Проверка организации и состояния внутрихозяйственного контроля

Одной из форм ревизии считается комплексная ревизия производственной и финансово-хозяйственной деятельности, охватывает проверкой все сферы деятельности организации от системы управления и контроля, организованных руководством, заканчивая результатами хозяйственной деятельности, отраженными в системе учета. По завершении ревизии происходит оценка тождественности данных учета и отчетности. При проведении комплексной ревизии, где наряду с документальной проверкой применяются приемы фактического контроля и используются аналитические методы и приемы.

На этапе планирования ревизии происходит оценка систем контроля организации: система бухгалтерского учета и система внутреннего контроля. Цель оценки этих систем – обеспечить проведение ревизии уверенностью, что на предприятии должным образом функционирует система контроля, т.е. ошибки и искажения обнаруживаются и исправляются, обеспечивается сохранность активов, и они (активы) используются по назначению.

Система бухгалтерского учета обязана обеспечить полноту учета, достоверность данных, своевременность оформления по каждой хозяйственной операции, а также непротиворечивость данных учета и отчетности.

Оценка системы бухгалтерского учета осуществляется на уровне предпосылок подготовки финансовой (бухгалтерской) отчетности по каждому значимому разделу баланса[3] предприятия. Предпосылки подготовки финансовой (бухгалтерской) отчетности – это сделанные руководством ревизуемой организации в явной или неявной форме утверждения, отраженные в учете и финансовой (бухгалтерской) отчетности. Данные предпосылки включают в себя следующие элементы и, по сути, определяют функции системы бухгалтерского учета:

1. существование - наличие по состоянию на определенную дату актива или обязательства, отраженного в финансовой (бухгалтерской) отчетности;

2. право и обязательства - принадлежность ревизуемой организации по состоянию на определенную дату актива или обязательства, отраженного в финансовой (бухгалтерской) отчетности;

3. возникновение - хозяйственная операция или событие, имевшие место в конкретный период и относящиеся к деятельности ревизуемой организации;

4. полнота - отсутствие не отраженных в бухгалтерском учете активов, обязательств, хозяйственных операций или событий либо нераскрытых статей учета;

5. стоимостная оценка - отражение в финансовой (бухгалтерской) отчетности надлежащей балансовой стоимости актива или обязательства;

6. точное измерение – это количественная оценка хозяйственной операции или события с отнесением суммы к соответствующему периоду времени;

7. представление и раскрытие - определение, классификация и описание актива или обязательства в соответствии с правилами его отражения в учете и отчетности.

Все сделанные в учете и отчетности утверждения подлежат обязательной оценке на предмет их соответствия требованиям законодательства и учетной политике организации.

Система внутреннего контроля предприятия организуется для того, чтобы выявить, предупредить и исправить ошибку (искажение).

Функции внутреннего контроля можно определить следующим образом:

1. Контроль полномочий - контроль, обеспечивающий выполнение только тех операций, которые действительно способствуют развитию организации. Такой контроль должен предотвращать злоупотребления и отсеивать операции, в которых нет необходимости. Здесь также отслеживаются изменения и исправления учетных записей на предмет обязательного наличия соответствующих разрешений.

2. Контроль документального оформления - контроль, обеспечивающий отражение всех разрешенных (и только разрешенных) операций в учетных регистрах. Этот вид контроля создает такие условия, чтобы операции правильно оформлялись учетными записями (в правильной сумме, на правильном счете, на правильную дату и т.д.) и не удалялись или исправлялись без соответствующего разрешения.

3. Контроль сохранности - контроль, способствующий тому, чтобы принятое к учету имущество не могло быть неправильно использовано (например, незаконно присвоено, украдено, оставлено без присмотра и т.д.).

Для достижения целей ревизии производится оценка вышеупомянутых систем на предмет выполнения определенных для них функций.

Оценку систем бухгалтерского учета и внутреннего контроля в результате ревизии проводят методом тестирований средств контроля. Предварительная оценка риска средств контроля представляет собой процесс определения эффективности систем бухгалтерского учета и внутреннего контроля ревизуемого предприятия на предмет возможности систем предотвращать, обнаруживать и исправлять существенные искажения.

После оценки систем бухгалтерского учета и внутреннего контроля, ревизору необходимо провести предварительную оценку риска средств контроля. Риск средств контроля в отношении выполняемых ими функций оценивается как высокий, в случае если системы бухгалтерского учета и внутреннего контроля ревизуемого предприятия неэффективны или оценка не проводилась. В случае если оценка системы бухгалтерского учета и внутреннего контроля позволяет говорить об их эффективности. Ревизор отражает такую оценку риска средств контроля в своих рабочих документах.

Чем выше оценка риска средств контроля, тем больше доказательств и свидетельств необходимо будет получить в ходе проверки.

По результатам предварительных процедур составляется и разрабатывается план проверки и формируются программы проверки по конкретным разделам учета.

На этапе сбора и регистрации доказательств и свидетельств ревизор регистрирует в рабочей документации все существенные, по его профессиональному мнению ошибки и искажения, которые оказывают или могут оказать влияние на достоверность данных учета и отчетности. При этом обязательно учитывается, что доказательства более убедительны, если они получены из различных источников, обладают различным содержанием и при этом не противоречат друг другу. Если доказательства, полученные из одного источника, не соответствуют доказательствам, полученным из другого источника, ревизору необходимо определить, дополнительные процедуры необходимые для выяснения причин такого несоответствия.

На этом этапе возможны различные корректировки в работу ревизора в случае, выявления неэффективности средств контроля. Это могут быть дополнительные процедуры или подтверждающие источники.

На заключительном этапе, по результатам комплексной проверки, оцениваются полученные доказательства и выявленные обстоятельства, по результатам оценки формируется мнение о состоянии контроля на предприятии, дается оценка учету и отчетности ревизуемого предприятия. Выводы комиссии оформляются в акте ревизии, где в обязательном порядке дается оценка усилий руководства по обеспечению эффективности систем бухгалтерского учета и внутреннего контроля.

Обобщение и систематизация материалов ревизии. Содержание акта ревизии и требования, предъявляемые к нему.

1. Систематизация и обобщение результатов ревизии

Для систематизации материала, полученного в процессе ревизии, нарушения группируются по различным признакам. Обычно за основу классификационного признака берется количество однородных хозяйственных операций, по которым установлены нарушения. Например, нарушения могут быть сгруппированы по видам операций (по счетам и учреждениям банка, материалам, кассовым операциям и др.), по уровню ответственности должностных лиц за их совершение и по размерам материального ущерба.

Таким образом, выделяются нарушения, связанные с привлечением к судебной ответственности, с взысканием с виновных лиц материального ущерба без привлечения к судебной ответственности, прочие нарушения, требующие административного наказания.

Для систематизации собранных в ходе ревизии материалов обычно используются: накопительные ведомости (описи), рабочие журналы (дневники), промежуточные (частные) акты ревизии. Обобщаются эти материалы в акте ревизии.

В накопительные ведомости (описи) заносятся факты хищений и злоупотреблений, выявленные недостатки в бухгалтерском учете и отчетности, непроизводительные и незаконные расходы денежно-материальных средств.

Рабочие журналы (дневники) ведутся для регистрации вскрытых нарушений. В журнале, как и в ведомости, все нарушения фиксируются по однородным хозяйственным операциям (каждому виду операции отводится несколько страниц). В отличие от накопительной ведомости нарушения заносятся в журнал по мере их обнаружения, а не в конце ревизии, как это обычно делается при составлении ведомости.

Промежуточные акты составляются в процессе проведения документальной ревизии, особенно на тех участках, где вскрыты серьезные нарушения. Они являются частью общего акта ревизии. Промежуточные акты подписываются ревизующими, а также непосредственными виновниками совершения тех или иных нарушений и злоупотреблении и должностными лицами ревизуемой организации, участвовавшими в проверке данного участка работы. По таким актам ревизующие должны истребовать подробные объяснения от виновных лиц. В необходимых случаях проводится служебное расследование, когда по первому объяснению виновного лица берутся объяснения от других работников данной организации, официальные справки от ревизуемой организации, проводятся встречные проверки, изымаются в необходимых случаях и ревизуемой организации подлинные документы. Если в результате расследования необходимы уточнения, ревизующий требует повторных объяснений от непосредственных виновников и должностных лиц с постановкой перед ними конкретных вопросов. Промежуточными актами оформляют результаты инвентаризации денежных средств, бланков строгой отчетности и денежных документов, ТМЦ, результаты взаимной сверки расчетов с поставщиками и заказчиками, дебиторами и кредиторами, встречной проверки документов, проверки работы отдельных подразделений и производств, а также результаты кот рольных обмеров и проверок качества выполненных работ, проверок соответствия отгружаемой продукции сопроводительным документам и т. д.

Обязательное составление промежуточного акта требуется при выявлении нарушений и злоупотреблений, наказуемых в уголовном порядке. В таких случаях до окончания ревизии промежуточные акты и объяснения виновных лиц передаются ревизором следственным органам.

В соответствии с ведомственными инструкциями передаваемые в следственные органы материалы проверок должны содержать:

— заявление (письмо) о совершенных преступлениях;

— акт аудита или ревизии, подписанный надлежащими лицами;

— подлинные документы, подтверждающие факты выявленных хищений и иных злоупотреблений;

объяснения ревизуемых, а также других лиц, имеющие значение для проверки обстоятельств совершения преступлений;

— заключение проверяющего (группы проверяющих) по этим объяснениям.

Промежуточный акт подписывается проверяющим и материально ответственным или должностным лицом.

Специальные справки составляются членами ревизионной бригады по результатам проверок отдельных участков финансово-хозяйственной деятельности ревизуемого хозяйственного органа. Они подписываются членами ревизионной бригады и должностными лицами, отвечающими за проверяемый участок работы. Из справок в акт комплексной ревизии включаются выявленные факты хищений и нарушении в работе.

Таблицы, расчеты и схемы применяются как обобщающие материалы ревизии в целях наглядного представления об однородных нарушениях, их сравнительного анализа и т. д. Специальными таблицами-расчетами оформляют анализ ежедневного или пооперационного движения ТМЦ и денежных средств. Необходимость в составлении расчетов возникает, например, при оформлении результатов проверок правильности списания естественной убыли или потерь и т. д. Все таблицы-расчеты и схемы, характеризующие факты нарушений, прикладываются к акту ревизии.

Содержание акта ревизии и требования, предъявляемые к нему.

Акт ревизии состоит и из вводной и описательной частей.

Вводная часть акта ревизии должна содержать следующую информацию:

1. наименование темы ревизии;

2. дату и место составления акта ревизии;

3. кем и на каком основании проведена ревизия (номер и дата удостоверения, а также указание на плановый характер ревизии или ссылку на задание);

4. проверяемый период и сроки проведения ревизии;

5. полное наименование и реквизиты организации, идентификационный номер налогоплательщика (ИНН);

6. ведомственная принадлежность и наименование вышестоящей организации;

7. сведения об учредителях;

8. основные цели и виды деятельности организации;

9. имеющиеся у организации лицензии на осуществление отдельных видов деятельности;

10. перечень и реквизиты всех счетов в кредитных учреждениях, включая депозитные, а также лицевые счета, открытые в органах федерального казначейства;

11. кто в проверяемый период имел право первой подписи в организации, и кто являлся главным бухгалтером (бухгалтером);

кем и когда проводилась предыдущая ревизия, что сделано в организации за прошедший период по устранению ею выявленных недостатков и нарушений.

Вводная часть акта ревизии может содержать и иную необходимую информацию, относящуюся к предмету ревизии.

Описательная часть акта ревизии должна состоять из разделов в соответствии с вопросами, указанными в программе ревизии.