены для внутрихозяйственного использования, они оформляются в виде справки. Заключение пишется, когда анализ проводится вышестоящими органами управления.
Содержание пояснительной записки должно быть достаточно полным. Кроме выводов о результатах хозяйственной деятельности и предложений по их улучшению, пояснительная записка должна содержать общие вопросы: экономический уровень развития предприятия, условия хозяйствования, результаты выполнения планов по отдельным направлениям деятельности. Аналитическая часть пояснительной записки должна быть обоснованной, конкретной по стилю. Она может содержать аналитические расчеты, таблицы, где сгруппированы необходимые для иллюстрации данные, графики, диаграммы и т.д. При ее оформлении особое внимание нужно уделять предложениям, которые вносятся по результатам анализа. Они должны быть всесторонне обоснованными и направленными на улучшение результатов хозяйственной деятельности, освоение выявленных внутрихозяйственных резервов.
В отличие от пояснительной записки содержание справки и заключения должно быть более конкретным, акцентированным на отражении недостатков и достижении, выявленных резервов, способов их освоения. Здесь может быть опущена общая характеристика предприятия и условий его деятельности.
Результаты анализа могут оформляться в бестекстовой форме. Она состоит из постоянного макета типовых аналитических таблиц и не содержит объяснительного текста. Такой порядок оформления результатов анализа в последнее время находит все большее применение. Он рассчитан на высококвалифицированных работников, способных самостоятельно разобраться в отобранной и систематизированной информации и принимать необходимые решения. Бестекстовый анализ повышает действенность потому, что при этом сокращается разрыв между выполнением анализа и использованием его результатов.