Основные условия функционирования системы контроля

И его этапы

Для организации контроля необходимо создание определенной системы в соответствии с заданными требованиями. В ходе разработки системы контроля определяются ее свойства с учетом результатов изучения объектов контроля. Система контроля состоит из следующих элементов:

· субъект контроля;

· объект контроля;

· предмет контроля;

· принципы контроля;

· метод (методики) контроля;

· приемы и способы контроля;

· техника и технология контроля;

· процесс контроля;

· сбор и обработка исходных данных для проведения контроля;

· результат контроля и затраты на его осуществление;

· субъект, принимающий решение по результатам контроля;

· принятие решения по результатам контроля.

В некоторых случаях применяют понятие «механизм контроля» – совокупность принципов, методов и процесса контроля. Процесс контроля – это деятельность объединенных в определенную структуру органов контроля, руководителей, контролеров, общественных организаций и др., направленная на гарантированное достижение наиболее эффективным и производительным способом поставленных целей управления путем реализации органами и кадрами контроля определенных задач контроля и применения соответствующих принципов, методов, технических средств и технологий контроля. Технология контроля – это механизм, включающий выбор методов и процедур, с помощью которых происходит отбор данных, необходимых для выявления отклонений от целей управления. Задача технологии контроля заключается в том, чтобы обеспечить руководство субъекта управления нужной информацией, несмотря на ее нехватку или избыток, искажение, невозможность точно установить тенденции, факты и т. д. Затем разрабатывается система определенных показателей, позволяющая описывать состояние и поведение объекта контроля в целом.

Для того чтобы процесс контроля функционировал, необходимо наличие двух предварительных условий:

1. Создание норм, нормативов, стандартов и других установленных законодательным путем или вышестоящими органами управления параметров, на которые должен опираться контроль.

2. Наличие организационной структуры субъекта хозяйствования.

Контрольная деятельность, как и управленческая деятельность в целом, начинается с постановки цели. Цель контроля выражается желаемым результатом в измеряемых величинах, если это возможно. Определение желаемого результата предполагает установление желаемых показателей, а также величин желаемых уровней их достижения. Таким образом устанавливаются критерии и показатели, по которым оценивается поведение контролируемого объекта. Специалисты теории научного управления исходят из того, что контроль – это система наблюдения и проверки процесса функционирования соответствующего объекта с целью устранения его отклонений от заданных параметров [7], [11].

Как функция социального управления контроль объективно необходим. Он направляет процесс управления по установленным идеальным моделям, корректируя поведение подконтрольного объекта. Сущность контроля состоит в том, чтобы субъект управления осуществлял учет и проверку того, как управляемый объект выполняет его предписания. Основной целью данной функции является блокирование отклонений в деятельности объекта управления от заданной управленческой программы, а при обнаружении аномалий – приведение управляемой системы в устойчивое положение при помощи всех социальных регуляторов. А это, в свою очередь, требует наличия организационной структуры организации. Каждое структурное подразделение, функциональный отдел субъекта хозяйствования должны функционировать в соответствии с положением об отделе (службе), а специалисты этих служб – руководствоваться в своей деятельности должностными инструкциями, утвержденными руководителями организаций, в которых должны быть четко определены права, обязанности и ответственность каждого специалиста. Применительно ко второму обязательному условию функционирования системы контроля актуально изречение древних мыслителей: «Там, где начинается общая ответственность, сразу возникает безответственность».

Основной процесс контроля, какую бы область он ни затрагивал, состоит из трех этапов:

· установление норм функционирования, стандартов, т. е. определение начальной точки контроля;

· сбор данных о фактическом результате исполнения, сопоставление фактических результатов деятельности объекта контроля с определенными нормативами, стандартами;

· сравнение и оценка фактического и ожидаемого результатов исполнения, выработка и осуществление корректирующего действия.

Принципы контроля

Развитие методологии в области контроля связано, во-первых, с решением наиболее важных вопросов по определению принципов, на которых должны основываться разработка организационных форм и использование элементов метода контроля, во-вторых, с выработкой общей логики организации контроля, позволяющей превратить его в стройную, четко функционирующую систему выявления отклонений от установленных параметров. Принцип контроля – это общепризнанное правило действия в ходе проверки. Принципы образуют определенную систему и должны отвечать требованиям объективности, определенности, устойчивости, конкретности и др. Основные принципы контроля приведены в табл. 2.

Таблица 2. Основные принципы контроля

Принципы	Описание принципов
Научность	Предполагает использование в ходе контроля достижений науки и передового опыта в этой области
Экономичность	Накладывает ограничение на соотношение затрат и выгод от определенной информации, полученной в ходе проведения контроля
Нейтральность	Предусматривает непредвзятое выполнение проверяющими их должностных обязанностей по отношению к проверяемым. Информация, полученная в ходе контроля, не содержит пристрастных оценок, т. е. беспристрастна по отношению к разным группам пользователей и не нацелена на получение заранее заданного результата
Действенность	Предполагает воздействие на эффективность процессов организации, использование результатов контроля для устранения негативных явлений, предупреждения нарушений, оптимизации управленческих решений
Непрерывность	Непрерывность расширенного воспроизводства предполагает систематическое выполнение контрольных функций
Плановость	Контроль осуществляется в соответствии с составленными планами контрольно-ревизионной работы
Гласность	Результаты контроля доводят до сведения коллектива, чья деятельность проверялась, до вышестоящих органов управления, а также, в необходимых случаях, до средств массовой информации. Гласность результатов контроля и принятых по ним решений мобилизует коллективы на устранение выявленных отрицательных факторов и обеспечение успешного выполнения возложенных на них обязанностей, воспитывает их в духе соблюдения действующих законов и положений

В экономической литературе ряд ученых и экономистов выделяют другие принципы контроля:

· Гибкость (необходима для достижения эффективности в случаях непредвиденных изменений в планах) дает возможность специалистам, осуществляющим контроль, вносить изменения в планы проведения контрольных действий, которые, как правило, составляются на этапе подготовки к проведению контроля, при наличии оснований для таких корректировок.

· Внезапность– осуществление контрольных мероприятий без согласования времени их проведения с субъектами хозяйствования. Планы проведения всех видов контрольной работы являются документами, не подлежащими разглашению.

· Массовость – участие всех специалистов и других привлеченных лиц в осуществлении контроля на определенном уровне.